and capitalization of best practices
5.2 Good Practices – France
5.2.1 Institutional context and regulatory framework
Grafico 1. Estructura Organizacional
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2.7 Tipo de investigación
El tipo de investigación a utilizar es la descriptiva, ya que el objetivo principal de este tema es mostrar la importancia que conlleva tener un Manual de Descripción de puestos y con esto lograr mayor organización estructural dentro de la empresa.
Se indagara el tema con profundidad, para determinar las limitantes que aportan lo positivo, productivo y beneficioso de los Manuales de Descripción de Puestos.
La investigación descriptiva se utilizara para describir la situación actual del Súper Mercado, así como la forma en que los integrantes desarrollan sus labores sin una correcta organización u orden asignado de manera previa. Este tipo de investigación permitirá recolectar la información másespecífica de la situación actual, así como las características principales que inciden en proponer un manual de descripción de puestos.
Luego de obtener toda la información que arrojen las investigaciones, se procederá a definir el análisis de la situación en general y los procedimientos que permitirán el involucramiento del mismo.
La investigación se iniciara en un primer momento, examinando las características principales de las descripciones de puestos, así como su concepto de forma específica.
Una vez obtenido todas las características, se procederá a la recolección de datos en el súper mercado. Con esta información se puede tener un análisis más profundo y una información más precisa.
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2.8 Método de investigación
El método a utilizar en esta investigación será el deductivo en primera instancia, porque se iniciara de datos generales hacia los más específicos. De forma que se iniciara desde los principales aspectos de las descripciones de puestos hasta la importancia que conlleva tener un manual dentro de las organizaciones.
Luego de tener suficiente material que permitan demostrar lo que en primer momento se ha planteado, se procederá a especificar el objeto de estudio. En este caso seria, la importancia de un manual de descripciones de puestos para la correcta estructura organizacional en una empresa.
Este método permitirá introducir el tema, para luego poder aplicarlo en la empresa.
2.9 Herramientas
Las herramientasa utilizar son una encuesta y una entrevista a persona que se relaciona directamente con el tema a abordar, la cual se utilizara para determinar el impacto que ocasionara la implementación de un manual de descripción de puestos.
Luego de arrojar los datos analizados en la encuesta y la entrevista, se evidenciaran los resultados de las mismas en un gráfico tabulado.
2.9.1 Encuesta
Para la obtención correcta de los datos primarios, se requiere la aplicación de una encuesta. La cual suministrara toda la información actualizada, para la correcta creación de un manual de descripción de puestos. La misma será dirigida a los integrantes del súper mercado Joel & J SRL. (Ver anexo 1)
37
2.9.1.1 Objetivos de la encuesta
Con esta encuesta se persigue como principales objetivos:
• Determinar el tiempo que tienen las personas en la posición, para poder identificar el nivel de conocimiento de su área de trabajo.
• Analizar si en el tiempo que tiene el integrante ha podido conocer sobre sus responsabilidades.
• Determinar la percepción de los integrantes en base a las tareas que realizan en cada posición.
• Evaluar si la comunicación interna fluye de manera satisfactoria.
• Determinar si los integrantes se siente en un ambiente agradable y familiarizado para desarrollar sus funciones.
• Identificar si los integrantes están informados, de cuáles son las funciones que deben desempeñar.
• Determinar si los integrantes conocen a las personas responsables de gestionar la estructura de la empresa.
• Evaluar cuales son los conocimientos que conoce el integrante, acerca de su puesto de trabajo.
• Analizar el nivel de información que reciben los integrantes al ingresar a la empresa.
• Investigar si el trabajo que realiza cada integrante en sus funciones, se está haciendo en el momento justo.
• Identificar cual es el esquema de trabajo de los supervisores.
• Evaluar el nivel de información que manejan los integrantes sobre la descripción de su posición.
• Identificar la cantidad de personas que conocen el concepto y la importancia de un manual de descripción de puestos.
38 2.9.2 Muestra
A continuación, se detalló la distribución de la muestra a investigar, la cual servirá como referencia para determinar las informaciones a tomar en cuenta:
Tabla 1. Distribución muestral
Súper Mercado Joel & Jiménez SRL
Puesto Cantidad de Empleados Masculino Femenino
Administrador 1 1 Contador 1 1 Supervisor 2 2 Encargados 4 3 1 Cajeros 4 4 Facturador 1 1 Gondoleros 7 7 Empacador 6 6 Deli-Catesen 3 3 Carniceros 3 3 Almaceneros 2 2 Seguridad 2 2 Chofer 3 3 Conserje 3 3 Encargado Mantenimiento 1 Total Empleados 43
Fuente: Elaboración propia
Para calcular la muestra, se utilizará la siguiente formula: n = Z ². P. Q. N
(N-1) E ² + Z ². P. Q
n?
