Facilities and services

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SECCION 6: GESTION DE DATOS

Este componente tiene como objetivo incrementar la disponibilidad, calidad, valor y uso de información precisa y oportuna, que permita tomar decisiones apropiadas basadas en evidencias confiables. La Gestión de Datos es un proceso diseñado para orientar la realización de las actividades a cargo de los responsables del manejo de la información, es decir, los miembros del CEIP, entidades involucradas y del equipo del SECOMISCA.

6.1. Niveles de Gestión de Datos

Los niveles de gestión de datos corresponden a los señalados en la sesión 1.1. Niveles de la Estructura organizacional del sistema de M&E, es decir: Nacional y Regional.

 El Nivel Nacional está representado por los Ministerios de Salud a través de los puntos focales de las Comisiones Regionales y miembros del CEIP.

 El Nivel Regional está conformado por la Coordinación Regional de M&E, el Comité Ejecutivo para la implementación del Plan de Salud CEIP y COMISCA; además de las entidades que participan en la implementación del Plan de Salud (INCAP, OPS, FORCARD)

Entre los niveles de Gestión de Datos debe existir interacciones en dos vías: i) se debe mantener una comunicación permanente con el propósito de garantizar la calidad y ii) difusión de la información y retroalimentación.

6.2. Flujo de datos

El flujo de información para el sistema de M&E comprende algunos pasos con la intervención de diferentes actores, lo cual se puede observar en el siguiente gráfico. El punto de partida es la recolección de los medios de verificación o evidencias del cumplimiento de Plan de Salud, el Plan Operativo Anual, las Resoluciones del COMISCA, entregables realizados por consultores, acuerdos con Agencias cooperantes; mismos que son recolectados y enviados al responsable de monitoreo del SECOMISCA.

Página 73 de 100 Gráfico No.6

El responsable de SECOMISCA, también puede recibir los informes consolidados de los países a través de los consultores del SECOMISCA. Una vez efectúa la revisión y control de calidad de medios de verificación (completos y sin errores) digita y actualiza la meta del indicador correspondiente y levanta la evidencia en el instrumento de monitoreo respectivo. En caso existan omisiones o errores en los medios de verificación, se devolverán a la fuente con la respectiva retroalimentación.

A continuación el sistema emitirá automáticamente reportes que una vez revisados por el responsable de monitoreo serán trasladados al CEIP para revisión y emisión de observaciones y recomendaciones. El CEIP presentará semestralmente en las reuniones del COMISCA los reportes de monitoreo a través del Secretario Ejecutivo del COMISCA. En las reuniones del COMISCA se podrán aprobar dichos reportes y podrán ser divulgados.

GESTION DE INFORMACION DE M&E

Responsable Acción Ministerio Entidad Involucrada Técnico SE Consultor/ Agencia Monitor SE Secretario COMISCA CEIP COMISCA Comunicador Recolección y envío de medios de verificación Recolección y envío de medios de verificación Revisa y consolida información de países Remiten entregables Medios de verificación completos

Registro de información en instrumentos de monitoreo Revisión de

Reportes de monitoreo

Revisión y emisión observaciones y recomendaciones

Aprobación Reportes Monitoreo

Divulgación avances Plan Salud, Resoluciones, Proyectos si no Retroalimenta y regresa a fuente el medio de verificación si si no no Retroalimenta y regresa a SECOMISCA Revisar Reportes de monitoreo e informar en 30 días

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6.3. Procesamiento y Análisis de Datos

El procesamiento y análisis de la información tendrá tres momentos:  Antes del Enviar al SECOMISCA

El miembro del CEIP de los países miembros y el delegado de monitoreo de las entidades involucradas, revisarán la información y medios de verificación recolectados de los diferentes técnicos por área, verificando que no contengan omisiones, errores e inconsistencias. Luego remitirán vía email a responsable de monitoreo SECOMISCA

 Antes del Registrar en la plataforma de M&E (en los instrumentos)

El/la responsable de monitoreo del SECOMISCA al recibir la información, medios de verificación y evidencias identificará omisiones, errores e inconsistencias; en caso existan deberá devolver a la fuente la información con su respectiva retroalimentación.

Luego de consolidar la información proveniente de los países miembros y verificar que esté libre de errores, digitará y actualizará la meta del indicador y levantará el medio de verificación, en el instrumento de monitoreo respectivo.

