Programa Mundial de Alimentos Vía Cesare Guilio Viola, 68/70
00148 Roma Italia
Jefe, Sucursal de Compras y Contratos División de Servicios de Administración
Tel: (39-06) 6513 2365 Fax: (39-06) 6513 2807
Director
División de Transporte y Logística Tel: (39-06) 6513 2414 Fax: (39-06) 6513 2803/2843
INTRODUCCION
El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas empezó operaciones en 1963 y es hoy la organización internacional más grande de ayuda alimenticia en el mundo. En 1998, el 70% de toda la ayuda alimenticia fue administrada por el PMA. La organización se dedica a erradicar la hambruna y la pobreza, y sobre todo, de asegurar la seguridad de comida y el acceso de todos, en cualquier momento, a una vida activa y sana.
La misión del PMA consiste en tres objetivos principales, cada uno reflejando un distinto grupo de beneficiarios:
§ Alimentos para EL TRABAJO, para promover la autosuficiencia de las personas y las comunidades pobres a través de proyectos de desarrollo. Se da prioridad a proyectos de infraestructura que promuevan la prevención de desastres, preparación para emergencias y la mitigación/rehabilitación después de los desastres.
§ Alimentos para EL CRECIMIENTO, para asistir a las personas más vulnerables – bebés, niños en colegio, mujeres embarazadas y ancianos - en los tiempos más críticos de su vida. En esta manera, el PMA utiliza la ayuda alimenticia como una medida preventiva y así asegura la seguridad de comida para estos y las futuras generaciones; y
§ Alimentos para LA VIDA, para sostener a víctimas de desastres naturales, como los terremotos, inundaciones, sequías, guerras civiles y disturbios políticos.
En 1998, el PMA apoyó 102 operaciones de ayuda y 125 actividades de desarrollo, principalmente en Asia y Africa al sur del Sahara. Se presto asistencia a unos 74.8 millones de personas (el número más elevado de beneficiarios en un solo año). Unos 18.4 millones de personas a través de proyectos de desarrollo; 16.3 millones de personas refugiadas o desplazadas en el interior, y 40.1 millones de víctimas de desastres naturales. Una gran parte de las actividades son implementadas directamente a través de personal localizado en los 80 países. Sin embargo, la organización trabaja en estrecha colaboración con gobiernos, organizaciones no-gubernamentales (ONG) y otras agencias de la ONU.
ADQUISICIONES EN EL PMA
El objetivo principal de las adquisiciones del PMA es el de asegurar que los artículos apropiados se compran y entregan a los beneficiarios y al personal del PMA de manera oportuna y rentable. Consecuentemente, los criterios principales de las compras del PMA se hacen con base en la competitividad, rentabilidad total, eficiencia y entrega oportuna. Existen tres categorías principales de actividades de compras: alimentos, no alimentos incluyendo contratos y servicios de transporte. En la Sede del PMA, la División de Compras y Contratos es responsable de las compras de alimentos y no alimentos y la División de Transporte y Logística es responsable de
contratar los servicios de transporte terrestre, marítimo y aéreo. Las Oficinas de Campo también tienen una autoridad sustancial de adquisiciones.
El PMA está implementando, al momento, el nuevo software ERP para reemplazar sus sistemas “Legacy”, este será operacional en la Sede en el año 2000 y será ampliado por fases a las Oficinas de Campo. Las compras son una parte integral de este ejercicio. Los beneficios esperados del nuevo sistema son una mayor integración financiera y operativa con las adquisiciones, un mejor manejo de los vendedores y los artículos, y una mayor visibilidad, dentro de la organización, de la cadena completa de suministros.
DIVISION DE COMPRAS Y CONTRATOS
La División de Compras y Contratos, ubicada en la División de Servicios de Administración, es responsable de las compras de artículos alimenticios y no alimenticios, incluyendo servicios. El volumen total de compras en 1998 totalizo unos 275 millones US$.
UNIDAD DE COMPRAS ALIMENTICIAS
La Ayuda Alimenticia, adquirida principalmente a través de donaciones de los Estados Miembros, constituye un elemento principal de la asistencia del PMA. Las compras de Alimentos sumaron 247.3 millones US$, sin embargo, fueron el 42% de los 2.825 millones de toneladas manejadas por la organización en 1998. La Tabla No. 1 a continuación, enumera los principales artículos alimenticios comprados, 60% de los cuales fueron comprados en los países en desarrollo. Los Articulos Alimenticios son comprados internacionalmente por la Unidad de Compras Alimenticias y localmente/regionalmente por el personal de compras en el campo. Solo se solicitan ofertas de proveedores en la lista corta para requiremientos específicos y financiados. Normalmente, se permite a los proveedores de tres a cuatro días para preparar sus ofertas y se requiere una validez de 48 horas. Las recomendaciones de las adquisiciones de las Oficinas de Campo son autorizadas por la Sede, donde se examinan los resultados de las licitaciones locales. Todas las compras mayores de 100.000 US$ son examinadas trimestralmente por un comité principal directivo, llamado el Comité de Contratos, Transporte y Seguro.
