Las actividades de control la constituyen las políticas, procedimientos y acciones que contribuyen a enfrentar minimizando y/o neutralizando:
• Los efectos de los factores de riesgo identificados para cada objetivo.
• Asegurar que se están cumpliendo las normativas y reglamentaciones definidas para los diferentes subsistemas y procesos.
Teniendo en cuenta si estos factores de riesgo son internos o externos, ya que el carácter de las actividades de control, están en dependencia de esta clasificación. Como línea general los factores internos corresponden a debilidades o insuficiencias de la entidad y por lo tanto solucionarlos depende de la propia entidad. Cuando se trate de factores externos estos pueden ser identificados como amenazas del entorno y su enfrentamiento debe ser tratado como tal, es decir, se puede actuar sobre el daño y las acciones estarían encaminadas a minimizarlas.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de los gráficos de causa-efecto, para de esta forma comenzar a elaborar las acciones de tratamiento desde el origen de los factores de riesgos, logrando con esto que dichas acciones sean más efectivas.
Existen varias opciones de tratamiento que pueden ser aplicadas a los riesgos identificados, analizados y evaluados ellas son:
• Comunicar el riego: Que todos lo conozcan.
• Evitar el riesgo: No ejecutar la actividad que provoca dicho riesgo (si es un riesgo para mantener la razón social de la entidad esta opción no es útil)
• Reducir la probabilidad de ocurrencia del riesgo: Se reduce mediante controles gerenciales, supervisión de inventario, mantenimiento preventivo etc.
• Reducir el impacto o las consecuencias: Mediante planes de contingencia, ajustes de diseño, minimizar la exposición a fuentes de riesgo
• Transferencia de riesgos: Pasar la responsabilidad de la gestión de riesgos ya sea total o parcialmente a una persona que se relacione total o parcialmente con la entidad. Esto incluye el uso de contratos, arreglos de seguros y estructuras organizacionales tales como sociedades. Cuando los riesgos son total o parcialmente transferidos, la organización que transfiere los riesgos ha adquirido un nuevo riesgo, que la organización a la cual ha transferido el riesgo no pueda administrarlo efectivamente.
• Retener los riesgos: Riesgos que ya han sido tratados pero que continúan. Hasta aquí son las etapas del procedimiento propuesto, pero es necesario que esta información sea captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores y permita asumir las responsabilidades individuales. Los trabajadores deben conocer, en tiempo, las cuestiones relativas a su responsabilidad de gestión y control. La información debe transmitirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz.
También es importante monitorear el procedimiento, para determinar si éste está operando de forma correcta y si es necesario hacer modificaciones. Las actividades de monitoreo incluyen actividades de supervisión realizadas directamente por las distintas estructuras de dirección.
Conclusiones
1. Mediante una revisión exhaustiva de la literatura científica nacional e internacional actualizada, específicamente de las temáticas de Control Interno y su componente Gestión de Riesgos, se realizó el marco teórico referencial.
2. A través de la información facilitada por los trabajadores de la Dirección de Alojamiento, la aplicación de encuestas y cuestionarios elaborados a partir de lo establecido en las resoluciones 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precio y la 26 del Ministerio de Auditoria y Control, se realizó el diagnóstico del componente Gestión de Riesgos, detectándose varias deficiencias en el mismo, las cuales dieron origen a la propuesta de perfeccionamiento de la gestión de riesgos realizada en la investigación.
3. Se propuso un procedimiento para perfeccionar la gestión de los riesgos en la Dirección de Alojamiento de la Universidad Central de las Villas, el cual está compuesto por seis etapas, tratándose de forma conjunta los componentes Evaluación de Riesgos y Actividades de Control definidas en la Resolución 297/03.
Recomendaciones
1. Erradicar las deficiencias de la Gestión de riesgos detectadas en la Dirección de Alojamiento a partir de la implementación del procedimiento propuesto para la gestión de riesgos, teniendo en cuenta todos los aspectos planteados en el mismo.
2. Cubrir la plantilla de la Dirección de Alojamiento en general para que no existan alteraciones en la separación de funciones y en el nivel de supervisión.
3. Implementar la gestión del proceso de Control Interno.
4. Definir los objetivos operacionales y globales teniendo en cuenta:
- El área de resultado a la que está referido.
