Implications and recommendations

El pliego de concurrencia se elabora como registro, donde concurren los posibles proveedores de un mismo producto con sus principales características, para efectuar el análisis que señale la conveniencia de comprarle a uno u otro proveedor según los parámetros exigidos por la organización.

La elaboración del pliego de concurrencia parte de la recepción y validación de las ofertas recibidas de proveedores externos o nacionales según solicitud de ofertas y del cumplimiento de las disposiciones vigentes tanto en el ámbito contractual como de carácter monetario – financieras dictadas por los organismos rectores de dichas actividades. Su cierre permite evaluar y medir la eficiencia de la gestión comercial a diferentes niveles con el Análisis de la Gestión de Precios tanto en la operación individual como en el análisis trimestral, semestral y anual.

Comprende la sistematización de actividades que median desde la salida al mercado, la recepción y análisis de las ofertas recibidas (incluye la recepción de

muestras testigos y visitas a fábricas) y de toda la documentación requerida, para emprender el análisis de la concurrencia, la formulación de la propuesta de contratación que transita en algunos casos por diferentes niveles de aprobación y culmina con la firma del contrato, trámites financieros y bancarios para su posterior etapa de ejecución.

Las características de la salida al mercado dan inicio al proceso de licitación por lo general de tipo abierta, donde pueden concurrir las entidades interesadas tanto nacionales como extranjeras y adquieren un carácter limitado cuando concurren un número de firmas especializadas en función de las características de los productos objeto de negociación.

2.4.1 Indicaciones para la confección del pliego de concurrencia.

En cuanto a la concurrencia, las entidades son responsables de la ejecución del proceso de solicitud, análisis y selección de la oferta más ventajosa en cuanto calidad, precio, condiciones de pagos, plazos de entrega, servicios de post-venta y garantía, tomando en consideración el criterio del cliente nacional.

Las solicitudes de oferta serán por escrito y remitidas en la misma fecha e iguales términos a todos los proveedores según el tipo de producto que se trate, debiendo incluir los elementos esenciales acorde a los requerimientos que fundamenta cada solicitud en particular.

Cuando no se requiera solicitar ofertas a todos los proveedores, por razón del valor a contratar o por existir una concurrencia reciente, será expresamente indicado en la Política de Gestión de Importaciones.

El plazo para obtener una oferta podrá variar, como regla, desde 24 horas hasta dos semanas. Dependiendo de las características de la mercancía objeto de importación, la entidad, excepcionalmente, podrá establecer en su Política de Gestión de Importaciones, un plazo diferente al productor nacional.

La entidad importadora otorgará la primera y última opción de oferta al productor nacional, entendiéndose como última opción la posibilidad de reofertar que se le brinde a éste.

Siempre que el producto demandado se produzca en el país y sea competitivo en calidad, precio, plazos de entrega con respecto al ofertado por proveedores extranjeros, deberá darse preferencia al productor nacional.

El análisis comparativo de los precios en este caso debe considerar los aranceles de aduana, y los gastos y costos asociados a la importación.

En los casos que no sea seleccionada la oferta del productor nacional por razón de los términos del funcionamiento, deberá considerarse si las facilidades financieras pudieran ser asimiladas por el sistema financiero nacional a los efectos de preservar la selección del producto nacional. Si una vez realizado este análisis, se adopta la decisión de ejecutar la importación, la misma deberá ser suscrita por el jefe máximo de la entidad que financie la operación, dejando constancia de la misma en el expediente de la operación.

Una vez recibidas las ofertas, la entidad las remitirá para su revisión a su cliente nacional, el que centrará su atención en la calidad del producto, condiciones de entrega, precios y pago.

La entidad y su cliente acordarán el plazo en el que este último dará respuesta de los resultados de la revisión de la ofertas.

A partir de la aprobación de estos aspectos por el cliente, la entidad efectuará el análisis de concurrencia, tomando en consideración los elementos de comparabilidad necesarios y de modo que expresan el costo total que tendrá la importación.

En el pliego de concurrencia no sólo se incluirán las ofertas solicitadas, además se detallarán las referencias del mercado para facilitar a la entidad la realización

del análisis de precios. Aspectos que no están bien identificados en las resoluciones vigentes en esta materia.

Este análisis debe quedar por escrito y ser colegiado, según los procedimientos internos establecidos por la entidad y servirá de base para la toma de decisión final sobre la selección del o los proveedores, de la cual es responsable la entidad importadora.

De existir una fuente exclusiva de suministro, será responsabilidad de la entidad comprobar, al menos anualmente, que los precios y cualidades ofrecidos continúan siendo competitivos y al mimo tiempo desarrollar un plan conjunto con los clientes que permita disponer de más de una alternativa de suministro a mediano y largo plazo.

Los principios a aplicar en el análisis para la determinación del mejor precio de importación a través del pliego de concurrencia, se basan en detallar con precisión, las características técnicas del producto, los elementos económicos de la operación y el comportamiento del mercado del producto o equipo y efectuar una correcta evaluación de cada una de ellas.

CEXNi deberá establecer los tipos de modelos de pliegos de concurrencia que requiera, atendiendo a las características particulares de los productos que importe.

Se propone incluir en el pliego de concurrencia los indicadores que a continuación se relacionan y que como mínimo deben ser considerados en el análisis integral de los precios en una negociación comercial:

• Fecha de confección del pliego.

• Descripción detallada del producto.

• Unidad de medida.

• Cantidad, si fuera necesario por contenedor.

• Tasa de cambio, fecha y fuente utilizada.

• Referencia del Mercado Mundial.

• Contratos anteriores, fecha, No. contrato, país, moneda.

• Proveedor.

• Fecha de la oferta.

• Fecha de validez.

• Fecha de entrega ofertada.

• Condiciones de compra. • Puerto de embarque. • Intereses. • Formas de pago. • Precio FOB. • Flete. • Seguro. • Precio CIF. • Gastos de aduana. • Manipulación portuaria.

• Otros gastos; si se requieren.

• Transporte.

• Peso neto, bruto.

• Envase y/o embalaje.

• Correcciones (Se escribirán aquellas correcciones que deban hacerse contra el precio del equipo o producto que se esté analizando, por las características que este posea o no en comparación con lo que ofrecen otras firmas dentro del precio de sus cotizaciones o contratos. Del conocimiento técnico del equipo o producto así como la voluntad negociadora del comprador depende la correcta evaluación de las características y determinación del precio).

• Gastos financieros.

• Observaciones.

• Firma del que confecciona el pliego, especialidad.

• Aprobación y firma.

La propuesta y conclusión del análisis, formarán parte del pliego de concurrencia. El mismo debe considerase incompleto, si no aparecen referencias de precio del Mercado Mundial y de contratos anteriores suscritos por la entidad u otras entidades que importen productos similares, precio planificado del producto y el Análisis de la Gestión de Precio.

2.5 Análisis de precios de los principales productos importados con mayor