Comprende las funciones, actividades y procedimientos relativos al manejo de bienes de uso como ser Administración de Muebles e Inmuebles.
6.5.2.2. OBJETIVO
Optimizar disponibilidad sobre el uso y manejo de los Activos Fijos de la Empresa.
6.5.2.3. ALCANCE
Será aplicado en todas y cada una de las Regionales, Áreas, Departamentos y Unidades de FARMEDICAL S.R.L.
6.5.2.4. RESPONSABLES
Responsable de bienes
Personal responsable del uso de Activo Fijo
6.5.2.5 COMPONENTES
Administración de Activos Fijos Muebles
Administración de Activos Fijos Inmuebles
6.5.2.5.1. ADMINISTRACIÓN DE MUEBLES
a. Concepto
La administración de activos fijos muebles, es la función administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al ingreso, asignación mantenimiento salvaguarda registros y control de bienes de uso de la empresa.
b. Objetivo
Lograr la racionalidad en distribución uso y conservación de los activos fijos muebles de la empresa.
60 Se aplica a todos los activos fijos muebles de propiedad de la empresa y los que este a su cargo y custodia.
d. Organización
La empresa establece una unidad especializada en la administración de activos fijos, la cual está basada en las características de las operaciones de distribución, salvaguarda, mantenimiento y control de los bienes de uso.
e. Incorporación
La entrega de activo fijo mueble a los dependientes, solo podrá realizarse a través de la Unidad de Activos Fijos, misma que procederá cuando exista orden documentada y autorizada por las direcciones de área competente.
f. Registro de activos fijos
La Unidad responsable de activos fijos, debe crear y mantener actualizado un registro de todos y cada uno de los activos fijos muebles de la propiedad, a cargo o en custodia.
g. Impuestos
La Unidad responsable de activos fijos es el encargado de gestionar el pago del Impuesto a la Propiedad de Vehículos Automotores coordinando con las instancias respectivas dentro y fuera de la empresa.
h. Prohibiciones sobre el manejo de activos fijos muebles
El personal encargado de la administración de Activos Fijos, está prohibido de:
Entregar y distribuir bienes sin registro o documento de autorización.
Aceptar documentos con alteraciones, sin firmas, incompletos o sin datos inherentes
al bien solicitado.
Permitir el uso de bienes para fines distintos a los enmarcados en los objetivos de la Administración.
61 El personal de la empresa, quedan prohibidos de:
Usar los bienes para beneficio particular o privado.
Permitir el uso para beneficio particular o privado.
Prestar o transferir el bien a otro empleado sin previa autorización.
Enajenar el bien por cuenta propia.
Dañar o alterar sus características físicas (vulnerar la codificación) o técnicas.
Poner en riesgo el bien.
Ingresar bienes particulares a instalaciones de la empresa sin el registro correspondiente.
6.5.2.5.2. ADMINISTRACIÓN DE INMUEBLES
a. Concepto
La administración de activos fijos inmuebles, es la función administrativa que comprende actividades y procedimiento inherentes al uso, conservación, salvaguarda, registro y control de edificaciones y terrenos.
b. Objetivo
La administración de activos fijos inmuebles tiene por objeto lograr la racionalidad en el uso y conservación de las edificaciones, instalaciones de la empresa, preservando su integridad, seguridad y derecho propietario.
c. Alcance
Se aplica a todos los bienes inmuebles de propiedad de la empresa y los que están a su cargo o custodia.
62 La Gerencia Administrativa Financiera, delegará la administración de bienes inmuebles al Encargado de Bines o Unidad de Activos Fijos, quien debe cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas para el efecto.
La organización de las actividades de activos fijo inmuebles, estará basada en las características de las operaciones de mantenimiento, salvaguarda y control de estos bienes.
e. Asignación de instalación y ambientes
La asignación estará a cargo de la Gerencia Administrativa, en función a las demandas y características de la actividad que realiza cada unidad y de la disponibilidad de empresa, evitando la subutilización del espacio, riegos por deterioro y riesgos de accidente.
f. Registro de derecho propietario
Todos los inmuebles que forman parte del patrimonio de la empresa deben estar registrados a su nombre en Derechos Reales y en Catastro Municipal que corresponda, actividad que estará a cargo de la Gerencia Administrativa Financiera, en coordinación con el departamento legal de la empresa.
