Hallazgo No. 1
Archivo inadecuado de Documentación de Respaldo
Condición
Observamos que los documentos que respaldan las operaciones Administrativas y Financieras del Ministerio de Salud, son archivados sin seguir un orden que permita su fácil acceso, pronta localización y resguardo de los mismos.
Criterio
Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, relativa a la Norma Específica Documentación de Respaldo, establecen que la documentación que respalda las operaciones, especialmente los comprobantes de contabilidad y sus soportes, serán archivados siguiendo un orden lógico y de fácil acceso y deberán conservarse durante el tiempo que determina la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
La aplicación de procedimientos adecuados para el manejo de los archivos permite la ubicación rápida de la documentación. Para tal fin se adoptarán medidas que permitan salvaguardarla y protegerla contra incendios, robo o cualquier otro riesgo.
Causa
De acuerdo a la complejidad propia del Ministerio de Salud, de atender todo el territorio nacional que implica la atención de (53) unidades de salud, el archivo para los Comprobantes Únicos Contables que se registran a través del SIGFA, se realiza por analista lo que permite la ubicación mas rápida de los mismos, no así para el caso de los cheques bancarios que se realiza en orden cronológico.
Efecto
Esta situación podría ocasionar el extravío o pérdida de los documentos que soportan las operaciones financieras y contables de la Administración del Ministerio de Salud, asimismo dificulta la localización de los mismos.
Comentarios de la Administración
De acuerdo a la complejidad propia del Ministerio de Salud, de atender todo el territorio nacional, que implica la atención de (53) unidades de salud, el archivo para los Comprobantes Únicos Contables que se registran a través del SIGFA, se realiza por analista lo que permite la ubicación mas rápida de los mismos, no así para el caso de los cheques bancarios que se realiza en orden cronológico.
Adjunto normativa de procedimientos a seguir para el archivo de los documentos tramitados vía CUC, ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el cual es competencia del responsable de archivo Central, Sr. Domingo Mendoza, el cual deberá dar seguimiento para su cumplimiento. Recomendación
Recomendamos a la Ministra de Salud, gire instrucciones para diseñar e implementar la guía para el manejo de la documentación que respalda las operaciones financieras, administrativas y contables, especialmente los comprobantes únicos contables, así como los comprobantes de pagos directos, sus soportes, y correspondencias concernientes al giro del Ministerio, donaciones, hermanamientos, etc., con el objetivo de que la documentación soporte sea archivada adecuadamente, siguiendo un orden lógico, así como salvaguardar dicha documentación y protegerla contra incendios, robos y cualquier otro riesgo que pueda surgir en los lugares donde se resguardan los documentos del Ministerio de Salud.
Hallazgo No. 2
Plan de Entrenamiento y Programa de Capacitación para el Personal de Presupuesto.
Condición
El Ministerio de Salud (MINSA), no tiene establecido un Plan y/o Programa de Capacitación para el personal que labora en el Área de Presupuesto.
Criterio
Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público establecen que deberán promoverse constante y progresivamente la capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de los funcionarios y empleados en todos los niveles, en función de las áreas de especialización y del cargo que ocupan.
La capacidad y el entrenamiento de los funcionarios y empleados puede ser impartida en cada Entidad u Organismo por medio de instructores especializados en la materia, en Instituciones creadas para tal fin y en Universidades existentes en el país o en el exterior.
En la selección del personal a capacitar se considerará lo siguiente: a. Objetivos de la Entidad u Organismos;
b. Necesidades de capacitación;
c. Perspectivas de la aplicación del nuevo conocimiento en el desempeño de sus funciones; d. Que la persona que se seleccione no haya participado en curso o seminarios similares. Causa
En estos momentos no se cuenta con planes de capacitación a nivel institucional por carecer de Recursos Financieros, y además no existe una política institucional dirigida a la capacitación del personal.
Efecto
Al carecer de políticas de capacitación, no se cuenta con una estrategia de entrenamiento para el personal de presupuesto y las necesidades de capacitación del mismo de acuerdo con el actuar del Ministerio de Salud en esta área.
