Part I: Reflections of the interview process
Appendix 2 Invitation and information leaflet for relatives about the study
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Alvares Reyes, J. C. (2012). Diseño e implementación de un sistema de soporte de decisones para la gestión académica de la ULADECH. Trujillo: UNT. Apolinar, G. (1998). El Sistema de Información Contable. Buenos Aires: 1ª edición. Clifton, H. D. (1994). Business Information Systems. Londres: Prentice Hall, 5a edición. Cohen, Ch. & Gonzáles. (1988). Documentación de sistemas. Caracas : Ediciones UNA. Date, C. (1993). Introducción a los Sistemas de Bases de Datos. Buenos Aires: Ateneo. Enciso Carbajal, B. (1997). Bibliosistemática e Información. México D.F: 2ª edición. Karst y Rosenzweig. (1976). Administración en las organizaciones. alemania.
Lares, C. K. (s.f.). Sistemas de Información para los Negocios. México: 3ª edición. Laundon, K. C. (2012). Sistemas de Información Gerencial. México: 12°ava edición. Llóres, J. (1991). Sistemas de Información, Planificación, Análisis y Diseño. Caracas:
Editorial Miró.
Long, L. (1995). Introducción a las Computadoras y al Proceso de Información. México D.F: 4 a edición.
López Yepes, A. (1997). Sistemas, Redes y Aplicaciones. Madrid: v. 16. McClean y Wetherbe. (2001). Information Technology for Management.
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Anexo N° 1
Documentación de los casos de uso del negocio
1. Especificación de caso de uso de negocio registrar usuario (alumno, docente, administrador)
Cuadro N° 5: Registrar usuario
Especificación de caso de uso de negocio registrar usuario
Resumen
En este caso se procede al registro, que se realiza con el ingreso correcto de los datos del USUARIO
Flujo de trabajo
El USUARIO ingresa correctamente sus datos.
El USUARIO presiona el botón Acceder.
Posibilidades Existencia de registro de datos incorrectos.
Propietario del proceso USUARIO (alumno, docente, administrador)
Elaboración: Propia
2. Especificación de caso de uso de negocio iniciar sesión (alumno, docente, administrador)
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Cuadro N° 6: Iniciar sesión
Especificación de Caso de uso de negocio iniciar sesión
Resumen En este caso se realizará el inicio de sesión, que concierne el acceso a distintas facultades.
Flujo de trabajo
El USUARIO ingresa sus datos.
El USUARIO presiona el botón Acceder.
Posibilidades Existencia de errores al iniciar sesión.
Propietario del proceso USUARIO (alumno, docente, administrador)
Elaboración: Propia
3. Especificación de caso de uso de negocio registrar información
Cuadro N° 7: Registrar información
Especificación de caso de uso de negocio registrar información
Resumen
En este caso, el administrador procede al llenado de la base de datos para su posterior interacción. Flujo de trabajo Ingresar a la base de datos. Ingresar la información a la base de datos. Posibilidades
Propietario del proceso Administrador Elaboración: Propia
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Cuadro N° 8: Consultar información
Especificación de caso de uso de negocio consultar información
Resumen En este caso, el usuario va en
busca de la información que necesita. Flujo de trabajo Ingresar al sistema. Revisar la información requerida. Obtener la información necesaria.
Posibilidades Consultar información
errada.
Consultar varios tipos de información.
Propietario del proceso Usuario (alumno, docente) Elaboración: Propia
5. Especificación de caso de uso de negocio modificar información
Cuadro N° 9: Modificar información
Especificación de caso de uso de negocio modificar información
Resumen
En este caso, el administrador adquiere la facultad de eliminar los archivos compartidos en el foro, así como también los procesos finalizados. Flujo de trabajo Ingresa al sistema. Ingresa al foro Elimina información compartida.
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Ingresa a procesos en progreso
Elimina procesos finalizados
Posibilidades No modificar ninguna
información. Propietario del proceso Administrador Elaboración: Propia
6. Especificación de caso de uso de negocio compartir información Cuadro N° 10: Compartir información
Especificación de caso de uso de negocio compartir información
Resumen
En este caso, el usuario compartirá en el foro la información que éste crea conveniente, para su posterior uso. Flujo de trabajo Ingresar al sistema. Ingresar al foro. Comparte la información pertinente.
Posibilidades Riesgo a ser eliminada su información.
Propietario del proceso Usuario Elaboración: Propia
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Anexo N° 2
Encuesta de satisfacción de usuarios
Instrucciones:
Lea con atención de cada uno de los siguientes ítems y marque con una X la letra de la alternativa que crea más conveniente.