Permanentemente el Encargado de Bienes o Unidad de Activos Fijos deberá efectuar seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación técnico y legal de los bienes inmuebles, informando a Gerencia Administrativa Financiera.
g. Procedimiento de registro
En la transacción de compra venta de inmuebles participan:
El Propietario del bien inmueble - vendedor.
La persona interesada de adquirir el inmueble - Comprador
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Testimonio de la protocolización de los títulos de propiedad debidamente
registrados en oficinas de Derechos Reales, indicando el número de partida, número de fojas, número del libro de propiedad de la ciudad y/o provincia.
Si el inmueble a ser vendido hubiese tenido un anterior dueño, al propietario actual, se deberá exigir:
Testimonio de la protocolización de la minuta de transferencia del inmueble indicando cantidad de metros cuadrados y la ubicación exacta, lo nombres de los otorgantes y los beneficiarios, por la suma de dinero pactado.
Planos aprobados:
Planos aprobados de fraccionamiento del lote de terreno. Planos aprobados de la construcción del inmueble. Inscripción catastral:
Inscripción catastral en la Municipalidad correspondiente
Formularios originales de los impuestos sobre inmuebles pagados correspondientes a últimos cinco gestiones.
Folio Real:
Certificación computarizada que emite la Oficina de Derechos Reales, sobre el certificado de gravámenes que pesan sobre el bien inmueble.
Con la documentación en perfecto orden se procederá a la elaboración de la minuta, de transferencia del inmueble. Esta minuta debe ser protocolizada ante notario público para darle validez de instrumento público. Asimismo, este testimonio deberá ser registrado en la oficina de derechos reales, para el cambio de nombre de propietario del inmueble.
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Declaración de propiedad del bien inmueble por los vendedores; demostrando
su legítimo derecho propietario sobre el bien inmueble a ser vendido.
Manifestación de los propietarios del acuerdo libre y espontáneo de dar en venta real y efectiva, la totalidad del bien inmueble incluyendo sus usos, servidumbre y mejoras sin reserva en exclusión alguna, a favor de los compradores; por el precio libremente convenido entre partes. Asimismo, la transferencia de los transferentes, de recibir a la firma de esta minuta la totalidad de la suma acordada, en moneda de curso legal y corriente, sin dejar saldo alguno, y en caso la forma de pago sea diferida, haciendo constar detalladamente los montos y fecha y plazos acordados.
Los impuestos anuales serán cancelados por transferentes hasta la fecha de
realizada la transferencia.
En conformidad con todos los puntos antes mencionados firmaran los actuantes.
Se adjuntarán los comprobantes de los impuestos fiscales para la protocolización de la minuta de transferencia
Cambio de Nombre, con la minuta de transferencia protocolizada se procederá al cambio de nombre en:
Derechos reales.
Inscripción Catastral de la Municipalidad.
h. Mantenimiento y control del inmueble
El mantenimiento es la función de conservación especializada que se efectúa a los bienes inmuebles para conservar su funcionalidad y preservar su valor, estableciendo que, la Unidad de Activos Fijos establecerá medidas para evitar el deterioro de los inmuebles y
65 alteraciones que puedan afectar su funcionalidad, realizando inspecciones periódicas sobre el estado y conservación de inmuebles.
i. Salvaguarda
La salvaguarda es la protección de los bienes inmuebles contra daños, deterioro y riesgos. El Encargado de Bienes o la Unidad de Activos Fijos, tiene la responsabilidad de implantar medidas de salvaguarda, debiendo:
Solicitar la contratación de seguros que considere pertinentes.
Establecer medidas de vigilancia y seguridad física.
Mantener saneada y resguardada la documentación técnico legal de los bienes
inmuebles de la empresa.
Inspecciones y control físico de inmuebles
Es responsabilidad del Encargado de bienes, realizar inspecciones periódicas sobre el estado y conservación de los inmuebles.
Estas inspecciones deben permitir controlar y precisar la situación real de los inmuebles en un momento dado, e informar a la Gerencia Administrativa Financiera a través del conducto regular, para prever las decisiones que se deben tomar en el corto, mediano y largo plazo.