Las compras internacionales se hacen con frecuencia en términos FOB. Sin embargo, se requiere que los proveedores ofrezcan precios basados en términos FOB y CFR, puesto que la evaluación se basa en el costo final de entrega. El PMA tiene su propio servicio de transporte, que opera con contrapartes comerciales para establecer la manera más economica de transportar los artículos. Normalmente, las compras locales se hacen en términos DDU. El pago se efectúa dentro de cuatro días hábiles después de presentar los documentos para las compras internacionales y contra entrega para las compras locales.
GRUPO DE CONTRATOS Y ACUERDOS DE COMPRAS
El Grupo de Contratos y Acuerdos de Compras es responsable de las compras de artículos no alimenticios y de servicios. En 1998, las compras no alimenticias en la Sede alcanzó 27.2 millones US$, de los cuáles menos de la mitad fue en servicios. Las compras mayores no alimenticias están indicadas a continuación en la Tabla No .2. Los servicios principales contratados fueron el desarrollo de software, relacionado con la implementación del nuevo sistema ERP, tráfico de telecomunicaciones, recaudación de fondos, relaciones públicas y entrenamiento.
El proceso competitivo para estas compras, es similar al mencionado anteriormente para los alimentos, con la excepción de que los proveedores tienen que mantener sus ofertas por 30 días. Compras que exceden 100.000 US$ están sujetas a la aprobación previa del Comité de Contratos y Compras, un órgano conformado por directivos de la Sede. Normalmente, las compras no alimenticias se realizan basadas en términos DDU, ya sean entregadas en la Sede o compradas localmente por una Oficina de Campo. Las compras Internacionales ya sean transportadas a, o efectuadas por la Oficina de Campo se realizan en términos CIP ó CIF. El pago de compras no alimenticias, se efectúa normalmente dentro de 30 días al presentar los documentos o pago contra entrega dependiendo de los términos de entrega del contrato.
Como parte de la estrategia del PMA, de racionalizar la compra frecuente de artículos no alimenticios y reducir plazos de entrega, el Grupo de Contratos y Acuerdos de Compras procura establecer acuerdos marco a largo plazo, conocidos como Acuerdos de Compras Amplias (BPAs). No obstante, que los acuerdos son establecidos en Roma, los usuarios principales son los Oficinas de Campo, que ponen sus ordenes de compra directamente a los proveedores. Actualmente, los BPA’s establecidos son por equipos de telecomunicaciones, combustible, papelería de oficina y un número de servicios requeridos en la Sede. Los requisitos de la organización están bajo revisión y se espera quese realicen varios nuevos acuerdos en 1999. DIVISION DE TRANSPORTE Y LOGISTICA
La División de Transporte y Logística (OTL) es responsable del transporte marítimo, terrestre y aéreo y de los seguros relacionados a los productos alimenticios y no alimenticios. La División está organizada en cuatro unidades, tres de las cuáles están dedicadas activamente a compras. SERVICIO DE TRANSPORTE MARÍTIMO
El Servicio de Transporte Marítimo (OTS) es el órgano de contratación de fletes y transporte marítimo del PMA. Su papel es el de planificar e implementar, los arreglos del transporte marítimo para los embarques del Programa de Ayuda Alimenticia y coordinar y programar todas las entregas de carga previstas. Adquiriendo servicios de transporte marítimo de carga que puede variar de tamaño desde paquetes pequeños hasta 50.000 toneladas o más de ayuda alimenticia. OTS publica al Mercado, los requisitos del Programa a través de un panel de agentes marítimos, esto asegura que haya igual oportunidad para todas las empresas de transporte, independientemente del origen de la carga o de su financiación. Los contratos que se derivan del proceso, ya sean en buque o chárter estan basados en el WFP Charter Party “WORLDFOOD” o en el conocimiento de embarque en buque no negociable. Ambos estan aprobados por BIMCO (Consejo Marítimo Báltico e Internacional) del cual PMA es miembro asociado.
SERVICIO LOGISTICO
El Servicio Logístico (OTL) generalmente toma responsabilidad de la carga cuando el transporte maritimo se ha terminado. La función del OTL es la de planificar, establecer y coordinar la implementación de todos los transportes terrestres, (incluyendo el aéreo), y la operación logística y actividades en cooperación con la Oficina de Campo.
OTL es responsable de adjudicar los contratos de transporte terrestre en países sin litoral. Se mantienen listas cortas de transportadores que han mostrado su capacidad de cumplir con varios requisitos fundamentales del Programa.
Todos los Contratos se expiden después de enviar una “Solicitud de Oferta” RfO a las empresas en la lista corta. Para transportes de menos de 2.000 toneladas, se expide el RfO para identificar un agente de flete y de aduana para el país indicado. El agente será nombrado por un tiempo definido. Para transportes mayores de 2.000 toneladas, serán contratados a través de un RfO específico enviado en cada ocasión a compañías de la lista corta. Todas las listas cortas son revisadas y evaluadas periódicamente.
DIVISIÓN DE SEGUROS Y JURÍDICA
La División de Seguros y Jurídica (OTI) establece y administra pólizas de seguro para los artículos y la propiedad del PMA, al igual que varias pólizas de seguro no relacionadas con transportes. OTI también mantiene una red de inspectores independientes para controlar los artículos del PMA en etapas críticas.
Los diferentes tipos de cobertura estan determinados con base en ofertas recibidas a través de destacados corredores internacionales. Periódicamente, se revisa y actualiza el panel , pero está conformado por corredores con oficinas en una gran parte de los países para alcanzar la mayoria de mercados como sea posible. Actualmente, OTI cubre las pérdidas de los artículos del PMA a través de un plan de seguro obligatorio, reasegurando pérdidas excesivas y los gastos promedio en el mercado abierto. Otros tipos de coberturas mas especializadas incluyen pólizas de las responsabilidades del PMA como chárter de buques marítimos, aeronaves, efectivo en
tránsito, responsabilidades de terceros relacionadas con propiedades y vehículos a nivel mundial y seguros para el personal en zonas peligrosas.
ADQUISICIONES DE LAS OFICINAS DE CAMPO
El PMA tiene siete oficinas regionales de compras localizadas en las zonas mayores de operaciones. Estas oficinas son resposables de orientar y coordinar todas las compras dentro de sus propias regiones. Actualmente las oficinas estan ubicadas en Angola, Burkina Faso, India, Costa de Marfil, Kenya, Uganda y Zimbabwe. Sin embargo, todas las Oficinas de Campo del PMA, se benefician de un alto nivel de autoridad delegada, que asegura una respuesta inmediata y eficiente a las necesidades locales.
Las Oficinas de Campo del PMA tienen autorización en circunstancias excepcionales de hacer compras locales de alimentos hasta 100.000 US$, para permitir al Director del País satisfacer las necesidades de emergencia, del mercado local. Desde 1994, las Oficinas de Campo tienen autorización de comprar artículos no alimenticios hasta 100.000 US$, sin recurrir a la Sede. Los acuerdos internos de transporte, del puerto o desde el punto donde el transporte terrestre termina, en el caso de países sin litoral, son delegados completamente a las Oficinas de Campo. Se seleccionan los contratistas como mencionado anteriormente.
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO
Es la práctica del PMA de extender la competición geográfica lo más ampliamente posible. El PMA forma parte de la Base de Datos Común del Sistema de las Naciones Unidas para Proveedores, con base en Oslo, que actúa como registro único de trece Organizaciones de la Naciones Unidas. El PMA anima a los nuevos proveedores de productos y servicios de interés actual de someter su aplicación para registrarse directamente en la oficina de UNCSD en el número de fax: (+47) 2224 6281, o completando el formulario de aplicación en línea en la siguiente dirección de Internet: http://www.uncsd.org. Por otra parte, pueden contactar la División de Compras y Contratos en los números indicados anteriormente.
Debido a la naturaleza especializada de los mercados y los criterios de calificación del PMA, los proveedores interesados de alimentos, transporte y servicios relacionados deben contactar directamente a la unidad o servicio en cuestión.
POLITICA DEL PMA DEL MEDIO AMBIENTE
La degradación ambiental contribuye a la inseguridad alimenticia debilitando la base natural de recursos de la cual dependen comunidades rurales para su sustento. En 1998, el PMA adoptó una política para asegurar que los aspectos ambientales son sistemáticamente considerados en el diseño e implementación de programas. Dos de estas iniciativas afectan directamente las actividades de compras. Las implicaciones de energía y del medio ambiente de la canasta alimenticia suministrada por el PMA, son tomadas en cuenta durante las etapas de planeación de programas y de compras. El PMA también asegura, que se aplican procedimientos sólidos de compras, almacenamiento, uso y eliminación con respecto a químicos peligrosos, tales como pesticidas y fumigantes, que son necesarios para sus operaciones.
TABLA 1: PRODUCTOS ALIMENTICIOS
PRODUCTO CANTIDAD (EN TONELADAS) TOTAL (EN US$)
Trigo 386.700 46.847.500 Maíz 185.900 31.037.500 Harina de Trigo 126.200 18.959.900 Arroz 114.600 28.204.000 Comida Mixta 71.900 24.510.700 Frijoles 67.600 23.163.500 Comida de Maíz 63.600 13.246.000 Sorgo 44.300 6.880.000 Aceites Vegetales 30.100 20.809.000 Azúcar 22.000 4.929.000