El análisis de la función de administración empezará con el estudio del proceso administrativo en sus cuatro fases: planeación, organización, dirección y control. Las referencias a la información las hemos obtenido a través de la observación y de la reunión, conversación, entrevista y deliberación con el propietario de la empresa y su familia que le colabora.
71 D’Alessio Ipinza, Fernando, La Gerencia ante la crisis, Centrum Católica – Pontificia Universidad Católica
a) LA PLANEACION EN LA MICROEMPRESA BAJO ANALISIS
La primera afirmación contundente que tenemos que hacer es que no existe una planeación formal y completa en la microempresa del Sr. Félix. A lo sumo las actividades y tareas se planifican desde el mes de noviembre o, en la mayoría de los casos, en diciembre. De la planificación de estos días es que se establece la cantidad de libros que se editarán para la campaña escolar del año siguiente.
Los únicos objetivos y estrategias que se formulan están referidos a la cantidad de libros que se van a hacer, a los costos y una que otra contingencia.
No podemos decir que exista una relación de objetivos estratégicos ni de objetivos operativos. Tampoco hay planes, políticas, normas, reglamentos ni ningún procedimiento establecido de antemano. Por lo tanto, el trabajo se realiza muy empíricamente, tomando como criterio principal la experiencia del propietario, su familia o del obrero con mayor experiencia. Cierto es que al ser una microempresa familiar no hay que exigir una planeación global de sus actividades. Sin embargo, creemos que tampoco puede ser una excusa para dejar que la improvisación gobierne la toma de decisiones en la empresa que edita y distribuye textos escolares. Como hemos informado, tal vez la única planeación que se realiza sea la de la demanda y para la cual se realiza un simple proceso. Una breve descripción, por ejemplo, de la cantidad de libros que se necesitarán imprimir para la campaña escolar 2014 es la siguiente:
“El propietario toma contacto con profesores o directores de colegios que ya son clientes antiguos. Los llama por teléfono y ellos garantizan una determinada cantidad de libros de educación artística que solicitarán. La suma de todos los pedidos de los clientes antiguos es lo que se enviará a impresión”
b) LA ORGANIZACIÓN EN LA MICROEMPRESA BAJO ANALISIS La distribución de las funciones y tareas que tiene que realizar el personal técnico se transmiten oralmente, pues cada uno ya sabe qué tiene que hacer.
La autoridad y jefatura recae en el propietario de la microempresa, Sr. Félix. Sin embargo, a veces ante su ausencia o imprevistos personales algún miembro de la familia del Sr. Félix puede asumir la jefatura sin que esto signifique formalidad.
En cuanto al sistema de organización no podemos citar departamentos o áreas pues a lo sumo 11 personas integran la relación formal de personal. El criterio de departamentalización que se ha observado es el siguiente:
Jefatura 1 persona
Dibujo 1 persona
Digitación / Edición / Diseño 1 persona
Impresión 2 a 4 personas
Encuadernación 3 a 4 personas
En consecuencia este sería el organigrama por procesos de la microempresa analizada:
Gráfico Nº 12: Organigrama por procesos de la microempresa que produce y distribuye textos escolares de Educación Artística
Evidentemente se trata de un sistema de organización típicamente lineal. Y como sabemos esto tiene sus ventajas y además es el sistema más indicado para una microempresa, inclusive para algunas pequeñas empresas. La función de contabilidad es tercerizada, siendo asumida por un contador público colegiado de carácter externo. La asesoría legal,
Jefatura
Digitación /
Edición (1) Impresión (2 a 4)
Dibujo (1) Encuadernación (3
a 4)
Fuente:Sr. Félix Huamán Elaboración: Propia
tributaria, laboral o de cualquier otra índole también es asumida por terceros fuera de la empresa.
Como ya mencionamos el criterio para agrupar las funciones, tareas y actividades en la microempresa (lo que se conoce como departamentalización) es por procesos. Observemos que las funciones de administración, marketing, finanzas y las decisiones de producción son asumidas absolutamente por la Jefatura.
Los procesos técnicos u operativos son realizados por un dibujante, un experto en diseño gráfico, offsistas y encuadernadores. No existen en la microempresa órganos de apoyo, asesoría o staff; tampoco comités ni equipos de trabajo ni creemos que debamos exigirlos.
