4.2 Born’s terms implementation
4.2.2 Implementation of the second Born term
Luego de aplicadas las entrevistas a los gerentes de los diferentes departamentos, obtuvimos los siguientes resultados:
➢ Departamento de Finanzas:
1.- Objetivos del departamento:
a) Reducir los errores en la impresión de los cheques b) Redistribución de las tareas de los empleados c) Incursionar en la bolsa de valores
2.- Tiempo estimado para el cumplimiento de los objetivos: a) 1 mes
b) 6 meses c) 9 meses
3.- Recomendaciones que considere necesarias para el cumplimiento de los objetivos:
a) Compra de una nueva impresora b) Revisar las descripciones de puesto
4.- Puntos que considere puedan mejorar a través de la capacitación: a) N/A
b) N/A c) N/A
➢ Departamento de Informática:
1.- Objetivos del departamento:
a) Mantener actualizada la página web de la empresa.
b) Desarrollo de la programación nuevos sistemas de facturación e inventario, control de varios procesos del centro de cómputos.
2.- Tiempo estimado para el cumplimiento de los objetivos: a) 12 meses
3.- Recomendaciones que considere necesarias para el cumplimiento de los objetivos:
a) Tomar un curso con las últimas tendencias y tecnologías para el mantenimiento de páginas web.
4.- Puntos que considere puedan mejorar a través de la capacitación: a) La creatividad y versatilidad para el desarrollo de la página.
b) Tener una página web innovadora y que satisfaga las necesidades de información de los usuarios.
➢ Departamento de Ventas:
1.- Objetivos del departamento:
a) Incrementar las ventas de fertilizantes en un 10% para las regiones Norte y Sur.
b) Aumentar la participación en el área de ganadería en un 12% en la región Este.
2.- Tiempo estimado para el cumplimiento de los objetivos: a) y b) 12 meses
c) 6 meses
3.- Recomendaciones que considere necesarias para el cumplimiento de los objetivos:
a) y b) Motivar a la fuerza de ventas en las regiones involucradas. c) Darle mayor capacitación sobre los fertilizantes a usar en esas zonas.
4.- Puntos que considere puedan mejorar a través de la capacitación: a) Reconocer nuevos nichos de mercado.
b) Ser mas agresivo al momento de enfrentar la competencia. c) Conocer mejor el producto.
d) El logro del objetivo planteado para el aumento de las ventas de fertilizantes en un 10% para las zonas norte y sur.
e) Lograr una mayor satisfacción de los clientes.
➢ Departamento de Créditos y Cobros:
1.- Objetivos del departamento:
a) Reducir en un 10% la cartera de incobrables.
b) Actualizar las documentaciones que avalan los créditos otorgados por la empresa.
2.- Tiempo estimado para el cumplimiento de los objetivos: a) 12 meses
3.- Recomendaciones que considere necesarias para el cumplimiento de los objetivos:
a) Crear un procedimiento formal para establecer requisitos mínimos para otorgar créditos.
b) Darle un seguimiento mas de cerca de los clientes con cuentas incobrables.
c) Asignar una persona para la actualización de archivos.
4.- Puntos que considere puedan mejorar a través de la capacitación: a) Mayores posibilidades de negociación con clientes morosos. b) Agilización en la documentación destinada a archivo.
c) Poseer informaciones actualizadas y disponibles para cualquier requerimiento que se presente.
d) Mayor seguridad y confianza en los trabajos realizados.
➢ Departamento de Tráfico:
1.- Objetivos del departamento:
a) Organizar los expedientes de Importaciones en un 100%. b) Reducción de costos en un 33% de los costos (demoras, THC,
transporte).
c) Formalización del proceso de Importación.
2.- Tiempo estimado para el cumplimiento de los objetivos: a) meses
b) 12 meses c) 6 meses
3.- Recomendaciones que considere necesarias para el cumplimiento de los objetivos:
a) Mejorar la posición de la empresa (condiciones) vs navieras, transportistas, etc.