Comentarios de la Administración
Existe una capacitación a nivel del MINSA, con el ente rector MHCP a través de la DGTEC (Dirección General de Tecnología del MHCP), en lo relativo al SIGFA (SIEP, SIUE y SIGFA FOR).
Sin embargo a nivel del MINSA, se dan capacitaciones sobre Normas de Control Interno, en conjunto con el órgano de control CGR y MHCP, en cuanto a las Normas de Ejecución del Gasto Presupuestario a Nivel de las Unidades de Salud del MINSA.
En estos momentos no se cuenta con planes de capacitación a Nivel Institucional por carecer de Recursos Financieros, sin embargo a través de la Oficina de Docencia de RRHH, se esta solicitando a INATEC, dirigir las capacitaciones que ofrecen de acuerdo a la necesidad de la Institución, a fin de hacer uso de este beneficio de gran importancia para los trabajadores del MINSA.
Recomendación
Recomendamos a la Ministra de Salud gire instrucciones que en la medida en que se obtengan recursos económicos, diseñar e implementar políticas de capacitación y de reproducción de los cursos recibidos por el personal de presupuesto, con el objetivo de que este se desarrolle de manera eficiente en sus cargos y tengan pleno conocimiento de las funciones que desempeñan.
Hallazgo No. 3
Plan de Rotación del Personal Condición
En nuestra revisión comprobamos que la Administración del Ministerio de Salud (MINSA), no cuenta con un Plan de Rotación del Personal que labora en área de nominas.
Criterio
Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público establecen la forma sistemática la rotación del personal relacionado con la administración, custodia y registro de recursos materiales y financieros.
La rotación de personal disminuye el riesgo de errores de eficiencia administrativa y evitará adiestrar constantemente a nuevo personal. La rotación se efectuará entre el personal con funciones afines o similares con lo cual estarán capacitadas para cumplir diferentes labores en forma eficiente.
Causa
En períodos anteriores la administración no ha atendido debidamente el cumplimiento de esta norma.
Efecto
Esta situación esta ocasionando que el personal a cargo se vuelva indispensable, lo que pone en riesgos el manejo de las transacciones y operaciones.
Comentario de la Administración
Actualmente la Dirección de Recursos Humanos esta abocada a la reasignación de funciones de todo el personal de nominas a fin de que brinden una mejor atención a las demandas de los trabajadores.
Recomendación
Es necesario que la administradora de recursos humanos del Ministerio de Salud elabore los planes de rotación de los cargos estratégicos a fin de hacer más dinámico y eficiente el manejo de cualquier función en el área de nominas. El beneficio de esta práctica ayudará en gran manera a disminuir riesgos y errores de eficiencia, así mismo que el Ministerio cuente con personal entrenado en todos los puestos claves.
II. INGRESOS
Ausencia de Póliza de Fidelidad
Hallazgo No. 1
Condición
No existe póliza para la protección de los recursos públicos (cajeras y colectores), y de las personas que son firmas libradoras de cheques.
Criterio
Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público relativas a las Normas del Activo, manejo de cuentas bancarias establecen que todas las personas responsables del manejo de efectivo, así como las que firman cheques deberán estar debidamente afianzadas, para ello la Entidad deberá adquirir una póliza de fidelidad.
Causa
Esta situación no se cumple por falta de recursos económicos en el Ministerio de Salud. Efecto
Esta situación puede conducir a lo no recuperación del efectivo en caso de pérdidas o sustracción del mismo.
Comentarios de la Administración
No contamos como Ministerio de Salud, con los Recursos Financieros para solventar esta debilidad.
Recomendación
La administración del Ministerio de Salud debe considerar en el presupuesto del siguiente período la adquisición de la póliza de fidelidad para los empleados que participan en cobros y manejo de efectivo y valores, a fin de minimizar pérdidas en casos de perjuicio y daños en contra del Ministerio.
III. EGRESOS
Debilidades en Prueba de Egresos
Hallazgo No. 2
Condición
Durante el transcurso de nuestra revisión a los comprobantes únicos contables, comprobamos que algunos (CUC) presentaban algunas debilidades de control interno, los que se describen a continuación:
• Algunos Comprobantes Únicos Contables no contienen la debida documentación soporte. • Algunos Comprobantes Únicos Contables sin las firmas requeridas.
