3.3 Algorithmic details
3.3.1 Exploration vs exploitation
La encuesta aplicada al personal de la empresa Agrinsa S.C (Cuestionario ver anexo 3) mostró los siguientes resultados:
1. ¿Maneja algún sistema de control de inventarios en la empresa?
Gráfico Nº 2. Manejo de Control de Inventarios (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
Los resultados arrojados dan a conocer que la empresa no conoce el estado actual de la misma debido a que está en constantes modificaciones y también se puede apreciar que la empresa cuenta con un sistema de control de inventarios sencillo, el cual no permite tener claro el manejo de la mercadería debido a la falta de actualización, de este modo ocasionando dificultad en la visión futura de las actividades comerciales con la finalidad de obtener un correcto control de entrada y salida de productos.
43%
57%
Si No
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2. ¿Cree que por medio de una guía de autocontrol de inventarios es posible aumentar las utilidades de la empresa?
Gráfico Nº 3. Guía de autocontrol de inventarios (ver anexo Nº4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
Todos los encuestados creen que es factible para obtener más ganancia una guía de autocontrol de inventarios para su empresa, ya que les beneficiará al momento que se presenten inconvenientes ya que una guía sirve de ayuda y orientación para lo afrontar en el momento de la entrada y salida de productos, por lo que es importante que la misma adquiera un sistema de control de inventarios para así poder resolver las dificultades más comunes que se presenten.
100% 0%
Si No
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3. ¿Cómo valora los procesos de inventario de su empresa en este último año?
Gráfico Nº 4. Procesos de inventarios (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
La empresa Agrinsa considera que sus procesos para los inventarios no son los más adecuados. Esto hace que la empresa carezca de un buen crecimiento debido a la falta de organización por lo que desean un sistema de control de inventarios para el correcto manejo de los mismos.
0% 28% 29% 43% Excelente Bueno Aceptable Malo
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4. ¿Cuáles son los inconvenientes más comunes a la hora de controlar los inventarios?
Gráfico Nº 5. Inconvenientes para controlar los inventarios (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
Debido a la creciente de manda de productos la empresa considera que uno de los inconvenientes es la falta de tiempo pero el que más afecta es la falta de conocimiento sobre el control de inventarios debido a que no conocen ningún proceso para realizarlo causando errores que en un futuro les puede llevar a la disolución de la empresa si se siguen cometiendo debido a esto se ve factible el desarrollo de un sistema para un mejor control de los inventarios.
43% 57% 0% 0% No tiene tiempo suficiente para tal actividad No conoce ningún proceso para realizarlo No le interesa aplicar un sistema de control de inventarios No conoce que ventajas conlleve el control de inventarios
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5. ¿Cree que sería importante una capacitación a toda su empresa sobre control de inventarios, para mejorar en su negocio?
Gráfico Nº 6. Capacitación para mejorar el control de inventarios (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
La empresa ve lo positivo por la capacitación ya que con una capacitación acerca del control de inventarios permitirán crear nuevas estrategias para un mejor control y así seguir creciendo en sus ganancias ya que aunque tengan crecimiento económico no significa que no corran peligros a sufrir un error que provoque un descenso de este desarrollo económico.
100% 0%
Si No
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6. ¿Está de acuerdo en implementar un sistema de control de inventarios que le brinde ventajas a su empresa?
Gráfico Nº 7. Implementación de control de inventarios (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
Toda la empresa considera y desea implementar un sistema de control de inventarios ya que les traerá muchas ventajas como el crecimiento en sus ganancias y un mejor orden en las compras y ventas de los productos, minimizando así perdidas de productos caducos o dañados.
100% 0%
Si No
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7. ¿Existe un procedimiento fijo para el ingreso y despacho de mercaderías en la empresa Agrinsa S.C?
Gráfico Nº 8. Ingreso y despacho de mercaderías (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
Existe la mayoría en donde señalan que no existe un proceso fijo para el ingreso y despacho de la mercancía en la empresa por lo que se puede apreciar un desorden de la mercadería en donde esto puede ocasionar grandes pérdidas con el tiempo por ende se requiere plantear estrategias para mejorar los procedimientos.
29%
71%
Si No
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8. ¿Se cumple con el procedimiento en el ingreso y despacho de mercaderías?
