5.2 Method
5.2.2 Label Transfer via Efficient Filtering
La exposición oral de un tema frente a una persona o grupo puede hacerse de forma individual o colectiva y además la comunicación puede f luir en una sola dirección (únicamente habla el emisor) o en ambas direcciones, permitiendo la participación de todos los asistentes (los papeles de emisor y receptor cambian constantemente). Tanto una forma como otra admiten diversas técnicas que pueden agruparse de la siguiente manera:
Tipo Características Técnica de comunicación
Unidireccionales Interviene un emisor que se dirige a varios oyentes y la información fluye en una sola dirección.
Discurso Conferencia
Multidireccionales Intervienen uno o varios emisores y uno o varios receptores. La información fluye en ambos sentidos.
Diálogo Entrevista Charla Discusión Debate Mesa redonda Simposio Panel Foro Seminario
La elección de la manera de realizar la comunicación dependerá de distin- tos aspectos, como el objetivo, el tema, los conocimientos de los asistentes, el número de estos, etc.
A continuación vamos a analizar brevemente cada una de estas formas de comunicación.
5.1 > Comunicaciones unidireccionales Discurso
Es una exposición oral de carácter persuasivo dirigido a un pú- blico que mantiene una postura de atención y especial respeto hacia el orador.
Es una técnica muy formal, donde la figura principal es el orador, que no debe utilizar medios audiovisuales.
Un discurso suele tener la siguiente estructura:
– Presentación. La persona que emite el discurso requiere ser presentada por otra persona.
– Saludoindividual o colectivo siguiendo un orden jerárquico.
– Inicio. El discurso se puede iniciar haciendo referencia al tema o a la oca- sión, o formulando una pregunta retórica. En la introducción de la ex- posición se debe captar la atención y preparar a los asistentes para escu- char la exposición.
– Desarrollo. El desarrollo del discurso se realiza tratando de mantener el interés del público.
– Finalización. Puede hacerse con un resumen, lanzando un reto, expo- niendo una petición, aportando comentarios persuasivos para terminar de convencer a los asistentes sobre lo expuesto…
Los oradores pueden alterar este orden para captar la atención.
Conferencia
Es una reunión en la que el emisor o conferenciante proporciona una información especializada a un grupo de personas que escucha.
Suele ser una reunión formal que se basa en la transmisión de información especializada, en ocasiones se utiliza para compartir experiencias, por lo que el conferenciante debe preparar cuidadosamente su intervención. Puede utilizar medios audiovisuales, lo que permite al conferenciante mo- verse por la sala.
Durante la exposición, la información f luye en un solo sentido, al final el conferenciante suele indicar al público que pueden intervenir para aclarar dudas o hacer una exposición distinta.
5.2 >Comunicaciones bidireccionales Diálogo
Es una conversación mantenida por dos o más personas conoce- doras de un tema.
Se trata de una conversación espontánea, por lo que se emplea un lenguaje coloquial, el objeto suele ser temas de la vida cotidiana aunque debe ser de interés general para el grupo y no solamente para los participantes en el diálogo.
Al iniciar y terminar se deben emplear fórmulas de saludo y cortesía. Una regla básica es no desviar la mirada en actitud de desinterés, sino mirar de frente al interlocutor.
Entrevista
Es una forma de comunicación oral donde un entrevistador in- tenta obtener información sobre un asunto de interés de una per- sona entrevistada.
El propósito de la entrevista es el tema, por lo que el entrevistador debe pre- parar con antelación las preguntas, pensando en las alternativas y provo- cando que el entrevistado ref lexione y llegue a una conclusión.
3.2. Conferencia
El resultado de la entrevista debe resumir y reflejar sentimientos y sensacio- nes del interlocutor. La entrevista puede ser dirigida, es decir se basa en un cuestionario que sigue el entrevistador, y también puede ser no dirigida, es de- cir el entrevistador deja libertad al entrevistado para que exprese sus opinio- nes y pensamientos. Por último, hay que tener en cuenta que deben evitarse las preguntas indiscretas, los juicios prematuros, las discusiones y los consejos.