4.- Puntos que considere puedan mejorar a través de la capacitación: a) Adquirir técnicas y herramientas de negociación.
b) Entrenamiento en el uso/propósito de todos los insumos/productos finales que importa la empresa.
c) Conocimiento de los criterios que utiliza la comisión técnica evaluadora de la Dirección General de Aduanas para decidir/interpretar las leyes y resoluciones fiscales.
d) Lograr una mayor organización de la documentación que facilite la eficiencia del departamento.
e) Mejorar los niveles de negociación relacionados con las navieras, transportistas etc.
➢ Departamento de Contabilidad:
1.- Objetivos del departamento:
a) Reorganización del departamento de contabilidad.
b) Identificación de oportunidades de mejoría para la empresa, nuevos indicadores, estudios de flujo y de la cadena de valores.
2.- Tiempo estimado para el cumplimiento de los objetivos: a) 6 meses
b) 12 meses
3.- Recomendaciones que considere necesarias para el cumplimiento de los objetivos:
a) Habilitar espacio físico para archivos.
b) Revisar el manual de políticas y procedimientos a fin de reorganizar los procesos internos.
4.- Puntos que considere puedan mejorar a través de la capacitación: a) Adquirir habilidades que permitan mejorar la presentación de la
información financiera de la empresa, tales como estados financieros, estados de situación, etc.
b) Lograr el mejoramiento de los procesos contables.
➢ Departamento de Mercadeo:
1.- Objetivos del departamento:
a) Proveer a la gerencia con planes objetivos para mejorar la posición de la empresa en el mercado.
b) Mejorar la comunicación con los clientes.
c) Elaborar estrategias de ventas para aumento de la rotación de inventarios.
2.- Tiempo estimado para el cumplimiento de los objetivos: a) meses
b) meses c) meses
3.- Recomendaciones que considere necesarias para el cumplimiento de los objetivos:
a) Dar seguimiento a los cambios surgidos en el mercado tanto a nivel nacional como internacional.
b) Ofrecer un servicio mas personalizado a los clientes.
c) Renovar el plan de publicidad para los productos de poca rotación.
4.- Puntos que considere puedan mejorar a través de la capacitación: a) Mejorar las relaciones con los clientes.
➢ Recursos Humanos:
1.- Objetivos del departamento:
a) Actualizar los expedientes de los empleados.
b) Actualizar la información en la base de datos sobre los afiliados de las aseguradoras.
c) Establecer un mecanismo para la ejecución de entrenamientos cruzados en los diferentes puestos del departamento.
2.- Tiempo estimado para el cumplimiento de los objetivos: a) meses
b) 6 meses c) 8 meses
3.- Recomendaciones que considere necesarias para el cumplimiento de los objetivos:
a) Contratar temporalmente un auxiliar de archivo.
b) Conciliar la base de datos de la empresa con las aseguradoras. c) Coordinar la rotación de los empleados en los diferentes puestos.
4.- Puntos que considere puedan mejorar a través de la capacitación: a) Obtención de la información con mayor precisión y rapidez.
b) Que todos los empleados conozcan las tareas concernientes a cada puesto del departamento.
4.1.10 Acciones a desarrollar
Las acciones para el desarrollo del plan de capacitación de la empresa FERSAN, CxA para el año 2008 están respaldadas por los siguientes temas:
Programa de los cursos, talleres o Seminarios de capacitación para el año 2008.
AREA CURSO BENEFICIARIO
FECHA PROBABLE INVERSION ESTIMADA NOMBRE PARTICIPANTE Ventas El cierre de la venta INTRAS Febrero RD$25,000 Pedro Cepeda Miguel Arias José Castro Yasira Cabral Finanzas Bolsa de Valores en R.D.
