Contextual analysis
6.2 HISTORY, ORIGIN, FUNCTION, IMPORTANCE
3.2.1.General
Desarrollar un modelo de Solución Informática utilizando BPM en los procesos académicos y financieros de la ESPOCH Extensión Morona Santiago.
3.2.2.Específicos
Identificar la información correspondiente a cada proceso que se lleva a cabo manualmente en la Extensión.
Automatizar los procesos en el área académica y financiera de la Extensión. Mejorar los tiempos de respuesta en la ejecución de los procesos.
Reportar los procesos ejecutado.
3.3. Desarrollo de la Propuesta
3.3.1.Datos generales del proyecto
Nombre del proyecto: Sistema Informático de Seguimiento a los procesos académicos y financieros en la Extensión (SISAF).
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El desarrollo del proyecto SISAF estará a cargo del Ing. Jonny Guaiña Docente de la Extensión Morona Santiago.
3.3.2.Datos generales de la institución
Nombre de la empresa: ESPOCH Extensión Morona Santiago.
Departamento: Coordinación Académica y Financiero.
Ubicación: Final de la Calle Don Bosco, a tras del estadio Federativo Tito Navarrete. Macas – Ecuador.
3.3.3.Descripción general del sistema
El presente Sistema Informático Automatiza los procesos que tienen relación directa en el área académica y financiera de la Extensión.
Sistema que va a cumplir con los Requerimientos Funcionales y no Funcionales identificados con los actores principales que en el momento ejecutan manualmente los procesos.
El sistema se desarrollará bajo los siguientes requerimientos software:
Postgres 9.3 Motor de base de datos Glassfish 4.0 Servidor de aplicaciones Netbeans 7.3 Plataforma de desarrollo Java
PrimeFaces 3.5 Framework para del desarrollo web
Hibernate Framework de acceso a datos Ireport 5.0 Desarrollo de reportes
La arquitectura está basada en Microsoft .NET, clustering de servidores, balance de cargas de servidores y de red, y sopesa el estándar de la industria además de las poderosas tecnologías empresariales computacionales incluyendo servicios Web y XML.
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El sistema nos permitirá generar reportes como:
Se generan automáticamente los reportes que permitan tomar decisiones en la parte administrativa, es decir en la dirección y coordinación académica.
Tiempos con los que se ejecutan los procesos. Clasificación de todos los procesos que se ejecutan. Back ups que permitan respaldar toda la información.
3.4. Identificación de procesos a Modelar
3.4.1.Área Académica
Matrícula de estudiantes Regulares. Matrícula de estudiantes Nuevos.
Retiro de una Asignatura matriculada por un estudiante Graduación de un estudiante
Homologación de Asignaturas
Aprobación de prácticas pre-profesionales
3.4.2.Área Financiera
Adquisiciones
Viáticos
3.5. Estudio de Metodologías para el Desarrollo de Software BPM
El Objetivo del aplicar una metodología es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar integrar, monitorizar y optimizar de forma continua.
En el presente apartado se realiza un estudio de las principales metodologías utilizadas para el desarrollo de software, entre ellas las tradicionales, Evolutivas, Ágiles y metodología como Six Sigma, Propartners Ultimus BPM, que han sido implementadas con la tecnología BPM.
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Modelo Fases Características Ventajas Desventajas
Genérico - Definición
- Desarrollo - Mantenimiento
- Permite un entendimiento de tipo general del proceso.
- Sus fases son generales para cualquier modelo.
- Evita pasar a una fase posterior sin tener terminada la actual. - Estructura clara
- Normalmente, las
especificaciones son incompletas o anómalas
- No existe una distinción precisa entre la definición, el desarrollo y el mantenimiento
- Solo hasta que el sistema se ha producido se puede probar
Secuencial - Ingeniería del
sistema - Análisis - Diseño - Codificación - Pruebas - Mantenimiento
- Es una visión del proceso de desarrollo de software como una sucesión de etapas que producen productos intermedios.
- Para que el proyecto tenga éxito deben desarrollarse todas las fases.
- Las fases continúan hasta que los objetivos se han cumplido.
- Si se cambia el orden de las fases, el producto final será de inferior calidad.
