2. Methodology
2.4 Flood Stage Response to Hydrologic State Variables
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, técnicas, herramientas, habilidades, a las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. La aplicación de conocimientos requiere la dirección eficaz de los procesos apropiados.
un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionados realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido. Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y técnicas que puedan aplicarse y por las salidas que se obtienen.
Los procesos del proyecto se clasifican en 2 categorías principales:
• Los procesos de dirección del proyecto. Aseguran que el proyecto avance de manera eficaz.
• Los procesos orientados al producto. Especifican y crean el producto del proyecto. Estos procesos normalmente son definidos en el ciclo de vida del proyecto. (Inicio, Organización y preparación, ejecución de trabajo y cierre). El Alcance del proyecto no puede definirse si no cuenta con una comprensión básica acerca de cómo generar el producto especificado.
Los procesos de la dirección de proyectos y los procesos orientados al producto se superponen e interactúan a lo largo de la vida del proyecto. La aplicación de los procesos de dirección de proyectos aumenta la probabilidad de éxito en el proyecto.
Para que un proyecto tenga éxito, el equipo de proyecto debe:
• Seleccionar los procesos requeridos adecuados para alcanzar los objetivos del proyecto.
• Utilizar un enfoque definido que pueda adaptarse para cumplir con los requisitos.
• Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer y cumplir las necesidades y expectativas de los interesados.
• Equilibrar el proyecto con respecto a: alcance, tiempo, costo, calidad, recursos, y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.
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En la dirección de proyectos es importante que cada proceso del producto y del proyecto esté alineado y conectado con los demás procesos, ya que las decisiones tomadas en un proceso afectan otro proceso. Por ejemplo un cambio de alcance afecta el costo del proyecto, pero no necesariamente afecta el plan de comunicación o la calidad del producto. Una buena dirección de proyectos incluye dirigir activamente las interacciones a fin de cumplir con los requisitos del patrocinador o del cliente. Los procesos de dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías conocidas como grupos de procesos de dirección de proyectos:
- Grupo del Proceso de Iniciación. Son los procesos realizados para definir una nueva fase de un proyecto una nueva fase de un proyecto existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto a fase.
- Grupo del Proceso de Planificación. Son los procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos del proyecto.
- Grupo del proceso de ejecución. Procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.
- Grupo del proceso de seguimiento y control. Procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en el plan que requieran cambios e iniciar los cambios correspondientes.
- Grupo del proceso de cierre. Procesos realizados para finalizar todas las actividades del proyecto a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar el proyecto o las fases en curso.
Esto no significa que los conocimientos, habilidades y procesos descritos deban aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos.
Para un proyecto determinado, el director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, siempre tiene la responsabilidad de determinar cuáles son los procesos apropiados, así como el grado de rigor adecuado para cada proceso.
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Interacciones comunes entre los procesos y la dirección de proyectos. Los grupos de procesos en la dirección de proyectos interactúan entre sí a través de los resultados que producen. Los grupos rara vez son eventos únicos, son actividades súper puestas que tienen lugar a lo largo de todo el proyecto.
Un ejemplo de esto sería la salida de una fase de diseño, que requiere la aceptación del documento de diseño por parte del cliente. El documento de diseño proporciona, una vez que está disponible, la descripción del producto para los grupos de procesos de planificación y de ejecución en una o más fases subsiguientes.
Grupos de procesos en la dirección de proyectos. Los cinco grupos de procesos cuentan con dependencias bien definidas y normalmente se los ejecuta en la misma secuencia en cada proyecto.
Un grupo de procesos incluye los procesos constitutivos de la dirección de proyectos que están vinculados por las entradas y salidas respectivas; de este modo el resultado de un proceso se convierte en la entrada de otro. Los grupos de procesos no son necesariamente las fases del proyecto. Cuando proyectos complejos o de gran tamaño son separados en subproyectos o fases diferenciadas, como por ejemplo estudio de viabilidad, desarrollo conceptual, diseño, prototipo, construcción, prueba, etc., por lo general, todos los grupos de procesos se repetirán en cada fase o subproyecto.
