DEFINICIÓN
La organización es la segunda fase del proceso administrativo, a través de ella el sistema establece la división del trabajo, la estructura necesaria para su funcionamiento, con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad, responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas.
54 Dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de administración.
Proceso en el cual se determina las jerarquías necesarias y se agrupación las actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro de la empresa.
La organización responde las preguntas:
Quien lo debe hacer De que es responsable
Cuál es su competencia de autoridad en relación a su función.
Cada una se organiza o estructura conforme a las actividades, especialmente técnicas y o modelos tradicionales de estructuras de trabajo por ejemplo finanzas tradicionalmente esta subdividida en subáreas, contable, auditoria, tesorería, etc.
IMPORTANCIA
Esta fase es se suma importancia por:
Distribuir el trabajo en unidades operativas. Agrupar las obligaciones operativas en puestos.
Reunir los puestos técnicos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos para el puesto de trabajo.
Seleccionar y colocar a los empleados en el puesto adecuado.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración.
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PRINCIPIOS
Alineamiento con los objetivos.- Todas las estructuras sus áreas sus
departamentos y puestos deben ser alineados con la estrategia del negocio, así como las descripciones de puestos, procesos productivos y perfiles de los candidatos ideales.
Tramo de control.- Este principio se refiere al número de puestos, unidades o
departamentos que pueden ser supervisados por una persona.
Especialización.- El trabajo de una empresa debe limitarse hasta donde sea posible
a la ejecución de una sola actividad.
La autoridad lineal o lineo funcional.- Es la responsable de un área o función de
trabajo que tiene facultades para toma de decisiones dentro del ámbito de su función.
Delegación.- La autoridad se legada, aunque la responsabilidad se comparte, esto
significa que el jefe debe permitir a sus dirigidos hacer las cosas y tomar decisiones, cualquier error de los colaboradores o delegados, también lo involucra a él.
Unidad de mando.- Nos indica que cada miembro de la organización será
responsable solo frente a la autoridad: persona, comité o consejo.
Asimismo, los puestos de las personas dependientes de una unidad, no deben reportar y menos acordar sin el consentimiento del responsable de la unidad con niveles superiores.
Jerarquía.- Toda organización requiere de una jerarquía, para funcionar.
Es necesario establecer un centro de autoridad de los que provenga la comunicación necesaria, para logar los planes en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida.
División de trabajo.- La división de trabajo permite la especialización y el
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Autoridad y responsabilidad.- La autoridad y la responsabilidad deben ser
directamente proporcionales por lo que a mayor autoridad mayor responsabilidad y viceversa.
Claridad de canal de autoridad (supervisión).- Todas las unidades de trabajo de
la organización deben estar claramente definidas en términos de la autoridad y unidad a la que responde.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
División de puestos.- Para poder dividir los puestos dentro de una empresa es
necesario tomar en cuenta lo siguiente:
Jerarquización.- disponer de las funciones del grupo social por orden de rango
grado o importancia, la jerarquía implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionan entre si.
Departamentalización.- dividir y agrupar todas las funciones y actividades, en
unidades específicas, con base en su similitud.
Coordinación.- es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo
social con el fin de logar oportunidad, unidad, armonía y rapidez en desarrollo de los objetivos, la misma que se obtiene a través del establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas.
TÉCNICA DE ORGANIZACIÓN
Son herramientas básicas para llevar a cabo una organización racional, son consideradas como inapelables y trascendentales durante el proceso organización, se las aplica de acuerdo a la necesidad de cada grupo social.
Entre ellas tenemos las siguientes:
57 Inducción de manuales
Diagrama de procesos o de flujo
ORGANIGRAMA
Son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría
Los organigramas se dividen en:
Verticales: Las unidades jerárquicas se presentan de arriba abajo a partir del titular,
en la parte superior, desvinculan los otros niveles jerárquicos en forma escalonada.
Horizontales: Los niveles jerárquicos de despliegan de izquierda a derecha y
colocan al titular en el extremo izquierdo, se ordenan en forma de columnas, y las unidades se ordenan horizontalmente.
Mixtos: Se combinan los organigramas verticales y horizontales para ampliar las
posibilidades de graficación, son utilizarlos en organizaciones con un gran número de unidades en la base. GERENTE GENERAL GERENCIA TÉCNICA GERENCIA FINANCIERA GERENCIA ADMINISTRATIVA
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Circulares: El nivel de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos
concéntricos, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad.
INDUCCIÓN DE MANUALES
Son una valiosa herramienta técnica que, ayuda a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa, en la que indican las actividades a ser cumplidas por la empresa. Los manuales de acuerdo a du contenido pueden ser los siguientes:
De políticas. Departamentales. De organización. De procedimientos. De contenido múltiple. De técnicas. De puestos.
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DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS O DE FLUJO
También conocidos como flujogramas, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
Los diagramas o flujogramas pueden ser:
Gráfica de flujo de operaciones. Gráfica esquemática de flujo. Gráfica de ubicación de equipo. Gráfica de flujo de formas.
Gráfica de distribución de formas.
“Los diagramas utilizan la siguiente simbología”3 : OPERACIÓN VERIFICACIÓN DEMORA ARCHIVO TEMPORAL DOCUMENTO (FORMULARIO) ARCHIVO PERMANENTE 3
60 TRANSPORTE DESTRUCCIÓN ENTRADA /SALIDA PROCESO LÍNEAS DE FLUJO DE IZQUIERDA A DERECHA DE DERECHA A IZQUIERDA UNIÓN LÓGICA DECISIÓN PROCESO PREDEFINIDO CLASIFICAR
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INICIO / FIN