Gráfico Nº 9. Procedimiento ingreso y despacho de mercadería (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
Aunque no existe un procedimiento fijo para para el ingreso y despacho de mercadería existen ocasiones que cuando son en grandes cantidades de mercadería siempre se realiza un mismo procedimiento que sería el adecuado o por lo menos el necesario para mantener la empresa es por eso que la mayoría contesto a veces en si se cumple el procedimiento.
0% 71% 29% Siempre A veces Casi nunca
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9. ¿Existe un responsable del ingreso y despacho de mercaderías?
Gráfico Nº 10. Responsable del ingreso y despacho de mercadería (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
En la empresa existe un encargado para dedicare al ingreso y despacho de toda la mercadería, aunque es responsable no se encuentra debidamente capacitado por lo que ocasiona en ocasiones descuidos y confusiones de ubicación de los productos.
100% 0%
Si No
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10.¿La empresa Agrinsa S.C realiza un conteo físico de los pedidos al momento de la recepción?
Gráfico Nº 11. Conteo de pedidos al momento de recepción (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
En esta pregunta las dos opciones se encuentran semejantes en su respuesta debido a la falta de conocimiento acerca de los procesos para llevar correctos los inventarios y también las respuestas se encuentran así es porque solo a veces se cumple con el conteo físico ya sea por el tiempo o porque no se desea realizar el conteo a la mercadería, esto les ocasiona comúnmente que los productos vengan dañados o caducos.
43%
57% Si
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11. ¿Cada que tiempo se realiza constatación física de los pedidos de mercaderías en la empresa Agrinsa S.C??
Gráfico Nº 12. Constatación Física de inventarios (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
Dentro de la empresa Agrinsa S.C se realizan dos tipos de constataciones una es semestral y la otra también es de forma anual debido a que la forma semestral se la realiza mediante verificación visual y la constatación anual se la realiza con la anotación en libros.
0% 0% 57% 43% Mensual Trimestral Semestral Anual
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12. ¿Cada que tiempo se realiza los pedidos de mercaderías en la empresa Agrinsa S.C?
Gráfico Nº 13. Pedidos de mercadería (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
Debido a la creciente demanda se realiza los pedidos cada semana esto también ocasiona que los productos están renovados constantemente y la bodega se encuentre saturada y tengan que amontonar la mercancía en la entrada del almacén y de las oficinas es por ello que necesitan más orden en el manejo de productos para poder determinar que hace falta y que producto está caduco para que no existan confusiones en el instante de efectuarse una entrada o una salida de mercancía.
100% 0% 0% 0% Cada semana Cada mes A los dos meses
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13. ¿Cómo llevan los registros del inventario de existencia?
Gráfico Nº 14. Registros de inventarios en existencias (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
La empresa Agrinsa S.C no cuenta con un método óptimo para el registro de inventarios en las existencias. Ya que el registro es de forma física y sencilla provocando confusiones al momento de contabilizar o de verificar un producto no se lo puede visualizar fácilmente en los registros. 0% 0% 100% Kardex Sist. Comp Otros
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14. ¿El departamento de contabilidad mantiene registros de inventarios permanentes?
Gráfico Nº 15. Registros de inventario permanente (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
La empresa no cuenta con registros de inventarios permanentes, debido a que la empresa recientemente implemento la contabilidad en la empresa simplemente se dedica este departamento a llevar los estados financieros de la misma así mismo como los registros de los documentos operacionales. Como es la factura pero si desea en el futuro llevar registros ya que se encuentra en crecimiento y necesitará en un futuro presentar los registros a las entidades y ministerios que controlen la entrada y salida de productos agrícolas.
0%
100%
Si No
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15. Muestran estos registros el manejo de inventarios
Gráfico Nº 16. Registro del manejo de inventarios (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
La forma como llevan los registros no son poco deseables para la empresa ya que solo a veces se pueden apreciar de la cantidad y es difícil evaluar el valor total de los productos provocando la escases de conocimiento de existencia de los productos provocando que se vendan los que se encuentran a la vista del cliente y/o del vendedor. También en los registros del manejo de inventarios lo que no se da a conocer es el costo unitario por lo que ocasiona un retardo al momento de concluir con la venta.