- Su simplicidad lo hace comprensible para el cliente que no está familiarizado con el desarrollo de software.
- Por cada actividad se produce un artefacto (documentación, diseño y código) la cual es necesaria para iniciar la siguiente etapa de desarrollo
- Se muestra poco flexible para responder a los cambios en los requerimientos del cliente - No refleja la manera como
realmente se lleva a cabo el desarrollo de software De prototipos - Recolección y refinamiento de requisitos. - Diseño rápido - Construcción del prototipo - Evaluación del prototipo por el cliente - Refinamiento del prototipo - Producto de ingeniería.
- Reduce el costo y esfuerzo de desarrollo - Reduce el tiempo de entrega
- Disminuye los riegos durante el desarrollo.
- Versión operativa casi desde el inicio
- Alta integración del usuario con el proceso de desarrollo - Coste relativamente bajo para
cada versión.
- Cambios de dirección en el desarrollo fáciles de realizar.
- El usuario no valora
adecuadamente el trabajo. - El sistema puede crecer
desmedidamente.
- Se confunde el producto final con el prototipo.
Incremental - Análisis
- Diseño - Código
- Combina elementos del modelo lineal con la filosofía de creación de prototipos.
- El primer incremento satisface los requerimientos críticos del cliente
- Los incrementos deben ser relativamente pequeños
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- Pruebas - El primer incremento a menudo es un
producto esencial (núcleo).
- A partir de la evaluación se planea el siguiente incremento ya sí sucesivamente. - Es interactivo por naturaleza
- Es útil cuando el personal no es suficiente.
- Los clientes obtienen experiencia para definir los requerimientos de incrementos posteriores - Existe un bajo riesgo de fallar en
el proyecto total.
- A menudo los sistemas tienen una estructura deficiente Espiral - Planificación - Análisis de riesgo - Ingeniería - Evaluación por el cliente
- En cada giro se construye un nuevo modelo del sistema completo.
- Este modelo puede combinarse con otros modelos de proceso de desarrollo (cascada, evolutivo)
- Mejor modelo para el desarrollo de grandes sistemas.
- El análisis de riesgo requiere la participación de personal con alta cualificación.
- Mantiene el enfoque sistemático de los pasos sugeridos para el ciclo de vida clásico
- A medida que progresa el proceso del software, el desarrollador y el cliente comprenden y reaccionan mejor ante riegos en cada uno de los niveles de evolución.
- Requiere una considerable habilidad para la evaluación de riesgos.
- Es un modelo que no se ha utilizado tanto como los modelos lineales. XP Extreme Programming - Interacción con el cliente - Planificación - Diseño, desarrollo y pruebas
- Desarrollo iterativo e incremental - Pruebas unitarias continuas - Programación por parejas - Frecuente interacción - Corrección
- Refactorización
- Propiedad del código compartida - Simplicidad en el código
- Apropiado para entornos
volátiles
- Estar preparados para el cambio, significa reducir su coste. - Planificación más transparente
para nuestros clientes, conocen las fechas de entrega de funcionalidades. Vital para su negocio
- Permitirá definir en cada iteración cuales son los objetivos de la siguiente
- Permite tener realimentación de los usuarios muy útil.
- La presión está a lo largo de todo el proyecto y no en una entrega final.
- Delimitar el alcance del proyecto con nuestro cliente.
- Dificultad de estimar cuánto va a costar un proyecto DRA Desarrollo Rápido de Aplicaciones - Modelado de Gestión - Modelado de Datos - Herramientas Especializadas - "Timeboxing"
- Prototipos Iterativos y Evolucionarios
- Comprar puede ahorrar dinero
en comparación con construir. - Comprar puede ser más caro que construir.
56 - Modelado del Proceso - Gestión de Aplicaciones - Pruebas y entrega
- Los entregables pueden ser fácilmente trasladados a otra plataforma.
- El desarrollo se realiza a un nivel de abstracción mayor.
- Visibilidad temprana. - Mayor flexibilidad.
- Menor codificación manual. - Mayor involucramiento de los
usuarios.
- Posiblemente menos fallas. - Posiblemente menor costo. - Ciclos de desarrollo más
pequeños.
