Future Work

Entre las funciones administrativas que nos llevan a la correcta administración del sistema contable se encuentra la función de planeación, de organización, de dirección y de control. La función administrativa de planeación nos centra en el diseño y elaboración del sistema contable y es en esta donde se deben sentar las bases del sistema de información con el fin de que éste responda eficientemente a los objetivos planteados en cuanto a su manejo y desempeño.

En la planificación y diseño del sistema de información se deben evaluar las condiciones y características de la empresa, pensando en el área contable con sus requerimientos presentes y posibles requerimientos a futuro. Aclarando las ideas de qué se quiere y hacia dónde se debe dirigir el área contable se procede a fijar los objetivos de está, teniendo en cuenta los requerimientos de los usuarios tanto internos como externos.

El siguiente paso consiste en desarrollar estrategias y acciones para cumplir los objetivos fijados, para con ello proceder a programar las actividades de trabajo, presupuestar, fijar procedimientos y políticas a seguir. Una correcta definición de los procedimientos para cada una de las áreas de trabajo y un buen sistema de control da como resultado informes contables con información de calidad, coherente y eficaz.

Los procesos se estandarizan con el objetivo final de “funcionar con el mayor nivel de eficiencia y menor costo posible” Catacora Carpio (1997) p. 70, pues al haber situaciones consistentes donde las acciones a tomar sean similares se reduce el tiempo para resolverlas eficazmente. De esta manera se asegura la eficiencia en los procesos y se reglamente la actuación de los empleados.

La estandarización de los procesos y procedimientos debe ir de la mano con la formulación de políticas contables, ya que estos son los criterios que guiarán las acciones del área contable. Se debe fijar lo que es natural a la función contable además de la manera y el estilo con el que se manejaría cada acción, teniendo presente que la información contable que maneja el sistema de información debe cumplir con los siguientes principios de acuerdo a la teoría contable: comprensibilidad, utilidad y pertinencia, comparabilidad y confiabilidad.

En este punto se deben diseñar manuales de políticas contables, manual de procesos y procedimientos y manual de funciones. Delgadillo (2001) expone que estos manuales deben basarse en los siguientes aspectos: las áreas de la empresa en las que se desarrollan transacciones; la clase, naturaleza y forma de los documentos y datos generados, su periodicidad y requisitos legales; prioridad, organización y orden en la recepción de los documentos; requisitos para su clasificación, imputación y acceso al proceso de cómputo como el contenido de los documentos, normas mercantiles, laborales y tributarias, responsable de su elaboración, etc.

Se deben entonces pensar en técnicas para la documentación y comunicación de las políticas y normas procedimentales de la entidad, para ello se puede utilizar técnicas como los memorándums, instructivos, circulares, manuales y narrativos. A continuación, Catacora Carpio (1997) presenta un cuadro comparativo de estos.

En el cuadro se describe el objeto, las ventajas y desventajas de cada técnica de documentación. Para el desarrollo del sistema contable se utiliza especialmente los instructivos, manuales y narrativos como técnicas para documentar las políticas, procesos y procedimientos. Los instructivos describen en forma detallada la forma de llevar a cabo un procedimiento. Los manuales por su parte llevan de forma lógica y organizada los procedimientos manejando un esquema de libro con la oportunidad de actualizarse, siendo común utilizar la técnica de narrativos responsable/acción en la cual se describen los procedimientos paso a paso y los encargados de llevarlos a cabo.

Tabla 6: Técnicas de Documentación

Fuente: Catacora Carpio (1997) Sistemas y procedimientos contables, p.76

Los manuales del sistema de información contable deben contener las políticas contables, codificación de las cuentas, normas y procedimientos contables. Se deben tener en cuenta las políticas generales de contabilidad y las políticas específicas relacionadas con la entidad.

Otra técnica necesaria para el desarrollo de los manuales son los flujogramas, que nos permiten representar de manera gráfica los procesos y procedimientos de la entidad. Estos pueden ser secuenciales, columnares y analíticos y manejan una simbología específica para su representación. Los flujogramas son secuenciales cuando no separan las tareas por personas y departamentos, por el contrario, los columnares sí separan las responsabilidades por cada persona y departamento que las realiza. En los flujogramas analíticos se agrega una columna más correspondiente a comentarios referentes al proceso que se está graficando.

Instrumento Objetivo Ventajas Desventajas

Memorándum Comunicar rápidamente una decisión, pauta o norma en forma breve.

Rapidez en la trasmisión del mensaje.

Su excesiva utilización puede hacer que sea inefectivos.

Instructivo Normalizar en una forma muy detallada la manera en que debe llevarse a cabo alguna tarea o procedimiento específico.

Su especificidad permite entender claramente lo que se desea comunicar.

Uso limitado a situaciones específicas.

Circular Comunicar a un gran número de personas las pautas o guías de acción aplicables a una situación específica. Comunicar a un gran número de personas. Su utilización es puntual y aplicable a situaciones específicas.

Manual Documentar en forma integral los

procedimientos de un área o áreas de una empresa, de tal forma que permita tener una visión detallada de las operaciones o del trabajo que realizan los empleados.

Su nivel de detalle permite conocer adecuadamente todas las actividades de un área de la empresa. Se requiere de tiempo y personal especializado para su desarrollo. Narrativos Documentar un procedimiento en forma detallada y altamente descriptiva. El nivel de detalle es su mayor ventaja.

Puede existir cierta informalidad si no es adecuadamente utilizado.

El sistema de información contable debe diseñar y definir también los documentos y formularios requeridos en cada proceso y área de la entidad pues estos son los soportes contables que apoyaran la información tratada en el sistema. Catacora Carpio (1997) p. 163, dice que todos los formularios deben cumplir al menos con los siguientes requisitos: facilidad para su relleno, reducción de la posibilidad de error, estética, reducción de costos.

La planeación del diseño del sistema de información contable es una tarea indispensable para obtener un óptimo funcionamiento y control de las áreas de trabajo de la entidad, buen manejo de la información de la empresa y apoyar la toma de decisiones para que estas sean eficaces.