43% 14% 14% 29% Cantidades Localizar de exist. Costo Unitario Valor total
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16. ¿Usted cree que está debidamente capacitado respecto al trabajo que realiza en el almacenaje de mercadería?
Gráfico Nº 17. Capacitación de trabajo (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
Según la encuesta al personal se puede apreciar que no se encuentran debidamente capacitados respecto al trabajo que realiza en el almacenaje de mercadería, apreciándose esto se puede definir que si es necesario implementar un sistema de control de inventarios ya que les servirá mucho de base para llevar un correcto almacenaje de la mercancía, en donde también le servirá de base al empleado que no se encuentre debidamente capacitado.
14%
86%
Si No
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17. ¿Sabe de la importancia para la empresa tener un buen control de sus inventarios?
Gráfico Nº 18. Importancia del control de inventario (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
Aunque la empresa Agrinsa lleva poco tiempo en el mercado entiende de la importancia para la empresa tener un buen control de sus inventarios, pero debido a la falta de conocimiento no han podido incrementar algunos registros o manejos de toda la contabilidad por eso han aceptado que se les colabore con un sistema de control de inventarios en donde ayudará a mantener un correcto manejo de la mercadería.
100% 0%
Si No
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18. ¿Lleva un registro de sus productos en el Departamento de ventas?
Gráfico Nº 19. Registro de los productos en el departamento de ventas (ver anexo Nº 4)
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
La empresa si lleva un registro de sus productos en el departamento de ventas, pero lo llevan de manera errónea es decir simplemente lo anota en libros mas no en un sistema informático adecuado ocasionando demora en el momento de efectuar una venta ya que en muchas ocasionas han existido malas anotaciones o apuntes de productos que ya salieron pero fueron devueltos y estos no han sido anotados, es por ello que la empresa misma pide ayuda para la creación de un sistema para el control del registro de sus inventarios.
100% 0%
Si No
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÒNOMAD E LOS ANDES UNIANDES – TULCÀN
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÌA
Entrevista dirigida al Ing. Andrés Chulde gerente de la empresa Agrinsa S.C y al sr. Rolando Revelo administrador de la misma.
PREGUNTAS ANÁLISIS
¿Estaría de acuerdo en implementar un sistema de control de inventarios que le brindaría ventajas en su empresa?
La empresa Agrinsa está de acuerdo en implementa el sistema de control de inventarios, Ya que les permite el adecuado control de las existencias, optimizando recursos y disminuyendo el riesgo de pérdidas.
¿Existe un procedimiento fijo para el ingreso y despacho de mercaderías?
La empresa no cuenta con un procedimiento fijo solo cuentan con una persona encargada para dicha actividad, ya que primero desean crear los manuales de procesos. Aunque existen algunas veces que aplican un proceso directo es decir se ingresa la mercadería física y se ingresa en el libro de inventarios y de la misma forma los despachos.
¿Considera Usted, que los procedimientos actuales utilizados para realizar el control de inventario en la empresa Agrinsa S.C es el más óptimo?
La empresa hace conocer que los procedimientos para el control de inventarios no son los más adecuados, porque presenta retrasos por el tema de facturación ya que a veces las facturas de proveedores llegan tarde. Y la empresa también piensa que necesita un cambio, como crear procesos ordenados y sistematizados.
¿Considera Usted que el tiempo de respuesta al realizar el inventario en existencia es rápido y eficaz en la empresa Agrinsa S.C?
Según la entrevista realizada al gerente y al administrador de la empresa se puede decir que no es eficaz por cuanto las instalaciones del negocio son limitados lo que dificulta la constatación física. También el tamaño y considerando la variedad de productos existencias es rápido pero no e eficaz debido al incumplimiento en capacitación del sistema contable.
¿Considera Usted que la implementación del nuevo sistema de control de inventarios
El gerente y administrador de la empresa opinan que si minimizará la perdida de productos y también obtendrán información de productos a caducar.
- 47 - minimizara la perdida de
productos?
¿Considera Usted que el nuevo sistema optimizara los procesos de control de inventario en las mercaderías?
Las personas entrevistadas como son el gerente y el administrador opinan que si les ayudará a manejar con precisión dándoles promedios mínimos y también para no comprar en exceso. También se podrá conocer los gastos por pérdida, deterioro o cualquier factor, por lo cual se genera la falta de existencias.
