Continuando con la implementación del Last Planner System en el proyecto Obras electromecánicas, se vio necesario dar a conocer algunos fundamentos básicos respecto a este sistema, para ello se preparó una pequeña capacitación para el equipo de obra la cual tuvo una duración de 16 horas y se realizaron el sábado 28 y domingo 29 de marzo del 2015.
La capacitación que se preparó fue sencilla para que el equipo de obra comprenda la implementación de este sistema de planificación y control. Esta capacitación la dirigieron el residente de obra y el área de planeamiento y control del proyecto siendo esta área la que tiene un mayor conocimiento de este sistema. La capacitación tuvo la siguiente estructura:
Objetivos.
Situación actual del proyecto.
Cambio de pensamiento.
Flujo para la planificación y seguimiento.
a. Objetivos:
Los objetivos de esta capacitación fueron los siguientes:
Mostrar la forma en que se llevaba el seguimiento del proyecto previo a la implementación del Last Planner System.
Cambiar el pensamiento de sistema de planificación de “se debe hacer” a uno de “se puede hacer”.
Mostrar cuál sería el flujo básico que se seguiría para la programación de actividades usando el Last Planner System.
b. Situación actual del proyecto
Para dar inicio a la capacitación, se describió el panorama de cómo se estaba llevando la planificación y seguimiento del proyecto hasta ese momento, dando las siguientes observaciones:
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No se realizaba una planificación adecuada al avance de obra ya que el cronograma inicial estaba desfasado por el retraso.
No se llevaba a cabo una distribución de las pocas actividades planificas por el área de planeamiento a todos los involucrados del proyecto.
No existía interacción entre las actividades planificadas y las actividades realizadas.
Retraso considerable en el avance de obra.
Restricciones no previstas a su debido momento lo que ocasionó que no se realicen las actividades planificadas.
No hay mejora continua ante situaciones repetitivas.
Bajo rendimiento del personal operativo.
Con esta primera parte se intentó identificar cuáles eran las falencias al hacer la programación y seguimiento de la obra y sobre todo que los miembros del equipo se den cuenta que con el sistema inicial no se tenía un real control del proyecto de forma global, lo cual sería reforzado con la siguiente etapa con la aplicación del Last Planner System.
c. Cambio de pensamiento
Luego de indicar al equipo las falencias coordinar la obra, se profundizó en el pensamiento que se tenía hasta ese momento para planificar las actividades a ejecutar. Para ello se presentó el pensamiento al que se debía apuntar y seguir tal como se puede observar en el siguiente gráfico:
GRÁFICO NRO. 36: Filosofía de planificación tradicional vs filosofía de planificación del Last Planner
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Con este gráfico se buscó concientizar al equipo de que un flujo de “jalar actividades” funciona mucho mejor que el simplemente “empujar”. Ya que usualmente ocurría que se programaba el proyecto con un sistema de “empujar actividades” debido a que la planificación se basa en un cronograma general o maestro, donde indica lo que “se debe” ejecutar, posteriormente esta actividad deberá ser ejecutada, lo que se denomina “se hará” y finalmente luego de pasado el plazo para la ejecución de esta actividad se sabe si se pudo ejecutar o no, lo que se denomina “se puede”.
La finalidad del Last Planner System es “jalar” las actividades del cronograma maestro para que estas puedan ejecutarse, para ello la planificación se inicia primero con lo que “se puede” ejecutar que viene circunscrito en lo que “se debe” ejecutar, con la confluencia de ambos mediante el proceso de planeamiento del Last Planner System se tendrá lo que “se hará”, de esta forma se asegura que se ejecutará lo que se está planificando. Lo cual se resume en el siguiente gráfico:
GRÁFICO NRO. 37: Last Planner System
FUENTE: Elaboración propia
Una vez explicado el cambio de pensamiento se procedió a la difusión de las funciones que tenía cada personal involucrado en el proyecto con respecto a la implementación del Last Planner System de acuerdo al ítem 4.3.2.
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d. Flujo para la planificación y seguimiento
Finalmente se planteó al equipo la nueva forma en que se lograría llevar a cabo esta nueva mentalidad de “jalar actividades” para que se logren su ejecución disminuyendo la variabilidad en las planificaciones. El flujo planteado para la planificación y seguimiento mediante el Last Planner System está basado en la teoría mostrada en el ítem 2.3 del capítulo 2, el flujo propuesto es el siguiente:
GRÁFICO NRO. 38: Niveles de Last Planner System
FUENTE: Elaboración propia
Cabe destacar que se recalcó al equipo del proyecto que para lograr el cumplimiento de uno de los objetivos del Last Planner System, que es el de “asegurar el cumplimiento de un mayor cantidad de actividades”, es necesario la responsabilidad y compromiso de todo el equipo, ya que sin ello no sería posible lograr buenos resultados para eso los supervisores de campo debían de buscar la forma de motivar a su personal operativo a su cargo con
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acciones como premios a trabajadores sobresalientes, felicitaciones públicas a las cuadrillas de mejor rendimiento, etc.