- Interfaz gráfica estándar.
- Costo de herramientas integradas y equipo necesario.
- Progreso más difícil de medir. - Menos eficiente.
- Menor precisión científica. - Más fallas (por síndrome de
"codificar a lo bestia").
- Prototipos pueden no escalar, un problema mayúsculo.
- Funciones reducidas (por "timeboxing").
- Dependencia en componentes de terceros: funcionalidad de más o de menos, problemas legales.
MSF Microsoft Solutions Framework - Visión - Planeación. - Desarrollo - Estabilización. - Implantación. - Adaptable - Escalable - Flexible - Tecnología Agnóstica - MSF ayuda a implantar soluciones en base a la tecnología
- El modelo tiene facilidad de manejo por ser una empresa conocida.
- Efectúa trabajo en equipo y la colaboración.
- Se puede utilizar para proyectos de cualquier magnitud.
- Crea una disciplina de análisis de riesgos que ayuda y evoluciona con el proyecto.
- Gracias a Microsoft, este modelo cuenta con plantillas que nos ayuda para el proceso de documentación.
- Este modelo utiliza demasiada documentación en sus fases. - El análisis de riesgo suele llevar
mucho tiempo frenando el avance del proyecto.
- Al ser un modelo de Microsoft implica que se tiene que utilizar herramientas solo de Microsoft
RUP Rational Unified Process - Iniciación. - Elaboración. - Construcción. - Transición.
- Forma disciplinada de asignar tareas y responsabilidades (quién hace qué, cuándo y cómo)
- Evaluación en cada fase que permite cambios de objetivos - Funciona bien en proyectos de
innovación.
- La evaluación de riesgos es compleja
- Excesiva flexibilidad para algunos proyectos
57 - Pretende implementar las mejores
prácticas en Ingeniería de Software - Desarrollo iterativo
- Administración de requisitos
- Uso de arquitectura basada en
componentes - Control de cambios
- Modelado visual del software
- Verificación de la calidad del software
- Es sencillo, ya que sigue los pasos intuitivos necesarios a la hora de desarrollar el software.
- Seguimiento detallado en cada una de las fases.
- Proporciona un lenguaje común, RUP como proceso es muy completo.
- Estamos poniendo a nuestro cliente en una situación que puede ser muy incómoda para él. - Nuestro cliente deberá ser capaz
de describir y entender a un gran nivel de detalle para poder acordar un alcance del proyecto con él.
- Las fases de RUP generalmente son mal aplicadas en un estilo
cascada, por su alta
complejidad no es adecuado para proyectos pequeños. Six Sigma - Definir - Medir - Analizar - Mejorar - Controlar
- Metodología de Gestión de la Calidad - Centrada en el control de Procesos - Permite Disminuir defectos en la entrega
de los productos o servicio al cliente.
- Mejoramiento de la Rentabilidad
- Mejoramiento de la
Productividad.
- Está orientada al Servicio al cliente
- Los resultados al aplicar esta metodología es que los resultados se miden por dos caminos diferentes. Propartners – Ultimus BPM - Análisis Funcional - Diseño y Arquitectura. - Ensamble - Control de Calidad - Pruebas de usuario - Administración del Cambio.
- Prioriza el cumplimiento del Cronograma de procesos.
- Refina Reglas de negocio.
- Levantamiento de la información con todo el personal involucrado.
- Diseño de Formularios por procesos. - Control de Calidad
- Entrega de documentos por cada actividad realizada.
- Cronograma de reuniones. - Asignación de tiempos por cada
proceso.
- Énfasis en las especificaciones de procesos.
- Capacitación a los clientes.
- Mayor tiempo de entrega en el producto.
-
Cuadro 12. Estudio de Metodología para el Desarrollo del Software Fuente Autor
58 3.6. Metodología Propuesta
La metodología propuesta se basa en las metodologías estudiadas Propartners – Ultimus BPM y Six Sigma, además de considerar las etapas de todos los ciclos de vida: Tradicional, Evolutivos y ágiles, que aportan circunstancialmente en el desarrollo del Software.
