5.5 WPE Method Using the Inter-Frame Correlations
5.6.1 Experimental Setup
Respuesta Si (2puntos) Parcialmente (1 punto) No (0 puntos)
9. ¿Se informa oportunamente a los usuarios sobre las deficiencias detectadas, se las investiga y se superan?
x
Total 46 11 0
Figura 2. Componente uno ambiente de control
3.2Evaluación de riesgos CUESTIONARIO Respuesta Si (2puntos) Parcialmente (1 punto) No (0 puntos)
1 ¿La entidad ha establecido los objetivos, considerando la misión, las actividades y la estrategia para alcanzarlos?
X
2. ¿Los objetivos son consistentes entre sí y con las regulaciones de creación de la entidad?
X
3.¿Las actividades principales, están orientadas al logro de los objetivos y se consideraron dentro del plan estratégico?
X
4.¿Al definir los objetivos, se incluyó los indicadores institucionales y las metas de producción?
X
5.¿Se han determinado los recursos necesarios, para alcanzar las metas establecidas?
X
6.¿La entidad, programa o proyecto, ha realizado el mapa del riesgo considerando: factores internos y externos, puntos claves, interacción con terceros, objetivos generales y particulares, ¿así como amenazas que se puedan afrontar?
X
7¿Los perfiles de riesgo y controles relacionados, han sido continuamente revisados para asegurar que el mapa del riesgo siga siendo válido?
X
8.¿Existe un plan de mitigación de riesgos? X
9.¿La administración ha valorado los riesgos considerando la probabilidad y el impacto?
X
10.¿Existen los respaldos necesarios de la información de la entidad, en caso de desastres?
X
11.¿Se han adoptado medidas para superar debilidades de control interno, detectadas en auditorías anteriores?
X
12.¿Las transacciones de la entidad, se sustentan con documentos originales o fotocopias?
X
13.¿Se realizan transacciones, sin la debida autorización? X 14.¿Se han asignado actividades de control a personal nuevo, sin ser
capacitado debidamente?
X
15.¿Se han instalado nuevos sistemas informáticos, sin efectuar las pruebas previas a su uso?
X
Total 14 2 0
Figura 3. Componentes dos evaluaciones de riesgos
3.3Actividades de Control CUESTIONARIO Respuesta Si (2puntos) Parcialmente (1 punto) Si (0puntos)
1. ¿Se han definido procedimientos de control, para cada uno de los riesgos significativos identificados?
X
2. Los procedimientos de control son aplicados apropiadamente y comprendidos por el personal de la entidad?
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3.Se realizan evaluaciones periódicas a los procedimientos de control?
X
4.Se realiza un control por área de trabajo, de la ejecución o desempeño comparado con el presupuesto vigente y con los resultados de ejercicios anteriores?
X
5. Se realizan informes objetivos y oportunos de los resultados obtenidos por la aplicación de los distintos controles establecidos?
X
6. ¿Se ha establecido la rotación de labores, entre los servidores de la entidad?
X
7. Existe la debida separación de funciones incompatibles entre la autorización, registro y custodia de bienes?
X
8.Las operaciones de la entidad, se autorizan, efectúan y aprueban conforme a las disposiciones legales vigentes y a las instrucciones de las autoridades responsables de su administración?
X
9. ¿Se han impartido por escrito, las actividades de cada área de trabajo?
X
10.¿Los directivos, han establecido procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones de la entidad?
X
11.¿La supervisión se realiza constantemente, con el fin de asegurar que se cumpla con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales?
X
12. ¿Existe un flujo de información adecuado, entre las distintas áreas de la organización?
X
13.La documentación de la estructura del sistema de control interno y de las operaciones significativas, se encuentra disponible y debidamente archivada para su revisión?
X
14. ¿La documentación de la estructura del sistema de control interno, incluye los controles automáticos de los sistemas informáticos?
X
15. La documentación de las operaciones es completa, oportuna y facilita la revisión del proceso administrativo, de principio a fin?
X
16.La documentación tanto física como magnética es accesibles a la alta dirección, a los niveles de jefatura y supervisión, para fines de evaluación?
X
17.Los controles establecidos, aseguran que sólo son operaciones válidas aquellas iniciadas y autorizadas, por los niveles con
competencia para ello?
