Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 53 57 51 62 0 20 40 60 80 100
2. Traslado
hacia el
BSC
3.
Sincroniza
ción y
Despliegue
4. Cultura
de
Ejecución
1. Enfoque
Gestión por Scorecard (Prácticas de
Excelencia)
47 3.2.3.5. Análisis situacional
Se realiza un Análisis situacional antes de empezar con el proceso de la implementación del sistema de control interno, encontrando así las siguientes falencias en la oficina contable “SERVICONTRI”:
Enfoque: La oficina contable cuenta con un 62% es decir que carece de direccionamiento estratégico.
Traslado hacia el BSC: Con una puntuación de 53% nos indica que las herramientas administrativas y el enfoque administrativo aún faltan determinar correctamente y fijar metas precisas.
Sincronización y despliegue: Esta puntuación de 57 nos indica que el personal no está trabajando a un mismo ritmo y que hay falencias en los empleados, por lo cual no está siendo aprovechado las cualidades interpersonales al igual que los recursos que intervienen en el proceso.
Cultura de Ejecución: Esta no existe ya que la oficina contable no cuenta con metas, objetivos definidos y al no dar seguimiento a los controles y vigilancias no se está siendo ni eficiente ni eficaz.
En la actualidad la Oficina de Asesoramiento Contable y Tributario “SERVICONTRI”, según las principales “Causas de enfermedades típicas” y en comparación a los resultados obtenidos se puede decir que la empresa tiene características similares “Desorden de atención gerencial” en el departamento contable, por lo que debería poner mayor empeño en su cultura de ejecución.
48 3.2.4. Análisis F.O.D.A.
Tabla 17 Matriz de evaluación de factores externos de “SERVICONTRI” Matriz de evaluación de factores externos de “SERVICONTRI”
No
Factores Clasificación Ponderación Valor
Orden
Oportunidades
1 Desconocimiento de las distintas leyes por parte de los contribuyentes. 4 0,20 0,80
2 Creación de nuevos negocios comerciales. 3 0,15 0,45
3 Tramites virtuales. 4 0,20 0,80
4 Falta de conocimiento de los sistemas operacionales virtuales. 4 0,15 0,60
Amenazas
1 Personas con falta de conocimientos que elaboran las distintas
declaraciones a menor costo. 4 0,15 0,60
2 Profesionales que no valoran su trabajo y faltos de ética. 3 0,10 0,30
3 Aumento de profesionales en la provincia. 2 0,05 0,10
Total 1 3,65
Fuente: Investigacion de campo 2015
Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015)
Tabla 18 Matriz de evaluación de factores internos de “SERVICONTRI” Matriz de evaluación de factores internos de “SERVICONTRI”
No
Factores Clasificación Ponderación Valor
Orden
Fortalezas
1 Precios competitivos. 4 0,25 1,00
2 Servicios de atención al contribuyente eficiente y profesional. 4 0,20 0,80
3 Excelente ubicación geográfica. 3 0,15 0,45
4 Lugar de estacionamiento. 3 0,09 0,27
Debilidades
1 Falta de comunicación entre el profesional y el auxiliar. 3 0,08 0,24
2 Desconocimiento de la ley por parte de la auxiliar 3 0,08 0,24
3 Falta de espacio en el local. 2 0,05 0,10
4 Mejorar la entrega y archivo de documentos tributarios, legales y de
importancia para el cliente. 3 0,10 0,30
Total 2,15 7,45
Fuente: Investigacion de campo 2015
Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015)
Tabla 19 Matriz de evaluación de perfil competitivo de “SERVICONTRI”
Matriz de evaluación de perfil competitivo de “SERVICONTRI”
“SERVICONTRI” INTEGRALCONT CPA. NUEVO
Factores claves de éxito Ponderación Califica. Valor Califica. Valor Califica. Valor
Asesoría personalizada 0,25 4 1 4 1 4 1
Garantía en los servicios 0,10 4 0,4 4 0,4 2 0,2
Efectividad de los servicios 0,20 3 0,6 4 0,8 2 0,4
Precios 0,03 4 0,12 3 0,09 3 0,09
Experiencia 0,14 3 0,42 4 0,56 1 0,14
Soluciones inmediatas a problemas 0,20 2 0,4 4 0,8 2 0,4
Cobertura de mercado local 0,08 1 0,08 4 0,32 3 0,24
Total Ponderado 1 3,02 3,97 2,47
Fuente: Investigacion de campo 2015
49 Ponderación: Sin Importancia: 0.01 Muy Importante: 1.0 Clasificación: Se asigna 1 = Debilidad importante 2 = Debilidad menor 3 = Fortaleza Menor 4 = Fortaleza importante Conclusión:
Este análisis demuestra que “Servicontri” tiene un porcentaje de 3.02, teniendo a INTEGRALCONT S.C.C con un puntaje de 3,97 y tomando en cuenta que un C.P.A. nuevo sin experiencia en el campo laboral con un porcentaje del 2,47. Es conveniente que el contribuyente tenga la facilidad de poder solucionar todos sus problemas, contables, laborales y tributarios en un solo lugar y me preferencia con personal capacitado, es por eso que se ha tomado como factores de éxito la asesoría personalizada, garantía y efectividad en los servicios que se brinda, precios, experiencia, soluciones inmediatas de las diversas dificultades y la cobertura del mercado. Aunque “Servicontri” no sea una firma de contadores reconocidos a nivel nacional o internacional, se quiere dar una buena imagen de los profesionales de esta rama, cumpliendo de forma ordenada, capacitada y legal con todos los servicios que se ofrecen, para que de esta manera exista confianza en todo lo necesario profesionalmente.
