Dentro de las organizaciones, sin importar del tipo que sean, existen una serie de elementos que las constituyen y le dan su identidad. Dos de ellos son comunes a todas: el elemento básico y los elementos de trabajo.
El elemento básico son las personas, cuyas interacciones componen la organización. Una organización está siempre en cambio (de ahí su naturaleza dinámica) ya que sus miembros pueden cambiar. Las personas, sin embargo,
Lic. Fernando ROSSI Página 45 siempre están cobijadas en sus relaciones a través de alguna especie de estructura u organización.
Una organización existe cuando dos o más personas interactúan con miras a alcanzar objetivos que solamente podrían ser alcanzados eficazmente mediante la combinación de sus capacidades y de sus recursos personales. La condición necesaria para la existencia de una organización es la interacción entre dos personas. El propio éxito o fracaso de las organizaciones es determinado por la calidad de las interacciones que se desarrollen entre sus miembros. Las interacciones pueden describirse en cuatro niveles diferentes, haciéndose menos personales a medida que se hacen más elevadas:
a) interacciones individuales;
b) interacciones entre individuo y organización;
c) interacciones entre la organización y otras organizaciones; d) interacciones entre la organización y su ambiente total.
a) Interacciones individuales: Corresponden al primer nivel que es el más visible e inmediato. Una interacción es la relación entre dos personas o sistemas de cualquier naturaleza, de modo que la actividad de cada una está en parte determinada por la actividad de la otra. Existe una influencia recíproca, y cada persona evoca una respuesta física o mental a otras personas.
b)
Interacciones entre individuos y organización: Individuos y organización están en constante interacción y toman continuamente decisiones adaptativas para permanecer en equilibrio dinámico con su medio ambiente. El flujo de información es esencial para el proceso de toma de decisiones, ya que involucra el conocimiento del pasado, estimativas del futuro, y retroacción en cuanto al tiempo de actividad corriente. La tarea de la administración es implementar ese sistema de información-toma de decisiones para coordinar esfuerzos y mantener un equilibrio dinámico. Las organizaciones engendranLic. Fernando ROSSI Página 46 una compleja mecánica dentro de la cual los individuos son inducidos a tomar parte: los individuos son atraídos (por el reclutamiento), seleccionados, integrados, entrenados, y pasan a ocupar determinados cargos, en que son supervisados, evaluados y controlados. A su vez, los individuos obtienen, por medio de su participación, la satisfacción de algunas de sus necesidades personales (dinero, beneficios, seguridad, servicios, amistad, etc.)
c)
Interacciones entre la organización y otras organizaciones: Toda organización mantiene interacciones con otras organizaciones que constituyen lo que se denomina “conjunto organizacional”, cuyos papeles se engranan y entrelazan con los papeles de aquella organización tomada como focal. Para realizar su tarea, la organización interactúa con otras organizaciones, no solamente para poder recibir materias primas —máquinas, equipos, servicios, recursos financieros y humanos— sino también para poder colocar en el mercado sus productos o servicios, su propaganda, y aplicar sus recursos financieros. Esas otras organizaciones que una organización utiliza directamente para poder operar eficazmente, constituyen el horizonte más inmediato de las interacciones organizacionales. Las características del “conjunto organizacional” afectan poderosamente las formas de competencia y cooperación con otras organizaciones, como así también los flujos de información y de personas, influyendo en el diseño de la estructura interna y en los procesos de la organización focal.d) Interacciones entre la organización y su ambiente total: Además de la interacción con las organizaciones que constituyen su ambiente más inmediato —conjunto organizacional—, la organización también mantiene interacción con otras organizaciones más distantesque constituyen su ambiente total. Ninguna organización existe en el vacío, sino en un contexto complejo llamado ambiente donde operan otras organizaciones.
Lic. Fernando ROSSI Página 47 Cada organización, como un sistema abierto, es profundamente influida por su ambiente en razón de sus interacciones con el mismo. Las organizaciones son sistemas sociales moldeados por el ambiente en que se sitúan, el cual toma parte en la configuración de la estructura interna de cada una dentro de él.
Los ambientes organizacionales son multidimensionales y multicaracterizados. La estructura organizacional y los procesos organizacionales son condicionados por el ambiente, razón por la cual las organizaciones ponen al ambiente en la mira para delinear con qué tipos de contingencias deberán enfrentarse y qué tipos de presiones externas deberán soportar.
En otros términos, muchas veces las organizaciones internas inventan y seleccionan sus ambientes en el abanico de alternativas que subjetivamente perciben del contexto que los rodea. Por otra parte, la selección y la percepción ambientales de las organizaciones son influidas por las normas sociales y las costumbres vigentes.
El elemento básico dentro de cada organización —las personas— también es afectado por los elementos de trabajo que, a su vez, determinan la calidad de las interacciones. Aunque las interacciones de los miembros constituyen la organización, son los elementos de trabajo los que la hacen eficaz o ineficaz.
“Los elementos de trabajo de una organización son los recursos que utiliza, y que pueden determinar su futura eficiencia, a saber: recursos humanos, recursos no humanos y recursos conceptuales.
Los recursos humanos son aquellos en que las personas —elemento básico de la organización— aparecen como dispositivos de trabajo. Como dispositivos, utilizan recursos y disponen de la organización para adquirir otros recursos necesarios. En su papel de elementos de trabajo pueden ofrecer a la organización tres especies de habilidades:
Lic. Fernando ROSSI Página 48 a) Habilidades para hacer y para desempeñar tareas y actividades: Toda organización necesita de algunos miembros que ejecuten las actividades necesarias para alcanzar sus objetivos.
b) Habilidades para influir: Es la habilidad de alterar el comportamiento de otros. La influencia personal puede ser derivada de la posición social, del poder económico, del poder político o de la personalidad del individuo. La distribución del poder determina tanto los objetivos de la organización como el peso y la consideración dados a cada miembro. Los miembros con poder extensivo o influencia tienen mayor peso en la determinación de los objetivos y en las operaciones de la organización.
c) Habilidad para utilizar conceptos: Es la habilidad de abstraer ideas y generalizaciones. La organización necesita de algunos miembros que utilicen conceptos como herramientas de trabajo, y que planeen, organicen y controlen el trabajo de otros, dotándolos de la motivación y de las comunicaciones necesarias.
Los otros dos componentes son los recursos no humanos —materiales, recursos financieros, entre otros— y los recursos conceptuales que están ubicados en un pequeño grupo de sus miembros —los gerentes— del cual dependen el uso de los dos recursos mencionados anteriormente”. (Hicks y Gullet, 1976; 23-35.)