PROGRAMME MANAGEMENT & QUALITY ASSURANCE
EXTERNAL EXAMINER
2.3.1 Tema:
Plan estratégico de captación de proveedores de cacao para la empresa EXCAOFINOA C.A.
2.3.2 Introducción
Para toda empresa que desea tener éxito en el mercado en que se desempeña es importante que cuente con un plan estratégico que es una herramienta administrativa con la que se optimizan los recursos en la consecución de fines o metas establecidas, por lo cual se está planteando el presente plan estratégico para la empresa EXCAOFINOA C.A. con la finalidad de que se pueda captar más proveedores de cacao a nivel de Babahoyo y la provincia en general.
Con un plan estratégico se podrán definir acciones inmediatas a seguir por parte del personal de la empresa con la finalidad de implementar las estrategias que se analicen sean las mejores y más viables a fin de que la empresa sea más rentable, puesto que si se logra captar más productores agrícolas de cacao la empresa podrá comercializar mayor cantidad de producto lo cual le permitirá contar con una mayor participación en el mercado riosense.
El plan estratégico permite analizar el entorno externo e interno de la empresa con la finalidad de conocer sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que tiene durante un periodo determinado, con lo cual se plantean estrategias que permitan minimizar los impactos de las debilidades y amenazas, así como aprovechar las fortalezas y oportunidades que se presentan.
2.3.3 Objetivos estratégicos
General
Captar un mayor número de proveedores de cacao para la compañía EXCAOFINOA C.A.
Específicos
- Conocer por medio de un análisis situacional el entorno de la empresa EXCAOFINOA C.A.
- Diseñar las estrategias y los objetivos a seguir en el plan estratégico.
- Establecer el presupuesto de inversión que se requiere para la implantación del plan estratégico.
2.3.4 Antecedentes
La empresa EXCAOFINOA C.A. fue constituida en el año 2009, se encuentra operando en el mercado de la comercialización de cacao, tiene su local ubicado en el cantón Babahoyo y se proyecta como una empresa con alcance a nivel provincial, por lo cual requiere captar la producción de los agricultores de cacao que es un producto muy solicitado en el mercado tanto nacional como internacional por su exquisito sabor.
Los agricultores desconocen que existe esta empresa que paga el precio oficial por el producto con peso justo y durante todo el año, por lo cual los niveles de compraventa no son los esperados puesto que la capacidad operativa de la empresa es mayor tanto en su bodega de recepción como en su bodega de almacenamiento.
La oficina y la bodega de la empresa están ubicadas en sectores estratégicos para que los agricultores puedan llegar con sus productos en donde el personal de la empresa trabaja todos los días, sin contar con una planificación que le permita delinear estrategias a seguir para incrementar el flujo del negocio.
La empresa no posee una estructura organizativa formal, tampoco cuenta con planificación ni a corto, mediano ni largo plazo, no tiene una imagen corporativa que le permita posicionarse en el mercado, no realiza publicidad ni en radios, ni en ningún otro medio de comunicación, lo cual afecta la rentabilidad puesto que no es muy conocida en el mercado local.
2.3.5 Desarrollo
2.3.5.1 Análisis situacional
2.3.5.1.1 Factores externos
Para realizar el análisis de los factores externo de la empresa EXCAOFINOA C.A. que afectan directa e indirectamente la marcha de la compañía se ha considerado los entornos: económico, social, cultural, político, legal y tecnológico.
Económico
La economía ecuatoriana en el año 2016 está atravesando por un grave problema de financiamiento para el sector público puesto que el principal ingreso que tienen tanto el gobierno central como los provinciales, municipales y parroquiales depende del petróleo, que en el 2015 bajó el precio de barril a nivel internacional llegando hasta los 25.47 dólares, produciendo en ciertos periodos pérdidas por la producción del barril de crudo.
