Al definir contraseñas para un archivo, se especifican los datos a los que se puede acceder y las tareas que se pueden realizar. Si un usuario abre un archivo con contraseña, FileMaker Pro desactiva los comandos no disponibles con esa contraseña.
Para definir contraseñas:
1. Abra el archivo.
2. Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Contraseñas.
Si no aparece el comando Privilegios de acceso en el menú Archivo, ha abierto un archivo con acceso limitado, lo que cambia el comando de menú a Cambiar contraseña. Consulte al administrador de la base de datos para obtener la contraseña maestra.
3. En el cuadro de diálogo Definir contraseñas, escriba la contraseña del archivo.
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Puede tener una longitud de hasta 31 caracteres y no distingue entre mayúsculas y minúsculas.1
Guarde la contraseña en lugar seguro para poder recuperarla.1
Se puede limitar el acceso al archivo pero, si se deja en blanco el área de la contraseña, no se obliga a los usuarios a introducirla.4. Seleccione las actividades que los usuarios podrán realizar con esta contraseña.
Seleccione Para permitir a los usuarios con esta contraseña
Acceso a todo el archivo
Realizar una tarea con registros, presentaciones y guiones. Este privilegio crea una contraseña maestra y proporciona acceso a todas las actividades en un archivo.
Visualizar registros Consultar los datos de los registros. (Esta opción siempre
está activa.) Se pueden definir grupos para limitar los campos que el usuario final puede consultar.
Imprimir registros Imprimir uno o más registros.
Exportar registros Exportar uno o más registros o acceder a las opciones de
compartición de FileMaker Pro, que permiten a los usuarios compartir datos en red, en la Web, vía ODBC o copiar conjuntos encontrados.
Ignorar avisos de entrada de datos
Introducir datos que no coincidan con el conjunto de validaciones de un campo. (Consulte “Definir validaciones de campo” en la página 5-11.)
5. Escoja una categoría para los comandos de menú a los que se podrá acceder con esta contraseña y después haga clic en Crear.
Estas tres opciones permiten cambiar entre ventanas de la base de datos, realizar guiones del menú Guiones, hacer clic en botones de presentaciones, abrir la Ayuda de FileMaker Pro, cambiar las opciones de preferencia de la aplicación y abrir, crear o cerrar archivos de FileMaker Pro.
6. Si desea contraseñas adicionales, repita los pasos del 3 al 5.
7. Para limitar el acceso a presentaciones o campos específicos, haga clic en Grupos y siga los pasos de la sección siguiente, “Definir grupos”.
Diseñar presentaciones
Crear o cambiar todas las presentaciones. Se pueden definir grupos para controlar el acceso a presentaciones individuales.
Editar guiones Crear o cambiar guiones. (Los usuarios aún pueden
ejecutarlos, aunque pueden omitirse algunos pasos de guiones al usuario con acceso limitado).
Definir listas de valores
Crear o cambiar listas de valores. (Para modificar una lista de valores en modo Visualizar, el usuario debe tener acceso a Crear registros o Editar registros).
Crear registros Crear registros e introducir datos. Esto también permite
modificar listas de valores en modo Visualizar si la opción
Incluir Editar elemento... está activada.
Editar registros Cambiar la información de (todos) los registros. Esto
también permite modificar listas de valores en modo Visualizar si la opción Incluir Editar elemento... está activada. Se pueden definir grupos para controlar el acceso a presentaciones o campos específicos.
Eliminar registros Eliminar uno o más registros.
Seleccione Para permitir a los usuarios con esta contraseña
Escoja Para
Normal Activar todos los comandos de menú asociados a los privilegios
seleccionados en el paso anterior.
Sólo edición Activar los comandos que permiten sólo actividades básicas de
entrada de datos. Este conjunto de menú desactiva la búsqueda, la ordenación y el acceso al modo Presentación entre otras opciones. Los comandos de menú disponibles también dependen del nivel de acceso seleccionado en el paso anterior.
Ninguno Desactivar todos los comandos de menú para el archivo actual
(excepto los comandos del sistema comunes y los guiones de ejecución). Hacer clic para definir grupos Contraseñas definidas en el archivo Contraseña en blanco Hacer clic para asociar contraseñas a grupos existentes Deseleccionar para limitar el acceso
Seleccionar privilegios de acceso para usuarios con esta contraseña
Escoger comandos de menú para usuarios con esta contraseña
8. Haga clic en Hecho.
Importante Una vez definida la contraseña maestra, escríbala y guárdela en lugar seguro. Si la olvida, no podrá tener un acceso completo al archivo. Además, se puede definir más de una contraseña maestra.
No olvide las observaciones siguientes:
1
Incluso si usted va a ser el único usuario, se recomienda proteger la base de datos con una contraseña. Esto impide que otros usuarios accedan a los datos o modifiquen la estructura de la base de datos.1
Cree contraseñas fáciles de recordar, pero que los demás no puedan adivinar fácilmente. Si escribe las contraseñas, guárdelas en lugar seguro lejos del ordenador.1
Los privilegios de acceso de FileMaker Pro funcionanindependientemente de los del sistema: protegen los archivos usando contraseñas de FileMaker Pro.
1
Debe disponer de los privilegios de acceso apropiados para acceder a los datos desde archivos relacionados. Por ejemplo, para añadir datos a un archivo relacionado, debe tener privilegios de edición y creación de registros en el archivo relacionado. Si los archivos relacionados o los archivos con guiones externos usan la misma contraseña, FileMaker Pro volverá a usar la contraseña sin solicitarla.1
Se puede definir una contraseña en blanco que permita un acceso limitado al archivo. Cualquiera puede acceder al archivo pulsando Intro o Retorno al abrirlo. Esta opción permite un acceso limitado al archivo sin necesidad de introducir una contraseña. Al acceder a un archivo Web con contraseña en blanco, la contraseña en blanco se usa automáticamente. De esta manera, todos los usuarios de la Web tienen acceso a los privilegios asignados a la contraseña en blanco.1
Se puede definir una contraseña por defecto que se use automáticamente al abrir el archivo. Esto permite el acceso a cualquiera que abra el archivo de base de datos omitiendo el cuadro de diálogo de la contraseña. Para definir una contraseña por defecto, escoja el menú Edición > Preferencias > Documento. Active Probarcontraseña por defecto y escriba la contraseña ya definida. Los
usuarios tendrán el nivel de acceso asignado a la contraseña. Para evitar temporalmente la contraseña por defecto e introducir una distinta, pulse Mayús (Windows) u Opción (Mac OS) al abrir el archivo.