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efectuaron las investigaciones administrativas requeridas, y otras deficiencias relacionadas con la propiedad

a. De mayo de 2006 a abril de 2008, ocurrieron 13 accidentes en los cuales estuvieron involucrados 12 vehículos municipales. En 8 de éstos (62 por ciento), los vehículos municipales sufrieron daños valorados en $11,918. El examen de los expedientes de dichos accidentes reflejó las siguientes deficiencias:

2) Cinco de éstos (39 por ciento) no fueron informados a los secretarios de Justicia y de Hacienda.

3) En 3 de los accidentes (23 por ciento), el Municipio no realizó las investigaciones administrativas para determinar y fijar las responsabilidades sobre aquellos empleados que en el uso de la propiedad pública fueron negligentes o no tuvieron cuidado con la misma. El Municipio aceptó la responsabilidad en dichos casos y remitió las reclamaciones a la compañía aseguradora que cubría los vehículos municipales.

b. De enero de 2007 a mayo de 2008, ocurrieron tres actos de vandalismo de estructuras municipales, cuyo valor no fue especificado, y la desaparición de una propiedad con un valor en inventario de $235. El examen realizado reveló lo siguiente:

1) No se realizaron las investigaciones administrativas requeridas sobre dos de los referidos casos de vandalismo y la desaparición de la propiedad.

2) Los tres actos de vandalismo y la desaparición de la propiedad no fueron informados al Secretario de Hacienda ni a la Oficina del Contralor de Puerto Rico.

c. Se determinaron las siguientes deficiencias sobre el control y uso de la propiedad:

1) En enero de 2008, el Municipio dispuso de ocho unidades de propiedad inservible, adquiridas a un costo de $77,041. No se les notificó al Comisionado de Asuntos Municipales ni al Secretario de Hacienda sobre la baja de dicha propiedad.

2) Cuatro unidades de propiedad valoradas en $3,249 que estaban en uso por los funcionarios y empleados municipales, no estaban cubiertas por los recibos

Modelo OCAM-FA-03.

En la Ley Núm. 81 se establece lo siguiente:

[…] El Director de Finanzas tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

[…]

Supervisar las tareas de […] adquisición y disposición de propiedad. […]

[Artículo 6.005(c)]

La custodia, el cuidado, el control y la contabilidad de la propiedad municipal adquirida y asignada para uso de las ramas Ejecutiva y Legislativa será responsabilidad del Alcalde y de la Legislatura Municipal, […] respectivamente. […] Todo funcionario o empleado que haga uso o asuma la custodia, cuidado y control físico de cualquier propiedad municipal, responderá al Municipio por su valor en caso de pérdida, deterioro indebido o daño ocasionado […] a la misma. [Artículo 8.013]

En el Capítulo VII, secciones 2 y 11(1) del Reglamento para la Administración Municipal se incluyen disposiciones similares a la dispuesta en el Artículo 8.013 de la Ley Núm. 81. En el Capítulo VII, secciones 2 y 11(1) del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares.

En la Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada, se requiere que los municipios notifiquen prontamente los casos de pérdida de bienes al Secretario de Justicia y al Contralor de Puerto Rico, y que realicen una investigación administrativa sobre el particular. Esta responsabilidad recae en el funcionario principal, en este caso el Alcalde. En la Carta Circular Núm. 1300-4-96 del 8 de septiembre de 1995, emitida por el Secretario de Hacienda, también se requiere la notificación a dicho funcionario.

En el Reglamento Núm. 41 del 10 de noviembre de 19995, sobre Notificación de

Irregularidades en el Manejo de la Propiedad y los Fondos Públicos a la Oficina del Contralor de Puerto Rico, según enmendado en junio de 2008, se establecen las normas y

los procedimientos que regularán las notificaciones a esta Oficina sobre la pérdida de propiedad, bienes o fondos públicos, según se dispone en la Ley Núm. 96 indicada.

5 _{Este Reglamento fue derogado por el Reglamento Núm. 43 del 16 de julio de 2008. El 20 de junio de 2008, el} Contralor de Puerto Rico aprobó el Reglamento Núm. 41, el cual comenzó a regir el 20 de julio de ese año.