N: 43 Integrantes
Z: 1.96 Nivel de confianza que se utilizara para trabajar P.: 0.5 sucesos positivos que se esperan teóricamente
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Q.: 0.5 eventos negativos que se esperan teóricamente
E.: 0.05 error muestral que se espera. Lo que quiere decir que del 95% de la muestra analizada será real.
n= (1.96) ² X 0.50 X 0.50 X 43 / (43-1) X (0.05) ² +(1.96) ² X 0.50 X 0.50 n= 3.8416 X 0.50 X 0.50 X 37 / 42 X 0.0025 + 3.8416 X 0.50 X 0.50 n= 35.5348 / 0.105 + 0.9604
n= 35.5348 /1.0654 n= 33.3534
40 2.9.3 Resultados de la encuesta
Tabla 2. Tiempo en la empresa
Tabla 2 Tiempo en la empresa Porcentajes
Más de 1 año 13 40% Más de 3 años 8 24% Menos de 6 meses 12 36% Total general 33 100% Fuente: 33 encuestados
De los 33 encuestado, 13 personas para el 40% indican que tienen más de 1 año laborando en la empresa, 8 encuestados para el 36% arroja que tiene menos de 6 meses trabajando y 8 personas para el 24% restante tiene 3 años.
Grafico 2. Tiempo en la empresa
Fuente: Tabla 2. Tiempo en la empresa
40% 24% 36%
Total
Más de 1 año Más de 3 años Menos de 6 meses41
Tabla 3.Conocimientos Sobre su área de trabajo
Tabla 3 Conocimientos Sobre su área de trabajo Porcentaje
No 19 58%
Si 14 42%
Total general 33 100%
Fuente: 33 encuestados
Del total de encuestados, 19 integrantes indicaron que conocen su área de trabajo representando el 58%, y los 14 restante indicaron que no la conocen representado el 42 % de la misma.
Grafico 3. Conocimientos Sobre su área de trabajo
Fuente: Tabla 3. Conocimientos Sobre su área de trabajo
58% 42%
Total
No Si
42
Tabla 4. Conocimiento del Puesto
Tabla 4 Conocimiento del Puesto Porcentaje
No 15 45%
Si 18 55%
Total general 33 100%
Fuente: 33 encuestados
Del total de encuestados, 15 integrantes indicaron que no saben qué hacer en su puesto de trabajo, lo que representa el 45%. A diferencia de los 18 integrantes restantes que indicaron que si saben qué hacer en su puesto de trabajo lo que representó el 55%.
Grafico 4. Conocimiento del Puesto.
Fuente: Tabla 4. Conocimiento del Puesto.
45% 55%
Total
No Si
43
Tabla 5. Comunicación Efectiva
Tabla 5 Comunicación Efectiva Porcentaje
No 23 70%
Si 10 30%
Total general 33 100%
Fuente: 33 encuestados
Del total de los integrantes, 23 indicaron que no existe una comunicación efectiva entre el supervisor y los colaboradores lo que representa un 70%. Los 10 integrantes restantes indicaron que si existía una comunicación efectiva, lo que representó el 30%.
Grafico 5. Comunicación Efectiva
Fuente: Tabla 5. Comunicación Efectiva
No 70% Si 30%
Total
No Si44
Tabla 6. Satisfacción laboral
Tabla 6 Satisfacción laboral Porcentaje
Alto 6 18%
Bajo 18 55%
Normal 9 27%
Total general 33 100%
Fuente: 33 encuestados
Del total de encuestados 6 integrantes indicaron que su nivel de satisfacción es alto, lo que representó un 18%. Así como 9 personas indicaron que su nivel de satisfacción está dentro del rango normal o aceptable, lo que representó el 27%. A diferencia de los 18 restantes que indicaron que su nivel de satisfacción con la empresa era bajo lo que representó el 55%.