50 3.2.5. Matriz de estrategia
Tabla 20 Matriz de estrategia.
Factores Internos Factores Externos Fortalezas 1. Precios competitivos.
2. Atención al contribuyente eficaz y profesional.
3. Excelente ubicación geográfica. 4. Lugar de estacionamiento.
Debilidades
1. Falta de comunicación entre el profesional y el auxiliar.
2. Desconocimiento de la ley por parte del auxiliar.
3. Falta de espacio en el local.
4. Mejorar la entrega y archivo de documentos tributarios, legales y de importancia para el cliente.
Oportunidades 1. Desconocimiento de las
distintas leyes por parte de los contribuyentes.
2. Creación de nuevos negocios comerciales.
3. Tramites virtuales.
4. Falta de conocimiento de los sistemas operacionales cibernéticos.
FO
Estrategias para maximizar tanto las F como las O.
FO1. Permanecer en capacitaciones sobre los diferente ámbitos en los que se desarrolla la oficina (F2, O1, O2, O3, O4)
FO2. Buena atención al contribuyente. (F2, O1, O3)
FO3. Crear en un futuro garaje exclusivo para los contribuyentes. (F3, F4)
DO
Estrategias para minimizar las D maximizar las O.
DO1. Aprovechar los momentos que no exista tanta labor para despejar dudas y explicar más detallada el manejo dl sistema, archivos e ilustrar tanto a la auxiliar como al contribuyente sobre las leyes que le competen (D1,D2, D4, O1,O4)
DO2. Beneficiarse del buen trato y la eficacia que se brinda para que los contribuyente nos recomienden entre sus conocidos y amistades (O2,O3,O4)
DO3. Considerar la entrega de documentación al contribuyente pasado los 2 años (D3,O3)
Amenazas
1. Personas con falta de conocimientos que elaboran las distintas declaraciones a menor costo.
2. Profesionales que no valoran su trabajo y faltos de ética. 3. Aumento de profesionales en
la provincia.
FA
Estrategias para maximizar las F y minimizar las A:
FA1. Mantener los conocimientos actualizados para que de esta manera el contribuyente pueda darse cuenta de la calidad de servicio que se presta. (F1,F2,A1,A2,A3)
FA2. Dar a conocer al contribuyente que por cumplir una obligación en ese momento puede caer en multas y sanciones en caso de que sea mal elaborada. (F1,F2,A1, A2)
FA3. Contar con un lugar preferencial para el cliente y así permitir su fácil acceso a la oficina contable. (F3,F4,A1,A2,A3)
DA
Estrategias para minimizar tanto las A como las D:
DA1. Coordinar con los futuros clientes la recepción de documentos, para evitar la confusión de documentos y posibles extravíos, todo esto de acuerdo a un cronograma. (D3,D4,A1,A2)
DA2. Recordar que el buen cumplimiento de sus obligaciones le evitará problemas futuros, que la experiencia y profesionalismo en el campo laborar es de mucha ayuda para dar solución a su acontecimiento. (D1,D2,A1,A2,A3)
Fuente: Investigacion de campo 2015
51 3.2.6. Direccionamiento Estratégico
3.2.6.1. Visión Propuesta
“Brindar un servicio profesional a los contribuyentes de la provincia de Santo Domingo y sus zonas aledañas con ética, eficiencia y eficacia, bajo la responsabilidad de profesionales expertos.”
3.2.6.2. Misión Propuesta
Acoplar toda la provincia de los Tsáchilas, en especial los integrados de pollos y los futuros integrados de cerdos con los que cuenta la distinguida empresa Pronaca, y poderles brindar el mejor servicio en materia contable, tributaria y laboral, con las actualizaciones más recientes en todos estos campos y de la mano de profesionales expertas que tienen un amplio conocimiento dentro de este ámbito.