¿Cómo se lleva actualmente el proceso de control de inventario de las mercaderías en la empresa Agrinsa S.C?
El encargado de bodega recibe y controla que el pedido llegue tal y como se lo realiza, pasa la factura a la administración por el ingreso. Realizan la Constatación física cada 6 o más meses.
¿Cuáles serían las ventajas y desventajas de un sistema que lleve el control de inventario en las mercancías de la empresa Agrinsa S.C?
Según la entrevista dicen que no existirían desventajas, si el sistema es automatizado y eficiente será todo lo contrario la gran ventaja sería para la buena toma de decisiones. Llevar un adecuado control de existencias en ingresos y egresos de las mismas y disminución de pérdidas en la empresa.
¿Qué recursos serán necesarios para diseñar un sistema de control de inventarios para mejorar los procesos de almacenaje de la empresa Agrinsa S.C?
El seños gerente y el administrador piensan que es necesario un sistema informático de fácil aplicación, instalaciones adecuadas. Según la normativa, personal capacitado. Y manuales de procedimiento.
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FICHA DE OBSERVACIÒN Fecha:15 de mayo de 2015 Lugar: San Gabriel, empresa Agrinsa S.C Hora : 16:00 pm Dirección: los Andes S/N e Indujel Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
Nº PREGUNTAS
RESPUESTAS
OBSERVACIONES
SI NO
1 ¿El personal a cargo del almacenaje está debidamente capacitado? X Ha recibido algunas capacitaciones pero son muy sencillas y no han sido entendidas.
2 ¿Existen políticas definidas que guíen todas las actividades en la empresa?
X Aún no se aplican todos.
3 ¿El personal a cargo de la empresa conoce las funciones y responsabilidades relacionadas a su puesto?
X No realizan muy bien sus funciones.
4 ¿Se aplican procedimientos establecidos en las actividades realizadas en la empresa?
X
5 ¿Existen formatos de recepción, almacenaje y salida de los materiales e insumos de la empresa?
X
6 ¿El almacenero compara en recepción los materiales e insumos en cuanto a cantidad y calidad e informa al área de compras?
49 7 ¿Se registran las entradas y salidas de materiales y suministros en sus
kardex respectivos, luego de recibirlos o despachados?
X Solo se anotan el total en un libro.
8 ¿El personal de la empresa realiza inventarios físicos periódicos? X Se lo realiza de forma sencilla y rápida.
9 ¿Existe orden en la empresa, los productos están codificados y rotulados por rubros?
X
10 ¿El espacio físico está de acuerdo a las necesidades de la empresa? X 11 ¿Se cuenta con equipos, anaqueles para el almacenaje de los
productos?
X
12 ¿Se clasifican los productos en mal estado? X
13 ¿Existe un sistema de inventario automatizado? X No cuenta con sistema informático adecuado.
Fuente: Empresa Agrinsa S.C.
Elaborado por: Gabriela Rodríguez.
En lo que se puedo analizar el personal de almacenaje su forma de capacitación fue de manera sencilla con simples indicaciones de guardar la mercadería y de la misma manera sacarla, también en la empresa existen posibles políticas definidas que podrían guiar las actividades en la empresa pero lastimosamente no han sido aplicadas ya que no cuentan con un orden jerárquico para así poder desempeñar correctamente las acciones sobre la empresa.
50
Otra de las falencias claramente apreciadas es el desconocimiento del desarrollo de sus funciones de cada uno de los empleados y de sus propias responsabilidades ya que su único fin vender pero al enfocarse en esto se han cometido errores que tal vez no son graves pero en un futuro debido al crecimiento económico que tiene la empresa pueden llegar hacer muy graves debido también a que no aplican procedimientos establecidos en las actividades que se realiza diariamente.
De igual manera se pudo observar y analizar que aunque cuentan con un control de inventarios de mercaderías este no es el más adecuado ya que manejan grandes cantidades de entrada y salida de productos y su registro es de forma rápida y sencilla por lo que no es el más adecuado, no existe un orden en la empresa, ya que los productos no se encuentran correctamente codificados y no tiene rotulados por rubros, es por ello que la empresa también por su grande crecimiento y el desorden en los productos se encuentra en el desarrollo del proyecto de ampliación del lugar.
51