Estimation Accuracy

Con el objetivo de conocer el costo total de cada orden de taller, se propone que la UEB trabaje por el método de costeo normal, donde los gastos indirectos se distribuyan mediante una tasa de aplicación predeterminada en base a las horas de mano de obra directa, ya que son estas las que identifican el tipo de servicio que se ofrece en el taller de la entidad. Para ello se utilizan los datos del presupuesto anual. En el capítulo anterior se explicó que en la UEB no se utiliza la cuenta Producción en proceso. Se propone su utilización, ya que esta es de gran utilidad para los servicios prestados por el taller, y con el objetivo de que a esta cuenta se incorporen los importes de los gastos que se incluyen directamente en el costo de los servicios prestados, así como los importes de los gastos que son transferidos al final de cada mes, correspondientes a los costos indirectos de fabricación, que previamente se registren en las cuentas habilitadas al efecto. Se acredita por los costos reales de los servicios prestados y de las producciones terminadas. El saldo de esta cuenta, al final de cada período, se muestra en el Estado de Situación como parte del Activo Circulante, por constituir, en ese momento, un inventario final de Producción en proceso.

A continuación se relaciona la vía para el cálculo del costo de cada elemento:

Materiales directos (MD)

Siempre que se necesiten materiales para una orden de taller específica, se remite al almacén un modelo de solicitud de materiales (ver Anexo Nº 5). Este modelo indica la cantidad de materiales a entregar y el número de la orden de trabajo en que se van a utilizar dichos materiales, dando origen a la confección del vale de salida.

Una copia de ambos modelos es enviada al departamento de contabilidad. En este, una vez por semana se distribuyen los vales de salida que se corresponden con una misma orden de taller y posteriormente, con estos datos, se prepara una hoja de trabajo para resumir toda la información. (Figura 3.1)

52 HOJA RESUMEN SALIDA DE MATERIALES POR ÓRDENES DE TRABAJO

UEB Santa Clara

Fecha Centro de Costo

051-Taller

Vale de entrega Nº

Orden de Trabajo

CUP CUC CUP CUC CUP CUC

Total

Figura 3.1 Hoja resumen de salida de materiales por órdenes de trabajo Fuente: Elaboración propia

En este modelo se propone reservar una columna para cada orden de taller, el importe de cada vale de salida se anota en la columna correspondiente y los totales de estas representan los costos de los materiales empleados en cada orden, la finalidad de este documento es la de controlar los materiales destinados a la ejecución de los servicios de reparación y mantenimiento llevados a cabo en el taller. Además, cuando se cuente con información histórica, esta puede ser utilizada para conformar el presupuesto de materiales.

Se añade a la orden el precio y el importe correspondiente a cada material utilizado en la misma, de forma que se pueda conocer el costo por este concepto.

Se incorpora a la base de datos del sistema CONDOR el costo de los materiales directos, de manera que sea posible controlar el consumo material, para lo cual se crea el mecanismo que permite cargar de forma automática a cada orden de taller los materiales extraídos del almacén a su precio de costo. Para esto se tiene en cuenta el cálculo efectuado en la hoja resumen expuesta anteriormente. Una vez efectuada la confirmación de los vales de entrega o devolución se ejecuta el siguiente asiento contable:

53 Producción principal en proceso xxx

Moneda nacional xxx

Pesos convertibles CUC xxx

Materias primas y materiales xxx

Moneda nacional xxx

Pesos convertibles CUC xxx Cargando el costo de los materiales directos a la orden

Teniendo en cuenta que por las características de la UEB todas las OT son internas, al cierre de las mismas se carga a gastos la producción en proceso, pudiendo ser contra una de estas cuentas: Gastos generales y de administración y Gastos por servicios de transporte y conexos, en dependencia del centro de costo que utilice el vehículo. Se incorpora al costo por órdenes, automáticamente, los siguientes asientos contables:

 Para vehículos en funciones administrativas

Gastos generales y de administración xxx Moneda nacional xxx

Pesos convertibles CUC xxx

Producción principal en proceso xxx

Traspaso xxx

Moneda nacional xxx Pesos convertibles CUC xxx Traspasando a Gastos generales y de

administración el costo de los materiales directos utilizados en la orden

 Para el resto de los vehículos:

Gastos por servicios de transporte y conexos xxx Moneda nacional xxx

Pesos convertibles CUC xxx

Producción principal en proceso xxx

Traspaso xxx

Moneda nacional xxx Pesos convertibles CUC xxx Traspasando a Gastos por servicios de

transporte y conexos el costo de los materiales utilizados en la orden

54

Nota: en todos los casos debe reflejarse el centro de costo al que son traspasados

estos gastos.

El uso del elemento Traspaso, en los distintos momentos del cierre de la cuenta Producción principal en proceso, obedece a la necesidad de mantener vivos los elementos de gastos utilizados para analizar esta cuenta.