Hay otros aspectos que son indicadores de la economía, CEPAL (2015) muestra que el crecimiento del PIB (Producto Interno Bruto) en el año 2016 está pronosticado en un 0.3 % y según datos del Banco Mundial el crecimiento del PIB
del país será del 0.1%, la tasa de inflación mensual en febrero 2016 se encuentra en un 0.14 % mientras que la inflación acumulada está en un 2.60 % según datos del Banco Central del Ecuador (2016), lo cual muestra un escenario bastante difícil en el que las empresas deben mejorar su eficiencia para la optimización de sus recursos.
No existen acuerdos comerciales con la Unión Europea, ni con los Estados Unidos esto dificulta la exportación de los productos ecuatorianos hacia esos mercados que son muy importantes por la población que poseen. Pese a ello el cacao ecuatoriano es muy bien cotizado en estos mercados por ser considerado uno de los mejores del mundo debido a su exquisito sabor y olor.
Desde el siglo XIX la producción del cacao ha sido una fuente importante de ingresos para el Ecuador, constituyéndose una época dorada en la que el cacao dinamizó la economía ecuatoriana, puesto que los hacendados tenían grandes extensiones de cultivo de cacao, el cual era transportado en vapores por vía fluvial recorriendo los ríos Babahoyo y Vinces hasta llegar a la ciudad de Guayaquil, puerto marítimo en donde se embarcaba en los buques con destino hacia mercados internacionales.
La economía del cantón Babahoyo y la provincia de Los Ríos en general tienen importantes ingresos de la agricultura, actividad en la que se cultivan banano, cacao, maíz, plátano, yuca, fréjol, café, arroz entre otros productos que son vendidos en el mercado local, nacional e internacional como materia prima sin realizarse ninguna transformación.
El sector comercial tiene su importante aporte a la economía local, puesto que existen muchos negocios dedicados al comercio mayorista y minorista que generan fuentes de ingresos para los propietarios como para los trabajadores, esto hace que la ciudad de Babahoyo pueda contar con estabilidad económica.
Los servicios como actividad productiva aportan a la economía babahoyense puesto que existen empresas que proveen servicios financieros, asesorías,
capacitación, tecnológicos entre otros, permitiendo que se generen ingresos para la ciudad.
Social y demográfica
Según la proyección para el 2016 del Sistema Nacional de Información (SNI) de SENPLADES (2014) la población de Babahoyo es de 169.523 habitantes. El babahoyense es una persona sociable, emprendedora, comunicativa y trabajadora. Existen diferentes niveles sociales que están por un lado personas con mayor capacidad adquisitiva debido a sus actividades comerciales y por otro lado personas con menores ingresos económicos, existe una importante población joven lo que hace que haya personal para realizar diferentes trabajos.
La ciudad se encuentra en un sector geográfico estratégico en la zona que conecta la Costa Central con la Sierra Norte y Central existiendo vías en buen estado que permite a la transportación tanto de pasajeros como de carga atravesar esta vía, generando ingresos para los habitantes de la ciudad debido al flujo de tráfico.
Cultural
La población babahoyense tiene ciertas costumbres y tradiciones culturales como el rodeo montubio, bailes populares, juegos tradicionales y gastronomía que permiten a sus pobladores tener ingresos por actividades turísticas debido a que tienen vías de comunicación en buen estado.
En los siglos XIX y XX existieron los hacendados que tenían grandes extensiones territoriales dedicadas al cultivo de cacao, que era transportado en vapores hasta la ciudad de Guayaquil, una de las casas de hacienda histórica que tiene un valor cultural y patrimonial incalculable es la casa del poeta guayaquileño José Joaquín de Olmedo, lugar en el que se firmó el tratado de la Virginia que puso fin al gobierno del Gral. Flores.
Político – Legal
El entorno político del país en la última década se ha desarrollado democráticamente permitiendo la gobernabilidad de las autoridades electas popularmente a nivel nacional, provincial y cantonal, esto hace que se genere confianza en el sector externo, mostrando estabilidad en cuanto al proceso político que se vive en un Estado de Derecho.
