FILLING IN THE OUTLINE Introduction

Según Cubillos, O. (2010), el Departamento de compras, es la parte de la empresa interesada en conocer el entorno comercial y responsable principalmente de conocer la oferta

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que existe en el mercado según el giro y la actividad a la cual se dedica la empresa en cuestión, además de esto asegurar el flujo continuo de la producción a través de un suministro fluido de materias primas, componentes, herramientas, entre otros.

Compras tiene como objetivo adquirir los materiales y suministros adecuados al mejor precio, con una buena calidad, en el momento preciso al proveedor indicado y contar con eficiencia en los procesos de solicitud de adquisiciones, todo esto con el fin de brindar un buen servicio a sus clientes internos y generar aportes financieros a la empresa.

Es importante citar los siguientes objetivos que menciona Cubillos, O. (2010):

Usar los materiales, proveedores y equipos al menor costo posible, si se reducen los costos desde el inicio de la producción se podrá aumentar el nivel de producción y generar mayor rentabilidad de las operaciones.

Se tiene que asegurar el flujo continuo de la producción, se debe realizar un suministro frecuente de materias primas, herramientas entre otros componentes que ayuden a que la producción no se detenga.

Aumentar la rotación de activos, los inventarios se deben mantener en una estrecha relación con el volumen de ventas, para no ocasionar perdidas por discontinuidad de algunos productos que están incluidos en los inventarios.

Desarrollar una fuente alternativa de suministro, esta es una estrategia que se emplea con el fin de utilizar varias opciones de suministros en el mercado que permitan una mayor negociación, disminución de los costos y una eficaz repuesta a las emergencias.

Integración con los otros departamentos, la función de compras se relaciona con todos los departamentos de una empresa, rápidamente podemos mencionar algunos con los

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cuales se encuentra ligado: Departamento de producción, Departamento Financiero, Departamento de Seguridad, Recursos Humanos, entre otros.

Se pueden mencionar las siguientes funciones del Departamento de Compras, dentro de las cuales se encuentran las más importantes y frecuentes:

Se debe considerar según Sierra, H. (2009) la formulación de un plan de programación de las posibles compras, esto nos llevaría a estructurarnos un presupuesto, el cual podría abarcar desde un mes hasta un año, esta función es muy importante, debido a que gracias al presupuesto se pueden plantear los proyectos de compras más importantes y necesarias para la empresa.

Así mismo se puede mencionar el cumplimiento de las necesidades de las diferentes áreas de la organización, tomando en cuenta el presupuesto asignado para el periodo de compras a efectuar. Esto permitirá cumplir de una manera organizada, tanto por prioridad como por área, las necesidades de toda la empresa, lo cual evitara incurrir en gastos innecesarios o pérdida de tiempo del capital humano.

Sierra, H. (2009), también menciona que se debe crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, los cuales deberán estar vigentes estableciendo sus condiciones de precios, servicios, información general y demás datos necesarios o acuerdos para que dicho proveedor cumpla con todas las normas que la organización exige y forme parte del catálogo de proveedores de la empresa.

En el departamento de Compras se debe de cumplir con una norma que es muy importante para el buen funcionamiento de la empresa, tanto operativa como financieramente, se debe conseguir un producto de calidad adecuada, en la cantidad correcta

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y el momento exacto a un precio justo, esto permitirá obtener una mayor rentabilidad en la empresa y por ende menores costos sobre los productos terminados.

Tal a como lo menciona Cubillos, O. (2010), la gestión de compras tiene un gran impacto en la calidad de los productos que se fabrican u ofrecen, los costos que se generan para conseguir los materiales utilizados en los productos deberán ser razonables, el departamento de compras deberá cumplir con diferentes funciones para garantizar no solo el buen uso de los recursos adquiridos si no también la mejor opción para adquirirlos.

A continuación se mencionan algunas funciones recopiladas según Cubillo, O. (2010):

Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas, estas solicitudes también conocidas como ofertas o cotizaciones, deberán de ser como mínimo tres para evaluar la mejor opción. Esta función encierra varios procedimientos que serán detallados más adelante.

Revisar los artículos o materiales solicitados por las diferentes áreas para constatar que estos se reciben según las especificaciones con las cuales fueron solicitados a los proveedores, así también la calidad y presentación de los mismos.

Analizar alternativas de proveedores y posibilidades de la compra. Esta función encierra la participación activa de la negociación con los proveedores para obtener un producto de calidad al mejor precio y agilidad en el despacho del mismo, esto es importante, debido a que se puede evaluar el valor agregado que los proveedores brindan a sus clientes.

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Darle seguimiento a reclamos referente al producto o servicios que las demás áreas de la empresa realicen a fin de obtener una devolución del producto o un mejoramiento del servicio si fuera el caso.

Una última pero no menos importante es la coordinación y colaboración con los demás departamentos tales como producción, ventas, bodega, administrativo, entre otros.