SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL CONTABLE-FINANCIERO PARA EL COMERCIAL SALAS SEVILLA “DE LA CIUDAD DE IBARRA”
4.2. OBJETIVO DE LA PROPUESTA
Orientar de forma técnica el desarrollo de actividades de control que forman parte del proceso contable – financiero, para la empresa “Comercial Salas Sevilla”.
4.3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
a. Estructura
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA
ÁMBITOS DE APLICACIÓN DEL SISTEMA
Control Contable
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MODELO ORGANIZACIONAL COMERCIAL SALAS SEVILLA
Misión, Visión, Políticas, Valores, Objetivos
ORGANIGRAMA
Descripción De Funciones
POLÍTICAS LEYES Y NORMAS
Políticas de Control Contable Financiero
Valoración de la Posición Comercial
Valoración de la Posición Operativa
Valoración de la Posición Económica
Valoración de la Posición Financiera
Valoración de la Posición Patrimonial
Técnicas de Control Contable Financiero
Elementos que se Someten a Control
PRINCIPIOS CONTABLES COMERCIAL SALAS SEVILLA
Normas de Valoración
LEYES
BASE LEGAL COMERCIAL SALAS SEVILLA
NORMAS DE CONTROL INTERNO
ESTRUCTURA DE LA CODIFICACIÓN CONTABLE
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MANEJO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE - FINANCIERA
Registros Contables
Documentos Fuente para el Registro de Transacciones Contables
Informes a Generar
DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Proceso Control Ingresos y Egresos
Control Cuenta Clientes
Control de Adquisición de Mercadería
Control del Destino de las Mercaderías Adquiridas
Control Trasferencia de Mercaderías al Almacén
Control de Ventas de Mercaderías
Control para Cobranzas
Control de Ingresos por Ventas de Mercaderías
Control de la Gestión de Stocks
MATRIZ DE EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL POSTERIOR
FORMATO PARA LA EVALUACIÓN POSTERIOR
b. Diagnóstico Empresarial FODA
De forma general se utilizó esta herramienta de análisis para conformar un cuadro de la situación actual de la empresa en los aspectos de control contable y financieros, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso en función de tomar decisiones acordes para el diseño de la propuesta. Para lo cual se diseñó la siguiente matriz FODA.
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Tabla N. 5 Factores Internos Fortalezas y Debilidades
F A C T O R E S I N T E R N O S FORTALEZAS DEBILIDADES
F1. Estructura contable permanente D1. Inadecuada definición de las políticas contables.
F2. Disponibilidad de recursos económicos
D2. Falta de implementación de mecanismos de control interno
F3, Uso de un sistema contable
informático D3. Desactualización del sistema Contable
F4. Existencia de bases de datos para el
registro de las transacciones D4. Perdida de información contable
F5. Establecimiento de orden jerárquico D5. Nivel Jerárquico basado en familiaridad
Fuente: Comercial “Salas Sevilla” Autor: Jheny Posso Yalamá
Tabla N. 6 Factores Externos Oportunidades y Amenazas
F A C TO R ES EX TER N O S OPORTUNIDADES AMENAZAS
O1. Oferta académica pública y privada para el manejo contable empresarial
A1. Escaso control de entidades públicas en la parte contable
O2. Disponibilidad de herramientas e instrumentos para el desempeño contable
A2. Precios elevados por servicios de asesoría contable
O3. Oferta de sistemas informáticos personalizados para empresas particulares
A3. Permanente actualización del tema contable a nivel Nacional e Internacional
O4. Obligatoriedad de presentar registros contables con el Servicio de Rentas Internas (SRI)
A4. Escaso control de la entidad tributaria publica
O5. Presencia de Personal calificado a nivel local
A5. Elevado costo y gasto de mantención del talento humano
Fuente: Comercial “Salas Sevilla” Autor: Jheny Posso Yalamá