Fig. 19. Triángulo de Grupo de Procesos de Dirección de Proyectos.
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7. corresPondencIa entre GruPos de Procesos y Áreas de
conocIMIento de la dIreccIón de Proyectos
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7.1. Grupo del proceso de iniciación. Son aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente mediante la autorización para iniciar dicho proyecto. Dentro de este proceso se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros. Se identifican los interesados internos y externos que van a interactuar o ejercer alguna influencia sobre el resultado global del proyecto, se selecciona el director del proyecto, esto se plasma en un acta de constitución del proyecto, cuando el acta de constitución recibe aprobación el proyecto se considera autorizado oficialmente.
Involucrar a los clientes y a los interesados durante la iniciación mejora la probabilidad de contar con propiedad compartida, con la aceptación de los entregables y con las satisfacciones del cliente y los demás interesados.
Fig. 20. Interacción entre fases II.
Fuente: (Project Management Institute)
7.1.1. Desarrollar el acta de constitución del proyecto. Es un proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase, y en documentar los requisitos iníciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.
7.1.2. Identificar a los interesados. Consiste en identificar a todas las personas u organizaciones que reciben impacto en el proyecto y en documentar información relativa de sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto.
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7.2. Grupo del proceso de planificación. Son aquellos procesos realizados para establecer el alcance total de esfuerzo, definir y refinar objetivos y desarrollar línea de acción requerida para alcanzar los objetivos. A medida que se recopilan o se comprenden más características o más informaciones sobre el proyecto, puede ser necesaria una mayor planificación. La incorporación progresiva de detalles al plan para la dirección del proyecto recibe generalmente el nombre de Planificación Gradual.
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El plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto desarrollados como salidas del grupo de procesos de planificación, explorarán todos los aspectos del alcance, tiempo, costos, calidad, comunicación, riesgos y adquisiciones
El equipo del proyecto debe estimular la participación de todos los interesados pertinentes durante la planificación del proyecto y en el desarrollo del plan para la dirección y documentos del proyecto. Debido a que el proceso de retroalimentación y mejora no puede continuar de manera indefinida, los procedimientos establecidos por la organización dictan cuándo se termina el esfuerzo de planificación inicial. 7.2.2. descripción General de los grupos:
1.1 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto. Define la forma que planificara, ejecutara, supervisara y controlara y cerrara el proyecto.
1.2 Recopilar Requisitos. Documentar las necesidades de los interesados.
1.3 Definir el Alcance. Descripción detallada del proyecto y del producto.
1.4 Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo. Subdividir los entregables del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de dirigir.
1.5 Definir las Actividades Definir las acciones específicas a ser realizadas.
1.6 Secuenciar las Actividades. Documentar y definir las relaciones entre las actividades del proyecto.
1.7 Estimar los Recursos de las Actividades. Estimar las personas y equipos requeridos para ejecutar cada actividad.
1.8 Estimar la Duración de las Actividades. Estimar los tiempos de cada actividad con los recursos estimados.
1.9 Desarrollar el Cronograma. Definir el orden de las actividades, duración y restricciones del cronograma.
1.10 Estimar Costos. Definir la aproximación de recursos monetarios necesarios para llevar a cabo el proyecto.
1.11 Determinar el Presupuesto. Determinar los costos de las actividades para establecer la línea base de los costos.
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1.12 Planificar la Calidad. Identificar los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto.
1.13 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos. Identificar y determinar los roles y responsabilidades de cada recurso.
1.14 Planificar las Comunicaciones. Definir las necesidades de información de los interesados y como se va a abordar.
1.15 Planificar la Gestión de Riesgos. Definir las actividades de gestión de riesgos.
1.16 Identificar Riesgos. Definir los riesgos que pueden afectar el proyecto.
1.17 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos. Priorizar los riesgos para su análisis combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.