Impuestos
El Encargado de Bienes debe gestionar el pago del Impuesto a la Propiedad de Bienes Inmuebles coordinando con las instancias respectivas dentro y fuera de la empresa.
j. Prohibiciones sobre el manejo de activos fijos inmuebles
Entregar un inmueble a otra entidad sin un documento de arrendamiento u
otra forma de disposición señalada en las disposiciones legales en vigencia.
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Permitir el uso del inmueble por terceros.
Mantener inmuebles sin darle un uso, por tiempo indefinido.
6.5.2.6. PROCEDIMIENTOS
6.5.2.6.1. INCORPORACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Consiste en el registro físico del bien y su tratamiento contable, hecho que procede después de la recepción del bien.
A. Concluido el trabajo de verificación se realiza el registro por el responsable correspondiente, en el Form. 1 “ALTA Y TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS”, considerando lo siguiente:
Se debe detallar de acuerdo a Form. 1 (Anexo 1), teniendo cuidado en:
a. Definir el área, regional, departamento o unidad para la que está destinado el activo fijo.
b. Luego se procede a la codificación, asignándole un símbolo o clave que permita su identificación y ubicación.
c. Funcionario que se hace responsable de ese activo fijo.
d. Tipo de bien, ejemplo: escritorio, mesa para computadora, aparato telefónico, etc. Se considera en el llenado del formulario mueble por mueble, NO se acepta las agrupaciones como ser juego de 12 sillas, etc.
e. Dimensiones, siguiendo siempre el siguiente parámetro: largo, ancho y alto. f. Color.
g. Marca (Si corresponde). h. Modelo (Si corresponde).
i. Número de serie (Si corresponde).
j. Finalmente se procede a la asignación de responsabilidades que es el acto mediante el cual se entrega a un funcionario un activo, generando la consiguiente
67 responsabilidad sobre su debido uso, custodia y mantenimiento, firmando el funcionario receptor su conformidad en el Form. 1.
Para la incorporación de terrenos, edificios y vehículos, se deberá verificar la documentación legal del derecho propietario y adjuntar, obligatoriamente fotocopias de estos a los registros de incorporación.
Respecto a la incorporación por efectos de reposición, ocasionados por hurto, extravío o deterioro por descuido, el bien restituido debe ser de características similares al sustraído en cuanto se refiere a marca, capacidad, calidad y otros; para proceder con la recepción del bien necesariamente se debe solicitar la factura o recibo de la casa comercial, además de los antecedentes.
Para el caso de bienes recibidos en calidad de donación, los mismos pueden ser valorados de acuerdo a las siguientes opciones:
a. Obtener del organismo donante, el valor del bien o los bienes (valor de adquisición o valor neto en libros)
b. Lograr el valor de mercado
c. Obtener el valor mediante un revalúo practicado por perito técnico. Si acaso no se pudiera obtener el costo en la primera opción, se elegirá la segunda o tercera opción, siguiendo los lineamientos del principio de prudencia (Cuando se tiene que elegir entre dos valores se debe elegir el de valor más bajo, con el fin de no sobreestimar ni subestimar el valor del o los bienes).
Registro de la información
Se deberá realizar el vaciado de información de Activos Fijos en la base de Datos disponible.
68 B. Se entrega al Encargado de Bienes y Adquisiciones en un plazo máximo de 72 horas tanto para la Oficina Central como para las regionales, el Form. 1 debidamente llenado con el visto bueno del Gerente, Gerente de Área, Gerente Regional o Administrador Regional, según corresponda, en señal de conformidad lleva la firma y demás información de la persona que compra el activo fijo y de la persona que recibe el bien.
C. El Gerente Administrativo financiero, Gerente de Área, Gerente Regional o Administrador Regional, guarda una copia del Form. 1, como constancia para fines posteriores.
D. El Encargaso de Bienes y Adquisiciones una vez que reciba debidamente llenado y firmado por las personas involucradas, en un plazo máximo de 48 horas, realiza el ingreso del activo fijo en el sistema informático correspondiente.
E. Ingresado el activo fijo en el sistema informático, se imprime 3 ejemplares, la primera copia deberá ser archivada, la segunda copia será entregado al en encargo del área o regional y la tercera copia al área de contabilidad.