Criterio
Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público relativas a los Desembolsos con Cheques, establecen que antes de ser pagadas las facturas o recibos correspondientes deberán estar revisados y aprobado su pago así como las firmas de las personas que autorizan y firman los cheques, además la documentación que sirve de soporte deberá cancelarse al momento de elaborar el cheque a fin de evitar duplicidad en su pago, con un sello que contenga la leyenda de “ Cancelado, Fecha, Número de Cheque y Banco”. También indican que todo documento prenumerado que se anule por cualquier causa deberá marcarse con el sello con la leyenda “ANULADO” en el caso de los cheques debe mutilarse el espacio de las firmas autorizadas. Las Normas sobre documentación de respaldo establecen que todas las operaciones financieras o administrativas deben de tener la suficiente documentación que la respalde y justifique y estar disponible para su verificación y control; y que todos los documentos procesados serán invalidados para impedir una nueva utilización de los mismos.
Causa
Esta situación se debe a que las unidades ejecutoras del Ministerio de Salud, resguardan los documentos soportes en cada unidad y solo envían las actas de resguardo de los mismos.
Efecto
Esta situación puede ocasionar irregularidades en el manejo de los documentos y soportes no invalidados, así como la sustracción o pérdida de documentos, los que pueden ser pagados nuevamente al no estar debidamente autorizados por los funcionarios competentes.
Comentarios de la Administración
En vista de que los CUC, son tramitados directamente por la contabilidad ante el MHCP, a través de cheques fiscales entregados por el MHCP, a la Tesorería del MINSA, estos son pagados por la caja, soportando con un egreso de caja, que posteriormente se envía a la contabilidad en informes de egreso, a su vez el CUC es archivado por el analista para su remisión a archivo central. Sin embargo en los cheques bancarios su proceso difiere en cuanto a que, una vez que la tesorería tramita el cheque, envía a la caja para su correspondiente pago y procede a cumplir con la norma de control interno en cuanto a los desembolsos con cheques.
Recomendación
Con el propósito de fortalecer el control interno, se hace necesario que la administración financiera, oriente una vez que se remita el cheque pagado a su beneficiario, ésta proceda a invalidar toda la documentación soporte adjunto al comprobante de pago, con el sello que contenga la leyenda “Cancelado”, incorporando en el mismo fecha, número de cheque y banco. Asimismo comprobar que éstos estén debidamente firmados por los funcionarios competentes.
Managua, 31 de Marzo de 2007 Señora
Ministra de Salud
Doctora Juana Maritza Cuan Machado Su Despacho.
Estimada Doctora Cuan Machado
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LEYES, NORMAS Y REGULACIONES APLICABLES
Hemos efectuado la Auditoría al Estado de Ejecución Presupuestaria efectuada por el Ministerio de Salud, durante el período del 1 de Enero al 31 de Diciembre del año 2005, y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha 31 de Marzo de 2007.
Nuestra auditoría se practicó de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental de Nicaragua (NAGUN) emitidas por la Contraloría General de la República. Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener una seguridad razonable acerca de si el Estado de Ejecución Presupuestaria está libre de errores importantes. El cumplimiento de las Leyes, Normas y Regulaciones Aplicables al Ministerio de Salud es responsabilidad de la máxima autoridad.
Como parte de obtener seguridad razonable acerca de si el Estado de Ejecución Presupuestaria presentado por el Ministerio de Salud esta libre de errores importantes, efectuamos pruebas de cumplimiento de las Leyes, Normas y Regulaciones que le son aplicables al Ministerio de Salud (ver Anexo) Sin embargo, el objetivo de nuestra auditoría al Estado de Ejecución Presupuestaria efectuada por el Ministerio de Salud no fue emitir una opinión sobre el cumplimiento general de las Leyes, Normas y regulaciones aplicables por lo tanto no expresamos tal opinión.
