Con el propósito de identificar y clasificar las actividades que hacen parte del proceso de Gestión Humana de la URH de la DEAJ, se han tomado como referencia los puntos expuestos en el libro de Idalberto Chiavenato: Gestión del talento humano, el nuevo papel de los recursos humanos en las organizaciones: El análisis de la gestión de la URH de la DEAJ implica el conocimiento de las múltiples funciones y procedimientos que se desarrollan al interior de la misma, por tal razón se empezará por decir que la Administración de Recursos Humanos (ARH) es interdisciplinaria en el sentido que conjuga conocimientos relacionados con temas como derecho laboral, psicología industrial, ingeniería industrial, de la seguridad, de medicina del trabajo y de informática. En esta área se tratan asuntos como pruebas psicológicas, entrevistas, de medicina laboral, planes de carrera, diseños de puestos, satisfacción en el trabajo, salarios, gastos sociales, ausentismo, accidentes de trabajo y otros más, la calidad con la que se gestionan estas funciones al interior del área y la manera de administrar personal es crucial para la competitividad de la organización, por eso es importante tener en cuenta los principales procesos que se desarrollan desde la ARH: Integración, organización, retención, desarrollo y auditoria de personas.
Los procesos que se desarrollan desde la ARH deben estar orientados por la política del área de Recursos Humanos (RH), la cual se establece a partir de de dichos procesos y cuyo propósito principal es el de gobernar las funciones que desempeñan los funcionarios y que deben ser acordes a los objetivos que se han planteado. Cada proceso al interior del área comprende subprocesos que favorecen la realización de esos objetivos, por ejemplo, el proceso de integración comprende los subprocesos de reclutamiento, selección y planeación del recurso humano; cuyas principales actividades son: investigación de mercado,
reclutamiento, selección e integración de personal a la organización; proceso que en resumidas cuentas cumple la función de suministro de personal.
El proceso de integración se encuentra seguido por el de organización que incluye los subprocesos de diseño de puestos, análisis y descripción de puestos, y evaluación de desempeño. El proceso de organización comprende definir para un puesto de trabajo su posición en el organigrama, esto es, identificar el nivel jerárquico, el departamento o las divisiones a las que pertenece y la subordinación del cargo. El diseño de un puesto de trabajo comporta el conocimiento de las tareas involucradas en ese puesto de trabajo, la naturaleza de la persona que va a desempeñar el cargo, los objetivos de la organización y los recursos (tecnológicos, financieros y físicos) que se van a requerir una vez diseñado el puesto.
Posterior al subproceso de diseño del puesto de trabajo se encuentra el de descripción del puesto y análisis de puestos, el primero consiste en enunciar las tareas y responsabilidades principales para cada cargo, y el segundo especifica los requisitos que el puesto impone al ocupante (intelectuales, físicos, relacionados con las condiciones de trabajo y las responsabilidades extrínsecas o diferentes a las que están asociadas con las funciones). El proceso de organización finaliza con una evaluación de desempeño que tiene como fin valorar la respuesta de una persona frente al cumplimiento de sus funciones. Es necesario aclarar que en cuanto a los procesos de integración, organización y el subproceso de relaciones laborales la URH aplica el sistema de Carrera Administrativa, este sistema sirve a la administración de servidor judicial y regula los procesos de selección, evaluación, capacitación, ascensos, despidos y transferencias que se puedan presentar. La URH también desarrolla las actividades que se desprenden de la ejecución de los programas de capacitación y competencias a partir de la identificación de habilidades y competencias técnicas y comportamentales en los servidores judiciales; lo anterior, con el propósito de definir o fortalecer sus perfiles y de este modo puedan prestar un servicio con calidad.
Después del proceso de integración y organización sigue el de retención; éste último comprende los subprocesos de remuneración, prestaciones sociales, higiene y seguridad y relaciones sindicales; el subproceso de remuneración implica considerar los principios de una política salarial, el nivel de los salarios y el método de asignación salarial que la organización maneja con miras a recompensar el desempeño y la contribución de los conocimientos, capacidades y habilidades del empleado. Como la remuneración puede ser directa (reconocimiento de salarios) o indirecta (reconocimiento de prestaciones y de seguridad social) la organización debe desarrollar actividades diferentes a las relacionadas con la asignación salarial como las correspondientes al tema prestacional y de seguridad social.
