Para generar todas las posibles ideas que permitieran mejorar las actividades del procedimiento de canje, el grupo comenzó el desarrollo de las metodologías de trabajo en equipo en dos etapas; en la primera etapa se desarrolló la metodología de la lluvia de ideas para encontrar las soluciones globales que permitieran mejorar el procedimiento. Posteriormente, en la segunda etapa se utilizó la metodología de los cinco porqués, en la cual se identificaron los puntos más críticos del procedimiento con el fin de validar si las soluciones planteadas en la lluvia de ideas y la unificación de estas en el desarrollo de un software para mejorar el procedimiento era, la mejor solución.
9.4.1 PRIMERA ETAPA: LLUVIA DE IDEAS
La reunión se realizó el 24 de junio de 2008 en las instalaciones de la biblioteca. Durante el desarrollo de la reunión surgieron varios comentarios acerca de la gran cantidad de labores o actividades de carácter operativo que se tienen que realizar en el establecimiento de un convenio de canje con
otra institución. Entre las actividades están, el envío de material a cada institución; el acuse de recibo; el control del material recibido con el fin de garantizar la continuidad del convenio y el desarrollo de la colección; las reclamaciones por ítems no recibidos, entre otros. Unido a estos inconvenientes encontrados, en una de las auditorías internas realizada por el área de gestión organizacional, se evidenciaron los inconvenientes de falta de control en el envío y recepción del material así como la cantidad de actividades operativas. La totalidad del grupo estuvo de acuerdo con la necesidad de hacer cambios en el procedimiento. Surgieron varios interrogantes los cuales se implementaron en la metodología de los cinco porqués.
Así mismo, en la reunión surgieron varias alternativas para mejorar el procedimiento y se concretaron de la siguiente manera:
¾ Crear una cuenta de correo única para el procedimiento de canje y donación.
¾ Almacenar los acuses de recibo en el computador para disminuir el consumo de papel.
¾ Automatizar algunas de las actividades de los procedimientos de canje y donación.
Cada una de estas alternativas condujo a consolidar una solución general que integrara todas las mejoras anteriores y la propuesta fue el desarrollo de un software propio que permitiera gestionar y controlar todas las actividades del procedimiento.
Con la idea de desarrollar un software propio y hecho exclusivamente para gestionar todas las actividades del procedimiento, se generaría un cambio radical en el procedimiento existente, además que involucraría un equipo de trabajo interdisciplinario entre ingenieros y profesionales de la Ciencia de la Información.
Luego de realizar la lluvia de ideas se dio continuidad al proyecto con el desarrollo de la siguiente metodología para la identificación concreta de las causas que impiden un mejor desarrollo del procedimiento de canje, y la identificación de la solución para la mejora del desarrollo del procedimiento.
9.4.2 SEGUNDA ETAPA: CINCO PORQUÉS
Los siguientes fueron los interrogantes y las respuestas que se plantearon:
¿Por qué se considera que el procedimiento de canje requiere de una mejora?
Porque se denota que exige una amplia labor operativa, lo que conlleva que las actividades de control no se cumplan con la debida rigurosidad.
¿Por qué los procedimientos de canje y donación actualmente exigen una amplia labor operativa?
Porque en cada envió de una publicación de la Universidad hay que realizar las siguientes actividades:
¾ Realizar y enviar por correo una carta acompañante, lo que implica modificar las cartas una por una para cada institución.
¾ Realizar acuse de recibo institución por institución vía correo electrónico de cada material recibido.
¾ Crear rótulos para los sobres de envío.
¾ Administrar manualmente los datos de las instituciones con las que hay convenio.
¾ Imprimir los acuses realizados por las instituciones que reciben nuestras publicaciones.
¿Por qué el procedimiento de canje que está planteado actualmente no permite que se lleven las actividades de control con la debida rigurosidad?
Porque actualmente las actividades del procedimiento de canje en la Biblioteca de la Universidad del Rosario no permiten que se conozca oportuna y ágilmente la siguiente información:
¾ Los ejemplares que llegan de cada una de las publicaciones en intercambio para garantizar que todos los ejemplares de las diferentes publicaciones estén al día en la colección de la biblioteca.
¾ La reciprocidad que se da en el intercambio de nuestras publicaciones con otras instituciones.
¾ El control en los acuses de recibido de las otras instituciones.
¾ Cuáles materiales llegan en calidad de donación por institución o persona natural en un tiempo determinado.
¾ Cuáles instituciones recibieron acuse de recibo en un tiempo determinado por la donación o el intercambio entregado en nuestra institución.
¿Por qué actualmente los procedimientos de canje y donación en la Biblioteca de la Universidad del Rosario no permiten que se conozca oportuna y ágilmente los productos anteriormente nombrados?
Porque existen las siguientes causas:
¾ Alta carga operativa.
¾ Amplia rotación de personal.
¾ Pérdida de información ya que se maneja la información electrónica desde la cuenta de correo personal.
¾ Manejo manual de los registros: se archivan los acuses de recibo de cada una de las instituciones lo cual causa un aumento de uso de papel.