Mano de obra directa (MOD)

Para el cálculo del costo de la mano de obra directa a cada orden de taller, se propone determinar el costo por hora de mano de obra directa según las tarifas establecidas para cada trabajador del taller, debiendo quedar como sigue (Ver Figura 3.2):

CÁLCULO DEL COSTO POR HORA DE MANO DE OBRA DIRECTA

UEB Santa Clara Operarios Tarifa horaria 9.09% Costo por hora (MOD) Jefe de taller 1.901 0.172 2.073 Balancista distribuidor 1.640 0.149 1.789 Mecánico “A” automotor 1.570 0.142 1.712 Mecánico “B” automotor JB 1.780 0.161 1.941 Mecánico “B” automotor 1.520 0.138 1.658 Mecánico “C” automotor 1.440 0.130 1.570 Mecánico climatización y refrigeración 1.420 0.129 1.549 Electricista “A” automotor 1.570 0.142 1.712 Electricista “B” automotor 1.440 0.130 1.570 Carrocero chapista “A” 1.440 0.130 1.570 Chofer operador carro remolque 1.440 0.130 1.570 Operador de máquinas y herramientas 1.440 0.130 1.570 Engrasador automotor 1.390 0.126 1.516 Parqueador de vehículos 1.310 0.119 1.429

Ponchero 1.470 0.133 1.603

Fregador de piezas y equipos 1.340 0.121 1,461

Ayudante 1.310 0.119 1.429

Soldador “B” 1.420 0.129 1.549

Encargado de almacén 1.354 0.123 1.477 Dependiente transportador de mercancías 1.250 0.130 1.380 Auxiliar general de servicio 1.223 0.111 1.334 Figura 3.2 Cálculo del costo por hora de mano de obra directa.

55 Al igual que con los materiales directos, se incorpora a la base de datos del sistema automatizado, el costo por hora de mano de obra, calculado en el punto anterior, para cada una de las actividades a realizar por los operarios. Con esta actualización se obtiene de forma automática el costo de la mano de obra directa de cada orden, como resultado de multiplicar el costo por hora incorporado en el catálogo para cada operario por las horas reales trabajadas. (Figura 3.3)

A continuación se muestra un ejemplo que ilustra lo expresado:

EJEMPLO DEL CÁLCULO DEL COSTO TOTAL DE MOD POR OPERACIONES

OT Nº Descripción u/m Cantidad de trabajadores Horas empleadas Costo unitario Costo total 1 Revisión mecánica h/h 1 0.75 1.712 1.28 Fregado y limpieza h/h 3 1.50 1.461 6.57 Revisión de los frenos h/h 2 2.00 1.570 6.28

Total 6 4.25 14.13

Figura 3.3: Ejemplo del cálculo del costo total de mano de obra por operaciones Fuente: Elaboración propia.

Nota: 4.25 horas equivalen a cuatro horas y quince minutos para la orden de trabajo

Nº 1. El costo unitario se toma de la tabla anterior de acuerdo a la actividad que corresponde a cada operario.

Se establece en el sistema automatizado el asiento contable tipo, para registrar el costo de la mano de obra directa utilizada en cada orden de taller, según el desglose que muestra cada orden, se propone el siguiente:

Producción principal en proceso xxx

Gastos acumulados por pagar xxx

Mano de obra xxx

Cargando el costo de la mano de obra directa a la orden.

Al cierre de la OT se descarga la cuenta Producción principal en proceso-Gasto de mano de obra CUP. Para ello se introduce el tiempo trabajado con el objetivo de que el sistema efectúe el cálculo adecuado y se considere como producción en proceso. Para el registro de esta categoría se tiene en cuenta el centro de costo al que pertenece el vehículo. Aquí, al igual que para los materiales directos es fundamental

56 el uso del elemento Traspaso para cargar el importe correspondiente a la mano de obra directa. Los asientos de diario propuestos son:

 Para vehículos en funciones administrativas

Gastos generales y de administración xxx Moneda nacional xxx

Producción principal en proceso xxx

Mano de obra xxx

Traspaso xxx

Traspasando a Gastos generales y de administración el valor de la mano de obra directa utilizada en la orden.

 Para el resto de los vehículos:

Gastos por servicios de transporte y conexos xxx Moneda nacional xxx

Producción principal en proceso xxx

Mano de obra xxx

Traspaso xxx

Traspasando a Gastos por servicios de transporte y conexos el valor de la mano de obra directa utilizada en la orden.

Se considera oportuno señalar que la UEB tiene definido como trabajadores directos el 100% de los que laboran en los centros de costo de servicios y como trabajadores indirectos, el total de los que pertenecen a los centros de costo administrativos. De manera complementaria, se presenta la forma de efectuar el cálculo de la nómina, que se realiza al final de cada mes, utilizando el modelo propuesto en la figura 3.4 Resumen mensual de horas trabajadas por operario.