Los planes prestacionales y de seguridad social además de demostrar el grado de responsabilidad de las organizaciones frente a los trabajadores, representan una compensación al esfuerzo que ellos realizan. A través de las actividades que se ejecutan en el área de RH se favorece la calidad de vida de los trabajadores en el ejercicio del puesto, por fuera del puesto o por fuera de la empresa. Estos planes de prestaciones y de seguridad se clasifican de acuerdo con su exigencia, naturaleza y objetivos.
Respecto al nivel de exigencia es posible identificar dos tipos de prestaciones: las de obligatoriedad legal y las espontáneas: Las prestaciones por obligatoriedad legal son aquellas que por disposición de las leyes laborales, de seguridad social o acuerdo colectivo, el empleador otorga a sus trabajadores. Las prestaciones espontáneas son aquellas no exigibles por ley pero que la empresa voluntariamente reconoce a los trabajadores, ejemplo de éstas son: la asistencia médico-hospitalaria, la asistencia para la jubilación, los vales de despensa y la existencia de un fondo de ahorro creado por la empresa.
De acuerdo con lo anterior y desde el tema de prestaciones por obligatoriedad legal, la URH de la DEAJ tiene a su cargo el proceso de Gestión Humana cuyo objetivo es atender los requerimientos que se presenten en material salarial,
prestacional, de protección social, salud ocupacional y bienestar social36. En
cuanto a la remuneración (directa e indirecta) de los servidores públicos de la Rama Judicial, es pertinente señalar que el Gobierno Nacional expide decretos que determinan los salarios básicos, las bonificaciones, las primas y ayudas
especiales reconocidos a los servidores.37 A través del Decreto 57 del 7 enero de
1993, el Gobierno dicta las normas sobre el régimen salarial y prestacional para los servidores públicos de la rama judicial, el cual reconoce, en términos generales: una asignación básica mensual, un subsidio de alimentación, un auxilio de transporte, prima de productividad, bonificación por servicios, prima de servicios, prima de vacaciones, licencia de luto, licencia de los 9 días o de paternidad, licencia de maternidad y horas extras (para los Conductores).
Otros reconocimientos desde la URH en materia prestacional y teniendo en cuenta las denominadas prestaciones por obligatoriedad legal, son: prima de antigüedad (Decreto 903 de 1969, Decreto 1231 de 1973 y Decreto 306 de 1983), Incremento del 2.5%, prima de capacitación, prima ascensional, prima especial sin carácter salarial, gastos de representación y bonificación por actividad judicial; cada uno da
36 Disponible en internet:
http://200.74.129.84:8080/portal/index.php?idcategoria=8&ts=de6b1cf3fb0a3aa1244d30f7b8c29c41. [citado en 20 noviembre de 2009]
37 Disponible en internet: http://www.presidencia.gov.co/sne/2005/abril/01/21012005.htm. [citado en 22
una de las cuales se atribuyen a determinados servidores judiciales según el régimen al que pertenecen y el cargo que ostentan.
Como ya se mencionó anteriormente y de acuerdo a su nivel de exigencia existen las llamadas prestaciones espontáneas; a partir de la gestión adelantada por la URH de la DEAJ se han podido determinar las siguientes: 1) la condecoración a la medalla del mérito Judicial José Ignacio de Márquez que exalta las virtudes y servicios excepcionales prestados a la administración de justicia; y 2) la disposición de un consultorio médico en el que se dá atención permanente a los servidores judiciales.