- El resultado a obtener.
- La meta a alcanzar. - Los criterios de medida. - El responsable.
- Los participantes (internos y externos).
- Los recursos necesarios para su consecución. (Humanos, materiales y financieros).
- Los puntos de control y auto control. - El responsable y/o los participantes. - Los factores de riesgo
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29) Ministerio de Auditoria y Control, Resolución No. 102
30) Ministerio de Finanzas y Precios, 2003, Resolución No. 297/2003, MFP, Ciudad Habana.
31) Ministerio de Finanzas y Precios, Resolución 9-93, La Habana, Cuba página 13 32) Oficina Nacional de Auditoria, 1998, Guía Metodológica para la Realización de
Auditorias de Gestión. Cuba.
33) Regulaciones sobre Normas de Auditoria (1999): Oficina Nacional de Auditoria. Cuba.
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39) www.controlinterno.udea.edu.co/ciup/nuevo_sci.htm
40) WWW.MONOGRAFIAS.COM LOS CINCO COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO (CI).
Anexos
Anexo 1:
“Tabla conceptos de riesgo"
Autor
Año Concepto de riesgoGarcía Soldevilla, Emilio
1990 Entiende el concepto de riesgo como un factor cualitativo que describe cierto grado de incertidumbre sobre los resultados futuros de la inversión. También lo conceptualiza como “situaciones donde la probabilidad puede aplicarse a los resultados futuros”.
Cooper & Chapman 1994 Riesgo es la exposición a la posibilidad de pérdidas económicas y financieras, de daños en las cosas y en las personas o de otros perjuicios como consecuencia de la incertidumbre que origina el llevar a cabo una acción.
Escuela Cubana de Seguros
1995 Posibilidad de que por azar ocurra un hecho que produzca una necesidad patrimonial. Es decir, se plantea que se soporta un riesgo cuando se sufren las consecuencias de la ocurrencia de un hecho previsto como posible.
Saavedras, Casa Gabriel
1997 El riesgo es la posibilidad de que un evento o acción pueda afectar en forma adversa a la organización.
Banco Central de Cuba 1997 Contingencia o eventualidad de un daño o de una pérdida como consecuencia de cualquier clase de actividad y cuyo aseguramiento, cuando sea posible, puede ser objeto de contrato.
Philippe Jorion 1999 Volatilidad de los flujos financieros esperados, generalmente derivada del valor de los activos o los pasivos.
Portillo Tarragona
2001 Expresa que el riesgo es la existencia de escenarios con posibilidad de pérdida y pérdida la obtención de una rentabilidad por debajo de la esperada. De este modo es bastante habitual asociar el riesgo con variabilidades de rentabilidad, en sus diferentes acepciones, de manera que habrá tantos tipos de riesgo como rentabilidades Universidad Nacional
de Colombia
2001
Posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.
Marino Rodríguez, Frías C& Souquetc
2002 Probabilidad de que los precios de los activos que se tengan en un portafolio se muevan adversamente ante cambios en las variables macroeconómicas que los determinan.
De la Fuente
2003 El riesgo es la incertidumbre acerca de un evento futuro asociado tanto a un resultado favorable como a un resultado adverso. Desde el punto de vista del análisis financiero, el interés es observar aquellos eventos que como resultado de la incertidumbre, producen pérdidas a una institución. Universidad Nacional
de Colombia
2004 El riesgo es una medida de incertidumbre que refleja hechos presentes o futuros que pueden ocasionar una ruptura en el flujo de información o incumplimiento en el logro de los objetivos organizacionales.
Anexo 2:
NORMA 49:SOBRE EL COBRO EN CUC DEL SERVICIO DE ALOJAMIENTO Y ALIMENTACIÓN EN LAS RESIDENCIAS DE POSTGRADO DEL MES .
Introducción:
El Ministerio de Economía y Planificación por la Resolución 14/08 de fecha 14 de enero de 2008 a solicitud del Ministerio de Educación Superior autorizó la ampliación del objeto social de los Centros de Educación Superior incorporando al mismo la actividad relacionada con los servicios de alojamiento y alimentación en las entidades adscriptas quedando el mismo redactado de la forma siguiente: “Brindar servicios de alojamiento y alimentación a los extranjeros que matriculen en cursos y eventos en pesos convertibles”.
