MANAGING THE LEARNING ENVIRONMENT

El ciclo contable en la empresa Merca todo más por menos, debe ser el registro de las transacciones en forma cronológica en los libros de contabilidad, el proceso de ajustes a las cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y la preparación de los estados financieros. Este proceso debe realizarse en la empresa, con el fin de evaluar los resultados de las operaciones para la toma de decisiones.

El proceso del flujo de la información contable para la empresa Merca todo Más por Menos, tiene que contener la información relativa a las operaciones realizadas, identificándola, recoleccionándola y evaluándola, clasificarla y registrarla, para su presentación en forma de reportes financieros, para la toma de decisiones por parte de la administración, así como se muestra en la Figura 28.

Figura 31. Proceso del Flujo de la información Contable, para el Almacén Solo Quest.

Identificación

Recolección y valuación Clasificación y registro Presentación

Información relativa a las Reportes Toma

Operaciones realizadas financieros de decisiones

Fuente: Díaz, Hernando. Contabilidad General. Enfoque práctico con aplicaciones informáticas. Software de contabilidad. Prentice Hall, Pearson. 2002. p. 300.

173

Para el Ciclo Contable Merca todo más por menos, debe seguir los siguientes pasos:

1. La apertura de la Sociedad. Es el primer registro que debe realizar.

2. Los Registros Contables de las operaciones realizadas: Todas las operaciones deben codificarse; por lo tanto, se hace necesario crear el Plan Único de Cuentas (PUC) para la empresa, ya sea que se procese en forma manual o sistematizada.

3. Los ajustes del periodo: Una vez finalizadas las transacciones mensuales, se procede a efectuar los ajustes mensuales correspondientes.

4. El registro en los libros auxiliares de las operaciones realizadas: Una vez elaborados todos los documentos y registros contables, debe efectuarse el registro en forma cronológica en los libros auxiliares de cada una de las cuentas que intervienen en las transacciones: caja general, banco nacional, cuentas por cobrar- clientes, proveedores, retención en la fuente por compras, impuesto a las ventas generado, impuesto a las ventas descontable, venta de productos, sueldos, cesantías, intereses sobre cesantías,, gastos bancarios, compras.

5. Balance de Prueba y Ajustes: En este paso se pasan a la columna de balance de prueba los saldos de las cuentas del libro mayor, antes de efectuar los ajustes del periodo y posteriormente se procede a efectuar los registros en forma de cuentas T, con el fin de obtener los ajustes correspondientes planteados a continuación:

• Consolidación de las prestaciones sociales al cierre del año.

• Crear la provisión para deudas de difícil cobro equivalente al 5% del valor de las cuentas por cobrar al cierre del año.

174 • Ajuste al valor de mercado de las inversiones.

6. Balance de Prueba Ajustado: Una vez efectuados los ajustes en la hoja de trabajo, se obtiene entonces el balance de comprobación o de prueba ajustado, relacionando los saldos de todas las cuentas.

7. Estado de Resultados: El siguiente paso consiste en determinar la utilidad o pérdida del ejercicio, trasladar a la columna de débitos los saldos de las cuentas de egreso y a la columna de los créditos, los saldos de las cuentas de ingresos. Para culminar la hoja de trabajo debe entonces procederse a cancelar las cuentas de resultado mediante la generación de los registros de cierre. Estos registros consisten en trasladar a la columna de débito los saldos de las cuentas de ingresos y la de crédito, los saldos de las cuentas de egresos; estas cuentas quedan saldadas, es decir, con saldo cero. Una vez canceladas, solamente quedan son saldos las cuentas de balance, los cuales se trasladan con sus respectivos saldos ya sean débitos o créditos, incluyendo la utilidad resultante del ejercicio. Con esta hoja de trabajo se tiene toda la información necesario para preparar y presentar los estados financieros en forma ordenada y clasificada.

8. Estados Financieros: Una vez finalizada la hoja de trabajo, se tiene toda la información suficiente para elaborar los estados financieros básicos: balance general y el estado de resultados, por el año terminado en diciembre 31 del año en que se produce.

9. Registro en Libros Oficiales: El paso siguiente es el registro de la información en los libros oficiales de contabilidad. Para facilitarse este proceso, debe clasificarse y resumirse la información contenida en los documentos soportes, registrada ya en los libros auxiliares, por tipos de comprobantes, elaborando los comprobantes de diario o de resumen, como indica a continuación:

175

• Se clasifican los documentos por tipo así: consignaciones bancarias, notas bancarias, recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas de venta, facturas por compras, provisiones, depreciaciones.

• Se resumen en cuenta T, todas las transacciones de estos grupos de comprobantes, y se determinan los valores débito y crédito para cada cuenta.

Se concluye con la elaboración de los soportes, en el caso de la facturación, debe tenerse en cuenta lo establecido en el estatuto tributario. Los ajustes para efectuar en el cierre de periodo o ciclo contable, deben soportarse con notas de contabilidad.

Los comprobantes de diario o de resumen se elaboran clasificándose por tipo de documentos (egresos, recibos de caja, facturas de venta, facturas de compra). Al cierre final del ciclo contable, es necesario cancelar las cuentas de resultado, para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio. El Flujo del Proceso del Ciclo Contable, se puede observar en la Figura 33.

176

Figura 32. Diagrama de Flujo del Proceso del Ciclo Contable

INICIO Paso 1 Apertura de la sociedad Apertura sociedad Inicio transacciones Codificación y registro ¿Final del

Periodo? NO Registro de libros auxiliares A SI Paso 2

Ajustes del periodo Ajustes del periodo

Registro libros auxiliares

¿Final del

Periodo? NO Registro de libros auxiliares A SI Paso 3 Balance de comprobación Balance de comprobación Cierre de cuentas Paso 4 Resultados de operaciones Utilidad o pérdida Paso 5 Estados financieros Elaboración de estados financieros

Fin

Fuente: Díaz, Hernando. Contabilidad General. Enfoque práctico con aplicaciones informáticas. Software de contabilidad. Prentice Hall, Pearson. 2002. p.300.

177