Experimental setup

establecimiento de máquinas expendedoras de refrescos, café y golosinas

Situaciones

a. El Municipio cuenta con el Área de Recaudaciones, adscrita al Departamento de Finanzas, bajo la responsabilidad del Director de Finanzas nombrado por el Alcalde. Además, cuenta con el Recaudador Oficial, quien le responde al Director de Finanzas, y recaudadores auxiliares quienes le responden al Recaudador Oficial. Estos se encargan de recibir los recaudos por concepto de patentes municipales, arbitrios de construcción, arrendamiento de propiedad, entre otros. El Director de Finanzas es responsable de supervisar las tareas de recaudaciones y de tomar las medidas adecuadas para proteger y salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipal, y debe establecer controles para el recaudo, la custodia y el depósito de los fondos municipales.

El examen de las operaciones relacionadas con las recaudaciones reflejó las siguientes deficiencias:

1) De noviembre de 2010 a julio de 2013, se cancelaron 73 recibos de recaudadores auxiliares por $893,448 sin indicar las razones para la cancelación. Además, dichos recaudadores cancelaron 62 recibos de recaudación y no incluyeron sus iniciales en los recibos anulados.

2) Los directores de Finanzas en funciones no realizaron investigaciones, ni solicitaron que se realizaran, respecto a los duplicados de 105 recibos de recaudaciones por $44,978 expedidos de enero de 2011 a mayo de 2013, los cuales tenían tachaduras, alteraciones e información escrita en original y sin firmar. Las pruebas realizadas por nuestros auditores no reflejaron irregularidades.

3) No se encontraron para examen, ni los funcionarios municipales nos suministraron durante la auditoría, las copias color rosa y amarilla correspondientes a 632 recibos del Recaudador Oficial, Modelo CR-01, que fueron utilizados por este en junio y julio de 2010.

4) De diciembre de 2011 a junio de 2013, 2 recaudadores oficiales en funciones expidieron 15 recibos de recaudaciones por $4,702 sin que se desglosara el tipo de valor recibido.

5) El examen de 1,081 recibos, Modelo CR-02, por $368,891, emitidos de febrero de 2011 a noviembre de 2013, por los recaudadores auxiliares, se determinó que 235 recibos por $11,746 fueron entregados al Recaudador Oficial con tardanzas que fluctuaron de 2 a 25 días.

Una situación similar se comentó en el Informe de Auditoría M-13-20.

6) De noviembre de 2012 a marzo de 2014, los recaudadores oficiales en funciones no indicaron en 106 recibos por $1,688,319, que expidieron a favor de los recaudadores auxiliares, el número de serie de los recibos expedidos por estos. 7) En junio de 2013, se realizaron depósitos en las cuentas del

Municipio por $2,130,325, mediante transferencias electrónicas ($2,129,237), y pagos por ATH ($1,088) para los cuales se emitieron recibos de recaudación, Modelo CR-01, con tardanzas que fluctuaron de 1 a 20 días.

8) El examen de los inventarios perpetuos de los recibos de recaudación, modelos CR-01 y CR-02, de los certificados de patentes municipales y de los cheques en blanco de las cuentas bancarias, demostró que no eran confiables. Estos estaban incompletos, ya que no indicaban los balances iniciales y disponibles ni la cantidad que se despachaba. Además, no se realizaban verificaciones periódicas de su existencia.

9) Los recibos de recaudaciones y los certificados de patentes municipales en blanco no estaban bajo la custodia del Director de Finanzas. Los mismos se mantenían bajo la custodia de la Pagadora Oficial.

Situaciones similares a las mencionadas en el apartado a.1), 2) 8) y 9) se comentaron en el Informe de Auditoría M-13-20.

b. Para realizar los cobros en el Municipio, se estableció el uso del sistema de pago mediante tarjetas de débito. El examen realizado sobre dicho sistema de pago reveló que:

1) No se asignó a los recaudadores una clave confidencial e intransferible para permitirles el acceso al sistema de pago. El Recaudador Oficial y los recaudadores auxiliares utilizaban la misma clave.

2) No se asignó a los recaudadores un número de cajero que permitiera identificar las transacciones que estos realizaban en el sistema de pago.

c. En julio de 2011, el Municipio formalizó 2 contratos con 2 empresas para la instalación de máquinas expendedoras de refrescos, café y golosinas en diferentes dependencias municipales. La vigencia de dichos contratos era del 1 de julio de 2011 al 30 de junio de 2012. Los mismos fueron renovados por 2 años adicionales hasta el 30 de junio de 2014. De julio de 2011 a junio de 2014, el Municipio recibió ingresos por $84,751 por concepto de comisiones acordadas con las empresas.

Nuestro examen sobre dichas transacciones reveló las siguientes deficiencias:

1) El retiro del dinero de las máquinas expendedoras de refrigerios y golosinas no se realizaba en presencia de un recaudador del Municipio. Esto, con el propósito de contabilizar el importe de las ventas efectuadas. La persona a cargo de las mismas recolectaba el dinero de cada máquina y luego le enviaba

mensualmente al Municipio la comisión acordada. Además, no se realizan verificaciones sobre la corrección de los ingresos recibidos por el pago de comisiones de las máquinas expendedoras.

2) A diciembre de 2014, el Municipio no contaba con reglamentación interna que autorizara la instalación de las máquinas mencionadas, y que regulara el manejo, abastecimiento y recolección del dinero generado por las mismas.

Criterios

Las situaciones comentadas en el apartado a. son contrarias a los artículos 6.005(c), (d) y (f) y 8.010(c) y (d) de la Ley 81-1991, y al Capítulo III, secciones de la 3 a la 5 del Reglamento para la Administración Municipal.

Las situaciones comentadas en el apartado b. son contrarias al Memorando Circular 97-28 del 16 de julio de 1997 emitido por el entonces Comisionado de Asuntos Municipales.

La situación comentada en el apartado c.1) es contraria a los artículos 6.005(c) y (f) y 8.010(d) de la Ley 81-1991. Además, en las Condiciones Especiales para el Renglón 7 de la Subasta General del 2011, Arrendamiento de Máquinas de Expendio, se establece que el proveedor presentará en su oferta el día o los días para las descargas de las máquinas. Se designará un empleado autorizado por el Municipio quien estará presente al momento del reabastecimiento de las máquinas, al que el proveedor le indicará cuales fueron las ventas de cada máquina.

La situación comentada en el apartado c.2) es contraria al Artículo 3.009(c) de la Ley 81-1991.

Efectos

Las situaciones comentadas no permiten mantener un control adecuado de las recaudaciones. Además, pueden propiciar la comisión de errores e irregularidades con los fondos del Municipio y dificultan que, de estas

cometerse, se puedan descubrir a tiempo para fijar responsabilidades y tomar las medidas correspondientes.

Causas

Lo comentado en los apartados a. y b. denota que los recaudadores auxiliares y oficiales en funciones se apartaron de las disposiciones citadas y no protegieron adecuadamente los intereses del Municipio. Además, los directores de Finanzas en funciones no supervisaron adecuadamente dichas funciones.

La situación comentada en el apartado c. denota que el Alcalde y los directores de Finanzas en funciones se apartaron de sus deberes y no protegieron los intereses del Municipio.

Comentarios de la Gerencia

El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:

Se han impartido instrucciones para evitar que las comentadas situaciones se repitan y se han tomado medidas proactivas para fortalecer los procedimientos administrativos y fiscales del Municipio. En el caso de los recibos de recaudaciones y certificados de patentes en blanco, el Director de Finanzas delegó en la Pagadora Oficial la custodia bajo llave de dichos documentos. [Apartado a.]

El Municipio ya entabló conversaciones con funcionarios del Banco […] para que se creen las claves o contraseñas confidenciales para cada cajero. Hemos sido informados por personal del Banco que todas las transacciones y los cuadres van a ser individuales por cajeros. El Municipio está a la espera de recibir unos formularios que hay que cumplimentar y que se programe el equipo correspondiente. […] [sic] [Apartado b.1) y 2)]

Tal y como lo señala la Oficina del Contralor, el Municipio de Toa Baja otorgó contratos para la instalación y operación de máquinas expendedoras de refrigerios y golosinas en los predios del Centro de Gobierno del Municipio de Toa Baja. Las mismas son manejadas por la empresa […].

Ante el cuestionamiento de la Oficina del Contralor, le hicimos el acercamiento a […] para informar sobre nuestras intenciones ante los señalamientos. Se hicieron gestiones para informar sobre los cambios en los procedimientos y sobre la necesidad de aprobar reglamentación. No obstante, la compañía […] nos certificó mediante comunicación que el proceso de llenado de refrigerios y

golosinas, así como la recolección del producto de las ventas, utilizado en el Municipio de Toa Baja es el mismo que se utiliza en otros municipios y agencias, […]. Por otro lado, según nos informa […] lo planteado por los auditores en cuanto a contabilizar al momento el dinero recaudado no es posible. Ello, en vista de que el empleado que llena las máquinas y colecta la caja de dinero no tiene acceso al mismo. Es otro personal en la empresa el que abre y contabiliza los fondos. [sic] [Apartado c.1)]

Se tomarán las medidas administrativas para atender responsablemente lo señalado y se presentará la reglamentación pertinente. [Apartado c.2)]

Consideramos las alegaciones del Alcalde respecto al apartado c.1) del Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece. En las Condiciones Especiales para el Renglón 7 de la Subasta General del 2011, Arrendamiento de Máquinas de Expendio, se estableció que el proveedor presentaría en su oferta el día o los días para las descargas de las máquinas. También que se designaría un empleado autorizado por el Municipio quien estaría presente al momento del reabastecimiento de las máquinas, al que el proveedor le indicaría cuales fueron las ventas de cada máquina. Además, el que otros municipios no estén cumpliendo con lo requerido no es razón válida ni aceptable para no cumplir con los procesos y procedimientos acordados.

Véanse las recomendaciones 2, y 8.e. de la 1) a la 4), f. y g.

Hallazgo 11 - Constitución de la Junta de Subastas sin los miembros