Explícitamente se plantea que el servicio a prestar es a extranjeros, por lo que no es aplicable a los servicios en CUP. Por tanto, es necesario normar el mecanismo para implementar la forma de realizar el cobro en CUC y los demás procederes pertinentes en este proceso.
Desarrollo:
Las operaciones económicas para el cobro de los servicios de alojamiento y alimentación en las Residencias de Postgrado de las entidades adscriptas al Ministerio de Educación Superior continúan rigiéndose por las normas y procedimientos establecidos en la en los subsistemas de la contabilidad según se establecen en las Normas Cubanas de Información Financiera dictadas por el Ministerio de Finanzas y Precios.
Las adecuaciones en la organización del proceso de cobro en las instalaciones que brindan estos servicios en cada entidad cuyo objeto social le permite su implementación, se realizarán de la manera siguiente:
1. Las personas que recibirán los servicios de alojamiento y alimentación según lo aprobado en el objeto social de la entidad, serán autorizados por las Direcciones de Relaciones Internacionales de cada entidad a partir de la política y las acciones de desarrollo de las actividades de postgrado, pregrado y eventos.
2. El sistema de carpeta se diseñará de acuerdo a las condiciones específicas de cada residencia, siempre cumpliendo los requisitos del Control Interno contable y administrativo. Esto incluye, entre otros:
Libro de control de huéspedes.
Recibo de efectivo debidamente foliado y firmado por el área económica de la entidad y cumpliendo todos los requisitos que se establecen en las normas de Control Interno vigentes.
Caja Fuerte para el depósito del efectivo.
Fondo para cambio en CUC.
Acta de responsabilidad del efectivo.
3. El subsistema de inventarios debe asegurar el Control Interno contable y administrativo de los recursos materiales utilizados para garantizar el servicio de alojamiento y alimentación autorizado.
4. Los precios de venta de todos los servicios prestados en las mismas deberán estar aprobados por la máxima Dirección de la entidad a partir de una tarifa mínima definida por la Dirección de Contabilidad y Finanzas del MES. (Anexo 1)
5. Los cobros por los conceptos de alojamiento o paquetes, podrán ejecutarse en la propia carpeta de la residencia o en caja central de la entidad.
6. Los cobros por concepto de alojamiento, alimentación y paquetes deberán corresponderse con el servicio facturado, el cual quedará referenciado (número de factura) en el recibo de efectivo mediante el cual se efectúa el cobro.
7. Las ventas por servicios gastronómicos puntuales a los huéspedes, y que no están incluidas en el paquete de alojamiento, así como las ventas de este tipo realizadas en eventos, serán liquidadas en el Inventario a Precio de Venta diario que emite el dispositivo económico de la residencia de postgrado prestataria del servicio.
8. Los cobros efectuados por cualquiera de los servicios prestados, y que hayan sido realizados en las propias instalaciones prestatarias, serán depositados en la Caja Central del CES, con una frecuencia diaria. Cualquier variación al respecto estará aprobada y normada por la Dirección Económica previamente, garantizando de esa forma que no se produzca retención de efectivo.
9. La manipulación de ese efectivo estará regida por todas las normas de control establecidas para el Subsistema de Caja y Banco.
10. En caso que las instalaciones prestatarias del servicio se encuentren a distancias grandes del CES, podrá decidirse que el depósito del efectivo sea realizado directamente en Banco, por lo que se crearán las condiciones para la contabilización dentro del período mensual de dichos cobros de modo que refleje el momento de ocurrencia del hecho económico.
11. Los precios de los alimentos y bebidas en las instalaciones no podrán ser variados sin aprobación previa por lo que es responsabilidad de las instalaciones que los precios de compra en los proveedores garanticen la costeabilidad de la actividad.
Anexo 1 Precios públicos de venta de los servicios de alojamiento y alimentación
Hab. Sencilla Hab. Doble Hab. Triple o mas CP MAP AP CP MAP AP CP MAP AP 9.75 14.3 18.85 5.85 10.4 14.95 4.55 9.1 13.65
Aprobado: Armando Lauchy Sañudo Director de Contabilidad y Finanzas Ministerio de Educación Superior
Anexo 3:
Cuestiones relevantes para evaluar los riesgos.