Los resultados de nuestras pruebas revelaron que por las transacciones examinadas el Ministerio cumplió, en todos los aspectos importantes con las leyes, normas y regulaciones que le son aplicables. Con respecto a las transacciones no examinadas, ningún asunto llamó nuestra atención que nos hiciera pensar que el Ministerio de Salud no cumplió, en todos los aspectos importantes, con dichas Leyes, Normas y regulaciones aplicables.
Es entendido que este informe es para uso de la Administración del Ministerio de Salud, sin embargo una vez autorizado por el Consejo Superior de la Contraloría General de la República, es un asunto de interés público y su distribución no es restringida.
Lic. Marvin Vilchez Rocha Director General de Auditorias
I. EGRESOS
Permiso Especial a la Señora Xiomara Martínez Álvarez
Hallazgo No. 1
Condición
Comprobamos que la Sra. Xiomara Martínez Álvarez, laboraba como Secretaria Ejecutiva de la Dirección General de Comunicación Social del Ministerio de Salud, devengando un salario bruto de C$ 3,798.25, y según comunicación de referencia DGRH-FAR-EEGT-08-3144, de fecha 30 de Agosto del 2005, la señora Martínez solicito permiso especial por un periodo de (4) meses, con la finalidad de resolver asuntos personales, sin embargo en revisión efectuada a los egresos se comprobó que por medio del comprobante único contable No. 4439, de fecha 14 de Diciembre de 2005, se le pago salarios correspondiente a esos meses solicitados de permiso, en concepto de trabajo realizado como Asistente Administrativa en Apoyo a la Dirección de Comunicación Social, por un monto mensual de C$ 8,500.00, dinero que fue pagado con fondos financiados del BID 1607-SF/NI.
Criterio
Las Normas Técnicas de Control Interno para el sector Público, Normas Especificas, Segregación de Funciones establecen que ninguna persona desempeñará más de un cargo dentro de la misma Entidad u Organismo, excepto los cargos docentes y aquellos que por su competencia no sean incompatibles con su atribución principal que conlleve a conflictos de intereses.
Causa
Desconocimiento a de las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Efecto
Esta situación Podría ocasionar un posible perjuicio económico al Ministerio de Salud.
Comentarios de la Administración
Se concedió permiso por cuatro meses a partir de Sep/05 al Dic/05, a la señora Xiomara Martínez, sin goce de salario, con la autorización del jefe inmediato de la Dirección de Comunicación Social.
Recomendación
Recomendamos a la Ministra de Salud, gire instrucciones para que se descontinué con esta práctica de autorizar permisos especiales con el objetivo de que los beneficiados puedan optar a contrato con fondos externos del mismo Ministerio de Salud. Así mismo establecer los mecanismos necesarios para la buena gestión desarrollada en las diferentes áreas y que éstas se sometan a las orientaciones emanadas por la Ministro de Salud.
Falta de una adecuada ejecución en los proyectos.
Hallazgo No. 2
Condición
En revisión efectuada al Programa de Inversión Publica del Ministerio de Salud (MINSA), comprobamos no hubo una adecuada programación en la ejecución de los proyectos siguientes: Programa de Dotación de Equipamiento Médico
El Ministerio de Salud recibió una asignación de C$ 13, 625,232.00 (Trece Millones Seiscientos Veinticinco Mil Doscientos Treinta y Dos Córdobas Netos), para el Programa de Dotación de Equipamiento Médico, cuyos fondos provendrían del Alivio BID, Préstamos y Donaciones Externas. Sin embargo, el monto ejecutado fue de C$ 9, 192,352.48 (Nueve Millones Ciento Noventa y Dos Mil Trescientos Cincuenta y Dos Córdobas con 48/100), equivalente a un 67.47% del total asignado para este gasto. La falta de una adecuada ejecución de este programa por parte del Ministerio de Salud tiene consecuencias en la atención en salud para la población.
Mediante este Programa, el Ministerio de Salud debía dotar de equipamiento médico a (14) Catorce Hospitales Nacionales, así como a Centros de Salud en diversas partes del país. Los Centros de Salud presentan una ejecución total, no así el presupuesto de los hospitales cuya ejecución es baja. Los recursos para los hospitales estaban destinados a compra de instrumental quirúrgico.