X
18. La facultad de autorizar, ha sido notificada por escrito a los responsables?
X
19. El registro de las operaciones es oportuno y se encuentra debidamente clasificado, para facilitar la emisión de informes financieros?
20. Se han establecido medidas de protección para fondos, valores y bienes?
X
21. Está debidamente controlado, el acceso a los sistemas de información?
X
22. Se han establecido controles, que permitan detectar accesos no autorizados?
X
Total 32 4 0
Figura 4. Componente tres actividades de control
29 3.4 Información y comunicación CUESTIONARIO Respuesta Si (2puntos) Parcialmente (1 punto) No (0 puntos)
1.¿El sistema de información computarizado, responde a las políticas que definen los aspectos de soporte técnico, ¿mantenimiento y seguridad?
x
2 ¿El sistema de información, cuenta con programas, aplicaciones y procedimientos documentados, así como con una segregación de funciones entre las distintas áreas administrativas?
x
3.¿Los sistemas de información y comunicación, permite a la máxima autoridad y a los directivos: identificar, capturar y comunicar información oportuna, para facilitar a los servidores
cumplir con sus responsabilidades?
X
4.¿Los sistemas de información cuentan con controles adecuados? X 5.¿La organización, ha establecido canales de comunicación abiertos
para trasladar la información en forma segura?
x
6.¿Existe un mensaje claro de parte de la alta dirección, sobre la importancia del sistema de control interno y las responsabilidades de los servidores y servidoras?
x
7.¿Los mecanismos establecidos, garantizan la comunicación entre todos los niveles de la organización?
X
8.¿Se mantienen canales de comunicación, con terceros relacionados? X
Total 6 4 0
Figura 5. Componente cuatro información y comunicación
3.5 Seguimiento CUESTIONARIO Respuesta Si (2puntos) Parcialmente (1 punto) No (0 puntos)
1.¿Se han efectuado las acciones correctivas las recomendaciones derivadas de los exámenes anteriores?
X
2. ¿Los informes de auditoría, se presentan a las autoridades superiores responsables de establecer las políticas?
X
3. ¿Se realiza el seguimiento y evaluación permanente del sistema del control interno, para determinar mejoras y ajustes requeridos?
x
4. ¿Se utilizan indicadores para detectar ineficiencias, abusos o despilfarros?
X
5. ¿Se considera la información de terceros, para verificar datos generados en la entidad?
x
6. Se verifica la eficacia de las actividades regulares de control, cuando se desarrollan y establecen nuevos sistemas de contabilidad o de información?
X
7. Se mejoran los sistemas de contabilidad e información, cuando el volumen y complejidad de las operaciones se incrementan significativamente?
X
8. El personal está obligado a hacer constar con su firma, que se han efectuado actividades esenciales para el control interno?
X
9.¿ Se han definido herramientas de autoevaluación? x 10.¿Las deficiencias detectadas durante el proceso de
autoevaluación, son comunicadas inmediatamente a los niveles de decisión, para su corrección oportuna?
X
Total 14 3 0
Figura 6. Componente cinco seguimientos
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Análisis
Con la aplicación del control interno COSO I, mediante los cuestionarios de evaluación permitió documentar en forma sistemática y homogénea la evaluación del estado de control de inventarios de acuerdo a sus ámbitos de competencia, con la finalidad de identificar los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos del MIDUVI de Imbabura y establecer medidas pertinentes para minimizar, afrontar en forma adecuada estos riesgos.
El cuestionario se estructuró en cinco apartados que sirvió para evaluar los componentes del control de inventarios, en cada apartado se describió sus respectivas actividades a través de preguntas que fueron aplicadas a los funcionarios que tienen relación directa con las competencias de control de inventarios del MIDUVI Imbabura.
