Management Style and Communication Processes

La determinación del método y de los criterios de clasificación, es esencial para establecer un adecuado sistema de información social que alimente las variables constructoras del balance social.

Casi todas las cooperativas en los informes anuales incluyen un resumen de las acciones y presentan cuadros que sintetizan la participación y la inversión, presentan lo social como complemento sobre la base de una información parcial e inconexa, introduciendo sólo aspectos positivos de la gestión en este campo, a veces mostrando una imagen distorsionada de la realidad. Es común el acopio de información a última hora sin sistematización, generando datos poco cuantificados que impiden el análisis comparativo sobre bases rigurosas y homogéneas (Fernández Lorenzo, Geba, & Montes, Sistematización contable del balance social cooperativo, 2005).

Para tener un balance social que identifique la realidad de la organización, faculte la comparación y contribuya a originar correctivos en la gestión social futura, sus fuentes deben gestarse metódica y sistemáticamente. Para ello es necesario un Sistema de Información Social compatible con la información contable tradicional.

2.2.2.8.1. Definición del Sistema de Información Social

Es el conjunto de herramientas, datos estadísticos, personal capacitado y procedimientos organizados para: capturar, almacenar, actualizar, manejar, analizar y desplegar toda información en un sistema de referencia. También es el conjunto de recursos y procedimientos, con sus respectivos resultados, que indican el registro sistemático de las acciones sociales de una organización (Fernández Lorenzo, Geba, & Montes, Sistematización contable del balance social cooperativo, 2005).

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2.2.2.8.2. Pasos para establecer el Sistema de Información Social

Para implementar y ejecutar un sistema de información social, se siguen los pasos a continuación: (Fernández Lorenzo, Geba, & Montes, Sistematización contable del balance social cooperativo, 2005).

Paso 1: Levantamiento de un diagnóstico social y económico

Es necesario un reconocimiento de la acción social que realiza o ha realizado la organización. Para esto se hace un inventario de los beneficios que la organización cree está retribuyendo a las personas que asume bajo su responsabilidad social; así se definen categorías y dimensiones, determinando los recursos que posee o requiere para el ejercicio social. La evaluación de la gestión social permitirá comprender y desarrollar las categorías y las dimensiones, de acuerdo a las características de la entidad en análisis. Los resultados más importantes de este diagnóstico son:

a. Especificación de las características del asociado y su familia b. Especificación de las necesidades de los asociados

c. Mecanismos y evaluación de la aplicación de la doctrina cooperativa

d. Determinación de las características socioeconómicas de la comunidad y el entorno

Paso 2: Definición de una política social

Es detallar los aspectos de la cultura organizacional, facilita definir e identificar los componentes de la gestión social, así como los aspectos de responsabilidad social, que la empresa voluntariamente desea asumir. Se debe revisar:

1. La misión y la visión

2. Los objetivos básicos de desarrollo y los estatutarios 3. La estructura para la gestión social

4. Las políticas institucionales

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Paso 3: Definición del modelo a adoptar

La entidad debe optar por la construcción del propio modelo, acorde a la filosofía (principios y valores propios) de la organización. Este diseño o adaptación del modelo exige determinar los procesos y procedimientos que a futuro posibiliten la sistematización ordenada de la información; situación alcanzable con un diagnóstico previo adecuado.

Para el caso de la Cooperativa Politécnica de Manabí, el modelo que se pretende elaborar contempla una combinación de esquemas contables y no contables, construidos a partir de la declaración de identidad cooperativa definida por la Alianza Cooperativa Internacional, que tiene como centro los principios universales. El modelo fundamentado en los principios de Manchester 1995, presenta las siguientes características básicas:

 Evalúa el grado de cumplimiento de los principios cooperativos.

 Se adapta a distintos tipos de cooperativas, de acuerdo con los marcos regulatorios.

 Brinda información socioeconómica, dando cuenta de las dimensiones asociativa y económica de la cooperativa.

 Se dirige tanto al área interna como al medio ambiente que le circunda.

 Se muestra por medio de indicadores cualitativos y cuantitativos que expresan las dimensiones seleccionadas para cada principio universal.

 Presenta la posibilidad de producir informes finales dinámicos, mediante tablas y cuadros, con información porcentual y absoluta, además de comparativa.

