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El procesamiento de pedidos es el proceso mediante el cual se traducen los requerimientos de un cliente externo a una orden de producción de la imprenta CELU. Este proceso comprende las distintas tareas de interacción humana que haga posible que una idea de un cliente sea plasmada; para lo cual, la persona a cargo debe saber relacionarse con la gente y a su vez ser creativa para comprender y poner en concreto los deseos del consumidor.

Las relaciones comerciales entre el cliente y la empresa se pueden establecer de tres maneras: cuando el cliente acude presencialmente a CELU, por contacto telefónico y a través de correo electrónico. Quien se encarga del contacto con el cliente es directamente el diseñador gráfico de la empresa.

El procesamiento de pedidos, a cargo del diseñador, es un proceso esencial y vital dentro de la imprenta dado que no solo se encarga de la parte creativa, sino que de él depende que la orden de producción de placas para impresión sean hechas correctamente y es quien emite las órdenes de producción para que trabajen en producción, por lo que cualquier error en su trabajo implica que todo el trabajo estaría erróneo.

Dado el nivel de responsabilidad del diseñador, el proceso que este realiza es bastante complejo, la Figura 25 muestra el diagrama de proceso del procesamiento de pedidos.

59 Inicio Atender al cliente Seleccionar el tipo de trabajo ¿El cliente es nuevo? No Tomar de datos del cliente Si Datos del cliente Seleccionar el material Definir colores Diseñar artes Definir tamaño Caracterizar el trabajo Pedir placas

¿El cliente tiene crédito o plan de pagos? Cobrar No Receptar placas Si Emitir orden de producción Fin Orden de trabajo Orden de pedido de placas

60 A continuación se detalla información acerca de cada una de las actividades que suceden en esta etapa:

 Atender el cliente.- Se da de tres formas como se mencionó al inicio de este apartado.

 Tomar datos del cliente.- Permite verificar si es que es un cliente antiguo o no; los nuevos deben ser registrados en el sistema tanto para registro de trabajos como para cobranza. Además se da la fecha de plazo de entrega al cliente, que suele ser entre 2 y 5 días.

 Seleccionar el tipo de trabajo a realizar.- Los productos que efectúa la empresa dependen de la cantidad de copias que se requieran: para impresiones de hasta 100 copias se realizan mediante impresión láser, para cantidades mayores y facturación se utiliza impresión OFFSET o de prensa a un color, 2 colores y full color (4 colores).

 Seleccionar el material en que se imprimirá.- La maquinaria de la empresa permite trabajar sobre: papel, couche, mate, cartulina, plegable, vinilo y adhesivos.

 Diseñar artes.- Este paso es sumamente complejo y es totalmente diferente para todos los trabajos, por lo que el diagrama de las generalidades de este proceso se encuentra en el Anexo VI.

 Definir colores.- En la industria de la impresión, los colores tienen una base de cuatro colores llamada por sus siglas en ingles CMYK, que usa los colores cian, magenta, yellow (amarillo) y key (negro) para que en proporciones de cada uno se formen la mayor cantidad de matices posibles (Castro, 2004). En el proceso de CELU, la elección de colores depende del tipo de trabajo, si es impresión a un color, a dos colores y full color con los cuatro de ellos; y del arte que se pretende plasmar. Para la configuración de colores se utiliza un programa que desglosa los archivos RGB en CMYK, lo que permite realizar cada placa por color, para la tonalidad se utiliza el Pantone que se muestra en la Figura 26.

61 Figura 26. Pantone utilizado para combinar los colores.

 Definir tamaño.- Esta elección es interdependiente del tipo de trabajo que se pretende realizar, y de la maquinaria que posee la planta. No hay limitación para el tamaño mínimo de impresión y el máximo está dado por las características de cada uno de los equipos como se ve en la Tabla 1. Su variación es necesaria, porque tener tanta variedad de opciones de impresión permite acarrear todos los trabajos que se solicitan a la empresa.