58 Tabla N. 7 Estrategias FO - DO C R U C E E S TR A TÉG IC O Estrategias FO - DO Estrategias DO
F1O1. Replantear la estructura contable actual
D1O1. Implementar políticas contables internas
F2O2. Establecer el uso de herramientas e instrumentos para mejorar los procesos contables
D2O2. Implementar mecanismos de control interno
F3O3. Utilizar e un nuevo sistema informático
D3O3. Adquirir un programa especializado con actualizaciones y licencias adicionales
F4O4. Actualizar de las bases de datos de la empresa
D4O4. Registrar cronológico de forma física con respaldo digital de las operaciones contables
F5O5. Establecer las funciones y responsabilidades del personal
D5O5. Utilizar perfiles profesionales para el contrato de personal
Fuente: Comercial “Salas Sevilla” Autor: Jheny Posso Yalamá
Tabla N. 8 Estrategias FA - DA C R U C E E S TR A TÉG IC O Estrategias FA Estrategias DA
F1A1. Obligatoriedad de presentar los estados financieros a nivel interno
D1A1. Implementar procesos de control permanente
F2A2. Especialización del talento humano de la empresa del área de contabilidad
D2A2. Fundamentar parámetros contables bajo la observación de las normas NIFFs
F3A3. Utilizar sistemas y procedimientos de control contable financiero vanguardistas
D3A3. Actualizar anualmente los sistemas y procesos contables
F4A4. Determinar a nivel interno el tipo de informes que va a generar la información contable
D4A4. Circunscribir los procesos contables en parámetros legales vigentes
F5A5. Incrementar el nivel de gestión del personal
D5A5. Evitar el contrato de personal sin especialización o afinidad al cargo
Fuente: Comercial “Salas Sevilla” Autor: Jheny Posso Yalamá
59 a. Características Del Sistema
El sistema de control Contable - Financiero es un factor básico que sirve para operar en la organización mercantil, es un sistema motor que activa las políticas de operación en su conjunto y las conserva dentro de campos de acción factibles, este sistema particular comprende las siguientes características:
Comprende una organización flexible, en donde se distinguen las líneas de autoridad y de responsabilidad.
Contiene procedimientos de autorización, sobre el manejo de activos, pasivos, ingresos y gastos mediante el control de las opresiones a través del registro.
Establece la distribución de obligaciones y responsabilidades
b. Ámbitos de Aplicación del Sistema
Con una organización estructural, funcional, y de responsabilidad, particular para el Comercial Salas Sevilla. Las áreas en las que intervienen el sistema de control son:
c. Control Contable
Con métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente con la confiabilidad de los registros contables y la protección de los activos de la empresa.
60 d. Control Financiero
Con el monitoreo constante mediante la aplicación de los análisis financieros pertinentes.
e. Empresa Comercial Salas Sevilla
La empresa comercial tiene un soporte administrativo a los procesos empresariales de las diferentes áreas funcionales de la entidad, a fin de lograr resultados efectivos y con una gran ventaja competitiva en la Ciudad de Ibarra, y se basa en cuatro principios, como son:
Gráfico Nº 12 Fases de Implementación de la Propuesta
Fuente: Comercial “Salas Sevilla” Autor: Jheny Posso Yalamá
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La gestión administrativa de la empresa establece las perspectivas de Planificación Estratégica, puesto que ésta constituye un conjunto de elementos que permiten alcanzar los objetivos previstos.
f. Misión
Ser una empresa comercializadora de todo tipo de electrodomésticos, con asentamiento en la Ciudad de Ibarra, que expenda productos de alta calidad y garantía, a través de una atención personalizada y oportuna, con personal especializado, y que genere niveles de rentabilidad aceptables para los propietarios o accionistas de la organización.
g. Visión
Ser una empresa líder en el mercado de la comercialización y venta de electrodomésticos y productos afines en la Ciudad Ibarra
h. Valores Corporativos
Para lograr un desempeño favorable y eficaz en el medio Local es importante implementar valores corporativos que sean pautas de comportamiento generalizado, los que se estiman a continuación:
Honestidad
Responsabilidad
Confiabilidad
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Credibilidad
Liderazgo
i. Estructura Organizacional – Organigrama
En la parte pertinente a la definición de la estructura se valoró y se conjugó la esencia de la actividad de la empresa conjuntamente con la propiedad o pertenencia del negocio, y queda determinada por una estructura, de tipo vertical, con delegación de funciones:
Gráfico Nº 13 Organigrama “COMERCIAL SALAS SEVILLA”
Fuente: Comercial “Salas Sevilla” Autor: Jheny Posso Yalamá
j. Descripción De Funciones
Uno de los aspectos de vital importancia es la identificación específica de cada una de la funciones del personal que se requiere en la empresa, por lo que se enuncia los necesidades mínimas de cada puesto.
63 GERENCIA
Fecha dd mm aa
Código: F-000001 Vigencia: 2013-2017
NATURALEZA Implementar programas que permitan lograr el de mejoramiento continuo de la empresa
FUNCIONES
Coordinar y planificar los procesos de adquisición y comercialización de productos para la venta
Definir estrategias de comercialización y ventas
Establecer planes para el crecimiento institucional
Manejo del personal
Planificación de adquisiciones
Tramitar formalismos legales y administrativos
PERFIL – EDUCACIÓN
Título Universitario de tercer nivel, especialidad, Economía, Comercio Internacional, Administración de Empresas, Marketing.
Cinco años de experiencia.
CONOCIMIENTOS Software básico, Negocios, Base legal
HABILIDADES
Relaciones interpersonales, coordinación, organización y supervisión, trabajo en equipo
Elaborado por: ______________________ Unidad de Control Interno
Autorizado por: ____________________
Gerente
Fuente: Comercial “Salas Sevilla” Autor: Jheny Posso Yalamá
64 SECRETARIA GENERAL
Fecha dd mm aa
Código: F-000002 Vigencia: 2013-2017
NATURALEZA Coordinación estratégica de la Gerencia
FUNCIONES
Coordinar la gestión de la Junta General de Accionistas, el Presidente/a, la Gerencia, los departamentos Administrativo, Financiero y de Comercialización
Elaborar, oficios, actas de trabajo, cartas y todo tipo de documentos emitidos desde la Empresa
Coordinar reuniones de directorio e informar la gestión de la Empresa
Tramitar formalismos legales y administrativos
PERFIL – EDUCACIÓN
Título Universitario de tercer nivel, especialidad, Secretaria ejecutiva
Cinco años de experiencia.
CONOCIMIENTOS
Software básico, Atención al Cliente, Trámites Legales
HABILIDADES
Relaciones interpersonales, pro actividad, trabajo en equipo
Elaborado por: ______________________ Unidad de Control Interno
Autorizado por: ____________________
Gerente
Fuente: Comercial “Salas Sevilla” Autor: Jheny Posso Yalamá
65 JEFE ADMINISTRATIVO Fecha dd mm aa Código: F-000003 Vigencia: 2013-2017 NATURALEZA
Dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de políticas, procesos y procedimientos, definidas por el directorio
FUNCIONES
Programar, adquirir, abastecer, custodiar y controlar los materiales necesarios, para el buen funcionamiento de la Empresa
Proveer de información para la gestión interna de la Empresa Dirigir y controlar el manejo de activo físico y control de inventarios.
Proveer los recursos humanos para el buen funcionamiento de la Empresa.
PERFIL – EDUCACIÓN
Título Universitario de tercer nivel, especialidad, Administración
Cinco años de experiencia.
CONOCIMIENTOS
Administración, Control de Negocios, Base Legal, Software Básicos.
