Linear Programming and Sensitivity Analysis

N°. COMPONENTE: SECRETARIA SI NO OBSERVACIONES

AMBIENTE DE CONTROL INTERNO

1,1 Recibe, lee y distribuye el correo de entrada de su departamento? SI

Maneja toda la información que ingresa o egresa de la entidad conjuntamente con la recepcionista.

1,2 Redacta correspondencia de trámite, o más compleja, en base a las

indicaciones recibidas? SI

Recibe ordenes del Rector directamente.

1,3 Prepara la correspondencia para su firma y salida? SI

Todo documente mantiene firma del rector, del concerniente y de la secretaria.

1,4 Busca informaciones pertinentes en la institución? SI

Todo personal de la unidad educativa tiene un inductivo de la unidad.

1,5

Realiza tareas administrativas elaboradas, aplicando instrucciones recibidas al efecto (Estadísticas, cuadro de mando del departamento, etc.).?

NO Esto_{administrativa.}lo realiza la parte

1,6 Mantiene al día e introduce eventualmente adaptaciones en el sistema

de archivo de su departamento. SI Todo es automatizado.

1,7 Participa en la confección y gestión de la agenda de trabajo de su

superior.? SI

Mantiene una agenda conjuntamente con el rector

1,8 Prepara los desplazamientos del personal del departamento.? SI

EVALUACIÓN DEL RIESGO INHERENTE Y DE CONTROL EXAMEN ESPECIAL

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO UNIDAD EDUCATIVA SAGRADOS CORAZONES

1,9 Eventualmente, participa en las reuniones del departamento y redacta los informes y actas correspondientes.? SI

Para que quede constancia en actas.

1,10 En ausencia de su superior, puede sustituirle momentáneamente en actividades rutinarias y de trámite.? NO

Para esto se encuentra el vicerrector.

1,11 Atiende y filtra visitas y llamadas telefónicas. Concierta las procedentes_{entrevistas.?} SI Mantiene una organziación en_{cuantoa estos asuntos.}

1,12 Prepara las condiciones materiales necesarias para la celebración de

reuniones, conferencias, etc.? SI

1,13 Realiza cursos de actualización? SI

Aiste a cursos que brinda la instirución en lo referente a su área.

N°. COMPONENTE: SECRETARIA SI NO OBSERVACIONES

2 VALORACIÓN DE RIESGOS

2,1 Tiene Capacidad de iniciativa para redactar escritos y resolver

situaciones imprevistas.?

SI

Es titulada en secretaria y con experiencia en el campo

2,2 Cuenta con Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir

prioridades.? SI

2,3 Realiza mantenimiento de archivos de contratos suscritos por la entidad_{con terceros.?} SI Se mantiene un archivo

2,4 Realiza control del fondo fijo (Caja chica), de acuerdo a las normas y_{procedimientos establecidos para tal función. ?} SI

El fondo de caja chica es pequeño ya que todo es casi cancelado con cheque.

2,5 Hace cumplir cumplir las políticas, normas y procedimientos de la

institución.? SI

A pesar que no se mantiene por escrito politicas o normas sin embargo mantiene conocimientos de Las normas de disciplina

2,6

Mantiene actualizados archivos físicos y en base de datos, sobre las facturas generadas y facturas anuladas, clasificándolas ordenadamente por tipo de transacción y número correlativo.

SI

2,7

Elabora y presenta periódicamente y a solicitud de las instancias superiores, los reportes adecuados sobre las facturas generadas y en qué estado se encuentran. ?

SI

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DEL RIESGO INHERENTE Y DE CONTROL

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO EXAMEN ESPECIAL

2,8 Elabora informes de las actividades desarrolladas por el personal

vinculado al departamento.? SI Por organización con el rector

2,9 Informa al Jefe inmediate sobre cualquier irregularidad que se presente_{en el departamento?} SI

2,10 Mantiene una actitud de reserva y confidencial de la información_{expedida dentro de la institución.?} SI

Denreo del contrato se establece una claúsula de confidencialidad.

2,11 Asesora al rector en todas aquellas materias que se relacionan con el_protocolo? SI

A pesar que el rector e encuentra bien informado sobre el manejo de la entidad.

2,12

Prccesa la documentación que recibe y genera y conforma una base documental de consulta, velando por el cumplimiento de las disposiciones establecidas por la institución?

SI

Elaborado por la autora de la presente tesis

N°. COMPONENTE: SECRETARIA SI NO OBSERVACIONES

3 ACTIVIDADES DE CONTROL

3,1 Clasifica la correspondencia_radicada.? recibida y entregada debidamenteSI

3,2 Maneja de forma apropiada los diferentes programas de sistemas como_{excel, word, etc?} SI

3,3 Vela por el buen uso de los insumos y suministros de papelería que se_{utiliza en el departamento?} SI

Los insumos son entregados por medio de acta y se justifica en que se usaron para poder pedir proveduría nuevamente.

3,4 Los archivos se encuentran custodiados de forma segura? SI La llave esta a cargo de la_secretaria.

3,5 El ingreso a la oficina y a los documentos archivos se lo realiza solo a_{personas autorizadas?}

SI

EXAMEN ESPECIAL

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DEL RIESGO INHERENTE Y DE CONTROL

N°. COMPONENTE: SECRETARIA SI NO OBSERVACIONES 4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

4,1 Mecanografía/procesa la documentación que se le encomiende? SI

4,2 Utiliza adecuadamente la información confidencial (personal, técnica,

comercial, etc.) que conoce.? SI Es profesional .

4,3 En cuanto a las resolucines tomadas por parte de los superiores, la

secretaria los informa de forma adecuada y oportuna? SI

Se encuentra cpacitada para este tipo de funcion.

4,4 Mantiene los canales de comunicación abirto con los diferentes

departamentos de la institución.? SI

4,5 La comunicación que se mantiene con los diferentes departamentos es_{clara y concisa?} SI

Existe una buena fluencia de comunicación entre los diferentes departamentos.

N°. COMPONENTE: SECRETARIA SI NO OBSERVACIONES

5 MONITOREO

5,1 La secretaria realiza el seguimiento a los diferentes procesos planteado_{para el año lectivo?} SI Se_{conjuntamente con el rector .}lo va revisando

5,2 Mantiene un cronograma de los diferentes eventos a realizarse? SI

Cronograma que se lo prepara antes de comenzar el nuevo año lectivo.

5,3 Realiza un archivo actualizado de los permisos que se maneja entro de

la entidad? SI

5,4 El sistema informático que mantiene la seretaria se encuentra entre

lazado con el de colecturía? SI

5,5 Los comprobantes de cobro son numerados y mantienen la autorizacion

del SRI? NO Esto mantiene colecturía

5,6 Se realiza evaluaciones de control a la secretaria? SI Se realiza evaluaciones como a_{todo docente.}

EXAMEN ESPECIAL

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DEL RIESGO INHERENTE Y DE CONTROL

EXAMEN ESPECIAL

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DEL RIESGO INHERENTE Y DE CONTROL