The evolution of quality assurance in higher education 31

efectivamente se pagó para el mes de abril unos intereses por valor de $46.000 por no pago oportuno APORTE MES DE ABRIL 8422645830 esto se debió a que los pagos relacionados con salario seguridad social a través de tesorería en la plataforma aporte en línea como en este caso se pagan por internet y en el departamento del Guaviare no se cuenta con un buen servicio dificultando el debido proceso

43. Descripción del Hallazgo

HALLAZGO 1 (A) / OBSERVACIÓN 1: Las metas cuyo registro es bajo se distribuyeron en el componente comercial (1) y distribución (2), a continuación, se describen con su respectivo registro de avance. En vista de que la entidad no emite respuesta, la administración deberá incorporar las metas registradas en el hallazgo cuyo registro es bajo y que se distribuyeron en el componente comercial (1) y distribución (2), en el plan de acción a ejecutar en la vigencia 2017, la observación se mantiene como hallazgo administrativo.

Descripción Correctiva

Cumplir en un 90% las metas establecidas en el plan de acción 2016 del PGR aprobado por Junta Directiva

Avance: Plan de Acción 41,67% Plan de Inversión 98,07% Observaciones:

1. Los resultados financieros muestran una ejecución correspondiente al 98.07%, mientras que el plan de acción presenta un avance de 41.67% con 5 metas cumplidas de 12 programadas.

2. Teniendo en cuenta la situación jurídica que se presentó en la empresa relacionada con la representación legal que se normalizo a inicios del mes de noviembre del año inmediatamente anterior, se suscribieron contratos cuyo plazo de ejecución supera la vigencia. Esto genero que algunos proyectos fueron evaluados con 0% de ejecución en el plan de acción, y por ende se refleja un 41,67% de ejecución frente a un 98,07% del plan de inversión.

3. Se recomienda a los responsables de los proyectos, realizar seguimiento interno en la ejecución de los contratos, programar su ejecución de conformidad con las prioridades y necesidades existentes en cada área y teniendo en cuenta el flujo de caja de la empresa.

4. Se recomienda para el cumplimiento del PGR que la subgerencia comercial realice una buena gestión de recuperación de cartera y recuperación de pérdidas que permitan tener un mayor recaudo, y así destinar los recursos para la inversión En el segundo semestre de la vigencia 2017, la ejecución del PGR corresponde a un 3%

44. Descripción del Hallazgo

HALLAZGO 1 (A) / OBSERVACIÓN 1: En la revisión de los libros contables, se observa que, para el mes de agosto del año 2015, se presenta una diferencia de $20.951.000, entre el libro Mayor cuyo valor es de $11.577.660.876 y el libro diario $11.598.611.876, razón por la cual se solicita aclaración sobre el tema en mención. Una vez analizada la respuesta por parte de la entidad en lo referente a las distintas situaciones presentadas en cuanto al pago realizado a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y con la importancia que requiere la contabilización en los respectivos libros, toda vez que por medio del libro diario se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes y que en el libro Mayor y Balances se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo, partiendo de los saldos del período anterior, para luego registrar los nuevos saldos, por lo anterior y con el fin que la entidad realice las acciones pertinentes para que exista concordancia entre los libros se mantiene como Hallazgo Administrativo..

Descripción Correctiva

Realizar controles a las operaciones contables de la empresa con el fin de evitar que se presenten acontecimientos que representen diferencias en los libros contables y en general en la contabilidad de la empresa.

Avance: 100%

Observaciones: La acción correctiva se encuentra cumplida.

Se solicita seguir las recomendaciones emitidas por el ente de control en su informe de auditoría 2015

45. Descripción del Hallazgo

Se observa gastos de caja menor de la entidad carecen del carácter de urgente, imprescindibles e inaplazables, y que incumplen la Ley 1593 de 2012 Art 18 y la Resolución 2768 de 2012, evidenciándose una falta de planeación por parte de la entidad, toda vez que se observa que en la misma se realizaron gastos por caja menor para el mantenimiento correctivo y preventivo de la camioneta de la entidad, la compra de alimentación, de bebidas energizantes y compra de electrodomésticos para diferentes veredas del municipio. Los hechos analizados

pueden resultar constitutivos de una acción ineficaz, inoportuna y antieconómica y haber dado origen al menoscabo de los recursos de la Empresa de Energía Eléctrica del Departamento del Guaviare ENERGUAVIARE S.A. ESP, por lo tanto, se elevará a daño fiscal, conforme a las disposiciones de la ley 42 de 1993, la ley 610 de 2000, e igualmente se pudo haber infringido los deberes del servidor público y por la conducta estarse ante una acción disciplinaria. Por lo anterior se mantiene la observación y se configura como un hallazgo administrativo con incidencia fiscal y disciplinaria.

Descripción Correctiva

Ejecutar los gastos de caja menor de conformidad a la normatividad legal vigente externa e interna.

Avance: 100% Observación

La empresa ejecuta los gastos de caja menor de conformidad a la normatividad legal vigente externa e interna, que rige para las sociedades anónimas.