HABILIDADES
Habilidades de planificación y organización, relaciones interpersonales, pro actividad
Elaborado por: ______________________ Unidad de Control Interno
Autorizado por: ____________________
Gerente
Fuente: Comercial “Salas Sevilla” Autor: Jheny Posso Yalamá
66 JEFE FINANCIERO Fecha dd mm aa Código: F-000004 Vigencia: 2013-2017 NATURALEZA
Establecer metas de financieras observando las políticas, procesos y procedimientos, definidas por el directorio
FUNCIONES
Análisis Contable-Financiero
Diseño y manejo de normas, políticas, leyes, reglamentes de orden contable, financiero y tributario
Cumplimiento de metas financieras.
PERFIL – EDUCACIÓN
Título Universitario de Tercer Nivel, Auditoria, Contabilidad, Finanzas.
Cinco años de experiencia.
CONOCIMIENTOS
Software básicos, Análisis Contable-Financiero, Base legal
HABILIDADES
Relaciones interpersonales, dinamismo, coordinación, organización y supervisión, trabajo en equipo
Elaborado por: ______________________ Unidad de Control Interno
Autorizado por: ____________________
Gerente
Fuente: Comercial “Salas Sevilla” Autor: Jheny Posso Yalamá
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CONTADOR
Fecha dd mm aa
Código: F-000005 Vigencia: 2013-2017
NATURALEZA Dirigir el proceso contable de la empresa y la preparación de los
estados financieros
FUNCIONES
Contabiliza, recibe y clasifica todos los documentos contables
Prepara los estados financieros y balances de ganancias y pérdidaslas nóminas de pagos del personal de la Institución
Revisa y conforma cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago.
PERFIL – EDUCACIÓN
Título Universitario de Tercer Nivel, especialidad, Ingeniería en Contabilidad, Finanzas, Auditoría
Cinco años de experiencia.
CONOCIMIENTOS
Aplicación de principios y prácticas de contabilidad, Base legal, Software básicos
HABILIDADES
Aplicar métodos y procedimientos contables, analizar la información contable y preparar informes técnicos.
Elaborado por: ______________________ Unidad de Control Interno
Autorizado por: ____________________
Gerente
Fuente: Comercial “Salas Sevilla” Autor: Jheny Posso Yalamá
68 TÉCNICO EN SISTEMAS INFORMÁTICOS Fecha dd mm aa Código: F-000006 Vigencia: 2013-2017 NATURALEZA
Diseño, implementación y administración de sistemas informáticos y redes de comunicaciones
FUNCIONES
Selección e instalación de Sistemas Informáticos
Administración de Sistemas Informáticos
Administración y gestión de bases de datos
Soporte a usuarios y mantenimiento de equipos
Asesoramiento y apoyo técnico a la dirección y servicios-unidades
PERFIL – EDUCACIÓN
Título Universitario de tercer nivel, Ingeniería en Sistemas Informáticos, Cinco años de experiencia.
CONOCIMIENTOS
Software y hardware avanzado, Redes
HABILIDADES
Relaciones interpersonales, coordinación, organización y supervisión, trabajo en equipo.
Elaborado por: ______________________ Unidad de Control Interno
Autorizado por: ____________________
Gerente
Fuente: Comercial “Salas Sevilla” Autor: Jheny Posso Yalamá
69 JEFE DE COMERCIALIZACIÓN Fecha dd mm aa Código: F-000007 Vigencia: 2013-2017 NATURALEZA
Dirigir, coordinar, controlar y supervisar el cumplimiento de políticas, procesos y procedimientos de comercialización definidas por el directorio
FUNCIONES
Establecer metas y objetivos de ventas
Calcular la demanda y pronosticar las ventas
Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas
Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores
PERFIL – EDUCACIÓN
Título Universitario de tercer nivel, especialidad, Comercio Internacional, Administración de Empresas, Marketing.Cinco años de experiencia.