Para este cálculo se parte de un modelo obtenido fuera del sistema, en forma automatizada. En este se resume el tiempo real trabajado por cada trabajador del taller. Debido a que este modelo no es aprobado a ningún nivel empresarial y como contrapartida, es que se propone la implantación manual del siguiente modelo, que se emite en los primeros cinco días del mes por el área de taller. La fuente de información para su llenado está dada en las OT procesadas y terminadas dentro del mes, la responsabilidad plena de su contenido es del jefe de taller.

57

RESUMEN MENSUAL DE HORAS TRABAJADAS POR OPERARIO

UEB Santa Clara

Centro de costo: Mes:

Operario: Año:

OT Nº

Fecha de

terminación Centro de costo que recibe el servicio

Horas trabajadas

Confeccionado: Aprobado: Conforme:

Nombre: Nombre: Nombre:

Firma: Firma: Firma:

Figura 3.4: Resumen mensual de horas trabajadas por operario. Fuente: Elaboración propia.

Al finalizar el período se propone el siguiente asiento tipo:

Gastos acumulados por pagar xxx

Mano de obra xxx

Nóminas por pagar xxx

Provisión para vacaciones xxx

Registrando la acumulación de la nómina de los trabajadores del taller.

El débito a Gastos acumulados por pagar, obedece a la cancelación del crédito a dicha cuenta efectuado al considerar la mano de obra en la orden de taller en el sistema. El cargo a esta cuenta, análisis mano de obra, sirve de contrapartida y cuadre al crédito de los cargos por mano de obra directa hechos a cada orden de trabajo, en la misma cuenta.

Costos indirectos de fabricación (CIF)

Los costos indirectos de fabricación son aquellos que no pueden identificarse con una orden o tarea específica. El importe total de estos costos no se conoce hasta que el último de ellos haya sido contabilizado, y por lo general, esto ocurre muy próximo al cierre de mes. Sin embargo, es necesario obtener el costo de las órdenes al concluir cada servicio, y en la mayoría de los casos, los costos indirectos no se han registrado en este momento, por lo que se propone utilizar una tasa de aplicación para prorratear dichos costos de forma proporcional a cada orden de trabajo.

58 Las características de los costos indirectos de fabricación hacen que estos se controlen de una forma diferente a los materiales y la mano de obra directa. Los elementos que deben tenerse en cuenta para su análisis son los materiales indirectos, combustible, energía, salario indirecto, depreciación de activos fijos, otros gastos indirectos de producción.

En la UEB no se utiliza la cuenta Gastos indirectos, a pesar de encontrarse esta en el plan de cuentas establecido por la empresa nacional. Se propone que la misma comience a utilizarse, con el objetivo de controlar adecuadamente los importes de los gastos que se incurren en las actividades de apoyo a los servicios, ya que estos gastos no son identificables en dicho proceso. Los débitos a esta cuenta se realizan por los gastos de las actividades de apoyo tales como dirección, mantenimientos, reparaciones corrientes y explotación de equipos, control de la calidad, depreciación de activos fijos, entre otros. Se acredita por la transferencia de su saldo a la producción en proceso al finalizar el mes. Esta cuenta se analiza por centro de costo, órdenes de trabajo, elementos de gasto de acorde a la naturaleza económica.

La entidad tiene establecido que todos los gastos que se generan en los centros de costo directos, al estar directamente vinculados a la producción, son considerados dentro de esta misma categoría, o sea, son gastos directos. Por ejemplo, en el centro de costo al que se hace referencia (Taller), todos los trabajadores son directos, así como la depreciación o la energía, ya que estos son gastos que resultan de los servicios que aquí se prestan. Se considera oportuno aclarar que en el caso de la depreciación o la energía son gastos directos dentro del taller, pero son indirectos con relación a las órdenes de producción. Lo mismo ocurre con los centros de costo administrativos, todos los gastos en que ellos incurren son gastos indirectos.

A continuación se presenta la fórmula para el cálculo de la tasa de aplicación predeterminada:

Gastos indirectos de fabricación presupuestados = tasa de aplicación de costos Horas de mano de obra directa presupuestadas indirectos de fabricación por

59 Se utiliza como base para la distribución de los costos indirectos de fabricación las horas de mano de obra directa porque estas están relacionadas directamente con los costos indirectos, además, porque las tasas salariales por hora son diferentes. Esta tasa se utiliza para calcular el importe de gastos indirectos de fabricación que le corresponde a cada OT, el mismo se refleja en cada una de ellas, para lo cual se crea un ítem en el catálogo de operaciones, cuya denominación pudiera ser Gastos indirectos aplicados, al que se le fija como costo el importe de la tasa predeterminada calculada. El costo de este ítem, multiplicado por el total de horas reales trabajadas en cada orden, da como resultado el importe de gastos indirectos de fabricación que le corresponde a cada OT.