1. El modo actual del proceso de tramites documentarios es llevado óptimamente en la Escuela de Ingeniería Industrial de la Facultad de Ingeniería.
a. Muy Acuerdo b. De acuerdo
c. Ni de acuerdo ni en desacuerdo d. En desacuerdo
e. Muy en desacuerdo
2. El tiempo de demora en los procesos de trámites como constancias, certificados, etc. es mínimo en la Escuela de Ingeniería Industrial.
a. Muy Acuerdo b. De acuerdo
c. Ni de acuerdo ni en desacuerdo d. En desacuerdo
e. Muy en desacuerdo
3. ¿Usted estaría de acuerdo que con la implementación de un sistema de información mejoraría y agilizaría los procesos en la Escuela de Ingeniería Industrial?
a. Muy Acuerdo b. De acuerdo
c. Ni de acuerdo ni en desacuerdo d. En desacuerdo
e. Muy en desacuerdo
4. Los procedimientos empleados para realizar los trámites son adecuados en la Escuela de Ingeniería Industrial.
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5. La gestión en las oficinas administrativas de la Escuela de Ingeniería Industrial se realiza de manera adecuada permitiendo una buena y satisfactoria atención a los usuarios. a. Muy Acuerdo b. De acuerdo c. Ni de acuerdo ni en desacuerdo d. En desacuerdo e. Muy en desacuerdo
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Anexo N° 3
Cuadro N° 11: Escala de valoración de la encuesta de satisfacción. ESCALA DE VALORACIÓN DE LA ENCUESTA
DE SATISFACCIÓN (%) Muy Acuerdo 0.3 De acuerdo 0.25 Ni de acuerdo ni en desacuerdo 0.2 En desacuerdo 0.15 Muy en desacuerdo 0.1 Total 1
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Anexo N° 4
Cuadro N° 12: Resultados de la encuesta antes de la implementación del SI
ITEM PREGUNTAS Muy Acuerdo De acuerdo Ni de acuerdo ni en desacuerdo En desacuerdo Muy en desacuerdo Número de usuarios 1
El modo actual del proceso de tramites documentarios es llevado óptimamente en la Escuela de Ingeniería Industrial de la Facultad de Ingeniería. 0 15 5 50 81 151 2 El tiempo de demora en los procesos de trámites como constancias, certificados, etc. es mínimo en la Escuela de Ingeniería Industrial 0 0 0 50 101 151 3
. ¿Usted estaría de acuerdo que con la implementación de un sistema de
información mejoraría y agilizaría los procesos en la Escuela de Ingeniería Industrial?
90 60 0 1 0 151
4
Los procedimientos empleados para realizar los trámites son adecuados en la Escuela de Ingeniería Industrial
10 30 20 30 61 151
5
La gestión en las oficinas administrativas de la Escuela de Ingeniería Industrial se realiza de manera adecuada permitiendo una buena y satisfactoria atención a los usuarios.
1 25 15 20 90 151
Total, de encuestados 101 130 40 151 333 755 Porcentaje 13% 17% 5% 20% 44% 100%
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Anexo N° 5
Figura N° 99: Resultados de la encuesta antes del SI
14% 17% 5% 20% 44% Muy Acuerdo De acuerdo Ni de acuerdo ni en desacuerdo En desacuerdo Muy en desacuerdo
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Anexo N° 6
Cuadro N° 13: Resultados de la encuesta después de la implementación del SI
Ítem PREGUNTAS Muy de Acuerdo De acuerdo Ni de acuerdo ni en desacuerdo En desacuerdo Muy en desacuerdo Número de usuarios 1
El modo actual del proceso de tramites documentarios es llevado óptimamente en la Escuela de Ingeniería Industrial de la Facultad de Ingeniería. 81 50 5 10 5 151 2 El tiempo de demora en los procesos de trámites como constancias, certificados, etc. es mínimo en la Escuela de Ingeniería Industrial 86 45 10 5 5 151 3 . ¿Usted estaría de acuerdo que con la implementación de un sistema de información mejoraría y agilizaría los procesos en la Escuela de Ingeniería Industrial? 6 0 0 60 85 151 4 Los procedimientos empleados para realizar los trámites son adecuados en la Escuela de Ingeniería Industrial 76 65 0 5 5 151 5 La gestión en las oficinas administrativas de la Escuela de Ingeniería Industrial se realiza de manera adecuada permitiendo una buena y satisfactoria atención a los usuarios. 71 50 0 20 10 151 Total encuestados 320 210 15 100 110 755 Porcentaje 42% 28% 2% 13% 15% 100% Fuente: Propia
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Anexo N° 7
Figura N° 100: Resultados de la encuesta después del SI
42% 28% 2% 13% 15% Muy de Acuerdo De acuerdo Ni de acuerdo ni en desacuerdo En desacuerdo Muy en desacuerdo
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Anexo N° 8
Puntaje de la encuesta por respuesta, antes del SI RESULTADOS DE LA ENCUESTA POR RESPUESTA
ESCALA TOTALES PONDERACIÓN
Muy Acuerdo 101 30.3 De acuerdo 130 32.5 Ni de acuerdo ni en desacuerdo 40 8 En desacuerdo 151 22.65 Muy en desacuerdo 333 33.3 755 127 Fuente: Propia
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Anexo N° 9
Resultados de la encuesta después del SI
ESCALA TOTALES PONDERACIÓN