La identificación y evaluación de riesgos es un mecanismo necesario para identificar los factores internos y externos a los que está expuesta la entidad para alcanzar los objetivos del control de inventarios en los cinco componentes. La identificación de los riesgos en el componente ambiente de control permite informar sobre las sanciones, a la que está expuesta la institución en caso de incumplimiento, no difunden los resultados de la evaluación, no disponen de un plan de capacitación y no se informa oportunamente sobre las deficiencias detectadas en la entrega de la información a los clientes – usuarios relacionadas con las actividades que desarrolla la institución. En el componente evaluación de riesgos se establece que la entidad no dispone de un mapa de riesgos, un plan de mitigación de riesgos, causando debilidades en el talento humano para una actuación en caso de un incidente o accidente entrópico o natural (incendio, terremoto). En el componente actividades de control se encontró que en la institución no se ha realizado una adecuada rotación del personal en las distintas áreas, lo que ocasiona una débil estructura organizacional en la identificación del personal que pueden ser transferidos a otras unidades organizacionales según los perfiles profesionales cuando el personal se encuentre de vacaciones o por alguna razón se haya ausentado de la institución. En el componente información y comunicación no existen mensajes claros por parte de la Dirección hacia el personal sobre los planes, programas y objetivos a ser cumplidos en base a la planificación anual establecida, esta falencia puede generar un perjuicio a la institución en alcanzar las metas programadas. En el componente seguimiento de la información encontrada en los archivos de la institución se establece
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que algunas acciones realizan en forma parcial como es el caso del seguimiento y evaluación del control interno de los inventarios para los ajustes pertinentes, lo que genera una debilidad en el registro actualizado de estos bienes y la coordinación en la conciliación con los registros contables financieros.
De acuerdo a los resultados de la aplicación del cuestionario, se obtiene un puntaje del 73.12%, permitiendo determinar los niveles de confianza y riesgo, para lo cual se utilizó la siguiente relación matemática.
NC=𝐶𝑇∗100 𝑃𝑇 Dónde: NC= Nivel de confianza CT = Calificación total PT= Ponderación total NC=136∗100 186 NC= 73.12% Tabla 4
Intervalos de Nivel de Confianza y Riesgo
INTERVALOS CONFIANZA RIESGO
15-50 BAJO ALTO
51-75 MODERADO MODERADO
76-95 ALTO BAJO
Fuente: Director de la Institución
Los resultados de la aplicación del cuestionario a los funcionarios que tienen relación directa con el control de inventarios del MIDUVI Imbabura, se determina un nivel de confianza alto y un riesgo bajo de acuerdo al porcentaje obtenido que es del 73.12%. Con el enfoque de la Regla 20/80 de Pareto se puede determinar que aproximadamente el 80% de las consecuencias de este riesgo sea por el no cumplimiento de las acciones de los cinco componentes de control interno y el 20% por inobservaciones de la normativa técnica.
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4.- Responsabilidad social
Factores de responsabilidad social Cumplimiento
Si Parcialmente No Seguridad y salud ocupacional
1. Dispone la institución del reglamento de seguridad y salud ocupacional x 2. La institución dota de equipos de protección personal al talento humano X
3. La institución tiene el mapa de evacuación x
4. La institución ha capacitado al talento humano en seguridad y salud ocupacional
X
Medio ambiente
1. Dispone la institución del registro y plan de manejo ambiental x 2. Se da cumplimiento a los subprogramas del plan de manejo ambiental X
3. Se efectúan controles y reportes del plan de manejo ambiental x
Proveedores
1. Existe cumplimiento de los haberes económicos con los proveedores x 2. Mantiene optimas relaciones con los proveedores x
Figura 7. Elementos de la responsabilidad social
Fuente: Documentos de la institución
Análisis
El análisis de responsabilidad social tiene como finalidad principal establecer los componentes de: seguridad y salud ocupacional, medio ambiente y relación con los proveedores, como factores de responsabilidad social que el MIDUVI mantiene. Mediante la identificación aplicando el cuestionario se establece que la institución si cumple en un 44.44%, cumple parcialmente un 33.33% y no cumple en un 22.23%. De la información obtenida se establece que el MIDUVI está dentro de los parámetros de confiabilidad que establece la Contraloría General del Estado en base al Art. 211 de la Constitución de la República del Ecuador que se relaciona a las funciones y responsabilidades que tiene esta entidad de control en vigilar los actos realizados en el ejercicio de las funciones de la administración de las entidades públicas, determinando el uso racional de los recursos, la prestación de los servicios a los usuarios con responsabilidad social, principios de calidad, eficiencia, transparencia y evaluación, en concordancia con el Art. 227 de la Constitución de la Republica, el Art. 51 de la Ley Orgánica del Servicio Público, en el que establece que las entidades públicas deben implementar procesos administrativos con mejora continua y con responsabilidad social. Del análisis de los factores de responsabilidad social según la matriz se determina que el MIDUVI no dispone del mapa de evacuación incumpliendo con el Art. 20 del Sistema de Prevención de Riesgos Laborales del Ministerio de Trabajo. No se realizan controles y
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reportes del plan de manejo ambiental, incumpliendo el Art. 32 Plan de Manejo Ambiental del Texto Unificado de Legislación Secundaria del Ministerio del Ambiente. Al no disponer de un mapa de evacuación la entidad no se establece las acciones pertinentes de las rutas de evacuación, la señalética respectiva para que el personal del MIDUVI y las personas que ese encuentren en la misma, dispongan de las medidas pertinentes para actuar en caso de riesgos antrópicos y naturales con los protocolos de evacuación pertinentes. En lo referente a los controles del Plan de Manejo Ambiental la institución puede tener sanciones de tipo pecuniarias.