Grafico 6. Satisfacción laboral
Fuente: Tabla 6. Satisfacción laboral
18% 55% 27%
Total
Alto Bajo Normal45
Tabla 7. Realizacion de Tareas
Tabla 7 Realización de Tareas Porcentaje
Casi siempre 15 46% Nunca 7 21% Siempre 11 33% Total general 33 100% Fuente: 33 encuestados
Del total de encuestados, 15 indicaron que casi siempre sabe cuándo hacer sus tareas para un 46%, 11 para un 33% respondieron que siempre y los 7 restantes señalaron nunca saben qué hacer para un 21%.
Grafico 7. Realizacion de tareas
Fuente: Tabla 7. Realizacion de Tareas
46% 21% 33%
Total
Casi siempre Nunca Siempre46
Tabla 8. Estructura empresarial
Tabla 8 Estructura empresarial Porcentaje
No 21 64%
Si 12 36%
Total general 33 100%
Fuente: 33 encuestados
De los 21 encuestados para el 64% indicaron que no conocen su estructura organizacional, a diferencia de los 12 restantes para un 36% que señalaron que si lo conoce.
Grafico 8. Estructura empresarial
Fuente: tabla 8. Estructura empresarial
64% 36%
Total
No Si
47
Tabla 9. Distribución de Funciones
Tabla 9 Distribución de Funciones Porcentaj
e No 21 64% Si 12 36% Total general 33 100% Fuente: 33 encuestados
De los 21 encuestados para el 64% señalaron que las informaciones que le suministran sus líderes no son suficientes para desarrollar su trabajo. A diferencia de los 12 restantes para el 36% indicaron que si son suministradas las informaciones.
Grafico 9. Distribución de Funciones
Fuente: Tabla 9. Distribución de Funciones
64% 36%
Total
No Si
48
Tabla 10. Evaluación de puestos
Tabla 10 Evaluación de puestos Porcentaje
No 23 70%
Si 10 30%
Total general 33 100%
Fuente: 33 encuestados
Del total de encuestados, 23 personas para un 70% indicaron que no han recibido evaluación de acuerdo a las tareas establecidas en su puesto. Lo que indico que los 10 restantes para un 30% si ha recibido información.
Grafico 10. Evaluación de puestos
Fuente: Tabla 10. Evaluación de puestos
70% 30%
Total
No Si
49
Tabla 11. Nivel de supervisión
Tabla 11 Nivel de supervisión Porcentaje
Bueno 9 27% Excelente 8 24% Regular 16 49% Total general 33 100% Fuente: 33 encuestados
De los 16 encuestados para un 49% indicaron que la supervisión por parte de sus supervisores es regular. Del otro grupo de encuestados 9 señalaron que es buena para el 27%, a diferencia de los 8 restantes para un 24% indicaron que era excelente.
Grafico 11. Nivel de supervisión
Fuente: tabla 11. Nivel de supervisión
27% 24% 49%
Total
Bueno Excelente Regular50
Tabla 12. Nivel de Planificación
Tabla 12 Nivel de Planificación Porcentaje
Bueno 9 27% Excelente 10 30% Regular 14 43% Total general 33 100% Fuente: 33 encuestados
Del total de los integrantes encuestados, 14 personas consideraron que la planificación en su área de trabajo es regular lo que representa el 43%. Mientras que los otros 10 para el 30% indicaron que es excelente. Los 9 restantes para un 27% señalaron que es bueno.
Grafico 12. Nivel de Planificación
Fuente: Tabla 12. Nivel de Planificación
27% 30% 43%
Total
Bueno Excelente Regular51
Tabla 13. Nivel de conocimiento
Tabla 13 Nivel de conocimiento Porcentaje
Alto 6 18% Bajo 5 15% Insuficiente 5 15% Medio 17 52% Total general 33 100% Fuente: 33 encuestados
De los 33 encuestados, 17 respondieron que su nivel de conocimiento es medio con relación a sus funciones, lo que represento el 52%. 6 de los encuestados indicaron que el nivel era alto para un 18%. A diferencia de los 10 encuestados restante para un 30% que reflejaron que su nivel de conocimiento es bajo o insuficiente.
Grafico 13. Nivel de conocimiento
Fuente: Tabla 13. Nivel de conocimiento
18% 15% 15% 52%
Total
Alto Bajo Insuficiente Medio52
Tabla 14. Manual de puestos
Tabla 14 Manual de puestos Porcentaje
Si 0 0% No 33 100% Total general 33 100% Fuente: 33 encuestados
El total de los 33 encuestados para un 100%, indicaron que la empresa no cuenta con un manual de descripción de puestos.
