Los métodos de evaluación de colecciones se dividen en cuantitativos y cualitativos. Las medidas cuantitativas de estudio de la colección comprenden la recolección de datos como39:
Número de títulos o tamaño de la colección • Existentes en el catálogo topográfico • Existentes en las estanterías
• Cómputo de adquisiciones y de gastos
• Porcentaje de crecimiento por año y por temas
38 PÉREZ LÓPEZ, Ana. La evaluación de colecciones: métodos y modelos. Disponible en: http://eprints.rclis.org/archive/00006574/. [consultado el 23 de julio de 2008].
39 FUENTES, Juan José. Evaluación de bibliotecas y centros de documentación e información. Madrid: Ediciones Trea,
> Fecha de los materiales
• Edad media de los materiales • Niveles de fechas de publicación
Estadísticas de uso
• Estadísticas de circulación según formatos y temas de los materiales • Estadística de préstamo intercentros
Medidas per cápita o por programas
• Títulos o ítems por usuarios o por estudiantes • Títulos o ítems por miembros del profesorado
• Títulos o ítems en apoyo de programas de programas particulares
Evaluación costo / eficiencia
Es un método cuantitativo que relaciona el costo de las colecciones frente a los resultados derivados de su uso, tales como muestreos indicativos de la circulación y de la colección, establece indicadores de demanda de los materiales, tiempos de respuesta, entre otros40.
Este método utiliza técnicas estadísticas en el análisis de datos y trabaja con estudios de muestra. La evaluación cuantitativa mide el tamaño y crecimiento de la colección. De esta manera, se puede suponer que cuanto mayor sea la colección, mayores son las posibilidades de que contenga la información que buscan los usuarios.
? Evaluación costo / beneficio
Es la combinación del método cuantitativo y el cualitativo, al relacionar costos con los beneficios derivados de contar o no con una determinada colección o tipo de material. Tiene que ver con indicadores de uso, coeficientes de costo, beneficios sociales, entre otros.
Este análisis se realiza con el fin de observar el comportamiento de las correcciones con relación a las adquisiciones de materiales que se hacen para los usuarios, además del nivel de beneficios que genera la compra de los materiales en relación con los diferentes tipos de perfiles de usuarios que utilizan la información; es diferente el material solicitado por un investigador que por un estudiante ya que el fin del investigador prevalece en relación con el de los estudiantes.
En términos generales, la técnica de análisis de costo / beneficio, tiene como objetivo fundamental proporcionar una medida de la rentabilidad de un proyecto, en este caso, la adquisición del material bibliográfico mediante la comparación de los costos previstos con los beneficios esperados.
Con relación al método cuantitativo se han originado fórmulas para calcular el tamaño mínimo de la colección de una biblioteca universitaria como la de Clapp y Jordan en 196541:
V=50.750 + 100F + 12E+ 12H +335U + 3.050M +24.500D, donde F= número de profesores
E= número total de estudiantes
H = número de estudiantes de diplomatura y licenciatura
?=
U = número de materias principales en los estudios de primer y segundo ciclos M = programas de master que se ofrecen
D = programas de doctorado que se ofrecen V = volúmenes
Y = 50.750
(Y) es una constante que representa, expresado en número de volúmenes, la mínima biblioteca universitaria viable. La fórmula de Clapp y Jordan tiene en cuenta algunos factores que se refieren al tamaño de la colección exigido y da mayor peso aquellos que generan una mayor demanda de la colección.
The Association of College and Research Libraries, incluyó una fórmula semejante
en sus normas en el año 1986, está calculaba una colección básica de 100 volúmenes por cada profesor, 15 volúmenes por estudiante, 350 volúmenes por estudiante no titulado, 6.000 volúmenes por programa de master.
Las medidas cuantitativas indican el tamaño, la edad, la utilización y otros datos numéricos. Algunos ejemplos de las medidas cuantitativas son el inventario o el catálogo topográfico que determinan los títulos reales y el número de volúmenes, la media de la edad que indica la actualidad de los materiales, el porcentaje de los títulos que posee una biblioteca en relación con los de la lista estándar y las estadísticas de utilización entre otros.
Análisis de Uso
El objetivo fundamental de éste análisis es la identificación de la solidez o deficiencia de la colección a partir de patrones actuales de uso que conduzcan a modificar la política de desarrollo de colecciones con el fin de aumentar la pertinencia de la colección con respecto a las necesidades de los usuarios.
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Este análisis, permite además, identificar los títulos poco utilizados para ser ubicados en áreas menos accesibles o retirarlos para ganar espacio en la colección.
Uso absoluto
El análisis del uso absoluto arroja información acerca de los patrones generales del uso de la colección en la Biblioteca a lo largo del tiempo, los cuales servirán para determinar que tan pertinente es la colección según las necesidades de información de los usuarios. Además, permite obtener de valores medios del uso de la colección que se pondrán en relación con el uso relativo por disciplinas para la toma de decisiones42.
Uso relativo
Este estudio persigue un análisis detallado del uso de la colección por materias, con el objeto de detectar puntos fuertes y débiles de la misma y la determinación de acciones encaminadas al desarrollo óptimo de la colección de dichas áreas43. El uso de la información en una biblioteca universitaria es importante, debe estar reflejado en la sustentación del presupuesto asignado por las facultades para la compra de material bibliográfico. El análisis del uso relativo en la evaluación de las colecciones permite identificar los materiales con más consulta para determinar la compra de mas ejemplares del mismo material que correspondan en promedio con el número de estudiantes en cada una de las asignaturas, también identifica que material es menos usado para sustentar su reubicación o expurgo con el fin de ganar espacio en los estantes.
42 España. Universidad Carlos III de Madrid. Biblioteca y más. Evaluación de Colecciones. Disponible en:
http://www.uc3m.es/portal/page/portal/biblioteca/sobre_la_biblioteca/colecciones/programa_gestion_coleccion/evaluacion_c olecciones [consultado el 08 de abril de 2009].
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