Unidad contable
Recibe la información del encargado de bienes y corre con el registro contable de al del activo fijo en forma detallada.
69 Estos registros, de acuerdo a su naturaleza, deberán considerar como mínimo:
a. La existencia física debidamente identificada, codificada y clasificada. b. La documentación que respalda su propiedad o tenencia.
c. La identificación del Custodio, Área o Unidad a la que fueron asignadas. d. El valor del bien, depreciaciones y revalorizaciones (Si corresponde). e. Reparaciones, mantenimientos y seguros.
Una vez ingresado el activo fijo en el sistema informático imprime tres ejemplares, archiva el primero, entrega la segunda copia a la regional y finalmente entrega la tercera copia a Contabilidad.
Si se detecta que se realizan compras de activos fijos sin cumplir con este procedimiento, las personas involucradas se hacen pasibles a sanciones de acuerdo a reglamento interno.
FARMEDICAL SRL
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 12301 Desde 01/01/201_ Hasta 31/12/201_
CUENTA DETALLE T.C. DEBE (Bs.) HABER (Bs.)
123 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
6,96 XXX 1230103* MUEBLES Y ENSERES 1150301* CREDITO FICAL-IVA XXX 1110402* BANCOS 6,96 XXX TOTALES XXX XXX
70 FLUJOGRAMA
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIO Proced. Codificación Proced. Asignación y Liberación Responsabilidades FIN Regional, Bienes y Adquisiciones, Compras Ingresar activo fijo en el sistema informático
A. Concluido el trabajo de verificación y codificación, se realiza el registro del activo, en el Form. 1 “ALTA Y TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS” Realizar Registro en el Form. 1 Remitir Form. 1 a la Oficina Central
B. Remitir al área de Bienes y Adquisiciones en un plazo máximo de 72 horas el Form. 1 debidamente llenado con el visto bueno del Gerente General, Gerente de Área, Gerente Regional o Administrador Regional, según corresponda..
Archivar copia Form. 1
C. El Gerente General, Gerente de Área, Gerente Regional o Administrador Regional, guarda una copia del Form. 1, como constancia para fines posteriores.
D. El área de Bienes y Adquisiciones una vez que reciba el Form. 1, en un plazo máximo de 48 horas, realiza el ingreso del activo fijo en el sistema informático correspondiente.
E. Ingresado el activo fijo en el sistema informático, se imprime tres ejemplares, archiva el primero, entrega la segunda copia a la regional y finalmente entrega la tercera copia a Contabilidad. Reporte ingreso activo fijo Gerencia, Regional Bienes y Adquisiciones Bienes y Adquisiciones
Proceder a asignar o liberar de responsabilidades por tenencia del bien conforme procedimiento “Asignación de Responsabilidades” y “Liberación de Responsabilidades” Regional, Bienes y Adquisiciones Regional, Compras 2 3
6.5.2.6.1. ASIGNACIÓN Y ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS (RESPONSABILIDADES)
Todo bien incorporado al activo fijo de la organización deberá tener asignado un responsable directo (funcionario de la empresa), quién deberá velar por el adecuado uso, custodia y control del mismo, respondiendo por su seguridad y correcto uso ante cualquier circunstancia que lo afecte.
71 A. Una vez realizada la incorporación de activos fijos, levantamiento de inventarios y/o cuando exista designación de cargo o cambio de un funcionario de FARMEDICAL S.R.L., se procederá a la asignación de responsabilidades por custodia de un bien de uso o conjunto de estos, este trabajo será realizado por el Responsable de Bienes y Adquisiciones en el nivel central, para las Regionales será efectuado por los Gerentes Regionales o en su caso por los Administradores Regionales.
B. La constancia de entrega de un bien se realizará en forma escrita mediante el Form.1 1 “ALTA Y TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS”, en la que el funcionario receptor del activo exprese su conformidad mediante la firma en el Form. 1, de los cuales se le entregará una copia para su control quedándose el original con el Responsable de Bienes y Adquisiciones.
En el caso de personal contratado temporalmente, la entrega del o los bienes procederá siempre y cuando el funcionario presente garantía real o personal, en función al valor, cantidad e importancia de los bienes; la citada situación deberá constar en el documento de contrato, en coordinación conjunta con el área de recursos humanos.