 Después de Registrar en los instrumentos de monitoreo

Luego de registrar la información y medios de verificación en los instrumentos, el responsable de monitoreo del SECOMISCA debe analizar e interpretar cada instrumento y, procesar y verificar la información resumen en los reportes de monitoreo.

El responsable de monitoreo decidirá el canal que se va a utilizar para presentar la información procesada: informe, boletín, comunicado en la página web, folleto, informe, otro (esto estará contemplado en el Plan de divulgación), así como los formatos apropiados para las diferentes audiencias.

6.4. Calidad de datos

El control de calidad es una inspección cuidadosa de los datos que permite identifican omisiones, errores e inconsistencias, que serán corregidos por los responsable del manejo de la información en cada nivel, es decir, por los miembros del CEIP y responsable de monitoreo del SECOMISCA.

En la Tabla No.7 se identifica para los datos e información producida para el sistema de M&E, un listado de revisiones de calidad.

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Tabla No.7

Dato Check list referencial para control calidad

Datos de las Metas de los

Indicadores de Resultado  Verificar que el medio de verificación describa y/o contenga _{el indicador de resultado, de acuerdo a las fichas técnicas}

 Revisar fecha de cumplimiento de meta

 Revisar medio de verificación completo. Sin son matrices de levantamiento de datos deben estar todas las celdas

completas (sin vacíos), sin caracteres extraños (#,$), sin errores en sumatorias u otras operaciones

 Al fusionar bases de datos, hacer uso de la función de Autofiltro para detectar duplicidades por errores de escritura o digitación

Datos del POA  Vincular meta con el contenido del medio de verificación

 Revisar fecha de cumplimiento de meta

 Revisar medio de verificación completo y sin errores

 Revisar fecha de gasto realizado

 Verificar gasto según el Certificado de Gastos emitido por donante y fecha

Datos de Resoluciones  Verificar contenido de Resolución con el contenido del medio de verificación

 Medio de verificación debe estar completo y sin errores

 Revisar fecha de cumplimiento de Resolución

Datos de Contratos _{ Revisar número de contrato y vigencia}

 Verificar productos de acuerdo a términos de referencia y contrato aprobado

 Verificar fechas límites de productos y cronograma de pagos

 Observar y registrar cambios, en caso ocurran deben tener la aprobación respectiva del cambio

Datos de Convenios  Revisar vigencia de Convenio

 Verificar compromisos de acuerdo a Convenio aprobado

 Verificar fechas límites de actividades y cronograma

 Observar y registrar cambios, en caso ocurran deben tener la aprobación respectiva del cambio

Datos de divulgación

información  Revisar que Informe con datos consolidados esta completo y sin errores

 Verificar mecanismo de divulgación aplicado

 Verificar fecha de elaboración y envío de reportes

6.5. Diseminación de datos

Los datos producidos en el sistema de M&E requieren ser transformados en información, evidencia y conocimiento para que genere una acción. Esto se logra por medio de su síntesis, análisis e interpretación. Solamente al final de este proceso comenzará a usarse el dato recogido por parte del COMISCA para la gestión, toma de decisiones y desarrollo de políticas de salud de la Región; y regresar la información de manera agregada a los equipos de apoyo de los países miembros.

Página 76 de 100 Los datos generados por el sistema de M&E se utilizarán para:

 Elaborar los informes y/o reportes de monitoreo señalados en las secciones 4, 5 y 6  Programar el Plan de Trabajo y Presupuesto Anuales del COMISCA

 Detectar retos en la calidad de la información en coordinación con el Sistema Regional de vigilancia epidemiológica

 Aportar evidencias para en reuniones del COMISCA decidir intervenciones regionales de salud  Retroalimentar a los niveles nacionales con respecto a la oportunidad de entrega de medios de

verificación y calidad de los datos entregados

 Decidir necesidades de capacitación a los equipos de apoyo

Este ítem se complementa con la sección 8 Uso y divulgación de información.

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SECCION VII:

EVALUACION DEL PLAN DE

SALUD Y PROYECTOS REGIONALES

7.1. Evaluación Plan de Salud

7.2. Evaluación Proyectos Regionales de Salud

7.3. Articulación Monitoreo y Evaluación

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SECCION 7: EVALUACION PLAN DE