People PBS Abril RD$13,400 José Tineo
Créditos y Cobros
Análisis de Crédito
Brainstorn Abril RD$9,000 Aníbal Acosta Jesús Suazo Recursos Humanos Comuni- cación Integral Image Comunication School
Julio RD$7,600 Aida Mena Esther Pou Informática Diseños Página Web Alpha Consulting Group
Julio RD$5,300 Antonio Ureña
Mercadeo Marketing Promo-
cional
INTRAS Octubre RD$7,200 Edward Pérez Luisa Ortiz
Tráfico Gestión Aduanal
GESCOR Octubre RD$6,500 Diana Jiménez
Contabilidad Análisis balance general Corporate Training
4.1.11 Cronograma Actividades a Desarrollar Meses 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 El cierre de la venta X Bolsa de Valores en R.D. X Análisis de Crédito X Comuni- cación Integral X Diseños Página Web X Marketing Promo- cional X Gestión Aduanal X Análisis balance general X
4.1.12 Lineamientos
1. Todo curso, seminario o cualquier otro evento de capacitación deberá satisfacer una necesidad específica, cuyo diagnóstico se haya obtenido a través de cualquiera de los métodos formales de identificación de necesidades establecidos.
2. Los presupuestos de capacitación y entrenamiento serán revisados y canalizados por el departamento de Recursos Humanos, y aprobados por la Gerencia Financiera.
3. Los cursos tomados por los empleados que no hayan sido previamente autorizados por Recursos Humanos no serán cubiertos por la empresa, sino que serán responsabilidad del empleado y/o supervisor.
4. El departamento de Recursos Humanos formulará su presupuesto anual para el pago de cursos y seminarios, el cual debe ir en línea con el programa anual de entrenamiento.
5. En caso de que varios gerentes requieran asistir al mismo curso internacional o regional, la Vicepresidencia deberá al participante mas idóneo y que este sea el responsable de transmitir formalmente los conocimientos adquiridos en el curso a los demás empleados que lo requieran. La ejecución de los planes de capacitación y entrenamiento estarán sujetos al presupuesto anual asignado.
6. El costo del curso local que cubrirá la empresa podrá incluir la inscripción, material de trabajo y, en los casos necesarios, alimentos. Para el caso de cursos regionales o internacionales, cada jefe de departamento es responsable de establecer los costos en su presupuesto.
7. Cada gerente de área deberá reportar mediante entrega del diploma o certificado de participación a Recursos Humanos, la asistencia de algún miembro de su equipo a los cursos para fines de control y estadística.
4.1.13 Procedimientos
▪ Cursos locales internos
Estos serán organizados por el departamento de Recursos Humanos, el cual será el encargado de realizar las invitaciones a los departamentos correspondientes. Cada jefe de área será el responsable de que sus empleados estén en el área de entrenamiento a la hora acordada.
▪ Cursos locales externos
1. El departamento de Recursos Humanos enviará a los gerentes y/o encargados de área el Plan Anual de Capacitación con los entrenamientos que están pautados a realizarse para que estos inscriban al personal de su área que necesita tomar dicho entrenamiento con su justificación de lugar. A su vez pueden incluir en el Programa algún curso o entrenamiento que no esté pautado pero que consideren sea necesario, incluyendo siempre la justificación del mismo.
2. Los lugares en los cursos serán asignados en el orden en que Recursos Humanos reciba las solicitudes. En el caso de que la fecha preferente no esté disponible, el empleado será inscrito en la segunda opción que haya elegido. Recursos Humanos confirmará vía e-mail a cada participante y a su supervisor la fecha en que se programó la participación del empleado.
Esta confirmación significa la inscripción formal en el curso elegido. Por lo tanto, sólo se aceptarán cancelaciones cuando estén soportadas por el gerente del área, a fin de aprovechar la inversión que la empresa hace
en el desarrollo de sus empleados, así como para no afectar a los demás participantes inscritos.
3. Los gastos derivados por la participación de los empleados en los cursos que aparezcan en el Plan estarán cargados al presupuesto de la división correspondiente.
4. Después de haber sido impartido el curso y cuando sea pertinente, Recursos Humanos evaluará el impacto que ha tenido el curso en el desempeño del empleado, a través del formulario de evaluación correspondiente (RRHH07).
