DISCUSSION
HLSR AMONG E.FAECALIS : Study by HLSR in E.Faecalis (%)
Un sistema de inventario le proporciona a la compañía una estructura organizacional y políticas operativas para mantener y controlar las existencias de inventarios. En este se busca mantener actualizado toda la información referente a órdenes de pedido y recepción de insumos, establecer el momento para realizar los pedidos y llevar un registro de lo que se pidió. El objetivo final de un sistema de inventarios es mantener el control sobre cada pieza del inventario y garantizar los registros exactos de las existencias disponibles (Chase, Jacobs, & Aquilano, 2009).
De acuerdo a las necesidades de la compañía, se busca mantener niveles de inventario que mejore el servicio al cliente y reduzca los costos en los que intervienen. Para esto se debe establecer los límites máximos y mínimos dentro de los cuales se debe encontrar las cantidades en bodega, tal como se muestra en la ilustración 17.
Ilustración 18 Límites Máx. y Mín. de inventarios Fuente: (Fajardo, Planeación de inventarios y abastecimiento, 2014)
El límite máximo busca garantizar que el tiempo de vida del producto no se vea amenazado por la acumulación de existencias en bodega. De acuerdo a la política de la compañía, bajo la producción Lote por Lote (L4L), las cantidades producidas varían de acuerdo a las cantidades requeridas por los clientes, ya que no se manejan inventarios de
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producto terminado. Por esto fue necesario dividir los insumos que conforman la mezcla base de todos los alimentos en polvo, de los insumos especiales que caracterizan cada referencia (Ver ANEXO 20), para calcular el límite máximo.Para los insumos que conforman la mezcla base de los alimentos en polvo y el material de envase, los cuales representan el 80.97% aprox., se tiene en cuenta el límite mínimo, tamaño de lote mínimo y la variabilidad de suministro, para el cálculo del límite máximo; como se define en la ecuación 1.
í � á . = í � í +
ñ
í ∗
� � �
� �
Ecuación 1 Límites Máx. de Inventarios Base Fuente: (Fajardo, Planeación de inventarios yabastecimiento, 2014)
Donde el tamaño del lote mínimo hace referencia al tamaño de pedido mínimo entre un periodo no menor a doce datos. Es decir, se determina cual es el pedido demandado por los clientes, de menor cantidad de unidades, de los periodos de pedido, ya sean semanales, mensuales o bimensual, de acuerdo a lo acordado con los clientes. Por otro lado, la variabilidad de suministro hacer referencia a la variabilidad sobre las cantidades de pedido para los próximos 12 meses (como mínimo), acordadas con el respectivo proveedor, como se muestra en la ecuación 2. Lo ideal es que la frecuencia de pedido de los clientes, coincida con la frecuencia de pedido a los proveedores.
Para los insumos que representan los principios activos que caracterizan y diferencian las referencias, se tiene en cuenta el límite mínimo más un coeficiente delta como se define en la ecuación 3, el cual representa un porcentaje de incremento al límite mínimo, buscando alcanzar a cubrir los picos de demanda.
í � á . = í � í +
Ecuación 3 Límites Máx. de Inventarios Específicos Fuente: (Fajardo, Planeación de inventarios y abastecimiento, 2014)
Por otro lado, el límite mínimo de inventario, toma en cuenta el lead time de
abastecimiento y el inventario estadístico de seguridad, como se define en la ecuación 4.
í � í . =
� � �
+
�
� �
Ecuación 4 Límites Mín. de Inventarios Fuente: (Fajardo, Planeación de inventarios y abastecimiento, 2014)
El inventario de seguridad representa una protección sobre los niveles de inventarios, frente a la variabilidad de la demanda. El cual se define según el nivel de servicio al
cliente (NSC), variabilidad de la demanda y el lead time del proveedor respectivo, como
se observa en la ecuación 5.
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Ecuación 5 Límites Mín. de Inventarios Fuente: (Fajardo, Planeación de inventarios y abastecimiento,2014)
El objetivo sobre los niveles de inventarios a mantener en bodega es no mantener una tendencia hacia alguno de los limites, sino por el contrario mantener el nivel del inventario promedio, como se enseña en la ilustración 17, el cual se define como se observa en la ecuación 6.
�
� =
í � á �
− í � í �
+ í � í �
Ecuación 6 Inventario Promedio Fuente: (Fajardo, Planeación de inventarios y abastecimiento, 2014) Con lo anterior se presenta una herramienta de control sobre las existencias en bodega, delimitadas por las cantidades máximas y mínimas permisibles. De esta manera se elimina la posibilidad de llegar al agotamiento de inventarios, como se observó en la situación actual de la compañía, y evitar la acumulación de insumos con baja rotación, lo que ocasionaba su perdida por su cercanía a la fecha de vencimiento, obligando a la compañía a incurrir en gastos adicionales sobre la destrucción del mismo, situación obligada por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (INVIMA). Para el control de los inventarios en bodega la compañía adquirió un Software contable llamado World Office, el cual contiene un módulo sobre informes de inventarios, en el cual se puede llevar control sobre:
- Existencias en inventario - Rotación de inventarios - Inventarios sin movimientos - Movimientos de inventarios - Control de despachos - Inventarios por bodega
- Kardex (reporte de transacciones de inventarios, seguimiento de los movimientos y costo de las mercancías)
- Inventario por debajo del punto mínimo - Inventario por encima del punto máximo - Vencimiento de lotes
- Rentabilidad por producto - Estadísticas de compras - Pedidos facturados - Inventarios por ubicación - Control de devoluciones - Listado de inventarios - Conteo por ubicaciones
- Control de cruce de documentos - Existencias mensuales
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Los anteriores informes son realizados en base a la información que se registra al ingresar al sistema cada una de las materias primas que maneja la compañía, donde se debe especificar tanto los niveles máximos y mínimos permitidos, como información adicional a los datos contables requeridos.Adicionalmente, el software realiza los registros de entradas y salidas de almacén por medio de la emisión de las órdenes de producción, en donde se debe especificar la fecha de inicio y fin de la producción, producto a fabricar, destino (cliente), la cantidad a producir versus la cantidad producida. De esta manera el sistema realiza el listado de materiales (BOM) necesarios para producir la cantidad del producto detallado. En caso de encontrarse con un nivel de existencias insuficientes de alguna materia prima, el sistema emite el siguiente mensaje: “Cantidad de existencias insuficiente de Vitamina A para la
OP001”, por ejemplo. Si en caso contrario, se contaba con el nivel de inventarios
adecuado, una vez se termina la producción se registran las unidades producidas, de esta manera el sistema descarga las cantidades utilizadas de cada insumo para actualizar el sistema, registrando así los detalles de la orden de producción para la cual se utilizó los insumos. De esta manera se evidencia como con sistema contable la compañía puede llevar un control sobre las existencias en bodega, evitar la acumulación de insumos de baja rotación y evitar los quiebres de inventarios; lo que evita los problemas descritos en el diagnóstico.