A partir de lo establecido por ININ (2007), la organización garantizará que todas las personas que trabajan para la organización o en su nombre sean competentes sobre la base de su educación, capacitación, habilidades y experiencia apropiadas para las tareas que se les ha asignado.
La organización:
a) Evaluará la eficacia de las acciones emprendidas para garantizar la competencia.
b) Garantizará que su personal esté consciente de la relevancia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos.
La organización determinará, proveerá y mantendrá los recursos y la infraestructura que necesita para lograr sus objetivos.
Es importante que la organización garantice la competencia del personal para lograr la calidad en el trabajo, de los productos y servicios, la satisfacción de los clientes, así como la seguridad y salud en el trabajo y la protección del medio ambiente, mediante la educación, la capacitación, la adquisición de habilidades y experiencias adecuadas.
La información del personal contribuyó a una mejor competencia el asumir sus responsabilidades. La primera actividad realizada por la dirección de la organización fue, trasmitir a ella su intención de implantar el SIGE, las mejoras que va a suponer en la propia organización y solicitar la participación de todo el personal en este proceso. Evidentemente esta tarea de difusión fue realizada no solo en las reuniones iniciales, sino a lo largo de todas las fases de la implementación del SIGE, compatibilizándola con los trabajos propios de la misma. Entre las informaciones más importantes difundidas se encuentran:
• Política del Sistema de Integrado de Gestión Empresarial de la organización.
• Los programas de gestión establecidos.
• Buenas prácticas de manejo de las diferentes áreas.
• Los impactos ambientales actuales y potenciales, así como los riesgos laborales de sus
actividades.
• Beneficios ambientales derivados de su mejor comportamiento laboral, y del
cumplimiento de las normativas.
• Las consecuencias de no seguir los procedimientos establecidos y las mejores prácticas de
manejo.
Un aspecto importante en la difusión consistió en la delegación de responsabilidades a distintos miembros de la organización. