HASQI

5.2.1.1 Evaluación y programación (duración 3 semanas). El proceso de evaluación que se llevó a cabo por parte de GEC Consultores en el trascurso de 2 días, está basado en el sumario de entrevistas, procesamiento y análisis de los datos a través de las matrices diseñadas para tal efecto, el cual nos permitió hacer un análisis y conocer la percepción de la cultura organizacional en la gestión de proyectos de GRUPO CONIKA y de esta manera llegar al diagnóstico del funcionamiento, la estructura y los procesos llevados dentro de la organización. Esta evaluación nos permitió además articular la nueva política de Gestión de Proyectos que implantaremos para y en conjunto con la directiva de la organización para la mejora de los procesos actualmente implementados en la empresa, para tal fin se desarrollaran dos actividades principales que son:

• Recopilación, análisis y evaluación de procedimientos y formatos. Una vez realizadas y analizadas las encuestas se determinan los factores críticos conforme a las actividades ejecutadas en la organización, de acuerdo con esto se realizara la evaluación de la documentación, controles, cuadros y formatos utilizados para la Organización y Gerencia de proyectos, posteriormente el consultor asignado para estas actividades realiza un análisis de la información, y los procesos documentados a partir de los cuales se determina un programa general de trabajo para las actividades a ejecutar en la asesoría requerida para la estructuración, implementación y acompañamiento; ordenando cronológicamente las actividades a seguir según las prioridades identificadas, definiendo responsables, recursos,

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tiempo de inicio, fin de cada actividad y del proyecto mismo de asesoría. La duración de etapa de recopilación, y análisis es de una semana.

• Pre-auditoría. Se llevara a cabo una pre-auditoría directamente a cada uno de los proyectos para verificar de manera sistemática y eficaz la implementación de los documentos y procesos efectuados al interior de la organización. Al final del proceso de auditoría interna, se entrega un informe que incluye las actividades realizadas, fortalezas, aspectos por mejorar y hallazgos no conformes a los presentados en la fase inicial de percepción de la Cultura Organizacional para la Gestión de Proyectos y conclusiones, lo anterior según modelo ISO 21500. La duración de la pre-auditoría es de dos semanas aproximadamente, el tiempo asignado corresponde a una semana de auditoría de campo y una semana en la planificación, elaboración del informe y retroalimentación, el tiempo de pre- auditoría es aproximado, toda vez que depende directamente de los proyecto en ejecución en el momento de la auditoría.

5.2.1.2 Capacitación y sensibilización (duración 30 horas). Durante la adecuación e implementación del sistema y como parte de la sensibilización y conocimiento por parte del personal de GRUPO CONIKA en las normas y su aplicación en la organización, pero sobre todo de la importancia de la implementación de las buenas prácticas en la Gestión de Proyectos, se realiza un seminario de sensibilización dirigido al personal directivo y administrativo. La duración estimada del seminario de sensibilización es de treinta (30) horas para cubrimiento de cada una de las normas determinadas para el sistema de gestión integrado. La duración de cada sesión se realiza según las necesidades y requisitos de la Organización. 5.2.1.3 Implementación de la propuesta (duración 4 meses y tres semanas). La etapa de implementación abarca la estructuración de la propuesta con base en los resultados de la fase de análisis y diagnóstico, la implementación y acompañamiento en la mejora de los procesos. A partir de sesiones de consultorías para el seguimiento y explicación de los requisitos a implementar en el Sistema de mejoras de la Gestión de Proyectos y su aplicación en la organización a los responsables de las actividades o líderes de los procesos. • Estructuración de la propuesta. Una vez realizada la pre-auditoría y analizados los procesos y formatos implementados actualmente en la empresa, se procede a revisar por qué no se aplica la estandarización existente de forma tal que se determine si es que dicha estandarización no es aplicable o si se encuentra aplicable entonces se tracen estrategias para iniciar su aplicación práctica, o, si es aplicable parcialmente utilizar los elementos que sirven y adaptarlos a las nuevas estrategias para la Gestión de proyectos. La duración de la estructuración de la propuesta es de aproximadamente 3 semanas.

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¾ Creación de la política de Gestión de Proyectos. ¾ Creación y estandarización de los EDT.

¾ Estandarización de la gestión de cada proceso por grupos de Materia

¾ Ajustar los mecanismos de control existentes e implementación de los nuevos en cada proceso.

¾ Determinación de objetivos e indicadores de gestión.

¾ Identificación, evaluación, tratamiento y control de los riesgos que atañen a cada proyecto.

• Implementación y acompañamiento. Explicaremos los requisitos a implementar en el Sistema de Mejoras de la Gestión de Proyectos y su aplicación en la organización a los responsables de las actividades o líderes de los procesos. En cada una de estas sesiones se dejan actas de trabajo, las cuales son entregadas al día siguiente de la sesión de consultoría, en donde se registran las actividades desarrolladas y las tareas a cumplir para la siguiente sesión de consultoría, a fin de cumplir con la meta propuesta. Las sesiones de consultoría serán realizadas por el Consultor I, Consultor II y/o el Consultor III según la complejidad de los temas a tratar y la programación realizada. El número de sesiones de consultoría aproximado por parte del Consultor I y el Consultor III es de medio (0.5) día a la semana, las del Consultor II es de dos (2) días a la semana, para un total de 3 días a la semana de consultoría, las cuales se realizarán según lo definido en el programa de trabajo que se acuerde con la organización; éstas sesiones se pueden realizar con la persona responsable de la implementación de dichas actividades en la organización (Gerente Técnico, Gerente Comercial, Coordinador HSEQ, etc.).

Las responsabilidades son las de realizar los formatos y procedimientos que hubiere lugar durante la implementación del sistema de gestión de Proyectos, así como sus modificaciones requeridas. La duración de la implementación de la propuesta es de aproximadamente 4 meses.

5.2.1.4 Auditoría final (duración dos semanas). Se realiza una Auditoría Final al Sistema Implementado en la organización por parte de la Consultoría. Durante la auditoría se verifica de manera sistemática y eficaz la implementación y el mantenimiento de los controles y documentos desarrollados al interior de la organización para el buen desarrollo de los procesos de la organización en la Gestión de Proyectos

El consultor asignado para las actividades de auditoría realiza un análisis de la información existente en el Sistema de Gestión Integrado para el control de los procesos, así como del manual de gestión y los procesos documentados a partir de esta información se realizan el programa de trabajo.

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Durante la ejecución de la auditoría se realiza explicación a los participantes de los hallazgos realizados, los cuales constituyen en elementos para el mejoramiento de la organización.

Al final del proceso de auditoría, se entrega un informe que incluye las actividades realizadas, fortalezas, aspectos por mejorar, hallazgos no conformes presentados en los proyectos auditados y los procesos de la organización y conclusiones. Posterior a la auditoría se realizan las correcciones del caso, a fin de llegar a feliz término con la meta propuesta.

La duración de la Auditoría Final es de dos semanas aproximadamente. El tiempo asignado corresponde a una semana de auditoría de campo y una semana en la planificación, elaboración del informe y retroalimentación.

5.2.1.5 Entregables. • Programa de trabajo. • Actas de trabajo.

• Informes de pre auditoria. • Informes de auditoría.

• Plan de Gestión de Proyectos. ¾ Formatos.

¾ Instructivos.

¾ Caracterizaciones.

¾ Manual de procedimientos.

• Política organizacional en cuanto a la Gestión de Proyectos. • Norma ISO 21.500 y PMBOK 5, como parte de la sensibilización. • Informes de resultados de la sensibilización.

• Informe final de resultados. • Plan de ajuste, retroalimentación.

Cuadro 11 (continuación).

Tabla 11. Presupuesto cronológico.

78 Figura 33. Presupuesto cronológico.

Fuente: Autores.

5.3 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO