3.2.1 Identificación del proceso
Elaborado: Byron Quelal
Fuente: [ CITATION SER14 \l 1034 ]
BIENES
NORMALIZADOSBIENES
NORMALIZADOS
• Son aquellos bienes que
poseen
características
homogéneas
y
sus
especifícaciones técnicas con
facilmente detallables en
términos de características
ÍNFIMA CUANTÍA
ÍNFIMA CUANTÍA
• Las contrataciones para la ejecución de obras, adquisición de bienes o prestación de servicios, cuya cuantía sea igual o menor a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado se las realizará de forma directa con un proveedor seleccionado.
3.2.2 Proceso interno
Elaborado: Byron Quelal
Descripción del proceso:
Todo proceso de adquisición, inicia con la elaboración de tres documentos: oficio de necesidades de la unidad requirente, Justificativo de Requerimiento y Solicitud de Compra por parte de la unidad requirente, quien deberá constatar previamente que lo solicitado se encuentre en el PAC y POA aprobado por la Máxima Autoridad, representante legal o su delegado y publicado en la página web institucional.
La Unidad de Compras Públicas recibirá la documentación completa y dará trámite siempre y cuando se constate la existencia de lo solicitado en el Plan Anual de Contratación vigente, caso contrario se devolverá a la unidad requirente o solicitante.
Posteriormente, se remite la documentación a la unidad de Planificación para que se proceda con la certificación del Plan Operativo Anual, luego de lo cual, se devuelve a la Unidad de Compras Públicas.
documento que acredite la correspondiente disponibilidad de fondos, es necesario tener presente que no se podrá realizar ninguna compra si no se cuenta previamente con la certificación presupuestaria.
Seguidamente se solicita a la Máxima Autoridad, representante legal o su delegado, la autorización requerida para iniciar el proceso de contratación.
Dependiendo del tipo de contratación, se ejecuta un procedimiento diferente lo cual implica diversas etapas con tiempos heterogéneos.
3.2.3 Documentación requerida
Para la realización de todo proceso de contratación, es indispensable la presentación de la siguiente documentación:
1. Oficio de necesidades de la unidad requirente. Es un documento debidamente membretado con las siglas del departamento al que pertenece, numerado y con los elementos y argumentos básicos que justifiquen la necesidad del solicitante quien se identificará con nombres y cargo.
2. Solicitud de adquisición y justificativo de requerimiento. Llenar correctamente todos los campos requeridos, incluyendo en número secuencial del documento y respetando los espacios destinados para las distintas dependencias, sin obviar las firmas de responsabilidad. Se podrá tener acceso al mismo en el link de los documentos y formularios de la página web Institucional. (transparencia de la información pública).
3. Informe técnico. Dependiendo del tipo de compra, se adjuntará el informe dirigido al jefe de la Unidad solicitante en el que contenga las especificaciones técnicas claramente detalladas sin establecer marcas ni direccionar a un determinado proveedor. Toda adquisición deberá buscar un beneficio y propender al desarrollo Institucional.
BIEN/SERVICIO RESPONSABLE DE EMITIR EL
INFORME
CONTENIDO DEL INFORME
Equipos Electrónicos Técnico Informático de Federación o personal calificado bajo responsabilidad del solicitante.
Especificaciones Técnicas detalladas y Precio referencial conforme al Catálogo Electrónico en caso de constar en el mismo.Especificaciones Técnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC en caso de no constar en el Catálogo Electrónico. Firma de responsabilidad
Implementos
Deportivos Jefe unidad demantenimiento de escenarios
Especificaciones Técnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC. Firma de Responsabilidad
Equipos de Consultorio Médico Deportivo
Médico Deportólogo Especificaciones Técnicas detalladas y
Precio referencial conforme al PAC. Firma de Responsabilidad
Mobiliario Departamento de
Logística y
Transportes
Especificaciones Técnicas detalladas (dimensiones, color, material, modelos, etc.) y Precio referencial conforme al PAC.Firma de Responsabilidad
Vehículos Departamento de
Logística y
Transportes
Especificaciones Técnicas detalladas y Precio referencial conforme al Catálogo Electrónico en caso de constar en el mismo.Especificaciones Técnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC en caso de no constar en el Catálogo Electrónico, Firma de responsabilidad. Elaborado: Byron Quelal
ACLARACIONES IMPORTANTES
• El remitir el Plan Anual de Contratación a la Unidad de Adquisiciones, no implica que las compras se efectuarán sin que previamente presente la Solicitud y Justificativo de Requerimiento a la Administración General.
• Por ningún concepto se adjuntará a la documentación proformas ni facturas, ya que la Unidad de Compras Públicas es la única dependencia autorizada para ejecutar procesos de contratación.
• Todos los bienes sin excepción, deberán ser ingresados a la bodega y deberán ser codificados por la responsable de la misma previo a la entrega a la unidad solicitante, caso contrario, la Unidad de Compras Públicas no se responsabilizará por pérdida de los bienes, demora en el pago a proveedores y demás inconvenientes que pudieran suscitarse ocasionando una mala imagen institucional.