Además, es necesario crear el asiento tipo en el sistema automatizado, para registrar en la cuenta Producción en proceso-Gastos indirectos, el importe correspondiente a los gastos indirectos de fabricación. A su vez, el crédito se realiza a la cuenta de Gastos indirectos, que tiene como elemento “Gastos aplicados”, para que sirva de contrapartida a la contabilización de los gastos indirectos reales y de esta forma poder determinar la sobre o subaplicación.

Asiento contable:

Producción principal en proceso xxx Moneda nacional xxx

Pesos convertibles CUC xxx

Gastos indirectos xxx

Moneda nacional xxx Pesos convertibles CUC xxx Gastos aplicados xxx Moneda nacional xxx Pesos convertibles CUC xxx Cargando los costos indirectos de fabricación

a la producción en proceso

En cada período económico, se propone la utilización de una Hoja resumen donde se recoge toda la información de costo totalizada de cada orden de trabajo que ha tenido movimiento (Ver Figura 3.5)

60

HOJA DE COSTO POR ÓRDENES

UEB Santa Clara

Período contable: Centro de costo:

Concepto ÓRDENES TOTAL 1 2 3 Saldo inicial Costos directos xxx xxx xxx xxx Materiales directos xxx xxx xxx xxx Mano de obra directa xxx xxx xxx xxx

Costos indirectos presupuestados xxx xxx xxx xxx

Costo total estimado xxx xxx xxx xxx

Ajuste (+ o -) xxx xxx xxx xxx

Costo real xxx xxx xxx xxx

Figura 3.5 Hoja de costo por órdenes Fuente: Elaboración propia

Al finalizar el mes, se cuenta con el costo de cada orden de taller hasta ese momento, la sumatoria de las órdenes que quedan en proceso conforman el saldo de la cuenta Producción principal en proceso y las órdenes que se terminan pasan de proceso a gasto según corresponda, pues la UEB no cuenta con servicios terminados, es decir, todo lo que se termina se traspasa al centro de costo correspondiente.

Al cierre del período contable se realiza el ajuste por la sub o sobreaplicación de los gastos indirectos de fabricación, de acuerdo al comportamiento del saldo que muestre la cuenta Gastos indirectos.

En el proceso de ajuste los gastos indirectos realmente incurridos se comparan con los aplicados a las OT para determinar si existe variación. Si se determina una subaplicación es porque los gastos reales son mayores que los aplicados. Cuando los gastos indirectos aplicados son superiores a los reales, se está en presencia de un sobreaplicación. Luego de determinar la variación se realiza un asiento contable con débito a la cuenta de Resultado, crédito a Gastos indirectos en caso de que exista una subaplicación, de existir sobreaplicación, el asiento contable sería a la inversa.

61 Por último, se considera necesario aclarar que el modelo utilizado para las órdenes de trabajo que se elaboran en el taller no suministra los datos necesarios sobre los costos básicos de producción, por lo que se propone su modificación como se muestra en el anexo Nº 7.

Las modificaciones hechas a la orden de trabajo consisten en la incorporación de un segmento para identificar los materiales directos utilizados, la unidad de medida, cantidades de los mismos, así como el precio y el importe de cada producto en moneda nacional (CUP) y en moneda libremente convertible (CUC). Además se le agrega un acápite para describir las operaciones realizadas, el nombre del operario que ejecuta cada operación y las horas empleadas en la elaboración del servicio. Se le incorpora el importe según tarifa horaria, lo cual permite conocer el total de mano de obra directa de la OT. A este total se le calcula el 9.09% (descanso retribuido) y se obtiene el costo total de la mano de obra directa invertida en la ejecución del trabajo. Se añade también un fragmento para los costos indirectos incurridos en la producción, reflejando el importe en CUP y en CUC. Se adiciona un último renglón que brinda el importe total en CUP y en CUC del costo de la orden de trabajo, como resultado de la suma del total de materiales directos, total de mano de obra directa y total de costos indirectos de fabricación. Igualmente, se agrega, al pie del modelo, una parte para el nombre, apellidos y firma de las personas encargadas de su confección y aprobación, respectivamente.

Producción en proceso

Con relación a las órdenes que al finalizar el mes se encuentran en ejecución, se actualiza, en el departamento contable, para cada una de ellas, las horas reales trabajadas en cada OT, con el objetivo de que su costo pase a formar parte del saldo de la producción en proceso al cierre de mes. Para esto se toma como base el reporte de servicios en proceso.

Este reporte es emitido por el taller, tomando como fuente de información las OT que se encuentran en proceso y que tienen registradas las horas reales empleadas en

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