1.18 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos. Analizar numéricamente el impacto de los riesgos.
1.19 Planificar la Respuesta a los Riesgos. Desarrollo de opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas al objetivo del proyecto.
1.20 Planificar las Adquisiciones. Decisiones de compra para el proyecto.
7.3. Grupo de Proceso de ejecución. Son aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan de dirección del proyecto a fin de completar las especificaciones del mismo. Este grupo de proceso implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto de conformidad con el plan de dirección del proyecto.
Es posible que durante la ejecución del proyecto se puedan incluir cambios de la duración prevista de las actividades, cambios en la disponibilidad y en la productividad de los recursos, así como riesgos no anticipados, tales variaciones pueden afectar el plan de dirección del proyecto o los documentos del proyecto.
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resumen• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto. Ejecutar el trabajo definido en el plan de dirección del proyecto.
• realizar aseguramiento de calidad. Auditar los requisitos de calidad. • adquirir el equipo del proyecto. Conformar el equipo de trabajo.
• desarrollar el equipo del proyecto. Interacción con el equipo de trabajo.
• dirigir el equipo del proyecto. Seguimiento al desempeño del equipo de trabajo, retroalimentación.
• Distribuir la información. Dar a conocer la información relevante del proyecto a los interesados.
• Gestionar las expectativas de los interesados. Trabajo en equipo para satisfacer necesidades y validar problemas.
• Efectuar adquisiciones. Adjudicar contratos.
7.4. Grupo del proceso de seguimiento y control. Son aquellos procesos requeridos para supervisar, analizar y regular el proceso de desempeño del proyecto, identificar áreas que requieran plan de cambios. Algunos procesos que realiza este grupo son:
- Control de cambios y recomendar acciones preventivas para anticipar posibles problemas.
- Seguimiento a las actividades del proyecto comparándolas con el plan de dirección del proyecto.
Este grupo realiza seguimiento y controla la totalidad del esfuerzo del proyecto y con sto puede implementar acciones correctivas o preventivas.
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los procesos de este grupo son:
- Dar seguimiento y controlar el trabajo del proyecto. Revisar, analizar y regular el avance a fin de cumplir los objetivos.
- Realizar control integrado de cambios. Consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar y gestionar los cambios a los entregables.
- Verificar Alcance. Formalizar la aceptación de los entregables del proyecto.
- controlar el alcance. Seguimiento al estado del alcance del proyecto y del producto. - controlar el cronograma. Seguimiento al proyecto para actualizar el avance y gestionar los cambios de la línea base.
- controlar costos. Seguimiento a la situación del proyecto para actualizar el presupuesto y gestionar la línea base de costo.
- realizar control de calidad. Control de calidad a fin de evaluar el desempeño y evaluar recomendaciones y cambios necesarios.
- Informar del desempeño. Recopilar y distribuir la información sobre el desempeño y avance del proyecto.
- dar seguimiento y controlar los riesgos. Implementar planes de respuesta a los riesgos y se identifican nuevos riesgos.
- administrar las adquisiciones. Supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario.
7.5. Grupo del proceso de cierre. Está compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto. En esta fase puede ocurrir lo siguiente:
- Obtener la aceptación del cliente o patrocinador. - Realizar la revisión tras el cierre del proyecto. - Documentar las lecciones aprendidas
- Realizar las actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.
- Archivar todos los documentos relevantes del proyecto para que sean utilizados como datos históricos.
