Guiding Theoretical Model

4.2.1 Dirección y Gestión de la Implementación del Sistema

Los responsables de la dirección de gestión de implementación son designados por la organización. Se muestra a continuación un resumen de las personas que intervinieron en la implementación y su rol dentro de la fase.

Gerente General y Administrativo Financiero.- Aprobación de documentos, toma de decisiones y soporte en sensibilización del personal.

Jefe de Compras.- Supervisión y control durante el desarrollo del proyecto, facilitador de recursos, dueño del proceso en estudio.

Responsable de Soporte Tecnológico.- Soporte en la implementación de la herramienta en áreas requeridas.

Es importante recalcar la constante participación y preocupación de los altos directivos en el proceso de puesta en marcha de la herramienta pues si ello el resto de empleados no comprendería la relevancia de la misma en su trabajo cotidiano y el impacto en la empresa.

4.2.2 Supervisión y Control de la Implementación del Sistema

El Jefe Compras deberá estar en conocimiento de posibles errores o identificación de mejoras que se den en el desarrollo de la Gestión de Compras.

Se instaló la herramienta en las áreas interesadas como son Ventas, Gerencias tanto General como de División, Compras y Bodega. Si bien el Jefe de Compras es dueño del proceso, es responsabilidad de cada uno de los actores del mismo adueñarse de sus actividades e identificar errores, mejoras y sugerencias con el fin de ofrecer un insumo de calidad tanto a los clientes internos de la organización cuanto al consumidor final.

4.2.3 Control Integrado de Cambios

La forma de proceder frente a focos de error o mejoramiento en el proceso y la utilización de la herramienta que se describe a continuación.

• La persona que identifique el error entregará de un documento al Jefe de

Compras (dueño del proceso) con los cambios solicitados, donde conste el responsable y ejecutor de la acción a tomar.

• Se realizará una reunión con el equipo de trabajo responsable del

proyecto y el Jefe de Compras para analizar los cambios solicitados.

• En el caso de que se trate de gestión interna se entregan las acciones

preventivas y/o correctivas recomendadas.

• En el caso de ser una corrección del equipo del proyecto se procede a

• Se realiza una última reunión con el fin de retroalimentar sobre las acciones tomadas.

El período de control de cambios se planteó en doce días, tiempo en el cual se presentan solicitudes de cambio afortunadamente no existieron sino una petición de refuerzo en la capacitación del manejo de la herramienta.

4.3 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN

La Gestión del Tiempo del Proyecto constó de listar las actividades a realizarse con sus respectivos componentes y delimitar los tiempos de realización de cada una de ellas. Con ayuda de Project se realizó el seguimiento respectivo, actualizando el status de cada una de las actividades a medida que se iban materializando, así mismo sucedió con los recursos y responsables, teniendo como resultado un cierre de proyecto exitoso.

GRÁFICO N° 23

Id Modo de tarea

Nombre de tarea Duraci ón Comi enzo Fi n 4 Reunión de presentación de la

situación inicial

1 día lun 09/05/11 lun 09/05/11 5 Identificación de mejoras en el

proceso

10 días mar 10/05/11

lun 23/05/11

6 Revisión del Mapa de Procesos 1 día mar 10/05/11 mar 10/05/11 7 Identificación de Roles y

Responsabilidades

2 días mié 11/05/11

jue 12/05/11 8 Descripción del Proceso de

Gestión de Compras

2 días vie 13/05/11 lun 16/05/11 9 Diagramación del Flujograma 1 día mié 18/05/11 mié 18/05/11 10 Análisis General Actual con

mejoras

3 días jue 19/05/11 lun 23/05/11 11 Identificación de los

requerimientos para el diseño de

7 días lun 23/05/11 mar 31/05/11

12 Levantamiento de las especificaciones del sistema

2 días mar 24/05/11

mié 25/05/11 13 Diagramación del proceso

mejorado

2 días jue 26/05/11 vie 27/05/11 14 Reunión de presentación del

diseño de la herramienta

1 día lun 30/05/11 lun 30/05/11 15 Firma de aceptación de la

herramienta por parte de los directivos para enviarla a los desarrolladores 1 día mar 31/05/11 mar 31/05/11 16 Implementación de la herramienta ERP en la empresa

20 días mié 01/06/11

mar 28/06/11

17 Período de pruebas 8 días mié 01/06/11 vie 10/06/11

18 Módulo Cotizaciones 2 días mié 01/06/11 jue 02/06/11 19 Módulo Aprobaciones 2 días vie 03/06/11 lun 06/06/11 20 Módulo Compras 2 días mar 07/06/11 mié 08/06/11 21 Módulo Bodega 2 días jue 09/06/11 vie 10/06/11 22 Instalación de la herramienta 4 días lun 13/06/11 jue 16/06/11

