La autorización, registro y revisión de las operaciones relacionadas con el PAI, lo realiza una sola persona.
Criterio:
401-01 SEPARACIÓN DE FUNCIONES Y ROTACIÓN DE LABORES
Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de no detectar tales problemas, no se asignará a un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de un proceso u operación.
Causa:
Falta de personal en las diferentes áreas y unidades operativas.
Efecto:
Los responsables de algunas áreas y unidades operativas no tienen la información actualizada, debido a las múltiples funciones que realizan.
157 Conclusión:
En algunas áreas y en la mayoría de unidades operativas la autorización, registro y revisión de las operaciones relacionadas con el PAI, lo realiza una sola persona por falta de personal.
Recomendación:
A la Coordinadora Provincial:
Debe solicitar al Jefe de Recursos Humanos de la Dirección Provincial de Salud de Chimborazo personal para el banco de vacunas de algunas áreas, pues no solo una persona debe estar encargada de actividades como autorización, registro y revisión de las operaciones, ya que puede existir manipulación en los datos.
3.2 SOFTWARE INADECUADO Condición:
El software que se utiliza en el Programa Ampliado de Inmunizaciones, no cumple con todos los requerimientos para el registro de los biológicos y jeringuillas.
Criterio:
410-07 DESARROLLO Y ADQUISICIÓN DE SOFTWARE APLICATIVO
En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisición de software aplicativo se considerarán: estándares de desarrollo, de documentación y de calidad, el diseño lógico y físico de las aplicaciones, la inclusión apropiada de controles de aplicación diseñados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades de procesamiento, de modo que éste, sea exacto, completo, oportuno, aprobado y auditable. Se considerarán mecanismos de autorización, integridad de la información, control de acceso, respaldos, diseño e implementación de pistas de auditoría y requerimientos de seguridad.
En caso de adquisición de programas de computación (paquetes de software) se preverán tanto en el proceso de compra como en los contratos respectivos, mecanismos que aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la entidad. Elaboración de manuales técnicos, de instalación y configuración; así como de usuario, los cuales serán difundidos, publicados y actualizados de forma permanente.
158 Causa:
El Ministerio de Salud Pública es el encargado de facilitar el programa informático que se utiliza en el PAI a nivel nacional, por lo cual la provincia debe aplicar el mismo.
Efecto:
La Coordinadora Provincial del PAI, los responsables de las áreas y unidades operativas no cuentan con la información necesaria y suficiente para la toma de decisiones, ya que la información que presenta el programa informático no es confiable, debido a que cualquier persona puede acceder y manipular los datos.
Conclusión:
El PAI no cuenta con un software adecuado, pues permite el ingreso de cualquier tipo de datos sin darnos a conocer la existencia de errores, además la información que presenta el programa informático no es confiable en su totalidad, debido a que en ocasiones se daña, evitando así su uso apropiado. Cabe mencionar que el sistema está diseñado en EXCEL, y por ende no cuenta con claves de acceso, ni es respaldada por los usuarios que lo manejan.
Recomendación:
A la Coordinadora Provincial:
Debe solicitar el cambio del programa informático a un software que facilite al personal el registro de los movimientos de biológicos y jeringuillas, el mismo debe respaldar la información de manera automática, para que de esta manera contribuya a la toma de decisiones, además debe contar con claves de acceso y detallar las modificaciones que se realicen.
4.
SUPERVISIÓN
4.1 INCUMPLIMIENTO DE SUPERVISIONES PROGRAMADAS Condición:
Las responsables del PAI tienen establecidos las supervisiones que van a realizar durante el año, pero las mismas no se logran en su totalidad.
159 Criterio:
401-03 SUPERVISIÓN
La supervisión de los procesos se los realizará constantemente para asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las políticas, regulaciones y procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurídico; comprobar la calidad de sus productos y servicios, y el cumplimiento de los objetivos de la institución.
Permitirá además, determinar oportunamente si las acciones existentes son las apropiadas o no y proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad.
Causa:
Las responsables del PAI tienen a su cargo otras actividades diferentes a las del programa, por lo cual no tienen el tiempo suficiente para cumplir con las supervisiones establecidas para el año.
Efecto:
No todas las medidas correctivas se aplican a tiempo.
Conclusión:
Las responsables del PAI tienen establecidas las supervisiones que se van a realizar durante el año, las mismas que no se han alcanzado en su totalidad debido a la falta de tiempo, esto ocasiona que los responsables desconozcan si las áreas, unidades operativas y puestos de salud cumplen de manera eficiente las funciones que les corresponde, por ende las medidas correctivas no se aplican a tiempo.
Recomendación:
A la Coordinadora Provincial, las responsables de las Áreas:
Cumplir el número de supervisiones establecidas y en las fechas programadas en el Plan Operativo Anual (POA), posteriormente elaborar y enviar los informes a la máxima autoridad para que la misma tome las medidas necesarias.
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