Se realizo una entrevista al Oficial Tesorero del Cuartel General de la III División de Ejército, tocando aspectos relevantes del área de Tesorería, y frente al cuestionario confeccionado para tal entrevista se obtuvieron las siguientes respuestas. Asimismo se realizo un cuestionario con las mismas preguntas a los Tesoreros de otras Unidades (UU) y Grandes Unidades (GGUU) que forman parte de la III División de Ejército, enfocando dichas interrogantes al objetivo general y a los objetivos específicos. Es así que, las Unidades cuyos tesoreros fueron consultados fueron las siguientes.
Batallón de Infantería de Reserva N° 302 3ª Brigada de Caballería
3ª Brigada Blindada 4ª Brigada de Montaña 5ª Brigada de Montaña 6ª Brigada Blindada
Compañía de Ingeniería Anfibia N° 113 Agrupamiento Antitanque N° 3
Destacamento Pomata
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1 ¿Se remite a la Oficina de Economía del Ejército, la copia del Registro de Retenciones del 3% dentro del plazo establecido?
Si se remiten las copias de los registros de retenciones dentro de los plazos establecidos.
2 ¿Se formula la conciliación bancaria mensual, esta actualizada?
La conciliación bancaria de las cuentas corrientes y el libro bancos es realizada de manera mensual, y se encuentra actualizada, Antes el pago se realizaba mediante cheque pero ahora es mediante el CCI-SIAF por lo que no existen cheques pendientes y los proveedores monitorean los depósitos en su cuenta directamente
3 ¿El Proceso de Adquisición de artículos (compra, recepción, almacenaje y distribución); así como la formulación de los documentos sustentatorios son formulados por la sección de contrataciones?
Las adquisiciones son llevadas a cabo por el departamento de logística, la sección tesorería se encarga del pago, al momento de contar con la documentación sustentatoria de dichas adquisiciones.
4 ¿La Sección Tesorería a formulado las Directivas sobre los procedimientos para las firmas de planillas de Remuneraciones, Combustible y otros beneficios?
La sección Tesorería ha formulado directivas referentes a los procedimientos de apertura de cuentas corrientes, cartas fianzas, rendiciones de cuentas entre otros, mas no de combustible.
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5 ¿Se ha considerado en el Estado de Relevo de la U/O la documentación de los libros, registros y documentación contable; así como; las rendiciones de cuenta que tienen bajo su responsabilidad el Oficial Tesorero saliente y entrante?
El relevo en el área de tesorería se efectúa entre el Oficial Tesorero saliente y el Oficial Tesorero entrante, y de todo de lo que se tiene responsabilidad como tal.
6 ¿Los conceptos no aplicados por Propinas son revertidos a la Oficina de Economía del Ejército dentro del plazo establecido de veinticuatro (24) horas de la recepción de los fondos y se cuentan con las relaciones nominales por cada mes?
Actualmente la Oficina de Economía del Ejército deposita o realiza el pago directamente en las cuentas individuales del personal de tropa del servicio militar voluntario, por lo que ese plazo no es más competencia del área.
7 ¿Se paga el concepto de propinas al personal de tropa mediante el Sistema de tarjetas MULTIRED?
El personal de tropa recibe su propina mediante estas tarjetas, las cuales son gestionadas por el SIPE (Sistema de Personal del Ejército), inmediatamente se incorporan a la institución.
8 ¿Las Planillas de pagos de Sueldos, Pasajes, viáticos, Reintegro de Rancho y Propinas son firmados por los beneficiarios y cuentan con la huella digital correspondiente, se formulan las respectivas actas de pago de propinas, se cuenta con el Registro de firmas del personal de tropa de todas las Unidades?
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Se realizan las actas de pago y cuentan con las firmas de los beneficiarios, pero no se cuenta con un registro de firmas del personal de tropa de las unidades pues eso es manejado por el Oficial de Personal de cada Unidad.
9 ¿El puesto de Oficial Tesorero es desempeñado por un Oficial y cumple con sus funciones asignadas?
El puesto de Tesorero es desempeñado por un Oficial del Ejército, del Servicio de Intendencia y del grado de Coronel, por lo que cumple con las funciones asignadas.
10 ¿El pago de propinas es realizado por el Oficial Tesorero de la U/O o es delegada su responsabilidad a Oficiales de las Unidades?
El pago de propinas es realizado directamente en las cuentas corrientes de las clases y soldados, el Oficial Tesorero de las Unidades hace una planilla de pago por la propina, verificando que hayan sido efectivamente depositados. Se realiza un acta de constatación durante los 07 días después de haber pagado.
11 ¿Se adjuntan en las Rendiciones de Cuentas el Acta de adjudicación por cada Proceso de Selección efectuado?