De acuerdo al Art. 247 de control y seguimiento ambiental del Texto Unificado de Legislación Secundaria del Ministerio del Ambiente. De los resultados de la matriz se establece que el mayor porcentaje es de cumplimiento de los factores de responsabilidad social y el menor porcentaje corresponde a las situaciones analizadas y discutidas en lo pertinente a seguridad ocupacional y medio ambiente.
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CONCLUSIONES
De la situación actual de los inventarios de bienes de larga duración que tiene el MIDUVI se establece que en los archivos de la institución se dispone en forma documentada y ordenada los bienes de larga duración, manteniendo en forma codificada las características y el estado actual de los mismos y mantienen actualizado los reportes individuales cumpliendo con el Art. 10 Constatación física y obligatoriedad de los inventarios del Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los bienes y existencias del sector público.
Del análisis de cumplimiento de la normativa de la gestión de inventarios mediante la matriz comparativa de los procesos de control de inventarios, considerando las normas de control de inventarios vigentes y la aplicación de los procesos que actualmente dispone el MIDUVI de Imbabura se establece que si cumplen con lo estipulado en las normas de control de inventarios vigentes que realizan los funcionarios responsables de la administración y custodia de los bienes.
Del análisis del riesgo de los componentes del control interno utilizando el COSO I se estableció la valoración para estimar el nivel de probabilidad de confianza y riesgo que pueden afectar al logro de los objetivos de la institución, definiendo que el nivel de confianza es alto y el nivel riesgo es bajo.
Del análisis de responsabilidad social de los componentes: seguridad y salud ocupacional, medio ambiente y relación con los proveedores se establece que la institución si cumple en un 44.44%, es decir parcialmente en un 33.33% y no cumple en un 22.23% lo que significa que el nivel de cumplimiento institucional es muy satisfactorio.
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RECOMENDACIONES
Fortalecer el proceso de la situación actual de los inventarios, realizando revisiones semestrales para determinar el estado actual de los mismos, la valorización y revaloración de los valores económicos que tienen cada uno de estos, para que sean registrados en los estados financieros pertinentes.
Realizar una calificación del desempeño actual de los procesos de control de inventarios que tiene el MIDUVI, utilizando criterios de impacto en los servicios críticos de la institución, la alineación y contribución de los procesos a los objetivos de cada unidad operativa, las prioridades estratégicas de procesos para lograr los objetivos de gestión de la institución.
Disponer de un plan de mitigación de riesgos en forma documentada mediante la definición de estrategias y acciones organizadas e interactivas para mitigar, minimizar y dar respuesta a los riesgos de cada componente del control interno, observando lo dispuesto en el reglamento de administración y control de bienes del sector público. Estructurar acciones de cumplimiento de los factores de responsabilidad social en lo pertinente a: seguridad y salud ocupacional, dotando en forma oportuna al talento humano de los equipos de protección personal, considerando que es una institución técnica y que realizan actividades en el campo, elaborar el mapa de evacuación en el edificio .En lo referente al medio ambiente debe cumplir con los subprogramas para realizar los reportes a la unidad del ambiente del Gobierno Provincial de Imbabura. de los proyectos de vivienda a ejecutarse en relación a los proveedores mantener óptimas relaciones contractuales para el suministro adecuado de los insumos y servicios que requiere la institución.
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