Es un documento formal donde se muestra de forma cronológica toda la estrategia de implantación con sus respectivas fechas. Esta planeación detallada incluye: revisión del análisis de necesidades, determinar los módulos funcionales que serán instalados y la secuencia para su instalación, asignación de responsabilidades y porcentaje de tiempo para la dedicación en el proyecto, creación del plan de capacitación, establecimiento de la estrategia para la conversión de los datos, establecimiento de interfaces (con otros sistemas y durante la instalación), cálculo del tiempo para la duración del proyecto, desarrollo de cronogramas detallados y la documentación detallada de ésta sesión de planeamiento.
La estrategia de transición que se utilice en la instalación del nuevo sistema determina la secuencia en la que los módulos del ERP serán instalados. Existen cuatro estrategias básicas de transición en la instalación de sistemas ERP: Big Bang, en fases, en paralelo y por líneas de productos, aunque muchas empresas utilizan la combinación de algunas de estas estrategias de acuerdo a sus necesidades específicas. Estas técnicas o estrategias tienen como objetivo proveer una respuesta a una pregunta que comúnmente surge al interior del equipo del proyecto: “¿Cómo se hace la transición de nuestro antiguo sistema al nuevo sistema ERP?” (figura 2-3).
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Figura 2-3. La Pregunta
Inicialmente las estrategias de transición o de instalación pueden parecer relativamente simples, pero a medida que se revelan más detalles a menudo se inicia una larga discusión entre los miembros del equipo del proyecto. La elección de una u otra estrategia generalmente está condicionada a la experiencia que puedan tener los miembros de la firma consultora.
Figura 2-4. Instalación ERP
Todo proceso de instalación está soportado sobre tres pilares: la estrategia de transición, la gente y la tecnología, tal como se muestra en la figura 2-4; si uno de estos pilares falla, todo el proyecto ERP puede fracasar, mientras que si se logra un buen entendimiento de las relaciones entre la estrategia, la gente y la tecnología, el equipo del proyecto puede tener una visión más clara sobre el tipo o la combinación de tipos de estrategias que se debe utilizar.
La estrategia Big Bang hace la transición del sistema antiguo al sistema ERP en un punto de tiempo predeterminado. Todas las funciones que se realizaban en la empresa a través del antiguo sistema son simultáneamente transferidas al sistema ERP durante un corto período de tiempo. A menudo este tipo de estrategia no es muy recomendada por los proveedores del sistema y por las firmas consultoras debido al alto grado de fallas que se han presentado en las empresas que la han
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diseña un plan muy cuidadoso y detallado. Cuando este planeamiento previo ocurre, la estrategia Big Bang puede ofrecer ventajas como la disminución de costos porque no se hace necesaria la utilización de interfaces para comunicar el antiguo sistema y el sistema ERP.
Figura 2-5. Estrategia Big Bang
La utilización de la estrategia Big Bang puede ser muy útil en situaciones donde se necesita la puesta en marcha del sistema ERP de inmediato. Por ejemplo existe el caso de empresas que necesitan poner en funcionamiento el sistema ERP lo más rápido posible porque sus antiguos sistemas han sufrido fallas irreparables, o también en situaciones como las que se presentaron en el año 2000 con el problema del Y2K.
La estrategia en fases que se muestra en la figura 2-6, realiza la instalación de cada uno de los módulos funcionales en tiempos diferentes y de forma secuencial. El uso de programas de interfaz es una de sus principales características. Estas interfaces sirven como puente entre el antiguo sistema y el sistema ERP mientras que el sistema ERP es instalado completamente. Un buen ejemplo de esto ocurre cuando el módulo de finanzas del sistema ERP es instalado mientras que el módulo de inventario sigue funcionando en el antiguo sistema. Por medio del uso de interfaces la información que necesita el módulo de finanzas del módulo de inventario es exportada en un formato que puede ser entendido por el sistema ERP.
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Figura 2-6. Estrategia en Fases
La principal ventaja que presenta esta estrategia se debe a la instalación de un módulo a la vez, ya que muchas empresas se sienten más a gusto y que van a un paso más firme y seguro de este modo. La desventaja es la necesidad de recursos técnicos, lo que hace que los costos y el tiempo de instalación sean más altos. Este tipo de estrategia resulta beneficiosa cuando existe una gran carencia de coordinación dentro del proyecto de implantación.
La estrategia en paralelo (figura 2-7) permite que el sistema antiguo y el sistema ERP permanezcan activos simultáneamente durante un período de tiempo que puede variar desde algunos días a varios meses.
Una ventaja que presenta este tipo de estrategia es la facilidad de recuperación en presencia de fallos, dado que ambos sistemas funcionan al tiempo, si algo falla en el sistema ERP el antiguo sistema sigue funcionando permitiendo que los procesos de negocio no se vean interrumpidos. Por medio de la estrategia en paralelo se puede realizar una clara comparación entre los procesos realizados en el antiguo sistema y el sistema ERP.
La estrategia en paralelo consume más recursos que otras técnicas utilizadas durante la transición, porque todas las actividades que se desarrollan en el antiguo sistema deben ser duplicadas exactamente en el sistema ERP. La estrategia en paralelo es ideal cuando el sistema ERP debe ser instalado bajo situaciones de misión crítica que no permiten que el sistema ERP funcione de forma errónea. Es muy útil en ambientes de negocio que requieren de una alta estabilidad como las empresas médicas o farmacéuticas.
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Figura 2-7. Estrategia en Paralelo
La estrategia por línea de productos como su nombre lo indica, consiste en instalar simultáneamente la funcionalidad de todos los módulos relacionada con una determinada línea de productos, y continua de este modo hasta que todos los productos que ofrece la empresa sean soportados por el nuevo sistema. Un ejemplo se puede dar cuando una empresa fabrica aspiradoras y lavadoras en la misma planta de manufactura. Utilizando la estrategia por línea de productos, toda la funcionalidad relacionada con la fabricación de las aspiradoras se traslada al sistema ERP. Cuando esta línea de producto ha sido instalada satisfactoriamente, se inicia la transición de la funcionalidad para la fabricación de las lavadoras al sistema ERP.
Cuando se obtienen resultados satisfactorios en la instalación de la primera línea de productos, existe una gran motivación entre el equipo del proyecto y los trabajadores de la empresa incrementado la probabilidad de éxito en toda la instalación. Esta tipo de estrategia es también muy utilizada en empresas prestadoras de servicios, las cuales instalan en lugar de líneas de productos las líneas de servicios que ofrecen.
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Figura 2-8. Estrategia por Líneas de Productos
Después de que en la sesión de planeamiento se toma la decisión sobre cuál estrategia utilizar y se realizan todas las actividades necesarias para esta sesión, éstas se documentan de forma detallada y se elaboran cronogramas (Diagramas de Gantt) que se hacen circular en todo el equipo del proyecto.