Grafico 14. Manual de puestos
Tabla 14. Manual de puestos
100%
Total
53 2.9.5 Análisis de la Encuesta
Según la encuesta se evidencia que los empleados de los súper mercados Joel & Jiménez S.R.L. en su mayoría cuentan con más de un año en la empresa, en menor cantidad tienen menos de seis meses y el menor grupo tiene más de tres años en la misma. De acuerdo con lo expresado por los integrantes aun teniendo en su mayoría más de un año no conocen su área de trabajo, lo que evidencia que no existe una estructura organizacional como referencia.
Las informaciones suministradas en su área de trabajo indican que esta rotación continua de personal provoca cierto ruido en las labores que se desarrollan de manera cotidiana. Ya que este factor es influyente en cada uno de los procesos que se llevan a cabo.
Es de suma importancia que los colaboradores se sientan satisfechos con lo que hacen, ya que el nivel de entrega hacia sus labores será mayor efectivo. Estos factores influyen de manera directa en las tareas diarias, y es que todo está en la gente y en la proporción en la cual van obteniendo conocimiento para luego desempeñarlo.
Se determinó que en un gran número de integrantes conocen que hacer en su área de trabajo, aun esta no esté debidamente organizada. Arrojando resultados que aumentaban el nivel de conocimiento en quienes desempeñaban la función y los demás que desconocían por completo sus funciones.
Se observó que los integrantes que conocen qué hacer en su área de trabajo, es porque crean la manera de sobrellevar la situación. Estos normalmente hacen las cosas como pueden, aunque no tengan ninguna orientación fija a lo que realmente deban hacer.
Los integrantes indican que la comunicación no fluye de manera eficaz entre los supervisores, lo que dificulta la transmisión de las informaciones a los niveles inferiores generando desorientación en el desarrollo de sus tareas diarias.
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De manera que las informaciones no llegan de manera clara, o por lo menos específica, porque las mismas se limitan a ser multiplicada de boca en boca y justo cuando llega a las personas que se encargan de desempeñar las labores ya está completamente errónea.
Esta situación es muy común en la empresa, y desde ahí inician las dificultades, ya que los mismos colaboradores afirman, que el cruce de información aumenta de manera significativa sin obtener beneficios paralelos. Durante el consenso de tú me dijiste y yo no entendí, o solo entendí a medias no se logra encajar en el mensaje, sino que el mismo se pierde.
El nivel de satisfacción de los integrantes es bajo, lo que dificulta el desenvolvimiento efectivo, repercutiendo en el cumplimiento de los objetivos y en la productividad en general.
La información suministrada, trajo el desencadenante de que los integrantes sienten la incertidumbre de no saber con exactitud que deben de hacer. Alguno de estos demuestra que no saben en donde están parado, situación que se ve reflejada en las acciones.
Muchas de las situaciones que cada día repercuten, detallan que el trabajo se hace por que ya está el efecto en hacerlo, pero no tienen la seguridad de que si lo que se está haciendo sea lo correcto o este resultando de la mejor forma posible.
De manera empírica han obtenidos conocimientos básicos para el cumplimiento de sus tareas, aun así, se observó que casi siempre saben qué hacer. Aun esto haya representado la mayor cantidad, necesita ser estandarizado para la optimización de los procesos. A medida que se obtiene mayor control en la organización, los integrantes desarrollan destrezas que le facilita mejor eficacia en la empresa. Debido a que la situación aquí es totalmente diferente, la falta de información difiere entre los mandos superiores y los integrantes.
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A medida que esta situación frecuenta en el súper mercado, se han tratado de elegir diferentes opciones que facilite el cruce de información. Pero básicamente están estancado en el mismo proceso, haciendo la misma temática día tras día. Como consecuencia se generan mensajes dislocados sobre la estructura general de la empresa, lo que representa un mayor número de personas con informaciones erróneas.
De ahí radica la importancia de organizar de manera eficiente la estructura organizacional, no solo para reorganizar lo que se tiene, sino para transmitir informaciones correctas a los clientes internos. Los que forman parte de la empresa, son los primeros que deben estar informado sobre cualquier cambio que haya dentro de la empresa.