Evaluación de Riesgos SI NO
1. Determinación de los objetivos de control
Para que una entidad tenga un control eficaz, debe tener unos objetivos establecidos. Los objetivos globales de la entidad incluyen aseveraciones generales acerca de sus metas y están apoyados por los planes estratégicos correspondientes. Describir los objetivos globales de la entidad y las estrategias claves que se han establecido
1.1 Los objetivos globales de la entidad proporcionan una descripción y orientación suficientemente amplias de la metas de la misma y son, además, lo bastante específicos respecto a la entidad en concreto.
1.2 Los objetivos globales se comunican con efectividad a los trabajadores y al Consejo de Dirección.
1.3 Existe relación y coherencia entre las estrategias y los objetivos globales.
1.4 Se garantiza la coherencia de los planes de negocios y los presupuestos con los objetivos globales, los planes estratégicos y las circunstancias actuales de la entidad.
2.Objetivos específicos para cada actividad
Los objetivos específicos surgen de los objetivos y estrategias globales y están vinculados con ellos. Los objetivos específicos suelen expresarse como metas a conseguir, con unos fines y plazos determinados. Deberían establecerse objetivos para cada actividad importante, siendo estos objetivos específicos coherentes los unos con los otros.
2.1 Existe vinculación de los objetivos específicos de cada actividad con los objetivos globales y los planes estratégicos.
2.3. Se han establecido los objetivos específicos para todos los procesos importantes de la entidad.
2.4 Los objetivos incluyen criterios de cuantificación.
2.5 La dirección ha identificado los recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
.
2.6 Se han identificado los objetivos importantes (factores críticos de éxito) para conseguir los objetivos globales de la entidad.
2.7 Todos los niveles de la dirección participan en la fijación de objetivos y están conscientes de hasta qué punto están comprometidos en la consecución de los mismos.
3. Identificación del riesgo
El proceso de evaluación de los riesgos de una entidad debe identificar y analizar las implicaciones de los riesgos relevantes, tanto para la entidad como para cada una de las actividades. Dicho proceso hade tener en cuenta los factores externos e internos que pudiesen influir en la consecución de los objetivos; debe efectuar un análisis de los riesgos y proporcionar una base para la gestión de los mismos
Puntos de Atención
3.1 Existen los mecanismos adecuados para identificar los riesgos derivados de fuentes externas.
3.2 Existen los mecanismos adecuados para identificar los riesgos derivados de fuentes internas.
3.3 Se han identificado los riesgos significativos para cada objetivo específico importante para cada actividad.
riesgos, así como las medidas necesarias para abordarlos.
4.Detección del cambio
Los entornos económicos, industriales y legales cambian y las actividades de las entidades evolucionan hacen falta mecanismos para detectar tales cambios y reaccionar ante ellos.
4.1 Existen los mecanismos para anticipar, identificar y reaccionar ante los acontecimientos o cambios rutinarios que influyen en la consecución de los objetivos específicos o globales.
4.2 Existen mecanismos para detectar y reaccionar ante los cambios que pueden tener un efecto importante sobre la entidad y que, consecuentemente, requieran la atención de la alta dirección. Por ejemplo:
a).- Cambio en el entorno de las operaciones b).- Nuevos trabajadores
c).- Sistemas de información nuevos o modificados d).- Crecimiento acelerado
e).- Nuevas tecnologías
f).- Líneas, productos, actividades y adquisiciones nuevas
g).- Reestructuración de la entidad h).- Operaciones en el extranjero
Anexo 4:
Descripción del riesgo
Fuente: Elaboración propia
Anexo 5:
Medidas según riesgo.
Clasificación Codificación del riesgo Denominación del riesgo Áreas de impacto Causas del
riesgo Frecuencia Impacto
Nivel de riesgo Esta se puede realizar mediante Letras, números o una combinación de ambas Nombre del riesgo Área o Áreas que se puedan ver afectadas por la acción del riesgo en cuestión. Hechos o situaciones que le dan o pueden dar origen. Probabilidad de ocurrencia de un evento determinado La magnitud de las consecuencias