3.2.7. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
3.2.7.1. Confiabilidad de la información
El propósito de esta investigación es controlar el resultado contable que se entrega al contribuyente, por lo que habrá que controlar cada operación que se realice minuciosamente.
Para alcanzar el propósito planteado será necesario diseñar eficiente los canales de la información y la comunicación alrededor de ella, y tener definidos cuáles serán los indicadores de eficiencia para evaluar la misma. Un fin importante en el diseño de estos canales es el aprendizaje de que documentación es importante para realizar los diferentes servicios que se brinda dentro de la entidad a la que se está aplicando este control, sin restarle importancia al resto de procesos que se cumplen dentro de la misma. Con relación a la información contable y financiera y la elaboración de los estados financieros, se mantienen las regulaciones establecidas en las Normas Contables vigentes.
52 3.2.7.2. Eficiencia y eficacia de las operaciones
Es necesario que para el logro de este propósito se tengan definidos los diferentes procesos y procedimientos que se realizan dentro de la oficina contable, ya que quedaran señalados en el “Manual de Procedimientos” de la entidad que será elaborado ya que no se posee, y la responsabilidad que tiene el trabajador en hacer cumplir un procedimiento o parte de éste quedará explícito en el “diseño del puesto de trabajo” que se ocupa; por tanto, es necesario establecer cuáles son los indicadores con los que vamos a evaluar cómo se ha desempeñado los asistentes contables que laboran.
Con todo lo anterior se logra, en primer lugar, organizar el trabajo en la oficina contable a través de la definición de los ciclos y los procedimientos de trabajo que hay que cumplir en cada ciclo; y en segundo lugar, tener establecidos niveles claros de responsabilidad y autoridad así como el contenido de trabajo para cada asistente contable.
3.2.7.3. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas
Se cumplirá con los objetivos en la misma medida que cada trabajador conozca cuáles son sus obligaciones y derechos en su área de trabajo, a qué se dedica la entidad, qué objetivos se propone alcanzar y cómo aspira lograrlos. No serviría de nada si al diseñar el sistema de control interno tan solo quedaría impresa, pero si no ha informado al hombre y lo ha hecho comprender su importancia e incidencia para con el Control Interno, sólo está diseñando de una manera ficticia y en papeles.
Del sistema de control interno puede esperarse que proporcione un grado razonable de seguridad acerca de la consecución de objetivos relacionados con la fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes. El control interno sólo puede aportar un nivel razonable de seguridad sobre las acciones llevadas a cabo para su alcance.
3.2.7.4.Componentes
El marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e integrados al proceso de gestión:
53 Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y comunicación Supervisión 3.1.1.1.1. Ambiente de control
El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.
Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.
Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.
Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos efectivos en una organización.
Integridad y Valores éticos
La oficina contable dará la confiabilidad de que sus colaboradoras en totalidad brindaran la garantía de integridad en el trabajo para el cual se contrató su servicio profesional y los valores éticos que se regirán en esta oficina serán:
54
Responsabilidad: Para el ingreso de documentación en el sistema contable que se utiliza en la oficina y con lo encomendado por su superior inmediato.
Respeto: A sí mismo y a todo el personal con el cual se involucre laboralmente.
Amabilidad: Para con el cliente y personas involucradas dentro de lo laboral.
Ética empresarial: Entendida para la buena imagen de las profesionales con título de tercer y cuarto nivel, las cuales no aprovecharan para mal manejo, su conocimiento intelectual al tratar de explotar económicamente al contribuyente (cliente).
Fraternidad: Existirá el compañerismo dentro y fuera del espacio laboral, para dar así la imagen de un clima laboral estable.
Compromiso de ser competentes
Todo el personal, incluyendo como tal a las profesionales, ya que son el eje principal de esta entidad, deberán ser actualizadas de manera inmediata para el buen funcionamiento y desarrollo eficiente de esta oficina, al igual que sus ayudantes con atención al cliente, ya que estas son las que recibirán la documentación cuando las profesionales se encuentres ausentes.
Junta Directiva o Comité de Auditoria
Esta Junta directiva será externa y permitirá la credibilidad del trabajo realizado en esta oficina, para lo cual se contratará e expertos en la materia y que tengan reconocimiento dentro de su campo laboral.
Filosofía y Estilo Operacional de la Gerencia
Las propietarias se manejara de acuerdo al reglamento de procesos y procedimientos que está estipulado de igual manera en este sistema de control interno, el cual es de mucha ayuda para la empresa este manual indicara cuales son las funciones de cada miembro de la oficina contable.
55 Estructura organizacional
A continuación se detalla la estructura organizativa con la que se cuenta actualmente la oficina contable “SERVICONTRI”