El ciclo de vida de la metodología planteada, define: Objetivos, fases, tareas, productos, necesarios para la correcta implementación. La metodología está compuesta por cuatro Fases, como se detalla a continuación:
Modelación del proceso
Diseño
Implementación
Optimización y Monitoreo
3.6.1.Modelación del proceso
Se obtiene y define una idea de la secuencia o pasos necesarios para que un proceso de negocio determinado cumpla su objetivo. Así, se organizan mejor las tareas ya que se tiene que seguir y cumplir un procedimiento predeterminado. De haber un proceso previo, lo que se hace en esta etapa es evaluar el proceso actual y hacer una reingeniería de este con el fin de optimizarlo.
3.6.2.Área Académica
3.6.2.1. Matrícula de estudiantes Regulares.
Descripción del Proceso.-
El estudiante ingresa al Sistema Académico con su usuario y contraseña. Posteriormente realiza el proceso de pre-matrícula en donde deberá pre matricularse en todas las materias que pueda cursar sin cruce de horario.
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Acto seguido, el coordinador académico verificará las materias en las que el estudiante se pre-matrícula para asegurarse de que no hayan cruces de horario y que en cada materia se cumplan los prerrequisitos y/o correquisitos para poder matricularse. En caso de haber inconsistencias, el coordinador académico rechaza la pre-matrícula y el estudiante tiene que corregir y volver a enviarla.
Si la pre-matrícula es aprobada, el estudiante debe verificar en la página de pagos (Infopagos.espoch.edu.ec), si tiene gratuidad; en caso de no tenerla debe pagar en el banco del pichincha, realiza el depósito y se acerca a secretaría. Si tiene gratuidad, debe ir a secretaría directamente.
La secretaría verificará el pago (si es que no hay gratuidad) y procederá a legalizar la matrícula.
Figura 17. Secretaría verificará el pago Fuente: Autor
60 Análisis Estructura PIECES del Diagrama
Definición de los problemas
P --- Necesidad de mejora de prestaciones
● Las asignaturas en las que no se puede matricular aparecen en la lista de asignaturas para ser seleccionadas.
I --- Necesidad de mejora de información
● No es posible acceder a los requisitos desde la lista de asignaturas.
● La sección de requisitos de las asignaturas del sistema OASIS no tiene buena usabilidad, el botón de regresar es poco intuitivo y difícil de identificar.
E --- Necesidades de mejorar el control económico
● No es fácil calcular directamente el pago que deben realizar los estudiantes ya que depende directamente del sistema INFOPAGOS
● El pago realizado en el banco no se registra directamente en el sistema INFOPAGOS
C --- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● El sistema no lista todas las asignaturas de la malla curricular tomando en cuenta las asignaturas complementarias y obligatorias.
● El sistema no indica el nivel al que las asignaturas pertenecen.
E --- Necesidad de mejorar la eficacia
● El sistema de pre matrículas no verifica que se cumplan todos los requisitos y prerrequisitos de las asignaturas en que se va a matricular.
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● Los estudiantes que pierden la gratuidad tardan mucho tiempo en realizar los pagos en el banco.
Oportunidades de mejoría
P --- Necesidad de mejora de prestaciones
● Modificar el sistema académico para que cuando se realice la pre matrícula verifique que se cumplan todos los requisitos y prerrequisitos.
I --- Necesidad de mejora de información
● El sistema OASIS notificará al estudiante los cruces de horario y las materias en las que no cumple algún prerrequisito o correquisito.
E --- Necesidades de mejorar el control económico
● Implementación de una plataforma online de pagos con las instituciones financieras de la ciudad. De tal forma, que mediante ese sistema el estudiante pueda realizar el débito del pago de la matrícula.
● El pago de los estudiantes se registrarán automáticamente en el sistema INFOPAGOS
C --- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● Los controles serán automáticos y no hay cabida a errores por parte del coordinador o el estudiante
● Se listan solamente las materias en las que el estudiante cumpla los requisitos
E --- Necesidad de mejorar la eficacia
● El sistema debe negar una pre matrícula cuando hayan incidencias
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● Con el sistema de pagos los estudiantes que perdieron la gratuidad no tardarán en realizar el pago.
