Para el desarrollo de la Memoria Organizacional Valerio (2004), propone cuatro procesos básicos los cuales se describen a continuación:
• Selección • Codificación • Almacenamiento • Recuperación
2.4.3.1. Selección
No todo el conocimiento que genera el capital estructural contribuye al capital intelectual. De hecho, en circunstancias puede producir el efecto contrario, al fin y al cabo el que mucho abarca poco aprieta. El administrador del capital intelectual debe hacer una selección del conocimiento que existe en la memoria de la organización para evitar que se haga una masa tan espesa que los usuarios no puedan amasarla y en consecuencia no puedan preparar el plato favorito (Belly, 2005).
Según Nonaka y Takeuchi (1995), el proceso de selección evalúa la entrada de conocimiento, es decir, se selecciona la información que se va a almacenar, la Memoria Organizacional debe ser selectiva. Esta selección se realiza con base en la estrategia del negocio. Lo que la empresa define como importante para el logro de sus objetivos. Acorde con Belly (2005), debe hacerse de un modo tal que se le ofrezca al interesado los links, a documentos
o personas lo más precisamente posible. Y para ello la manera en que se almacena el conocimiento en la memoria cumple un papel importante.
Belly (2005) en su artículo comenta que en palabras de Tom Valerio, vicepresidente ejecutivo de CIGNA, "toda empresa tiene un montón de información en su base de datos, pero la clave de su beneficios no reside en dar acceso a cada bit de información importante, sino en el modo en que se determina que información es importante y como se adapta a las necesidades".
Acorde con Valerio y Ramírez (2005), para llevar a cabo este proceso es necesario preguntarse: ¿Cuál es la información valiosa para la empresa? ¿Cuál es la información que se requiere para alcanzar los objetivos de la empresa?
2.4.3.2. Codificación
Según Belly (2005), tanto la información como el conocimiento deben ser claros y entendibles para todos los usuarios reales y potenciales. Aquí la tarea de los administradores o gestores del conocimiento es "bajar" el conocimiento a un lenguaje o código que sea familiar y comprensible para el resto de los interesados. No hace falta que sea en palabras, puede ser en gráficos, códigos, recetas, CD-ROOM u otro.
El formato de codificación depende de los destinatarios y usuarios que tiene como objetivo el conocimiento. En las revistas de computación, por ejemplo, el conocimiento lo codifican en un CD-ROOM ya que el mercado al que se dirige son personas afines con la tecnología y sistemas. En los libros escolares usan palabras, dibujos y lenguaje sencillo afín con un chico en edad escolar para hacer el conocimiento, además de entendible, entretenido (Belly, 2005). Desde este enfoque no basta con codificar el conocimiento, sino también es necesario tomar en cuenta quienes van a ser los destinatarios de dicho conocimiento. A partir de tener claro la direccionalidad de la codificación, es posible aplicar la mejor la estrategia de codificación, que sea entendible y utilizable para los usuarios. Según Valerio y Ramírez (2005, este proceso contesta a la pregunta: ¿Cuál es la mejor manera de representar cierto conocimiento?
2.4.3.3. Almacenamiento
El proceso de almacenamiento es importante ya que por más que la selección y codificación sean efectivas y eficientes, si el conocimiento no es correctamente almacenado de nada habrá servido hacer un buen trabajo de selección y codificación.
De acuerdo con Beckman y Liebowitz (1998), que citan la propuesta de Beckman, la etapa de almacenamiento se encarga de tomar las unidades de información ya codificadas, las clasifica y las guarda en la Memoria Organizacional, sin importar la forma (papel o en forma digital, etc.) en que esta memoria exista, el conocimiento debe estar organizado y representado en diferentes estructuras de conocimiento para poder ser almacenado en los repositorios de conocimiento.
Según Johnson y Paper (1998), existen dos tipos de repositorios, los cuales tienen unan relación directa con el tipo de conocimiento a almacenar:
• Repositorios orgánicos. Incluye las memorias individuales de los miembros de la organización y la memoria colectiva resultante de la cultura organizacional (procedimientos de operación estándar, comportamientos y factores ambientales). • Repositorios construidos. Consiste en repositorios que han sido
diseñados y mantenidos para facilitar la Memoria Organizacional. Aquí se incluyen bases de datos digitales, archivos de documentos y medios electrónicos.
Con el trabajo de almacenamiento se hace mucho más que guardar conocimientos. La labor que se está llevando a cabo, casi sin saber, es hacer explícitos los conocimientos implícitos del capital humano y capital estructural, constituido no solo por individuos y empresa, sino por grupos de trabajo específicos, departamentos, filiales, equipos ad-hoc, entre otros (Belly, 2005).
Por lo tanto acorde con Belly (2005), esta "excusa" sirve para que la gente haga explicito lo que sabe y una vez documentado en la memoria le sirva a otro interesado en esa experiencia.
2.4.3.4. Recuperación
En esta etapa se extrae la información de los distintos repositorios para que los trabajadores puedan utilizarla en su trabajo presente. El objetivo de la Memoria Organizacional es que la información potencialmente importante sea recuperada fácil y rápidamente, por quien la necesite sin importar dónde resida (Valerio, 2005).
Ahora bien, acorde con Valerio (2005), la forma de recuperar la información de la Memoria Organizacional va a depender del tipo de repositorio que maneje la empresa: orgánicos o construidos. Si el repositorio es orgánico la forma de recuperar la información será por medio de juntas de grupo, iniciativas de mentores y en general a través del contacto interpersonal y observación. Por otro lado si el repositorio es construido, la forma de recuperar la información será mediante la revisión de documentos o artefactos, incluyendo las plataformas tecnológicas (Valerio y Ramírez, 2005).