Programa de Sostenimiento de Equipos
El Programa de Sostenimiento de Equipos, cuyo objetivo es garantizar el buen funcionamiento de los equipos médicos de los hospitales mediante el oportuno mantenimiento preventivo y correctivo, principalmente los de la ruta crítica, recibió una asignación presupuestaria de C$ 11,330,000.00 (Once Millones Trescientos Treinta Mil Córdobas Netos), de los cuales en el año 2005, se ejecutaron un total de C$ 9,320,798.97 (Nueve Millones Trescientos Veinte Mil Setecientos Noventa y Ocho Córdobas con 97/100), lo que equivale a una ejecución de 82.27%.
Construcción y Rehabilitación de Hospitales Nacionales
El Ministerio de Salud (MINSA) recibió una asignación de C$ 68,143,085.00 (Sesenta y Ocho Millones Ciento Cuarenta y Tres Mil Ochenta y Cinco Córdobas Netos), para la Construcción y Rehabilitación de Hospitales Nacionales. Esta asignación fue modificada a un monto de C$ 51,493,085.00 (Cincuenta y Un Millones Cuatrocientos Noventa y Tres Mil Ochenta y Cinco Córdobas Netos), a pesar de esa reducción, el presupuesto no fue ejecutado satisfactoriamente, ya que solamente se ejecutaron C$ 36,408,769.43 (Treinta y Seis Millones Cuatrocientos Ocho Mil Setecientos Sesenta y Nueve Córdobas con 43/100), equivalentes a un 70.71% del total actualizado y a un 53.42% del monto inicial.
Según el Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), entre los hospitales que no habían sido rehabilitados de acuerdo con lo programado y no presentaban ninguna ejecución están: Hospital Pedro Altamirano (La Trinidad, Estelí), Hospital Oscar Danilo Rosales (León), Hospital Juan A. Brenes (Somoto, Madriz), Hospital Nuevo Amanecer (Puerto Cabezas, RAAN), Hospital Victoria Motta (Jinotega) y Hospital Cesar Amador Molina (Matagalpa).
Criterio
Las Normas Técnicas de Control Interno para el sector Público establecen que la máxima autoridad de cada Entidad u Organismo establecerá los controles que aseguren el cumplimiento de las metas y objetivos del proyecto en los plazos convenidos, en las mejores condiciones de calidad, eficiencia, economía y protección del medio ambiente.
Por otra parte, las Normas de Ejecución y Control Presupuestario para el año 2005, establecen que todos los Ministerios de Estado y Entes Descentralizados sujetos a las disposiciones de la Ley de Régimen Presupuestario, deben presentar a la Dirección General de Presupuesto su solicitud de programación antes del inicio del trimestre, incluyendo la programación física de los proyectos de inversión desagregada por trimestre, detallando las obras y principales etapas de los proyectos. Causa
Esta situación se dio a la falta de control y seguimiento de las inversiones en el cumplimiento de lo programado en cuanto a los costos de las obras y la disponibilidad de recursos para su ejecución.
Efecto
Esta situación ocasionó que el Ministerio de Salud no cumpliera satisfactoriamente con la ejecución de estos proyectos en el año 2005.
Comentarios de la Administración
Sobre los proyectos mencionados anteriormente, podemos manifestar lo siguiente: 1) Programa de Dotación de Equipamiento Médico
Este programa tenía asignados fondos de Alivio BID, Préstamos y Donaciones Externas. El monto sin ejecutar fue de C$ 4,432,879.52 equivalente a un 32.53% del total asignado para este gasto.
Uno de los principales obstáculos fue la tardía aprobación del Préstamo con el Banco Mundial.
• Se adjunta carta firmada por la Lic. Margarita Gurdián con fecha 28 de Septiembre de 2005, remitida a la Asamblea Nacional para la agilización de la aprobación.
• Se adjunta carta recibida en el Despacho Ministerial el 18 de Enero 2006, firmada por