En el Reglamento para la Administración Municipal se establece lo siguiente:

La notificación sobre la irregularidad se hará por escrito, a las agencias pertinentes, dentro de los términos dispuestos por Ley y por la reglamentación adoptada. [Capítulo VI, Sección 10]

Todo funcionario o empleado municipal deberá cuidar el equipo y toda la propiedad pública bajo la custodia por la cual ha firmado su recibo de propiedad, y será responsable del valor en metálico de la misma por cualquier pérdida o daño ocasionado debido a negligencia o falta de cuidado en el desempeño de sus funciones. [Capítulo VII, Sección 11(1)]

[…]

El Encargado o Subencargado de la Propiedad, al entregar la propiedad adquirida a la persona que hará uso de la misma, expedirá un recibo de propiedad mediante el formulario OCAM-FA-03, en el cual firmará el empleado o funcionario. […] [Capítulo VII, Sección 19(1)]

Si la pérdida de propiedad ocurre debido a alguna irregularidad en el manejo de la propiedad por algún empleado o funcionario o cuando se tenga sospecha razonable de que ha ocurrido alguna irregularidad de esta naturaleza, se notificará al Director de Finanzas. El Director de Finanzas designará una persona para que realice una investigación, […] Si la investigación confirma las sospechas, se notificará inmediatamente al Alcalde para que éste informe al Secretario de Justicia. [Capítulo VII, Sección 24(2)]

[…]

Si el Secretario de Justicia determina que hubo culpa, falta o negligencia de parte del empleado o funcionario que tenía bajo su custodia la propiedad municipal, dicho empleado pagará el valor de la referida propiedad […].

[Capítulo VII, Sección 24(4)]

En el Memorando Circular OCAM 92-14, emitido el 20 de mayo de 1992 por el Comisionado de Asuntos Municipales, se establecen disposiciones similares a la dispuesta en el Capítulo VII, Sección 21(2) del Reglamento para la Administración Municipal.

En el Capítulo VI, Sección 10 y en el Capítulo VII, secciones 11(1), 19(1), 21(2) y 23(2) y (4) del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares. En la Carta Circular Núm. 1300-4-96 del 8 de septiembre de 1995, emitida por el Secretario de Hacienda, se establece que las agencias designarán una unidad responsable de realizar las investigaciones de los casos, con el propósito de determinar las causas y circunstancias en que se produjo la pérdida o disposición de bienes o fondos públicos y fijar responsabilidades. Se recomienda que se le asigne a la Oficina de Auditoría Interna de la agencia.

Las situaciones comentadas en los apartados a. y b. evitaron que el Municipio fijara las responsabilidades a los funcionarios y a los empleados, de éstos haber sido negligentes o tener falta de cuidado en los casos de accidentes, vandalismo y desaparición de la propiedad. Además, se privó a las agencias mencionadas de dicha información para las medidas correspondientes. Las situaciones comentadas en el apartado c. no permiten mantener controles adecuados sobre la propiedad. Además, pueden propiciar el uso indebido y la pérdida de la misma y dificultan que se puedan fijar las responsabilidades.

El Alcalde y el Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio en lo concerniente a las situaciones comentadas.

El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:

[…] Actualmente han sido debidamente corregidos y se cumple con los procedimientos establecidos en cuanto a la realización de las investigaciones administrativas sobre los accidentes y vandalismos que envuelven la propiedad municipal. Además, se realizan las notificaciones a las agencias correspondientes. De igual forma preparamos una circular informativa, la cual se le entregó a los empleados, en el que se indica el procedimiento a llevar para la notificación de accidentes. [Apartados a. y b.]

[…] La notificación relacionada con esta disposición de propiedad municipal inservible les fue debidamente sometida tanto a la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales así como al Departamento de Hacienda. Por tal razón, el Municipio cumplió con lo establecido en ley. [Apartado c.1)]

Respecto a este hallazgo, señalamos que la propiedad a la que alude la comunicación fue adquirida entre los años de 1987 al 1998 y que la misma aún está activa y se encuentra en uso. Sin embargo, impartiremos las instrucciones necesarias para que se realicen los trámites correspondientes para emitir el recibo. [Apartado c.2)]

Hallazgo 16 – Falta de información en la publicación de ordenanzas que contienen