Asumiendo que su estructura no es la ideal para el desarrollo las funciones, lo ideal sería aplicar sistemas que los mismos integrantes aprecien y entiendan. Con esto ya podrían ampliarse las informaciones, y serian de conocimientos para todos.
De acuerdo con las informaciones evaluadas, se determinó que la información suministrada a cada integrante en su puesto de trabajo cuenta con recursos deficientes, los cuales no aportan en las tareas a realizar. Además, de manera significativa es mayor la proporción que desconoce la información, que quienes la saben.
Las informaciones suministradas al momento del ingreso a la empresa se ven distorsionadas, debido a que no se plantean las informaciones adecuadas. El nivel de desconcierto está altamente identificado, reflejando que necesita mayor concentración en las implementaciones de las evaluaciones. En vista de esta situación, las respuestas que se arrojaron determinaron que existe una brecha como consecuencia de la ausencia de evaluaciones.
Los integrantes reflejan una percepción de desconcierto ante algunas de las situaciones que suceden a diario, que son acumulativas para su bajo desempeño.
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Muchos de los integrantes estas acostumbrados a trabajar de esta forma, porque sienten que es lo normal o cotidiano. Y como desconocen trabajar diferente a esta metodología, no tienen conceptos claros sobre la correcta organización y planificación de las tareas. Al estar alejados de estos conceptos y el uso de estas herramientas, se acostumbran a lo cotidiano sin intentar utilizar cosas nuevas. De acuerdo con la investigación realizada, los integrantes han desarrollado sus propias habilidades en torno a sus labores. Con esto se ha determinado, que aun haya ausencia de sistemas de información y dirección, necesitan mayor empeño y puesta en prácticas de las estrategias que automaticen las tareas diarias. A medida que se generan las distribuciones en las áreas de trabajo, no se obtienen los resultados esperados, debido a la planificación que se va generando. Los resultados arrojaron que las segmentaciones no se organizan de acuerdo con las proyecciones, lo que quiere decir que el trabajo no está del todo organizado, o por lo menos necesita mejor identificación en cada una de las partes.
Las funciones y tareas realizadas por los integrantes se han desempeñado a medida que se van desarrollando sus responsabilidades. Lo que quiere decir, que no se ha inducido a un sistema que desde el inicio los oriente a cómo hacer las cosas, sino que los conocimientos se han adquirido sobre la marcha.
Las evaluaciones han demostrado que los conocimientos adquiridos en el área de trabajo alcanzan un nivel medio, lo que necesitan fortalecer sus puntos principales para poder identificar las principales características que de verdad sean relevantes.
Para la correcta organización de las tareas y responsabilidades de los integrantes, se necesita la implementación de un manual de descripción de puestos. Siendo este la guía de distribución más eficaz para el desarrollo de las funciones diarias. En vista de que la empresa no posee uno, y sus integrantes no manejan el término ni la importancia que representa para la organización, se requiere implementarlo y llevarlo a cabo de manera minuciosa.
57 2.9.6 Entrevista
El objetivo de realizar una entrevista al proceso de investigación es involucrar de forma directa a la persona encargada de gestionar el talento humano del Súper Mercado Joel &Jiménez. Para esto he clasificado los objetivos específicos para desarrollar la misma. (Ver anexo 2)
• Determinar el nivel de información que tiene la persona encargada del área de Gestión Humana, en cuanto al concepto de las descripciones de puestos.
• Evaluar la importancia que tienen las descripciones en su lugar de trabajo. • Investigar por qué no se han implementado las descripciones de puestos
en el proceso de reclutamiento de nuevos integrantes.
• Analizar por qué serian un instrumento viable para la correcta gestión empresarial.
• Identificar cuáles son las posiciones que se manejan en el Súper Mercado. • Determinar cuáles serían las ventajas que aportaría la implementación de
un manual de descripción de puestos al Súper Mercado. 2.9.7 Análisis de la Entrevista
Luego de conversar con la persona encargada de gestionar el proceso de los recursos humanos, se determinó que tiene los conocimientos generales sobre las descripciones de puestos, así como las destrezas para determinar las funciones de acuerdo con el puesto que se vaya a ocupar.
En el súper mercado Joel J, no son utilizadas las descripciones de puesto. Motivo por el cual quizás mucho de los procesos no está correctamente estandarizado. El proceso de reclutamiento y selección no tiene un enfoque a directo a describir las posiciones, sino personas que quizás no tengan una ardua experiencia en el