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sItIos WeB de InterÉs
asociación española de Ingeniería de Proyectos (aeIPro) es una organización sin ánimo de lucro con el objeto de constituirse como entidad para la profesionalización de la Ingeniería de Proyectos. Edita Libros, boletines y gacetillas. Idioma: Español.
http://www.aeipro.com/
Gantthead.com. Es un sitio que te pone en contacto con otros Project Managers. Encontrarás información sobre procesos, plantillas, ejemplos, foros de discusión, artículos, videos, etc. Idioma: Inglés. http://www.gantthead.com
International Project Management Association (IPMA) es una organización sin fines de lucro líder a nivel mundial que representa a 45 asociaciones nacionales de project management. Promueve activamente la disciplina del project management alrededor del mundo y provee interesantes publicaciones sobre project management. Idioma: Inglés. http://www.ipma.ch/Pages/default.aspx
Press release. (18 de 04 de 2012). Obtenido de https://www.enisa.europa.eu.
PM World today es una revista mensual on line en la que podrás encontrar noticias y artículos desarrollados por profesionales de todo el mundo. Idioma: Inglés. http:// www.pmworldtoday.net
PM Forum es un espacio internacional de intercambio de información sobre eventos, artículos, noticias, etc. que apoya el desarrollo, la cooperación internacional, la promoción y la mejora de la disciplina de gestión de proyectos. Idioma: Inglés. http:// www.pmforum.org
Project Connections. Es un sitio que desde 1999 provee plantillas, recursos, publicaciones, foros de discusión, presentación de casos de estudio para la profesión del Project Management. Idioma: Inglés. http://www.projectconnections.com
Project Management Institute: es el sitio web oficial. Allí encontrarás las publicaciones del PMI, libros, información sobre la certificación PMP y otras novedades sobre la profesión. http://www.pmi.org
Project Management Wisdom. En este sitio encontrarás publicaciones, desarrollo de temas de interés y un completo glosario. Idioma: Inglés. http://www.maxwideman. com
tenstep es una compañía multinacional de consultoría y formación en gestión de proyectos, en su web podrás ver metodologías, procedimientos, plantillas, etc. Tiene enlaces gratuitos y licenciados. Idioma: Español. http://www.tenstep.es
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GlosarIo de tÉrMInosciclo de vida: Conjunto de fases que se componen de actividades y las actividades a su vez de tareas. Cualquier ciclo de vida de proyecto suele tener como mucho cinco o seis fases. Un ejemplo clásico sería: CONCEPTO, ANÁLISIS, DISEÑO, DESARROLLO/ IMPLANTACIÓN, EJCUCIÓN y CIERRE.
Feedback: Retroalimentación. Dar tu opinión a alguien respecto a un hecho, trabajo, acción, comentario. El director de proyecto ha de proporcionar feedback a los miembros de su equipo sobre la realización de su trabajo, lo que hacen bien y en lo que han de mejorar. El feedback es muy conveniente para favorecer la motivación del equipo de proyecto.
Gap: Brecha, salto, carencia, diferencia entre un estado y otro. Lo que falta (el gap) por completar.
PM Network: Revista internacional de dirección de proyectos editada por PMI (Project Management Institute). Es de publicación mensual y la reciben únicamente los socios de PMI. Está orientada a directores de proyecto y ejecutivos.
Proceso: Conjunto de pasos a realizar que consta de entradas, herramientas y salidas para producir uno o más resultado.
Project charter: Documento de constitución del proyecto que formaliza la existencia del mismo, facilitando datos sobre el proyecto, su director de proyecto y su sponsor o patrocinador. Este documento ha de estar preferiblemente firmado por el director de proyecto y el patrocinador/a o sponsor.
Project manager: Director de proyecto. Responsable de gestionar el alcance, tiempo, coste, riesgo, calidad, recursos humanos, comunicación, aprovisionamiento e integración. Es el responsable principal del proyecto.
Producto/entregable: Resultado tangible de una tarea o conjunto de tareas, con un criterio de aceptación por el que se puede medir si está terminado o no. Debe ser tangible. En inglés se utiliza la palabra “deliverable”.
Software: Programas, aplicaciones, paquetes de aplicación.
Fase: Conjunto de actividades y tareas que tienen una fecha de inicio y otra de fin. El conjunto de fases recibe el nombre de ciclo de vida de proyecto