HDLC FLAG

3.2.2.1 Relaciones funcionales del sistema de indicadores de gestión de adquisiciones

El sistema de indicadores de gestión de adquisiciones tiene múltiples relaciones funcionales y todas importantes, los cuales deben manejarse dentro del contexto global, realizando alianzas con otras áreas internas o externas a la empresa, las que se detallan a continuación en la Tabla 3.10 y Tabla 3.11.

Tabla 3-10 Relaciones funcionales con las áreas internas

Ítem Área/proceso Relación

1 Producción Fecha de los requerimientos de materiales para la producción y despacho

de materiales.

2 Mantenimiento Fecha de los requerimientos de materiales para mantenimiento y despacho

de materiales.

3 Oficinas Fecha de los requerimientos de materiales para oficina y despacho de

materiales.

4 Compras o

adquisiciones

Fecha de generación de las órdenes de compra, fecha de atención por el proveedor, cantidad de las órdenes de compra generadas y estado de las órdenes de compra

5 Control de Calidad Verificación del ingreso de materiales para producción al almacén

6 Almacén Fecha de recepción de los materiales entregados por el proveedor,

despacho materiales y conformidad de las órdenes de compra.

7 Contabilidad Disponibilidad de los costos de las áreas de logística, compras, almacén.

8 Gestión Integrada Registro y seguimiento del cumplimiento de los indicadores de gestión

correspondiente a las adquisiciones.

9 Recursos Humanos Disponibilidad y registro de la asistencia del personal del área de adquisiciones.

10 Logística Seguimiento y control de los indicadores de gestión de adquisiciones y la

mejora continúa de los indicadores.

Tabla 3-11 Relaciones funcionales con las áreas externas

Ítem Área/proceso Relación

1 Gerencia Logística Seguimiento y control de la gestión logística.

2 Proveedores Fecha de atención indicada en las órdenes de compra y fecha de entrega de

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En la Figura 3.7 se muestra el sistema de indicadores y las relaciones funcionales con las áreas internas y externas.

Figura 3-7 Relaciones internas y externas del sistema de indicadores de adquisición

3.2.2.2 Sistema de indicadores críticos

El sistema de indicadores críticos tiene como información de entrada la cantidad de las órdenes de compra generadas por el área de compras, los gastos del área de compras registrados por el área de contabilidad, la información de los materiales de alta rotación o consumo informadas por el almacén, la fecha del requerimiento de materiales del cliente interno, la fecha de entrega de los materiales por el proveedor, la fecha de ingreso de los materiales entregados por el proveedor al almacén, observaciones con respecto a la conformidad de la recepción realizadas por el área de control de calidad y el almacén, órdenes de compra con entrega completa, cantidad de compradores existentes en el área de compras y las horas de asistencia registradas por el área de recursos humanos. Como información de salida se tiene los indicadores de gestión de adquisiciones en las dimensiones financiero y operativo, tiempo, calidad y productividad con los indicadores de costos de adquisición por pedido, ciclo total de un pedido de materiales de alta rotación, recepción completa y horas hombre por orden de compra respectivamente. Los cuales se pueden apreciar en la Figura 3.8.

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Figura 3-8 Informacion de entrada y salida del sistema de indicadores de adquisición

Indicador financiero y operativo. - Con la información de las órdenes de compra emitidas por el área de compras en un periodo mensual, se procede a determinar el número de ítem (materiales) promedio que tiene cada orden de compra, obteniendo la cantidad de adquisición de materiales realizadas en el periodo. Con la información de los gastos de operación del área de compras recibida del área de Contabilidad del periodo mensual, se procede a dividir estos gastos entre la cantidad de adquisiciones de materiales realizadas en el periodo, determinando el indicador de costos de adquisición por pedido. En la Figura 3.9 se presentan la información de entrada y salida para el cálculo del indicador financiero y operativo: Costos de adquisición por pedido.

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Indicador de tiempo.- Con la información del consumo de los materiales emitidos por el área del Almacén del último año, se determinó los materiales de alta rotación, enseguida se procedió a revisar la fecha del requerimiento de un material de alta rotación, la fecha de emisión de las ordenes de compras emitidas para atender estos requerimientos, la fecha de atención de las ordenes de compras por los proveedores, con esta información se procedió a encontrar el tiempo de atención de un pedido, restando la fecha del ingreso del material al almacén con la fecha del requerimiento, por último se procedió a calcular el tiempo promedio de atención de cada pedido de material. En la Figura 3.10 se presentan la información de entrada y salida para el cálculo del indicador de tiempo: Ciclo total de un pedido de materiales de alta rotación.

Figura 3-10 Informacion de entrada y salida del indicador de tiempo

Indicador de calidad.- Con la información de las órdenes de compras generadas en el periodo mensual, se procedió a contabilizar la cantidad de órdenes de compra del mes, enseguida por cada orden de compra del periodo, se revisó si el proveedor entrego los materiales en la fecha ofrecida, comparando la fecha de ingreso del material al almacén y la fecha de entrega prometida, si estas fechas son iguales, se procede a revisar si la cantidad entregada por el proveedor, es la misma que se solicitó, si las cantidades son las mismas, se procede a contabilizar como entregas completas y para determinar el indicador se dividió la cantidad de entregas completas entre la cantidad de órdenes de compra emitidas en el periodo. En la

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Figura 3.11 se presenta la información de entrada y salida para el cálculo del indicador de calidad: Recepción completa.

Figura 3-11 Informacion de entrada y salida del indicador de calidad

Indicador de productividad. - Con la información de la asistencia de los compradores, registrados por el área de Recursos Humanos, se procedió a realizar el cálculo de las horas laboradas de los compradores en un periodo mensual, asimismo con la cantidad de compradores asignados al área de Compras, se procedió a determinar el indicador se productividad, dividiendo las horas hombre laboradas de los compradores entre la cantidad de órdenes de compra emitidas en el periodo. En la Figura 3.12 se presentan la información de entrada y salida para el cálculo del indicador de productividad: Horas hombre por orden de compra.

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3.2.3 Implementación del sistema de indicadores críticos