CONOCIMIENTOS
Bases de datos estadísticos, Software básicos, Negocios
HABILIDADES
Conocimiento del mercado, excelentes relaciones interpersonales, dinamismo
Elaborado por: ______________________ Unidad de Control Interno
Autorizado por: ____________________
Gerente
Fuente: Comercial “Salas Sevilla” Autor: Jheny Posso Yalamá
70 CHOFER
Fecha dd mm aa
Código: F-000008 Vigencia: 2013-2017
NATURALEZA Realiza las actividades de transporte y traslado de personas,
mercaderías y bienes de la empresa
FUNCIONES
Transportar las personas, mercaderías y bienes de la empresa de manera oportuna
Asistir en las actividades de carga y descarga, cumpliendo con las condiciones de seguridad y protección de la carga
Cumplir con los requisitos de la empresa de documentación y reportes
PERFIL – EDUCACIÓN
Educación superior, cualquier especialidad, tres años de experiencia
CONOCIMIENTOS
Capacitación de conducción vial (Licencia profesional), Cursos de mantenimiento mecánico, Atención al cliente
HABILIDADES
Excelencia en el manejo de vehículos livianos y pesados, trabajo en equipo
Elaborado por: ______________________ Unidad de Control Interno
Autorizado por: ____________________
Gerente
Fuente: Comercial “Salas Sevilla” Autor: Jheny Posso Yalamá
71 k. Políticas, Leyes y Normas
Políticas del Control Contable Financiero
El proceso administrativo se evalúa y valora permanente, la gestión empresarial integral, para lo cual se estableció los siguientes ámbitos:
Valoración de la posición comercial
Aquí se incluirán los cuadros y gráficos, que contengan la información referente a las ventas, en unidades físicas y valores monetarios, como así también los costos de comercialización.
Gráfico Nº 14 Procesos de Valoración de la Posición Comercial
Fuente: Comercial Salas Sevilla Elaborado por: Autor
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Valoración de la posición operativa
Incluye los datos vinculados, de la parte comercial y de servicios medidos a través de las compras, eficiencia de ventas, operatividad del personal y costos de operación de ventas de productos.
Valoración de la posición económica
Se refiere a la situación en cuanto a ganancias y pérdidas, índices de rotación y evolución y determinación de nivel mínimo de inventarios, estados de resultados mensuales, anuales, de costos y utilidades por rubros
Valoración de la posición financiera
Se incluyen aquí los datos referidos a las disponibilidades monetarias, origen y aplicación de fondos y los índices de liquidez y endeudamiento, presupuestos de caja para distintos períodos.
Valoración de la posición patrimonial
Comprende la información referida de los activos y pasivos de la Organización, los índices de solvencia, inmovilización y balances por períodos
l. Técnicas de Control Contable Financiero
Básicamente se lleva a cabo el control por fuentes de información para lo cual se diseñó al menos cuatro tipos de canales informativos, y son:
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Contacto Personal: Se da por inspección ocular, que a su vez asume dos formas: visita rutinaria o concurrencia sorpresiva.
La Vía Jerárquica: Se utiliza la información que llega por la comunicación realizada por cada jefe de área y que es emitida por los subordinados.
La Vía Informal: existe información que se transmite por canales no estructurados, pero que sin duda posibilita un mejor control, se presta atención a conjeturas no formalizadas.
La Vía Funcional: Las unidades departamentales se encargan de recoger, clasificar, ordenar, y presentar información, relevante a su departamento.
m. Elementos que se Someten a Control
Al ser el Comercial Salas Sevilla una empresa privada con fines de lucro, dedicada a la actividad económica de comercialización de bienes es necesario salvaguardar los intereses empresariales, específicamente:
Los Bienes de propiedad del Comercial Salas Sevilla
Las personas integrantes del Comercial Salas Sevilla
Las actividades, principales y conexas, desarrolladas por la Organización para el logro de sus objetivos empresariales
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n. Principios Contables Comercial Salas Sevilla
Normas Técnicas NIC, principios de contabilidad generalmente aceptados
Entidad: La Empresa Comercial Salas Sevilla, es una organización independiente con personería Jurídica, dedicada a la comercialización de todo tipo de electrodomésticos y muebles para el hogar, domiciliada en la Ciudad de Ibarra, Provincia de Imbabura.