23 Módulo Cotizaciones 1 día lun 13/06/11 lun 13/06/11 24 Módulo Aprobaciones 1 día mar 14/06/11 mar 14/06/11 25 Módulo Compras 1 día mié 15/06/11 mié 15/06/11 26 Módulo Bodega 1 día jue 16/06/11 jue 16/06/11 27 Capacitación del manejo y

ventajas del uso de la

1 día vie 17/06/11 vie 17/06/11 28 Control de Integrado de Cambios5 días lun 20/06/11 vie 24/06/11 29 Reunión con la Gerencia

General y Recursos Humanos

2 días lun 27/06/11 mar 28/06/11 30 Cierre del Proyecto 1 día mié 29/06/11 mié 29/06/11

L M X J V S D LM X J V S D LM X J V S D LM X J V S D LM X J V S 08 may '11 15 may '11 22 may '11 29 may '11 05 jun '11

Fuente: Investigación Realizada.

Elaborado por: Lucia Añasco H. / Renato Araujo P.

El cronograma fue llevado a cabo de la siguiente manera:

Paso 1.-. La fase inicial que implica entrevistas y tomas de tiempo se realizaron en las instalaciones de la empresa. Se identificó un poco de incomodidad y nerviosismos por parte de las personas que integran el proceso en las primeras tomas de tiempos pero con la repetición, la incomodidad fue mitigada disminuyendo el riego de error en los datos obtenidos.

Paso 2.- La fase de análisis de la información interna fue realizada por el equipo de trabajo conjuntamente con el representante de la organización, sin embargo la parte técnica, flujo-diagramación y análisis de mejoras fue realizado por el equipo de trabajo y posteriormente validado por la organización.

Paso 3.- Ya identificados los requerimientos para el desarrollo del diseño y diagramado el proceso a ser automatizado, se procedió a la firma del compromiso de aceptación por parte de los directivos como una forma de validar el proceso antes de enviar a los desarrolladores.

Paso 4.- La etapa de implementación inició con un período de pruebas donde se fue por cada uno de los módulos que afectan al proceso para poder posteriormente proceder con la instalación de la herramienta, actividades que duraron doce días conjuntamente. El cuadro mostrado a continuación describe el cronograma de instalación y pruebas en cada ordenador:

CUADRO N° 20

CRONOGRAMA DE INSTALACIONES

MODULO RESPONSABLE USUARIO ORDENADOR Nº FECHA OBSERVACIONES

COTIZACIONES VENDEDOR_1 LECARRION1 O-LAP-0026 13/06/2011

No se encontró a la hora prevista, se instaló por la tarde

VENDEDOR_2 ESANCHEZ2 O-LAP-0016 13/06/2011 APROBACIONES GERENTE GENERAL CCABRERA O-LAP-0009 14/06/2011

GERENTE DE DIVISIÓN DLOPEZ O-LAP-0019 15/06/2011

No se encontró en la oficina el día agendado para la instalación y se realizó el día siguiente

COMPRAS COMPRAS EVASCONEZ O-LAP-0030 15/06/2011

BODEGA BODEGA SFRIAS O-LAP-0039 16/06/2011

Fuente: Investigación realizada

Elaborado por: Lucia Añasco H. / Renato Araujo P.

Paso 5.- La capacitación del uso y beneficios de la herramienta fue culminada exitosamente pues se logró gran apertura de los asistentes cubriendo así las dudas que presentaban.

CUADRO N° 21

CRONOGRAMA DE CAPACITACIONES

TEMA DE

CAPACITACION EXPOSITOR

PERSONAS

ASISTENTES DURACIÓN FECHA OBSERVACIONES

ENFOQUE DE PROCESOS Y SUS BENEFICIOS

DANIEL ZURITA 10 4 HORAS 17/06/2011Existió un buen manejo _{logistico que permitió cumplir} con los tiempos previstos. CALIDAD

TOTAL DANIEL ZURITA 1 2 HORAS 27/06/2011

Capacitación destinada la responsable de RRHH.

Fuente: Investigación realizada

Elaborado por: Lucia Añasco H. / Renato Araujo P.

Paso 6.-La fase de control integrado de cambios fue superado íntegramente para posteriormente pasar a la entregar de los resultados a la gerencia general y una pequeña charla en Recursos Humanos a cerca del cambio de cultura a una de calidad.

CUADRO N° 22