Charla
Consiste en una reunión donde el emisor proporciona a los asis- tentes una información desde su punto de vista, admitiendo la posibilidad de diálogo.
Suele ser una reunión informal donde los asistentes pueden interrumpir, pues conocen el tema. Igualmente, el emisor puede interactuar haciendo preguntas, moviéndose y utilizando recursos de la comunicación no verbal.
Discusión
Intercambio de opiniones entre personas que poseen interés en discutir un tema y llegar a un punto común para resolver un pro- blema o tomar una decisión.
Es muy importante cuidar el tono aunque realmente el debate se caracte- riza por la espontaneidad y la libertad de acción. No obstante, la discusión debe ser cordial, cooperativa, sin agresividad.
En toda discusión organizada debe nombrarse un coordinadory un secre-
tario. El coordinador formula el tema, los objetivos, el tiempo total y el tiempo de cada persona. El secretario anotará las ideas más importantes y las conclusiones.
Debate
Enfrentamiento oral entre varias personas donde cada uno quiere hacer prevalecer su opinión frente al resto, intentando de- mostrar con argumentos que tienen razón.
Las personas participantes mantienen su punto de vista hasta el final, aun- que las decisiones se toman por votación. El tono que suele utilizarse es de disputa, ya que cada participante tratará de imponer su punto de vista. El coordinador abre la sesión planteando el tema, los objetivos y las normas a seguir y establece las reglas de participación, especialmente en cuanto al tiempo. Controla el desarrollo del debate, el tiempo de exposición, orden, temas, subtemas y, al final, hace un resumen y enuncia las conclusiones.
Mesa redonda
Exposición de diversas posturas y opiniones sobre un tema deter- minado llevado a cabo por varios especialistas.
El moderador prepara la reunión coordinando el desarrollo, tiempo y or- den de las intervenciones. Se encarga de abrir la exposición, presentar el tema a tratar y a las personas que componen la mesa.
3.5. Mesa redonda
A continuación, cada expositor tiene un turno de palabra durante aproxi- madamente 10 minutos, tiempo que computa el moderador. Una vez ter- minadas las exposiciones, el coordinador hace un breve resumen de las ideas principales y abre un turno de preguntas de público hacia los com- ponentes de la mesa. Las preguntas serán contestadas sin más, no deben lle- var a la discusión ni al debate.
Simposio
Exposición de un tema por un grupo de expertos interviniendo de forma sucesiva para explicar cada uno una parte, en la cual es especialista.
Cada uno de los intervinientes hace una exposición no muy extensa y des- pués de cada una de ellas, el coordinador va cediendo la palabra a los de- más miembros del simposio. Al final se presenta un resumen o síntesis de las principales ideas expuestas.
Seminario
Grupo de personas con intereses en un tema concreto que se reú- nen para estudiarlo de manera intensiva en una serie de sesiones.
En la primera sesión deben estar presentes todos los participantes, luego se dividen en grupos de trabajo de 5 a 12 miembros. Cada grupo trabaja un aspecto de un tema. La tarea específica consiste en el estudio del tema bus- cando información, asesoramiento, confrontando opiniones, experien- cias…para, al final, llegar a una conclusión.
Congreso
Grupo de personas con mucha experiencia y muy cualificadas en un determinado campo para tratar temas específicos.
Entre todos los participantes se elige una mesa directiva y se acuerdan los temas a tratar.
Como los asuntos a tratar son muchos y de gran importancia se divide el trabajo en dos etapas:
– Labor previa en comisiones.
– Sesiones plenarias: las conclusiones de cada comisión se llevan a la reu-
nión, para que en conjunto discutan sus puntos de vista.
La mesa directiva decidirá el orden de discusión de las conclusiones de las comisiones
Otras técnicas de comunicación bidireccional
− Panel:reunión de personas que repre- sentan distintas opiniones y diferentes puntos de vista ante un tema. El panel se compone de dos grupos: los que discuten, sentados en una mesa, y los participantes, sentados enfrente o al- rededor.
− Foro:es un grupo, conducido por un moderador, que discute un tema. Los integrantes pueden expresar libre- mente ideas y opiniones.