Muy Acuerdo 320 96 De acuerdo 210 52.5 Ni de acuerdo ni en desacuerdo 15 3 En desacuerdo 100 15 Muy en desacuerdo 110 11 755 178
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Anexo N° 10
Cuadro N° 14: Tiempos de procesos antes del S.I
FACULTAD DE INGENIERIA TIEMPOS DE LOS PROCESOS
N° Proceso Lugar
Tiempo de duración antes
del S.I(días) 1 Proceso de Ampliación de plazo de
desarrollo de tesis
Escuela de Ingeniería Industrial
2
2 Proceso de Carta de presentación
Escuela de Ingeniería Industrial
2
3 Proceso de Constancia de Egresado
Escuela de Ingeniería Industrial
2
4 Proceso de Constancia de Estudio
Escuela de Ingeniería Industrial
2
5 Proceso de Constancia de horas Globales
Escuela de Ingeniería Industrial
2
6 Proceso de Constancia de Matricula
Escuela de Ingeniería Industrial
2
7 Proceso de Constancia de orden de merito
Escuela de Ingeniería Industrial
2
8 Proceso de Constancia de promedio ponderado
Escuela de Ingeniería Industrial
2
9 Proceso de Constancia de tercio superior
Escuela de Ingeniería Industrial
2
10 Proceso de Constancia de quinto superior
Escuela de Ingeniería Industrial
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11 Proceso de Inscripción del tema de tesis
Escuela de Ingeniería Industrial
2
12 Proceso de Justificación de inasistencias
Escuela de Ingeniería Industrial
2
13 Proceso de Informe de practicas
Escuela de Ingeniería Industrial
3
14 Proceso de Anulación de tesis
Escuela de Ingeniería Industrial
2
15 Proceso de Carpeta de bachiller
Escuela de Ingeniería Industrial
2
16 Proceso de Carpeta de titulo
Escuela de Ingeniería Industrial
5
17 Proceso de Exclusión de integrante de tesis
Escuela de Ingeniería Industrial
2
18 Proceso de Ampliación de Créditos. Finalización de carrera
Escuela de Ingeniería Industrial
5
19 Proceso de Ampliación de Créditos. promedio ponderado
Escuela de Ingeniería Industrial
5
20 Proceso de anulación definitiva de matrícula
Escuela de Ingeniería Industrial
5
21 Proceso de Certificado de estudios
Escuela de Ingeniería Industrial
15
22 Proceso de Constancia de antecedentes disciplinarios
Escuela de Ingeniería Industrial
2
23 Proceso de Constancia de notas
Escuela de Ingeniería Industrial
5
24 Proceso de Examen de suficiencia
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25 Proceso de Exoneración de pago
Escuela de Ingeniería Industrial
5
26 Proceso de Matricula co-curricular y convalidación
Escuela de Ingeniería Industrial
15
27 Proceso de Matricula especial mínimo de créditos
Escuela de Ingeniería Industrial
15
28 Proceso de Matricula especial por 3ra
Escuela de Ingeniería Industrial
15
29 Proceso de Matricula especial por 4ta
Escuela de Ingeniería Industrial
15
30 Proceso de Reanudación de estudios
Escuela de Ingeniería Industrial
15
31 Proceso de Rectificación de nombre/ apellido
Escuela de Ingeniería Industrial
5
32 Proceso de Regularización de nota en asignatura
Escuela de Ingeniería Industrial
15
33 Proceso de Retiro y/o reserva de matrícula
Escuela de Ingeniería Industrial
15
34 Proceso de Visación de syllabus
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3 Fuente: Propia
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Anexo N° 11
Figura N° 101:Gráfico de tiempos de los procesos antes del SI
2 0 2 4 6 8 10 12 14
16 Proceso de Ampliación de plazo dedesarrollo de tesis
Proceso de Carta de presentación Proceso de Constancia de Egresado Proceso de Constancia de Estudio Proceso de Constancia de horas Globales
Proceso de Constancia de Matricula
Proceso de Constancia de orden de merito
Proceso de Constancia de promedio ponderado
Proceso de Constancia de tercio superior
Proceso de Constancia de quinto superior
Proceso de Inscripción del tema de tesis
Proceso de Justificación de inasistencias
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Anexo N° 12
Cuadro N° 15: Tiempos de los procesos después del SI
FACULTAD DE INGENIERIA
TIEMPOS DE LOS PROCESOS
N° Proceso rediseñado Lugar
Tiempo de duración con el S.I(días) 1 Ampliación de Tesis Escuela de Ingeniería Industrial 1
2 Anulación del proyecto de tesis
Escuela de Ingeniería Industrial 1 3 Carpeta de titulo Escuela de Ingeniería Industrial 1
4 Carpeta de grado de bachiller
Escuela de Ingeniería Industrial 1 5 Cartas Escuela de Ingeniería Industrial 1 6 Certificado de estudios Escuela de Ingeniería Industrial 3 7 Constancias Escuela de Ingeniería Industrial 1 8 Informe de prácticas Escuela de Ingeniería Industrial 2
9 Inscripción del tema de tesis
Escuela de Ingeniería Industrial 1 10 Justificación de inasistencias Escuela de Ingeniería Industrial 1 11 Resoluciones y ampliaciones Escuela de Ingeniería Industrial 1 Fuente: Propia
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Anexo N° 13
Figura N° 102:Gráfico de tiempos después del SI
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 D ía s Procesos rediseñados