• En lo concerniente a Suministros de Oficina, Computación y Limpieza, se solicitarán directamente en la Bodega de acuerdo a la necesidad de cada departamento. De requerirse algún suministro específico que no haya en bodega se deberá informar para que se incluya en el pedido general.
• En cuanto a las publicaciones en diarios, deberán solicitarse con 3 días laborables de anticipación y se tramitará únicamente con el visto bueno de la unidad de Comunicación Institucional y por ningún motivo las dependencias podrán realizar la contratación directa.
• Si se requiere contratar el servicio de imprenta, es necesario realizar la solicitud dentro de los cinco primeros hábiles de cada mes para consolidar los trámites y ejecutar un Procedimiento de Régimen Especial de acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, por ningún motivo las dependencias podrán contratar directamente.
• Cabe recalcar que para atender oportunamente los requerimientos, es indispensable que exista una planificación y organización por parte de cada una de las unidades solicitante.
• Para contratación por la modalidad de Ínfima Cuantía, se deberá tener presente las siguientes consideraciones:
1. Que lo requerido no conste en el PAC y si consta no sea una compra recurrente
3. Que el monto de la contratación no sobrepase el límite establecido, teniendo presente que, no solamente se cuantifica lo requerido por la unidad sino por la institución
La compra por ínfima cuantía es un procedimiento extraordinario, por lo tanto para ser atendidos con oportunidad deben presentarse los pedidos con anticipación.
3.2.4 Detalle de tiempos necesarios N
º ETAPA TIEMPO EN DÍAS (LABORABLES)
1 Oficio de solicitud de necesidades 1 día
2 Solicitud de adquisición y
justificativo de requerimiento
1 día
3 Informe Técnico 1 día
4 Certificación POA – PAC 1 día
5 Certificación Presupuestaria 1 día
6 Proceso de adquisición 2 días máximo
7 Recepción e ingreso de bienes 1 día – (en caso de servicios de
acuerdo al plan presentado)
8 Cancelación e informe de
recepción.
No menor a 7 días desde la fecha de publicación
Elaborado: Byron Quelal
Fuente: [ CITATION SER14 \l 1034 ]
3.2.5 Fundamento jurídico
Artículos relacionados en la LOSNCP
Art. 52.1.- Contrataciones de ínfima cuantía.- Se podrá contratar bajo este sistema en cualquiera de los siguientes casos:
1.- Las contrataciones para la adquisición de bienes o prestación de servicios no normalizados, exceptuando los de consultoría, cuya cuantía sea inferior a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico;
2.- Las contrataciones para la adquisición de bienes o prestación de servicios normalizados, exceptuando los de consultoría, que no consten en el catálogo
electrónico y cuya cuantía sea inferior a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; y,
3.- Las contrataciones de obras que tengan por objeto única y exclusivamente la reparación, refacción, remodelación, adecuación, mantenimiento o mejora de una construcción o infraestructura existente, cuyo presupuesto referencial sea inferior a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. Para estos casos, no podrá considerarse en forma individual cada intervención, sino que la cuantía se calculará en función de todas las actividades que deban realizarse en el ejercicio económico sobre la construcción o infraestructura existente. En el caso de que el objeto de la contratación no sea el señalado en este numeral, se aplicará el procedimiento de menor cuantía.
Las contrataciones previstas en este artículo se realizarán de forma directa con un proveedor seleccionado por la entidad contratante, sin que sea necesario que esté habilitado en el Registro Único de Proveedores.
Estas contrataciones no podrán emplearse como medio de elusión de los procedimientos pre-contractuales; para el efecto, las entidades contratantes remitirán trimestralmente al organismo nacional responsable de la contratación pública, un informe sobre el número de contrataciones realizadas por ínfima cuantía, así como los nombres de los contratistas.
Artículos relacionados en el RGLOSCNP
Art. 60.- Contrataciones de ínfima cuantía: Las contrataciones para la ejecución de obras, adquisición de bienes o prestación de servicios, cuya cuantía sea igual o menor a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado se las realizará de forma directa con un proveedor seleccionado por la entidad contratante sin que sea necesario que éste conste inscrito en el RUP. Dichas contrataciones se formalizarán con la entrega de la correspondiente factura y serán autorizadas por el responsable del área encargada de los asuntos
administrativos de la entidad contratante, quien bajo su responsabilidad verificará que el proveedor no se encuentre incurso en ninguna inhabilidad o prohibición para celebrar contratos con el Estado.
Estas contrataciones no podrán emplearse como medio de elusión de los procedimientos.
El INCOP, mediante las correspondientes resoluciones, determinará la casuística de uso de la ínfima cuantía.
El INCOP podrá requerir, en cualquier tiempo, información sobre contratos de ínfima cuantía, la misma que será remitida en un término máximo de diez días de producida la solicitud. Si se llegara a detectar una infracción a lo dispuesto en el inciso precedente o un mal uso de esta contratación, el INCOP remitirá un informe a los organismos de control para que inicien las actuaciones pertinentes.
3.3 Subasta Inversa Electrónica