Desde el año 2008 en que fue aprobada la Constitución Política de la República del Ecuador se ha permitido realizar cambios profundos en la legislación, garantizando los derechos que tienen todos los ecuatorianos, así como la naturaleza que es parte importante para la subsistencia del ser humano en el planeta. Se han reformado leyes que deben ser cumplidas por las empresas como la normativa ambiental, la ley tributaria, la ley de seguridad social, el código de trabajo, garantizando los derechos que tienen los trabajadores tanto del sector público como privado.
A nivel cantonal existen ordenanzas que regulan las actividades mercantiles y comerciales de las diferentes empresas y personas naturales que están asentadas en la ciudad de Babahoyo, así como el uso de suelo para las actividades productivas dentro del área urbana, la movilización de los vehículos de transportación pesada, los permisos municipales, tasas y patentes se encuentran actualizadas.
Tecnológico
El entorno tecnológico del cantón Babahoyo es muy favorable para las actividades productivas, puesto que se cuenta con internet de banda ancha, telefonía fija y celular, acceso a internet por la red celular 4G con Smartphone las 24 horas y todos los días. Existen herramientas de control computarizadas que son útiles para la gestión de los inventarios, proveedores, talento humano. Existen plataformas digitales que facilitan la comunicación entre importadores y exportadores.
Se han desarrollado vehículos que permiten transportar varias toneladas de carga lo cual hace que se ahorre tiempo y dinero, también existen herramientas para el llenado se las sacas de cacao así como el embarque hacia el vehículo de transporte pesado, los vehículos cuentan con rastreo satelital que sirven para evitar el robo de la carga.
2.3.5.1.2 Factores internos
El análisis de los factores interno de la empresa EXCAOFINOA C.A. permitirá conocer las fortalezas y las debilidades que posee la empresa, esto como información base para el proceso de planificación estratégica por lo cual se considerará la gerencia o gestión empresarial, clientes, proveedores y competidores.
Gerencia o gestión empresarial
Es importante conocer la gestión realizada en la empresa para la ejecución del proceso administrativo que consta de cuatro etapas: planeación, organización, dirección y control.
La planeación cumple un papel muy importante dentro de la actividad empresarial, puesto que se prepara para diferentes posibles escenarios que pueden presentarse, en la empresa EXCAOFINOA C.A. no se ha trabajado con una planificación ni a corto, mediano o largo plazo, lo cual hace que se realicen actividades de manera empírica sin la utilización de herramientas administrativas que le permitan crecer de manera sostenible.
La organización como parte de la gestión administrativa permite distribuir las actividades que se deben realizar entre los trabajadores estableciendo responsabilidades, en la empresa EXCAOFINOA C.A. no posee una estructura organizativa bien definida, tampoco se cuenta con un manual de funciones.
La dirección se refiere a la manera en que se influye en los subalternos para el cumplimiento de los objetivos, también está relacionada a la toma de decisiones que deben ser analizadas para luego ser procesadas si los resultados son favorables, en la empresa el personal se encuentra motivado con su trabajo comprometido con el éxito porque conocen que cuentan con estabilidad laboral.
El control es la verificación del cumplimiento o no de las actividades programadas, en el caso de la empresa EXCAOFINOA C.A. no se realiza el control puesto que no existe la planificación, no hay indicadores de gestión para la evaluación.
Clientes
Los clientes de la empresa EXCAOFINOA C.A. son: Osella, Nestlé, Martineti, Olan quienes compran el stock que se tiene en bodegas de forma mensual, realizando los pagos de manera puntual y con los mejores precios del mercado nacional por el cacao que es debidamente cuidado y tratado para que conserve sus propiedades.
Proveedores
Las relaciones con los productores agrícolas es muy buena por la confianza que tienen con la empresa debido a los años que se tiene de experiencia en el mercado local, también se cuenta con transporte para el traslado de las cosechas de mayor volumen, se respeta el pago de los precios oficiales por el saco de cacao.
La compañía no cuenta con publicidad en ningún medio de comunicación que le permita posicionarse como una empresa de comercialización del cacao en el cantón Babahoyo con la finalidad de obtener mayor número de proveedores.