Se solicita seguir las recomendaciones emitidas por el ente de control en su informe de auditoría 2015

46. Descripción del Hallazgo

Se observa gastos de caja menor de la entidad carecen del carácter de urgente, imprescindibles e inaplazables, y que incumplen la Ley 1593 de 2012 Art 18 y la Resolución 2768 de 2012, evidenciándose una falta de planeación por parte de la entidad, toda vez que se observa que en la misma se realizaron gastos por caja menor para el mantenimiento correctivo y preventivo de la camioneta de la entidad, la compra de alimentación, de bebidas energizantes y compra de electrodomésticos para diferentes veredas del municipio. Los hechos analizados pueden resultar constitutivos de una acción ineficaz, inoportuna y antieconómica y haber dado origen al menoscabo de los recursos de la Empresa de Energía Eléctrica del Departamento del Guaviare ENERGUAVIARE S.A. ESP, por lo tanto, se elevará a daño fiscal, conforme a las disposiciones de la ley 42 de 1993, la ley 610 de 2000, e igualmente se pudo haber infringido los deberes del servidor público y por la conducta estarse ante una acción disciplinaria. Por lo anterior se mantiene la observación y se configura como un hallazgo administrativo con incidencia fiscal y disciplinaria.

Descripción Correctiva

Ejecutar los gastos de caja menor de conformidad a la normatividad legal vigente externa e interna.

Avance: 100% Observación

La empresa ejecuta los gastos de caja menor de conformidad a la normatividad legal vigente externa e interna, que rige para las sociedades anónimas.

Se solicita seguir las recomendaciones emitidas por el ente de control en su informe de auditoría 2015

47. Descripción del Hallazgo

HALLAZGO 3 (A) / OBSERVACIÓN 3: En la revisión de esta cuenta se evidencio que existe debilidad en la recuperación de la misma y que no se evidencian acciones que permitan mitigar el riesgo de prescripción y de la cual falta que se realice el debido seguimiento y control para la recuperación de la misma. Por lo anterior y conocedores que la factura expedida por la empresa presta mérito ejecutivo de acuerdo a las normas del derecho civil y comercial y con el fin que se tomen las acciones del caso se mantiene como hallazgo Administrativo.

Descripción Correctiva

Intensificar las acciones tendientes a la recuperación de la cartera a través de la aplicación de los mecanismos existentes para este fin (suspensión del servicio, cobros pre jurídicos, cobros jurídicos) con lo cual se disminuirá el riesgo de la cartera y se aumenta el flujo de recursos en la Empresa.

Avance: 30%

Observación: En el año 2016 no se evidenció plan de recuperación de cartera y plan de recuperación de pérdidas no técnicas.

En el tercer trimestre de 2017 se evidencian las siguientes situaciones:

• Consultado el sistema SIEC la cartera de la empresa se ha incrementado en $6.481.131.532 y la recuperación de la misma ha sido deficiente.

• Aunque se estableció un procedimiento en la Subgerencia Comercial este no ha tenido un impacto significativo en la recuperación de la cartera.

• Complementado lo anterior se pudo evidenciar que, a 30 de septiembre de 2017, se ha recuperado un valor de $199.049.338.

Se recomienda seguir implementado el plan de recuperación de cartera, pero focalizándolo a la cartera comercial y la oficial, acompañado de la reducción pérdidas no técnicas.

48. Descripción del Hallazgo

HALLAZGO 4 (A) / OBSERVACIÓN 4: En la revisión de esta cuenta se observó que existen saldos pendientes por legalizar desde el año 2011 al 2015 por concepto de anticipos entregados a contratista para la adquisición de bienes por valor de $ 560.517.658, y teniendo en cuenta el “concepto Jurídico No. 157877 del 19 de Octubre de 2011 emanado de la Contaduría General de la Nación, concluye diciendo: No obstante, si el contratista no ha cumplido con su obligación contractual, la entidad deberá adelantar las respectivas actuaciones administrativas y legales que le permitan el logro de la ejecución del objeto del contrato o el reintegro de los recursos”. Haciendo mención a la Resolución 414 de 2014, por medio del cual se incorpora, en el régimen de contabilidad pública, el marco normativo aplicable para las empresa que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público y toda vez que la

entidad en este momento se encuentra dando aplicabilidad a la Resolución en mención, es vital que se realice las acciones administrativas que conlleven a la depuración de esta cuenta, toda vez que existe incertidumbre en los anticipos para la Adquisición de bienes y servicios, de vigencias desde el 2009 al 2012 en los cuales la entidad no realizo el debido seguimiento y control. Con el fin de fortalecer esta cuenta se mantiene como hallazgo Administrativo.

Descripción Correctiva

Iniciar las acciones tendientes a la legalización de anticipos de los años 2011 a 2015, de conformidad a la normatividad legal vigente.

Avance: 50%

Observación: En el tercer trimestre de 2017 el área financiera siguió con la consulta de la base del programa PIMISYS en la cuenta de anticipos, descargando el anexo al balance general desde 2008 hasta el 30 de marzo de 2017. Estos saldos a su vez arrojaron unos terceros los cuales sirven para indagar e identificar realmente los anticipos.