Actividades propuestas
7·· Diferencia entre charla y conferencia. 8·· Explica el tono del debate y sus motivos. 9·· Explica qué es un discurso.
Actividades finales
1·· Busca un concepto de comunicación oral en el que integres sus principales características.
2·· Las particularidades de la comunicación oral que aparecen a continuación, ¿son ventajas o inconvenientes? a) Se puede utilizar con gestos.
b) Es una comunicación rápida. c) Los mensajes no permanecen.
d) Permite el intercambio de impresiones.
e) No es adecuada para mensajes muy largos y complicados. 3·· ¿Cuáles son los componentes de la comunicación oral?
4·· Cita las cinco normas básicas de la comunicación oral que consideres más importantes de entre todas las que has estudiado.
5·· Realiza un esquema de las fases que componen el proceso de comunicación oral. 6·· ¿Qué diferencia existe entre elaborar un mensaje y codificarlo?
7·· ¿Cómo crees que contestará una persona que trabaja todos los sábados si alguien le dice: “¡por fin es viernes!”? 8·· Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa y razona la respuesta: “Siempre hay que valorar la posibili- dad de que el receptor no piense igual que nosotros”.
9·· Explica la diferencia entre oír y escuchar.
10·· ¿Qué problemas puede plantear el emisor en cuanto a la cantidad del mensaje emitido? 11·· ¿Qué tipo de barrera supone el utilizar palabras que no entiendan el emisor o el receptor? 12·· ¿Suponen los rumores una barrera en la comunicación oral? ¿Por qué? ¿Cómo pueden solucionarse? 13·· Charla, conferencia, discurso, ¿son comunicaciones formales?
14·· La regla básica del diálogo es mirar de frente al interlocutor, ¿por qué? 15·· ¿Qué debe evitarse en toda entrevista?
16·· Define la discusión como clase de comunicación. 17·· El diálogo ¿Utiliza un lenguaje coloquial ó muy técnico? 18·· ¿Qué función realiza el coordinador de un debate?
19·· Copia esta tabla en tu cuaderno y complétala con los datos que faltan:
Situación Emisor/Receptor Fase interrumpida Dificultad o barrera Posible solución
Se da una orden utilizando jerga que
no comprende el empleado.
El receptor debió ser paciente y no tener
prisa en contestar para acabar la
Caso final
Barreras en la comunicación oral
·· Los trabadores de una sección de producción detectan un fallo en el proceso productivo y encargan a su jefe de sec- ción que se lo comunique al encargado general de produc- ción.
El jefe de sección no les escucha porque tiene el prejuicio de no valorar los comentarios de los trabajadores al considerar que no están suficientemente formados para hacer una valo- ración de ese estilo.
Basándote en la situación que se propone, analiza:
– Los elementos del proceso de comunicación afectados. – La fase interrumpida del proceso de comunicación. – Las barreras a la comunicación oral.
– Las posibles soluciones.
Utiliza el cuadro expuesto en el epígrafe 4 de esta unidad didáctica.
Solución ·· Para analizar conjuntamente la situación, los elementos afectados en este proceso de comunica- ción, la fase interrumpida, las dificultades o barreras y la posible solución, relacionamos todo lo anterior en el siguiente cuadro.
1
Descripción
Situación
Los trabajadores de una determinada sección de una empresa detectan un fallo en el proceso de producción. Con el fin de solucionarlo, comunican este fallo al jefe de su sección, para que se lo traslade al encargado general de producción.
El jefe de sección considera que los trabajadores no tienen la cualificación suficiente para valorar si en el proceso de producción existen fallos o no. Por ello, basándose en su prejuicio, no comunica nada a sus superiores.
Elemento Emisor:los trabajadores de una sección concreta de la fase de producción. Receptor:el jefe de esa sección.
Fase interrumpida Se interrumpe la fase de recepciónporque el jefe de sección no escucha a
sus trabajadores.
Dificultad o barrera Los prejuicios del jefe de sección suponen una verdadera barrera que
interrumpe la comunicación.
Posible solución
No tener prejuicios para poder valorar objetivamente todas las comu- nicaciones sobre todo las ascendentes, es decir las que proceden de niveles jerárquicos inferiores.
Ideas clave
Comunicación oral: palabra hablada
Normas de comunicación oral en la empresa: Proceso de la comunicación
oral: fases
Barreras en la comunicación oral
Clases de comunicación oral
Ventajas: natural, directa, rápida y utiliza la comunicación no verbal
Inconvenientes: no siempre es aconsejable (“las palabras
se las lleva el viento”)
Componentes: voz, timbre, tono, énfasis, modulación,
pausas Problemas Soluciones Unidireccional: conferencia y discurso Bidireccional: diálogo, entrevista, charla, discusión,
debate, mesa redonda, simposio, panel, foro
y seminario
Expresión clara y adaptada al nivel cultural del interlocutor.
Propiciar la participación y las respuestas PRINCIPIOS DE COMUNICACIÓN
Quién de nosotros no ha sentido verdadero miedo ante cualquier acontecimiento que nos ha obligado a decir algunas palabras en público. Es lo que se denomina miedo escé-
nico. El miedo escénicoestá gene-
rado por el temor a equivocarnos, miedo a hacer el ridículo, miedo a creer que llegado el momento nos olvidaremos del discurso y quedare- mos en blanco sin saber qué decir. Es similar a los nervios que pode- mos sentir ante un examen impor- tante, porque exponer a través de la oratoria algún proyecto o ponencia
también es un examen. Hablar en
públiconos produce miedo porque no estamos acostumbrados a ello, tampoco nos han enseñado y cuando surge alguna situación que nos obliga a decir algunas palabras ante una audiencia, intentamos es- quivarla o pasar de puntillas y pasar totalmente desapercibidos.
En el mundo de la empresa, cada día más, se necesitan profesionales capaces de encandilar a una audien- cia y de venderles un proyecto, una idea o un producto.
Se necesitan profesionales que do- minen la oratoria, capaces de ex- presar fielmente sus ideas, que mi- ren sin miedo a una audiencia, que tengan pleno dominio de la situa- ción y sean capaces de convencer. La oratoria sigue siendo una asigna- tura pendiente incluso entre direc-
tivos de grandes compañías. En Es- paña no se tienen estos aspectos muy en cuenta a la hora de seleccio- nar personal, basta citar los procesos de selección de profesores, se suele elegir a los que demuestran domi- nar mejor el temario pero no se tiene en cuenta la capacidad para transmitir esos conocimientos. La mayoría de los directivos con los que he coincidido en convenciones o congresos, se limitan a leer las transparencias que llevaban prepa- radas o basan su intervención en ir pasando y leyendo una a una las páginas del PowerPoint.
Yo he tenido la mala suerte de haber asistido a muchas aburridas conven- ciones de ventas y las situaciones siempre han sido las mismas: Un grupo de directivos que se pierden entre una infinidad de cifras y por- centajes que leen a una audiencia
que se limita en su mayoría a mirar el reloj con la esperanza de que el tiempo pase lo más rápido posible. Las empresas norteamericanas nos llevan bastante ventaja en este campo, el porcentaje de directivos que dominan la oratoria es muy ele- vado. El motivo viene de atrás, en las universidades norteamericanas se practica y se obliga a los alumnos a hablar en público. Dominan me- jor las técnicas y muchas empresas europeas están comenzando a re- clamar profesionales formados en este terreno de la comunicación. Es cierto que las pymes no pueden competir con las grandes multina- cionales para captar buenos comu- nicadores, pero sí pueden dirigir parte de sus recursos a desarrollar estas técnicas entre sus directivos y empleados. Organizar cursos y prac- ticar mucho es vital, serán muchas las situaciones que requieran el do- minio de la oratoria.
Aquellos empresarios, directivos o vendedores que trabajen este campo no sólo conseguirán mejorar resul- tados y estar más cerca de sus obje- tivos profesionales, aprenderán a comunicarse mejor con sus familia- res o amigos y trasladar parte del éxito a su ámbito privado.
Fuente: Diego Tirado; publicado en www.pymesyautonomos.com el 18 de septiembre de 2008.