2.3.5.1.3 Matriz FODA
Tabla Nº 12 Matriz FODA
MATRIZ FODA
INTERNAS FORTALEZAS (F) 1) Personal de atención capacitado. 2) Trabajadores comprometidos con la empresa.3) Buenas relaciones comerciales con los clientes.
4) Poseer transportes para el traslado del cacao.
5) Buenas relaciones comerciales con los proveedores de cacao. 6) Pago de precios oficiales por el
saco de cacao a los proveedores.
7) Ubicación estratégica de las oficinas y de la bodega.
8) Experiencia en el mercado de la comercialización del cacao.
DEBILIDADES (D)
1) No tener una imagen corporativa institucional.
2) No contar con herramientas de planificación ni a corto, ni a mediano, ni a largo plazo.
3) No poseer una estructura organizacional formal.
4) No tener un manual de funciones. 5) No poseer indicadores de gestión y
satisfacción laboral.
6) No contar con un plan de promoción publicitaria en medios de comunicación. 7) No tener profesionales para brindar
asesoría a los productores agrícolas. 8) No tener herramientas tecnológicas para
el control de inventarios.
9) No contar con una base de datos de los productores de cacao a nivel cantonal y provincial. EXT ER N A S OPORTUNIDADES (O)
1) Preferencia del cacao ecuatoriano en
los mercados internacional.
2) El cacao es el quinto rubro de ingresos
por exportaciones para el país.
3) La población de Babahoyo es joven y
tiene profesionales en administración de empresas.
4) Ubicación geográfica estratégica
puesto que se encuentra en la zona que comunica la Costa Central con la Sierra Norte y Centro.
5) Normativa legal que garantiza las
actividades productivas.
6) Tecnología digital que permite agilizar
los procesos productivos.
7) Aprovechar las plataformas digitales
para la comunicación entre
importadores y exportadores.
8) Existen muchas bodegas pequeñas
que compran a pequeños productores.
ESTRATEGIAS (FO) Uso de fortalezas para aprovechar
las oportunidades (F6, O8) (F7, O4)
a. Implementar firma de contratos de compra-venta exclusiva con
las pequeñas bodegas y productores ofreciendo precios
competitivos.
b. Incrementar el volumen de los productores para la compra de la
cosecha.
ESTRATEGIAS (DO)
Minimizar las debilidades aprovechando las oportunidades
(D6,O4) (D5, O3)
c. Desarrollar una campaña publicitaria local que le permita a la empresa posicionarse en el mercado babahoyense
para captar más proveedores de cacao. d. Diseñar un plan de comunicaciones internas que permita a los trabajadores conocer los procedimientos internos.
AMENAZAS (A)
1) Crisis económica que afecte al país.
2) Enfermedades o plagas del cacao.
3) Incremento de los aranceles que se
pagan por el ingreso de los productos
ecuatorianos a los mercados
norteamericano y europeo.
4) Desastres naturales que dañen las
vías de comunicación tanto a
Guayaquil como a la Sierra Norte como a la Sierra Centro.
5) Cambios en las políticas, leyes u
ordenanzas que impulsen reformas que incrementen o creen nuevos impuestos.
6) Problemas técnicos que impidan
contar con los servicios tecnológicos por varios días.
7) Incremento de empresas
comercializadoras de cacao.
ESTRATEGIAS (FA) Uso de fortalezas para evitar o
reducir las amenazas (F1, A2)
e. Establecer políticas de asesorías gratuitas a los proveedores de cacao con la finalidad de la prevención de enfermedades e incremento de la
producción. f. Establecer mecanismos de comunicación con los clientes de manera permanente y que brinden
respuesta inmediata.