Negocio en Marcha: Tanto la entidad con razón económica “Comercial Salas Sevilla” y la actividad de comercio, conservan absoluta existencia temporal con plena vigencia y proyección futura, ya que se encuentran dentro de los parámetros legales vigentes del Ecuador.
Realización: La Empresa Comercial Salas Sevilla registra todos los hechos contables efectuados, ocurridos, con el objetivo de acentuar la veracidad de los Estados Financieros.
Período Contable: Se considera conveniente establecer el lapso de un año para la presentación de los resultados operacionales con el fin de conocer la situación económica financiera de la empresa Comercial Salas Sevilla.
Revelación Suficiente: La Empresa Comercial Salas Sevilla presenta los resúmenes financieros, en los cuales se detalla de forma clara y sencilla toda información necesaria para juzgar los resultados de las operaciones y la situación financiera de la organización.
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Valor Histórico: La Empresa Comercial Salas Sevilla registra todos los bienes muebles o inmuebles por su valor de adquisición, haciendo las respectivas depreciaciones y ajustes por inflación cuando las circunstancias económicas afectan el valor del bien.
o. Normas de Valoración
Propiedad, planta y equipo
Los bienes que son de propiedad del Comercial Salas Sevilla y que corresponde en este ítem, se valoran en dos escenarios;
Medición inicial
Se medirá por su costo NIC 16p15; El costo, comprende: NIC 16p16
El precio de adquisición, incluidos aranceles de importación. Impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del precio.
Los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia.
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Medición posterior
Una entidad medirá todos los elementos de propiedades, planta y equipo tras su reconocimiento inicial al Costo (Costo, menos la depreciación acumulada y el deterioro acumulado). NIIF para PYMES p17.15
Inventario
Los inventarios se valoran al costo de adquisición (precio de compra, aranceles de importación y otros impuestos no recuperables de las autoridades fiscales, transporte, etc.) NIC 2p11 Sección 13.6.
El Método de Valoración del Inventario utilizado por la empresa Comercial Salas Sevilla es primera entrada primera salida (FIFO), NIC 2p25; Sección 13.18
p. Leyes
La empresa observará y acatará irrestrictamente, los temas pertinentes a la actividad económica de comercialización de bienes, sean de producción nacional o extranjera, del personal, y demás del giro del negocio, por lo que se circunscribe los documentos pertinentes;
Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones
Ley de Régimen Tributario
Código Civil
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Base Legal Comercial Salas Sevilla
Nombre o Razón Social: COMERCIAL SALAS SEVILLA
Objeto: La empresa tiene como finalidad la actividad económica de comercio en lo referente
a la compra venta de bienes tangibles, como son electrodomésticos, muebles y enseres, para el hogar y la oficina.
Tipo de compañía: Responsabilidad Limitada
Razón de Dominio: Privada, personas naturales
De los Socios
Capacidad: Se requiere capacidad civil para contratar, no podrán hacerlo entre padres e hijos
no emancipados ni entre cónyuges. Art. 99 de la ley de Compañías
Números mínimo y máximo de socios.- La compañía se constituirá con dos socios, como
mínimo, según el primer inciso del Artículo 92 de la Ley de Compañías, reformado por el Artículo 68 de la Ley de Empresas Unipersonales de Responsabilidad Limitada, publicada en el Registro Oficial No. 196 de 26 de enero del 2006.
Con un máximo de quince, y si durante su existencia jurídica llegare a exceder este número deberá transformarse en otra clase de compañía o disolverse (Art. 95 de la Ley de Compañías).
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Capital
Capital mínimo.- La compañía de responsabilidad limitada se constituye con un capital mínimo de cuatrocientos dólares de los Estados Unidos de América. El capital deberá suscribirse íntegramente y pagarse al menos en el 50% del valor nominal de cada participación. Las aportaciones pueden consistir en numerario (dinero) o en especies (bienes) muebles o inmuebles e intangibles, o incluso, en dinero y especies a