Antes de iniciar con la revisión, fue necesario modificar o actualizar los procedimientos del Instructivo 733 donde se encuentran todos los pasos a lineamientos para la actualización o levantamiento de los formatos de las descripciones de cargo.
Desde el 2012 se implantó el modelo de los Business Partner a la organización, para servir de puente entre la gerencia de Recursos Humanos y otras áreas, el primer cambio se enfocó en agregar a los Business Partner de cada línea de negocio al Workflow del procedimiento, en la gráfica 3 se observa como era el flujo de trabajo entre el área de planificación, organización y compensación y el área solicitante y la propuesta de un nuevo flujo de trabajo donde se anexa a los Business Partner como parte del proceso en la gráfica 4.
32 Gráfica 3. Diagrama flujo de trabajo antiguo
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN RESPONSABLE DE ÁREA
Identificar las descripciones de cargo Enviar al área solicitante Establecer las actividades del cargo Diligenciar Formato Descripción de Cargo (RG01- IN733) Remitir descripción de cargo a RRHH Analizar y verificar el contenido Tramitar ajustes y correcciones Aprobar la descripción para cargue. Cargar y asociar en el aplicativo Inicio Fin Realizar ajustes y correcciones Elaboración propia.
33 Gráfica 4. Propuesta flujo de trabajo
PLANIFICACIÓN Y
ORGANIZACIÓN BUSINESS PARTNER
RESPONSABLE DE ÁREA Identificar las descripciones de cargo Enviar a Business Partner Solicitar al área la descripción de cargo Establecer las actividades del cargo Diligenciar Formato descripción de Cargo (RG01- IN733) Remitir descripción de cargo a RRHH Analizar y verificar el contenido Enviar la Descripción de cargo al Business Partner Tramitar ajustes y correcciones Aprobar la descripción para cargue. Cargar y asociar en el aplicativo Notificar carga en el aplicativo Divulgar contenido Inicio Fin Aprobar la descripción de cargo Elaboración propia.
34 11.3.Archivo y conservación de la información de las Descripciones
Se realizó un instructivo para que los jefes del Quimbo, que sirvió como guía al momento de la modificación o el levantamiento de la información. Los resultados de la revisión de las descripciones de cargo para personal directo del Proyecto Hidroeléctrico el Quimbo se describen a continuación.
Tabla 4. Resultados de la revisión del proyecto El Quimbo TIPO DE REVISIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN QUE SE
REALIZÓ NOMENCLATURA NO.
REVISAR SUBGRUPO (EXPERTO/SENIOR/JEFE) SG 7
YA FUE VALIDADO POR RHO, HABILITADO
PARA CARGAR EN EL APLICATIVO. OK 46
CREAR UNA OCUPACIÓN NUEVA EN SAP CON
NUEVA DENOMINACIÓN CREAR 10
CONSERVAR EL CÓDIGO DE OCUPACIÓN DE
SAP MODIFICANDO SU DENOMINACIÓN CAMBIAR 15
ASIGNAR NUEVO CÓDIGO DE OCUPACIÓN EXISTENTE MODIFICANDO ANTES LA DENOMINACIÓN EN SAP
ASIGNAR 7
CONTRATURNO CT 4
REQUIERE REVISIÓN SI APLICA LA
DESCRIPCIÓN GENÉRICA INS 18
FORMATOS SIN FUNCIONES REQUIERE QUE
SE COMPLETEN. NN 6
TOTAL 113
A continuación se amplía la información de las convenciones utilizadas para el instructivo, con algunos ejemplos que permitirán entender la problemática presentada
35 en el proyecto el quimbo, con el fin de mostrar de manera detallada los resultados de todo el trabajo realizado:
SG: Es necesario diferenciar las funciones entre Senior, Experto y Jefe
División como se muestra en la columna “Subgrupo”, se presentan 7 casos en los que hay personas que tienen la misma denominación del cargo, pero pertenecen a un grupo diferente, por ello algunas casillas de la columna “DESCRIPCION” se encuentran vacías, para que se realicen y envíen las descripciones haciendo la diferenciación.
CREAR: Teniendo en cuenta la clasificación dada por el proyecto, se deben crear 10 ocupaciones nuevas en SAP con nueva denominación.
CAMBIAR: Se propone cambiar la denominación de 15 ocupaciones
conservando el mismo Código inicial, según la información otorgada por el proyecto.