Si se trata de bienes de uso, compartido por dos o más empleados, el
responsable de la regional, área, departamento deberá definir quien asumirá la responsabilidad de la custodia del activo; en aquellos casos donde no es posible esta situación la responsabilidad deberá ser asumida por todos los funcionarios de la regional, área, departamento en forma mancomunada, cuya decisión se sentará en un acta.
C. El responsable de área o regional deberá archivar un copia del Form 1 para fines posteriores y para temer control del activo fijo.
D. Remitir el Form. 1 a Oficina Central, al Responsable de Bienes y Adquisiciones quien realizará su respectivo registro.
72 E. Una vez efectuada la asignación del bien y recibido el Form. 1, los datos serán
registrados en el sistema informático de activos fijos, para el respectivo control.
FLUJOGRAMA
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIO Proced. Incorporación FIN Regional, Bienes y Adquisiciones Enviar Form. 1 a la oficina central Asignar responsabilidades por custodia de un activo fijo Archivar copia Form. 1 Llenado Form. 1
Funcionario receptor del activo fijo
Bienes y Adquisiciones A. Realizada la incorporación de activos fijos,
levantamiento de inventarios y/o cuando exista designación de cargo o cambio de un funcionario de FARMEDICAL S.R.L., se procederá a la asignación de responsabilidades por la custodia de un bien de uso o conjunto de estos.
B. La constancia de entrega de un bien se realizará en forma escrita mediante el Form. 1 "ALTA Y TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS", el receptor del activo expresa su conformidad mediante la firma.
C. El funcionario receptor archiva una copia del Form. 1 para fines posteriores
E. Recibido el Form 1, los datos serán registrados en el sistema informático de activos fijos, para el respectivo control del activo fijo. Registrar
datos en el sistema informático
D. Se envía el Form. 1 a oficina central, al Responsable de Bienes y Adquisiciones quien realizará su respectivo registro.
Regional, Bienes y Adquisiciones
Regional
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6.5.2.6.3. LIBERACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Para ser liberado de la responsabilidad de custodio de un activo fijo, el funcionario deberá devolver el o los bienes que se encontraban a su cargo, con la intervención del Responsable de Bienes y Adquisiciones en el nivel central y los Gerentes Regionales o Administradores Regionales en el interior, mientras no se proceda con la devolución, estará sujeto al Reglamento Interno de FARMEDICAL S.R.L.
A. Cuando un funcionario es cambiado, reasignado a otro lugar de trabajo o en definitiva es separado de la organización, el Gerente Administrativo Financiero, Gerente de Área, Gerente Regional o Administrador Regional, deberá comunicar al área de Bienes y Adquisiciones señalando la decisión de recibir los bienes que se encontraban bajo la responsabilidad de este funcionario.
B. En el nivel central el Responsable de Bienes y Adquisiciones y en el interior los Gerentes Regionales o Administradores Regionales, según corresponda, procederán con la impresión del sistema y verificación del inventario de activos fijos, constatando la cantidad, estado físico, funcionamiento, características, etc. de los bienes en cuestión.
C. Si los bienes están conforme al inventario, el Responsable de Bienes y Adquisiciones en el nivel central y en el interior los Gerentes Regionales o Administradores Regionales, emitirán el FORM 4 “LIBERACION DE RESPONSABILIDADES DEL ACTIVO FIJO”, entregando el original al interesado.
D. Los Gerentes Regionales o Administradores Regionales del interior, deberán remitir dos copias del FORM 4 a la central La Paz, específicamente una copia a Recursos Humanos y otra al Responsable de Bienes y Adquisiciones. Para el caso del nivel central el Responsable de Bienes y Adquisiciones, entrega una copia del FORM 4 a Recursos Humanos.
E. En caso que el funcionario que custodiaba el bien no hubiera sido liberado de la responsabilidad de los activos fijos que le fueron encomendados, se deberá emitir un informe al Responsable de Bienes y Adquisiciones.
F. El área de bienes y adquisiciones en lo posible debe recuperar el bien o los bienes en cuestión, conforme a Procedimiento Reemplazo de Activos Fijos.
74 G. Sí no es posible la recuperación del activo fijo, el área de Bienes y Adquisiciones previo