▪ Cursos locales públicos
En el caso de habilidades profesionales, las necesidades serán muy específicas y particulares, por lo que en algunos casos será necesario que los empleados asistan a cursos públicos.
1. En caso de requerir este tipo de entrenamiento el empleado deberá llenar la hora de solicitud correspondiente (RRHH12). Una vez llenado el formulario y recabadas las firmas de autorización correspondientes, el empleado deberá entregarlo al área de Recursos Humanos.
2. De ser aprobado, el área de Recursos Humanos hará la reservación correspondiente y confirmará al empleado su participación. Los trámites de pago serán hechos por esta área.
3. Será responsabilidad del empleado asistir de manera puntual al entrenamiento en cuestión.
▪ Cursos regionales e internacionales
1. Las solicitudes de estos cursos se harán a través del departamento de Recursos Humanos de acuerdo a las necesidades identificadas.
2. Una vez recibida la confirmación de participación, Recursos Humanos notificará al gerente para que éste haga los arreglos de trabajo y viaje necesarios.
RECOMENDACIONES
✓ Cada departamento deberá establecer sus objetivos de manera clara y precisa a fin de alcanzar las metas de la organización.
✓ Las evaluaciones de desempeño deben realizarse de forma periódica en un plazo no mayor de un año.
✓ El departamento de Recursos Humanos debe capacitar a los empleados previo un diagnóstico en donde haya identificado cuales son sus necesidades y en base a estas, proceder con el proceso de capacitación.
✓ Ofrecerle entrenamiento al empleado relacionado directamente con el puesto que este desempeña.
✓ El departamento de Recursos Humanos debe dar promoción a los cursos que se impartirán en el próximo período, para que así los interesados tengan conocimiento de los mismos.
✓ Luego de recibir los entrenamientos, los empleados deben dar una retroalimentación de lo aprendido y si este fue efectivo la empresa podrá observar a sus empleados:
1. Cambio de conducta en su personal
2. Impacto positivo de la productividad de la empresa
CONCLUSION
Tanto la Capacitación como el Desarrollo de los Recursos Humanos son factores determinantes en el cumplimiento de los objetivos de toda organización. Desarrollar actitudes y aptitudes, así como destrezas y el crecimiento profesional en los empleados permite que éstos desempeñen su trabajo con mayor eficiencia y calidad.
El más importante recurso con que cuenta una empresa es el recurso humano. La capacitación es por lo tanto, una inversión para la organización, ya que los resultados que se obtienen de ella no sólo benefician al empleado, sino que contribuye al logro de los objetivos de la empresa.
La utilización efectiva de los Recursos Humanos dentro de la organización, depende de la correcta aplicación de las fases de capacitación que se han descrito anteriormente, tales como: detectar necesidades de capacitación, identificar los recursos para la capacitación, diseño del plan de capacitación, ejecución del Plan de Capacitación y la evaluación, control y seguimiento. Esta labor también permite establecer y reconocer requerimientos futuros, asegurar a la empresa una base de datos de empleados calificados y el desarrollo de los recursos humanos disponibles.
BIBLIOGRAFIA
Adalberto Chiavenato. 1995. Administración de Recursos Humanos. Segunda Edición, México, McGraw Hill.
Gary Dessler. 1996. Administración de Personal. Sexta Edición. Prentice Hall.
William B. Werther, Jr., Keith Davis. 2001. Administración de Personal y Recursos Humanos. Quinta Edición. México. Editorial Mc Graw Hill.
Arrula Adriana Carrilero. 06-2002. Capacitación y desarrollo. Formación y capacitación del talento humano. Encontrado Octubre 5, 2007. En la World Wide
Web:http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/capydesarr
ollo.htm
Sabino Ayala Villegas. 26 de Julio de 2006. La administración de Recursos Humanos. Encontrado Octubre 5, 2007. En la World Wide
Web: http://www.wikilearning.com/objetivos_de_la_capacitacion_y_desarrollo- wkccp-15947-46.htm