Los cuatro órganos que observamos en el segundo nivel del organigrama no tienen ninguna autoridad en la microempresa. Su función es solamente operativa pero entre ellos existen relaciones de coordinación. Aceptan y acatan la autoridad de jefatura y, en algunas ocasiones, se les permite participar de las decisiones con sugerencias y recomendaciones.
c) LA DIRECCION EN LA MICROEMPRESA BAJO ANALISIS
La experiencia de 20 años en la edición y venta de libros escolares es el mejor componente de la filosofía de la gestión del propietario de la microempresa. Agreguémosle el contacto permanente con niños y jóvenes educandos, así como sus dotes y virtudes de profesor. Todo ello le han formado definitivamente un estilo de liderazgo más que nada autocrático.
Se permite la participación de los trabajadores con sugerencias y recomendaciones brindadas a la jefatura, pero esta es muy limitada y en casi todos los casos está enmarcada en cuestiones técnicas de los procesos para la edición de los textos.
Sabemos que muchas organizaciones nacionales y extranjeras han conseguido enormes progresos y han sabido destacar en sus sectores gracias a estilos de dirección autocráticos. Por lo que creemos que este estilo de liderazgo puede continuar imponiéndose en la microempresa bajo análisis.
El tipo de comunicación organizacional al que se recurre en la organización es el formal pues se sigue el único canal existente. La transmisión de órdenes, instrucciones, informes, requerimientos, solicitudes, etc. es oral. El flujo de comunicación es sumamente sencillo y funcional pues dado que solo existen dos niveles jerárquicos no hay necesidad de trasladar información a niveles intermedios y esperar respuesta o elevación al nivel superior. Así, jefatura emite una orden verbalmente y esta es comprendida por el subordinado e inmediatamente ejecutada. El informe de lo realizado también se realiza verbalmente. Las solicitudes de permiso y de descanso, por ejemplo, son verbales también y la reafirmación del permiso tiene la misma característica: verbal. Las decisiones son responsabilidad del propietario de la microempresa y una que otra vez de algún familiar que suele apoyarle en su labor. Se sigue un procedimiento empírico y pragmático para tomar decisiones. La intuición, la inspiración, la experiencia y la suposición son las mejores herramientas para tomar decisiones en este caso particular. No hemos observado ningún proceso lógico para resolver los problemas y encontrar soluciones. La evaluación de alternativas de solución a los problemas identificados se realiza muchas veces en solitario y se sigue un procedimiento cualitativo para evaluarlas.
En la microempresa bajo análisis hemos encontrado que la familia del Sr. Félix tiene expectativas y motivación en sus acciones de colaboración y ayuda. No es exagerado decir que la alegría y el optimismo encontrados en el local son evidentes.
Respecto a la motivación en la fuerza laboral el único agente motivador es el dinero, la remuneración que reciben. Se fijan metas de producción según la demanda esperada de textos para la campaña escolar y estos objetivos deben ser alcanzados por los técnicos sin que haya mayor oposición o dificultad en lograrlos.
Existe flexibilización en la solicitud de permisos siempre y cuando estos sean justificados y avalados por la jefatura. De alguna manera, esto podría servir para que el trabajador se sienta motivado a trabajar en la empresa.
d) EL CONTROL EN LA MICROEMPRESA BAJO ANALISIS
Al carecer de una planeación efectiva es poco lo que se puede esperar del proceso de control. Se controla el cumplimiento estricto de los turnos de trabajo, el ingreso y salida de los operarios respetando las horas de trabajo establecidas.
El control de los materiales e insumos empleados en la fabricación de los textos se realiza en un cuaderno. El uso de las máquinas, computadoras y otros materiales no es vigilado ni supervisado.
El control de calidad sí se realiza de manera práctica pero sin criterios estadísticos. Si durante el proceso de producción de los textos se observa alguna unidad con error entonces es retirada del proceso y se mantiene aparte. El mismo operario es quien se encarga de detectar y retirar el desperdicio.
Los lotes de textos terminados son analizados y a veces escrutados minuciosamente pero en una proporción que no se podría garantizar que todos los textos estén bien acabados. Generalmente un familiar del propietario de la empresa o algún trabajador con experiencia realizan esta función.