ESTRATEGIAS (DA) Minimizar las debilidades y evitar las
amenazas (D9,A1) (D5, A7)
g. Implementar una base de datos de los productores de cacao a nivel cantonal y
provincial.
h. Mejorar el ambiente de trabajo de la empresa considerando diferentes aspectos (iluminación, comodidad,
limpieza)
2.3.5.2 Plan estratégico
Formulación de la misión
La empresa EXCAOFINOA C.A. en su accionar dentro de la comunidad se considera como una organización que tiene como propósito principal la comercialización del cacao por lo cual se plantea la siguiente misión: “EXCAOFINOA C.A. es una empresa especializada en la comercialización del cacao en la provincia de Los Ríos, caracterizada por brindar asesorías a los agricultores para el desarrollo de su actividad responsable con el ambiente, con la finalidad de ser un modelo de gestión empresarial responsable en la región”.
Formulación de la visión
La empresa EXCAOFINOA C.A. considera que se debe establecer mejor relación con los agricultores por lo cual se considera la siguiente visión: “Al 2021 ser la empresa líder en la comercialización del cacao de la provincia de Los Ríos, brindando asesoramiento integral a los agricultores, promoviendo la agricultura orgánica responsable con el ambiente”.
Formulación de los objetivos estratégicos
Considerando la misión y visión de la empresa EXCAOFINOA C.A. se ha considerado pertinente la formulación de los siguientes objetivos:
a. Fidelizar a los proveedores con el pago de un precio superior al precio oficial del producto.
b. Mejorar la rentabilidad de la empresa desde el primer año.
c. Incrementar la participación en el mercado en el cantón Babahoyo en un 10% cada año hasta llegar al 50%.
d. Mejorar la comunicación interna por medio de procesos ágiles y eficientes en un periodo no mayor a un año.
e. Proveer a los agricultores clientes de la empresa una asesoría especializada en agricultura orgánica responsable con el ambiente para la producción de cacao en un periodo no mayor de un año.
f. Mejorar la relación con los proveedores de la empresa desde el primer año.
g. Contar con información actualizada sobre los productores de cacao a nivel cantonal cada 2 años.
h. Fomentar una cultura de excelencia hacia el servicio en el primer año.
Formulación de las estrategias
Una vez realizado el análisis interno y externo se procedió a la elaboración de la matriz FODA, de la cual se pudo establecer las siguientes estrategias a seguir:
a) FO: Implementar firma de contratos de compra-venta exclusiva con las pequeñas bodegas y productores ofreciendo precios competitivos.
b) FO: Incrementar el volumen de los productos para la compra de la cosecha.
c) DO: Desarrollar una campaña publicitaria local que le permita a la empresa posicionarse en el mercado babahoyense para captar más proveedores de cacao.
d) DO: Diseñar un plan de comunicaciones internas que permita a los trabajadores conocer los procedimientos internos.
e) FA: Establecer políticas de asesorías gratuitas a los proveedores de cacao con la finalidad de la prevención de enfermedades e incremento de la producción.
f) FA: Establecer mecanismos de comunicación con los clientes de manera permanente y que brinden respuesta inmediata.
g) DA: Implementar una base de datos de los productores de cacao a nivel cantonal y provincial.
h) DA: Mejorar el ambiente de trabajo de la empresa considerando diferentes aspectos (iluminación, comodidad, limpieza).
Formulación de las tácticas
Habiendo planteado los objetivos estratégicos y las estrategias, se procede a la formulación de las tácticas que permitan la implementación de las estrategias:
a) Seleccionar a los productores de cacao que tengan de 1 a 5 hectáreas.
b) Estudiar a los productores de cacao.
c) Contratar a una persona que se encargue del desarrollo de una campaña publicitaria.
d) Establecer canales formales e informales de comunicación interna.
e) Contratar ingenieros agrónomos con conocimientos en cultivos de cacao y agricultura orgánica.
g) Incorporar un programa informático para el manejo de la información.
h) Realizar una reestructuración física de las instalaciones de la empresa.
Planteamiento de la logística
Habiendo planteado los objetivos estratégicos y las estrategias, se procede a la formulación de las tácticas que permitan la implementación de las estrategias:
a) Gerente (Se encarga de la selección de los productores).