35 Antes de definir categorías de análisis, dimensiones e indicadores de gestión, con base en el diagnóstico previo y la declaración de identidad cooperativa, debe responderse a las siguientes preguntas:

 ¿Qué se desea medir?

 ¿Quién hará la medición?

 ¿Qué instrumentos de medición se utilizarán?

 ¿Qué logros se espera?

 ¿Quién tiene interés en los resultados obtenidos de la medición?

 ¿Qué se hará con los resultados?

Paso 5: Administración de la información

Las preguntas del paso anterior establecen los parámetros para producir a una eficiente administración del proceso. Se tiene que asegurar el apoyo de la alta dirección. Luego debe determinarse al responsable de la gestión de la información social y la producción del balance de identidad cooperativa. Identificar los recursos necesarios: tecnológicos, físicos (equipo, enseres, papelería, etc.) y formatos. Igualmente, al estilo de información contable, preparar matrices de programación de la acción social, matrices de control de ejecución, formatos de registro en la fuente de la información continua y formatos de consolidación de la misma.

Paso 6: Establecimiento de un adecuado sistema de registro y consolidación de la información social

El sistema de registro es el mecanismo y procedimiento para procesar la información, organizándola de acuerdo a categorías y dimensiones acordadas, para luego, comprometer, planear, presupuestar y ejecutar la acción social.

Cuando la organización no posee un balance de identidad cooperativa previo se elabora un presupuesto social, definiendo las metas al inicio del período social,

36 esto da a conocer los compromisos adquiridos. Las metas deben ser concretas, medibles, realistas, evaluables y alcanzables en el período propuesto.

Paso 7: Determinación de categorías y dimensiones básicas de análisis

Se consideran los principios universales del cooperativismo como parámetro de producción de la información social y la formación del balance social. Esto implica definir las categorías de análisis y dimensiones por categoría.

Las categorías de análisis son las grandes temáticas identificadoras de la acción social cooperativa, están resumidas en los principios cooperativos de Manchester 1995.

Las dimensiones son expresiones prácticas que asumen las categorías de análisis en la vida institucional de cada cooperativa. Algunas dimensiones son: promoción cooperativa, formación y capacitación, información, extensión comunitaria, cultura, investigación y desarrollo, auxilios (médicos, medicamentos, calamidades o estudios), ayudas benéficas, educación formal, integración cooperativa.

Paso 8: Determinación de indicadores de logro

Conforme cada categoría y cada dimensión adoptada, deben construirse índices orientados a interpretar el balance final, pueden ser cualitativos o monetarios. Cuando los aspectos intangibles al monetizarlos pierdan su validez, se debe mantener elementos de medición cualitativa, buscando algún medio de ponderación. Definidos los índices se realizan mediciones para comparar períodos sucesivos, finalmente, aplicar correctivos o proyecciones en la acción social.

Paso 9: Seguimiento y evaluación

Las experiencias presentan métodos diversos: 1) el basado en la ejecución de metas previstas; 2) el de ponderación de variables;

37 El método aplicable al modelo de identidad cooperativa es el de calificación del ejercicio práctico de los principios cooperativos y aquellas otras categorías que adopte la organización. Ello implica: definir calificaciones previas, establecer ponderaciones para el indicador y los principios, producir una calificación final.

Paso 10: Presentación de resultados

Invariablemente cada año, hay que presentar los resultados del balance social de identidad cooperativa.

Los informes consolidados y desagregados del balance sirven para el seguimiento de la política social como para redimensionar la planeación social. Además, los resultados se usan para divulgar el contenido e impacto de la acción social de la cooperativa. En un cuadro se condensan los resultados del período, marcando los logros obtenidos sea frente al balance anterior o versus el presupuesto social elaborad. El balance final se presenta a:

1) Los asociados;

2) Los organismos estatales de fomento y supervisión; 3) La comunidad y la opinión pública.

Paso 11: análisis evaluativo de resultados y formulación de nuevas metas

Producidos los informes, ha de evaluarse la gestión realizada en el período. El método más experimentado es el de la comparación de los resultados frente a:

1) La ejecución de períodos anteriores (trimestres o semestres) 2) La ejecución de años anteriores

3) Las metas globales fijadas para el período