Los planes prestacionales también se pueden clasificar de acuerdo con su naturaleza, desde este punto de vista se pueden encontrar: las prestaciones económicas y las extraeconómicas. Las prestaciones económicas las entrega la organización en forma de dinero o cheque (este tipo de prestaciones generan obligaciones de seguridad social), entre ellas se pueden encontrar: los planes de crédito ó el complemento del salario en caso de ausencias prolongadas por enfermedad. Las prestaciones extraeconómicas las ofrece la organización en forma de servicios, ventajas o facilidades para los trabajadores, entre ellas se encuentran el suministro de alimentos, servicio social y asesoría, asesoría jurídica, transporte de casa a la empresa y de la empresa a la casa y horario flexible para entrada y salida de los trabajadores.
No obstante lo anterior, los planes prestacionales también se clasifican respecto a sus objetivos, los cuales pueden ser: asistenciales, recreativos y complementarios. Los planes asistenciales pretenden suministrar al empleado y su familia condiciones de seguridad para los casos imprevistos y de urgencias, ellos son:
Asistencia médico – hospitalaria, complemento de salario en caso de ausencias
prolongadas por enfermedad, planes de crédito, seguro de accidentes personales y ayuda para la jubilación.
El tema de prestaciones extraeconómicas en la DEAJ se refleja en la asistencia médica y odontológica que ofrece la Entidad; sin embargo, los servicios de seguridad social y la posibilidad de un seguro de vida también hacen parte del conjunto de prestaciones asistenciales, al ser éstas condiciones de seguridad para los casos imprevistos y de urgencias que se llegaran a presentar para servidor judicial y su familia.
Como ya se mencionó los planes prestacionales con respecto a sus objetivos se clasifican también en recreativos y complementarios, los primeros son aquellos que suministran al empleado higiene mental, ocio y recreación, entre ellos están: música ambiental, excursiones y paseos programados, actividades deportivas y la disposición de áreas destinadas a los momentos de descanso en el trabajo. Los planes complementarios son servicios y prestaciones que proporcionan al empleado comodidad y utilidad para mejorar su calidad de vida, ejemplo de estos
son: transporte de casa a la empresa y de la empresa a la casa, comedor en el centro de trabajo, estacionamiento privado para los empleado y horario flexible de trabajo. Entre los planes recreativos que suministran al servidor judicial higiene mental, ocio y recreación están: el Encuentro Deportivo de la Rama Judicial y el Encuentro Interempresas que se lleva a cabo todos los años con otra Entidades Gubernamentales. De igual forma la Fiesta de Fin de Año organizada cada año por la DEAJ, celebraciones de integración, constituye el grupo de planes complementarios que fortalece la organización informal de la Entidad.
El Subproceso de Higiene y Seguridad laboral además de ser el tercero entre los proceso de retención, comprenden aquellas actividades relacionadas con la conservación de la salud de los trabajadores en su sitio de trabajo. La Higiene Laboral se ocupa de proteger la integridad física y mental de trabajador y comprende desarrollar actividades tales como la realización de un plan organizado de salud, la prestación de servicios médicos adecuados, (atención de lesiones personales que se desprenden del desempeño de las funciones, atención de primeros auxilios, registros médicos adecuados, revisión y control periódicos de la salud de trabajador) y la prevención de riesgos (riesgos, físicos, químicos y biológicos). La seguridad Laboral, por su parte, está orientada a eliminar las condiciones inseguras en el ambiente a través de la aplicación de métodos de prevención que operan dentro de tres áreas: prevención de accidentes, de incendios y de robos.
De acuerdo con lo anterior, la DEAJ lleva a cabo el Subproceso de Higiene laboral al levantar un diagnóstico sobre las condiciones de trabajo de los servidores y ejecutar el Programa de Salud Ocupacional que cumplen funciones importantes como: detección de riesgos, la prevención de accidentes de trabajo, la atención de primeros auxilios a través del apoyo del grupo de brigadas, el control y seguimiento a los registros médicos, la revisión periódica de la salud de trabajadores, el seguimiento a un panorama de riesgos, la atención médica a los servidores.
La seguridad laboral está reflejada en el conjunto de normas y procedimientos que la DEAJ implementa con miras a responder a las necesidades de salud ocupacional que surjan para los trabajadores, entre ellas se puede contemplar la de la ley 100 del 23 de diciembre de 1993.