3.6.2.2. Retiro de una Asignatura matriculada por un estudiante
Descripción del Diagrama.-
El estudiante realiza una solicitud por escrito y le envía al coordinador académico solicitando el retiro de las materias de cuales desea retirarse.
El coordinador académico verifica que no hayan pasado más de 30 días a partir del último día de matrículas. De ser el caso, el coordinador académico acepta la solicitud, en caso contrario la devuelve.
Verifica materia a materia (solicitada) y verifica que no tenga tercera matrícula en dicha materia. Si no tiene tercera matrícula se retira de la materia, en caso contrario se niega el retiro.
Figura 18. Retiro de una Asignatura. Fuente: Autor
63 Análisis Estructura PIECES del Diagrama
Definición de los problemas
P --- Necesidad de mejora de prestaciones
● El estudiante debe realizar la solicitud por escrito, lo que implica que debe encontrarse en la institución para realizar el trámite lo cual demanda de mucho tiempo.
I --- Necesidad de mejora de información
● La información sobre el retiro de las materias en los periodos anteriores se encuentra únicamente de forma física en secretaría académica.
E --- Necesidades de mejorar el control económico
● El estudiante deberá estar presente en la institución para realizar la solicitud del retiro de matrícula ocasionando gastos para transportarse desde el lugar donde se encuentra hasta la institución.
C --- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● El estudiante puede solicitar el retiro de matrículas fuera de las fechas reglamentarias.
E --- Necesidad de mejorar la eficacia
● El coordinador académico debe tomarse un tiempo para verificar el retiro, por lo que la aprobación del retiro de matrículas no es inmediato.
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● Se debe esperar a que el coordinador académico se encuentre presente para la verificación del retiro de matrícula, en caso de ausencia, el estudiante debe esperar y podría pasar de la fecha reglamentaria.
Oportunidades de mejoría
P --- Necesidad de mejora de prestaciones
● Automatizar el proceso de solicitud del retiro de la matrícula por medio de una plantilla con un formato establecido, que controle que se cumplan todos los requisitos para retirarse de la materia.
I --- Necesidad de mejora de información
● El sistema almacenará las solicitudes del estudiante por lo que, en caso de necesitarlo, será muy sencillo acceder a dicha solicitud.
E --- Necesidades de mejorar el control económico
● El sistema permitirá al estudiante realizar la solicitud del retiro de matrícula desde cualquier lugar que tenga acceso a internet.
C --- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● El sistema hará uso de la fecha para verificar que la solicitud proceda y exista un mejor control a la hora de acceder a la información requerida.
● El sistema accede a la base de datos para ver que el estudiante no se haya retirado antes de esa materia.
● El sistema comprobará que no se esté en la materia con segunda matrícula.
E --- Necesidad de mejorar la eficacia
● El proceso será más efectivo ya que el estudiante no debe acudir a coordinación para realizar el trámite debido a que el proceso será online.
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S --- Necesidad de mejorar el servicio
● Al estudiante le tomará menos tiempo retirarse de una materia ya que todo el trámite se realizará por las computadoras disponibles en la extensión Morona Santiago y el uso de internet.
3.6.2.3. Graduación de un estudiante
Descripción del Diagrama.-
El estudiante solicita la defensa del proyecto de titulación, para que esta solicitud sea aprobada la secretaria académica verificará si se ha cumplido todos los requisitos. Si es así se realizará el proceso de la matrícula correspondiente del trabajo de titulación. La secretaria comprobará si el número de matrículas es menor a dos para poder continuar con el proceso.
El estudiante envía el anteproyecto con el aval del asesor al vicedecano de la facultad correspondiente a la carrera en la matriz para que este sea calificado. El vicedecano designará a un tribunal para que califique el anteproyecto. El tribunal deberá presentar un informe del anteproyecto en un plazo de ocho días laborables para que sea avalado por la comisión académica.
El tribunal será el encargado de asignar la nota correspondiente en un plazo de dos días laborables, si la nota es menor a 14 el tribunal deberá presentar un informe al director del trabajo de titulación explicando las falencias del trabajo.
La secretaria académica le da a conocer al estudiante la nota que obtuvo si la nota es menor a 14 el estudiante podrá solicitar al decano una nueva fecha para la