ASIGNAR: Se propone asignar nuevo código de ocupación a 7 personas modificando antes la denominación en APS.
CT: Se identificaron 4 personas con funciones de Contraturno, pero es válido
aclarar que las funciones de esta figura se deben diferenciar de las funciones que realiza el Jefe.
INS: Se identificaron 18 Gestores o Inspectores de Contratos, sin embargo, se realiza la diferencia entre los subgrupos (Senior, Experto y Jefe), realizando una descripción genérica para todos, ya que cumplen con las mismas funciones, al momento de certificar, se colocará la descripción de cada contrato gestionado.
NN: Se Identificaron 6 descripciones que aparecen sin información, es
necesario que envíen la información.
OK: 46 cargos ya están revisados por RHO, algunos de estos formatos se
deben revisar solo de forma, es decir, solo corregir según lo indicado en rojo, si el formato no tiene ningún error, ya está habilitado para subir al aplicativo.
Total: Se analizaron los cargos de 113 personas del Quimbo. Se debe tener en cuenta que las descripciones que se analizaron fueron de las personas que estaban en el Proyecto en un periodo comprendido entre Mayo hasta Julio del 2015.
El día 28 de Julio de 2015 se llevó a cabo la reunión Semanal con el Director del Proyecto el Quimbo y RRHH, se pudo tener mayor claridad en los siguientes puntos que estaban representando algunas problemáticas que se estaban generando en la certificación de las funciones de algunos trabajadores de la compañía:
SG: La diferenciación de las funciones entre Senior y Experto es necesaria, desde el proyecto se deben identificar y plasmar en el Formato
36
“Descripciones de Cargo” las actividades desempeñadas, teniendo en cuenta la clasificación dada desde Recursos Humanos a cada Cargo.
CT: Según el Director del Proyecto, las figuras de Contraturno están
desempeñando exactamente las mismas funciones de los jefes,
independientemente de que la persona encargada se encuentre en el proyecto o descanse algunos días. Es necesario replantear desde RRHH si se modifica el nombre del cargo de los Contraturno, considerando que las Descripciones que nos envían desde el Proyecto son las mismas funciones que desempeña el Jefe directo.
INS: Las Descripciones de los Gestores de Contratos son Genéricas, se
propone cambiar el nombre de la ocupación de todos los gestores de contrato, teniendo en cuenta el aval de Antonio Sarmiento y de Gestoría de Contratos.
Es muy importante analizar lo que sucedió durante la organización de las descripciones de cargo del Quimbo, estas fueron algunas de las recomendaciones finales que se hicieron en los manuales para la revisión:
No se debe modificar el nombre del cargo ni la información inicial, solo lo que se indica en rojo. Si se tiene una sugerencia respecto al nombre del cargo se debe enviar la información por correo para realizar el cambio desde RHO.
Tener en cuenta que se realizaron descripciones de cargo genéricas donde se
describen las funciones desarrolladas por 2 o más personas, se deben dejar las mismas funciones para las personas que tienen el mismo cargo.
Se deben diferenciar las funciones entre Senior y Experto, por ello algunas casillas de la columna “DESCRIPCION” se encuentran vacías, para que se realicen las descripciones haciendo la diferenciación.
Se realizó una Descripción genérica de los Gestores de Contratos y los
inspectores, debido a que las funciones que enviaron son las mismas para todos.
Las personas que cumplen las funciones de contraturno deben cumplir unas
funciones diferentes a las plasmadas en las descripciones de los jefes.
Se enviaron algunas descripciones sin información, por favor completar el
formato.
Es importante resaltar el trabajo que se realizó en la revisión de los documentos que se enviaban desde el proyecto, en el anexo B podemos observar el caso de una descripción que estaba en estado “Levantamiento”, donde enviaron el algunas partes inconclusas del documento y se realizan los observaciones pertinentes para que sean corregidas, en el anexo C vemos cómo la misma descripción ya está corregida y lista para subir al aplicativo.
Por último, se muestra la evidencia de las 59 descripciones de cargo que se subieron en el aplicativo, cada una de ellas organizadas por unidad organizativa, quedando así
37 26 descripciones en el proceso de revisión de los jefes del proyecto, en las gráficas 5 y 6 se muestra la evidencia fotográfica de las descripciones subidas al aplicativo, cumpliendo así, con el objetivo principal de este trabajo.