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 Caracterizar el trabajo.- Se determinan algunos elementos característicos de ciertos trabajos, como el número y colores de las copias químicas (copias de papel calca), el sentido en que debe imprimirse la placa, el sentido de la impresión para el tiro (parte frontal) y el retiro (parte de atrás de la hoja), el tamaño del block de copias que van por paquete y el color que se va a utilizar para la placa, la Figura 27muestra un ejemplo de esta caracterización.

Figura 27. Detalle de la caracterización de la orden de producción en la placa de impresión.

 Pedir placas.- Las placas son un trabajo subcontratado por la empresa, a cargo de dos proveedores calificados, se las fabrica dependiendo de la cantidad de copias necesarias ya que para cantidades de mil o menos se utilizan placas de poliéster y de metal para órdenes de hasta 50 000 la Figura 28 muestra el ejemplo de una orden de pedido de placas.

63 Figura 28. Ejemplo de una orden de pedido de placas.

 Cobrar.- El sistema de cobranza aplica dependiendo el cliente, ya que hay algunos que son repetitivos y fidelizados, con los cuales se tienen planes y plazos de pagos, mientras que con clientes poco frecuentes o nuevos se solicita un abono del 50 % del costo total para empezar con su producción.

 Receptar placas.- La recepción de placas es un proceso de espera que tarda entre una hora y una hora y media a partir de la emisión de la orden de pedido de placas.

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 Emitir orden de producción.- Las ordenes de producción son documentos de registro interno de la imprenta CELU que incluyen toda la información de un pedido, los datos del cliente, el trabajo que se debe realizar y las características de la impresión, un ejemplo de estas órdenes se pueden observar en la Figura 29.

Figura 29. Ejemplo de una orden de trabajo.

A partir de la información obtenida, se elabora el diagrama del flujo de proceso que se muestra en la Figura 30.

65 Figura 30. Diagrama de flujo del proceso de procesamiento de pedidos con

el método actual.

Como se puede observar, el tiempo de valor agregado no es un valor significativo para la cantidad de tiempo empleada, por lo que se debe eliminar el factor que más afecta, la demora en la recepción de placas.

4.3.2 PRODUCCIÓN

La producción o la tarea de impresión de los trabajos en sí es un proceso que depende del trabajo a realizarse y de la máquina a ocuparse por lo que este proceso se divide en 3 grupos básicamente: facturación, impresión a dos colores e impresión full color. La Figura 31 muestra el diagrama del proceso general de producción. Distancia en pies Tiempo en minutos 10 O→ □ Ɒ ∆ 2 O→ □ Ɒ ∆ 5 O→ □ Ɒ ∆ 0.5 O→ □ Ɒ ∆ 60 O→ □ Ɒ ∆ 5 O→ □ Ɒ ∆ 0.75 O→ □ Ɒ ∆ 2 O→ □ Ɒ ∆ 5 O→ □ Ɒ ∆ 4 O→ □ Ɒ ∆ 90 O→ □ Ɒ ∆ 2 O→ □ Ɒ ∆ 186.25 8 - - 1 3

Tiempo con valor agregado=Tiempo de operación/tiempo total= 88.25 / 186.25 * 100 % = 47.38 %

O=operación; →=transporte; □=inspección; Ɒ=demora; ∆=almacenamiento

Receptar placas Emitir orden de producción

Totales Cobrar Procesamiento de pedidos Diseño Seleccionar material Diseñar artes Definir colores Definir tamaño Caracterizar trabajo Pedir placas Seleccionar tipo de trabajo

Descripción del proceso

Diagrama de flujo del proceso Método propuesto Método actual

Atender a clientes Tomar datos de clientes

Departamento/área:

Contenido del diagrama: Fecha: 01/05/2016 Nicolás Asanza

Elaborado por: Símbolos

del diagrama

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