El tema de las relaciones dentro de la organización es el último en el proceso de retención, en él se pueden distinguir aquellas actividades asociadas a las relaciones que se mantienen con los trabajadores y que hacen énfasis en el trato y los movimientos de los trabajadores dentro de la organización reflejados en los ascensos, transferencias y despidos realizados.
Otro de los procesos que se llevan a cabo desde la ARH además de los de integración, organización y retención, es el de desarrollo y auditoria de personas,
el primero comprende los subprocesos de capacitación, desarrollo personal y desarrollo organizacional, para los cuales se implementan actividades destinadas a desarrollar las habilidades y competencias.de los servidores judiciales; y el segundo desarrolla los subprocesos de banco de datos, controles y sistemas de información.
De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta el tema el subproceso de relaciones laborales y el proceso de desarrollo de RH; ya se ha mencionado que la Carrera Administrativa regula los procesos de selección, evaluación, capacitación, ascensos, despidos y transferencias que se puedan presentar entre los servidores judiciales. En lo relacionado con el proceso de auditoría, es a la Unidad de Auditoría interna a la que corresponde verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para cada uno de los procesos administrativos definidos por la Entidad.
Para concluir, es necesario identificar los principales procedimientos y programas que se ejecutan desde la URH de la DEAJ a través de los cuales se dá cumplimiento a las demandas justas de los stakeholders identificados y que fundamentan la teoría de ARH propuesta por Idalberto Chiavenato.
8.3.1 Procedimientos y programas de la URH. Los procesos que se desarrollan desde la ARH están reflejados en las programas y procedimientos que adelanta la URH de la DEAJ, estos programas tienen como propósito crear, mantener y mejorar las condiciones que favorecen el desarrollo integral del servidor judicial y a través ellos se manifiesta la respuesta que la URH dá a los requerimientos y expectativas de sus stakeholders.
En la siguiente tabla encontrará los programas y procedimientos promovidos desde la URH y sus Divisiones de Asuntos Laborales y de Bienestar y Seguridad Social:
PROCEDIMIENTOS QUE CONFORMAN EL PROCESO DE
GESTIÓN HUMANA
Procedimiento para el diseño de planes y programas de seguridad y bienestar social.
Procedimiento para resolver recursos laborales.
Procedimiento de actualización de las plantas y hoja de vida de los servidores judiciales.
Procedimiento para el pago de sueldos y cesantías a los servidores judiciales del nivel central.
Procedimiento para el pago de
PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL Juegos zonales Vacaciones Recreativas Semana de la Salud Feria artesanal Capacitación Programa de prepensionados Programa de reciclaje Programa Cultural
Celebración del día de la madre
Celebración día del padre
Celebración día de la secretaria
Celebración día de la mujer
PROGRAMAS DE SEGURIDAD SOCIAL
Programas de Vigilancia
Epidemiológica para la
conservación visual y auditiva de los conductores de la Rama Judicial.
Programas de prevención al riesgo cardiovascular dirigido a Magistrados Auxiliares y sus equivalentes.
Programas de Vigilancia Epidemiológica para el riesgo psicosocial, ergonómico
auxilio económico con ocasión de la medalla al merito judicial.
Procedimiento para consolidar las doceavas de cesantías de la rama judicial.
Procedimiento para el desarrollo de competencias especificas en los servidores judiciales.
Celebración día del conductor
Celebración Fiesta de Fin de Año
Plan y manejo de emergencias.
Programa de estilos de vida y trabajo saludable.
Programa de prevención de accidentes deportivos.
Tabla N° 1. Programas y procedimientos promovidos desde la URH y sus Divisiones de Asuntos Laborales y de Bienestar y Seguridad Social.
Para concluir, la URH de la DEAJ adelanta esfuerzos reflejados en el cumplimiento de los objetivos y actividades contenidas en cada uno de los procedimientos y programas relacionados para favorecer el bienestar del servidor judicial y clientes externos a los que sirve; como respuesta a este esfuerzo se espera por parte de estos clientes un fuerte compromiso personal dada su responsabilidad frente a la construcción y cuidado del bien común que es un valor en sí mismo.