Se adjuntan las actas de adjudicación, lo que consta en el inventario de rendición de cuentas de cada rendición de cuentas
12 ¿El legajo de Normas y Directivas se encuentran actualizados y depurados?
El legajo de normas se encuentra a cargo del administrativo y mesa de partes del área, se encuentran actualizadas al mes de enero de cada año.
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13 ¿El Manual de Procedimientos de la Sección Tesorería se encuentra actualizado?
El manual de procedimientos del área de Tesorería se encuentra actualizado al mes de enero de cada año.
14 ¿El MOF de la Sección Tesorería se encuentra actualizado. La organización adoptada es la más adecuada y el personal conoce sus funciones?
El manual de organización y funciones del área de Tesorería se encuentra actualizado al mes de enero de cada año.
15 ¿La sección Tesorería dispone de los Manuales, Reglamentos, Normas Administrativas, etc?
El administrativo y mesa de partes se encarga de tener los manuales, reglamentos y normas actualizadas, además cada sub-negociado se encarga individualmente de tener un legajo de normas de su competencia.
16 ¿Las rendiciones de cuentas de los presupuestos de Recursos Ordinarios y de Recursos Directamente Recaudados, se remiten a la Oficina de Economía del Ejército, dentro de los plazos establecidos (30 días de la recepción de los fondos). Las mismas no adolecen de errores, no les faltan firmas, no faltan documentos sustentatorios?
Las rendiciones de cuentas de los presupuestos mencionados RO y RDR, son enviados dentro de los plazos, si no se remiten dentro de los plazos son por motivos ajenos al área de tesorería, pues se trabaja en coordinación con otros departamentos. No adolecen de errores en cuanto a documentación sustentatoria, y se procura que no falten firmas.
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17 ¿Los Comprobantes de Pago, cuentan con la documentación sustentatoria correspondiente (Documentos fuentes)?
Sí, dichos documentos se revisan detenidamente a fin de que la documentación sustentatoria se encuentre en regla.
18 ¿Se vienen rindiendo cuentas a la Oficina de Economía del Ejército, los fondos ejecutados en forma fraccionada y no por Resoluciones Administrativas recibidas?
Las rendiciones de cuentas se realizan en función de las Resoluciones Administrativas recibidas. Si existen reversiones se da cuenta mediante oficio indicando la RA y Registro SIAF_SP.
19 ¿Se adjuntan a las Órdenes de Servicio el Acta de Constatación de los trabajos realizados?
Si, pues se consideran dentro de la documentación necesaria para la formulación de las rendiciones de cuenta.
20 ¿Se dispone de las copias de los contratos de los Procesos de Selección para conocer y verificar las cláusulas sobre la garantía de fiel cumplimiento, formas de pago, cancelación, etc.?
Se dispone de dichas copias en el departamento de Tesorería, dichos contratos son remitidos cuando son requeridos como sustento de rendición de cuentas.
21 ¿Se consideran en las Actas de Arqueo de Caja, el importe correspondiente a las Cartas Fianza?
Las cartas fianza son consideradas en los Arqueos de caja, como valores custodiados.
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22 ¿Las planillas de pago por diferentes conceptos de las rendiciones de cuentas han sido firmadas por los interesados?
Durante el proceso de elaboración de las rendiciones de cuentas se verifica que las planillas de pago hayan sido firmadas por los interesados, asimismo las declaraciones juradas.
23 ¿La sección Tesorería ha formulado el Plan de Trabajo Anual?
La sección Tesorería formula un Plan Anual de Trabajo, el cual se realiza a principios de cada año.
24 ¿Se da cumplimiento al Calendario de Remisión de Documentos de la Sección Tesorería?
La sección Tesorería posee un calendario de remisión de documentos y además posee plazos para enviar su documentación por lo que cumple con ambos. Por ejemplo el registro de Cartas Fianza Actualizada los 05 de cada mes y la remisión de la Situación de las RC a Inspectoría.
25 El Oficial Tesorero, tiene en custodia las Cartas Fianzas y estos tienen la conformidad de la entidad bancaria emisora?
El Oficial Tesorero tiene en custodia las Cartas Fianzas, y están aseguradas en un mueble con seguridad, a falta de una caja fuerte.
De las respuestas de los tesoreros de las otras Grandes Unidades y Unidades se tabularon los siguientes datos, considerando que 4 de estas 11 (10 listadas mas el Cuartel General) son unidades operativas que manejan una tesorería de control de fondos recepcionados. Las unidades netamente operativas son:
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Batallón de Infantería de Reserva N° 302 Compañía de Ingeniería Anfibia N° 113 Agrupamiento Antitanque N° 3
Destacamento Pomata
Estas son unidades operativas que cuentan con una tesorería cuya función es de control, por estar estructurado así dentro del cuadro orgánico de dichas unidades, pues además son unidades tipo Batallón y tipo Compañía.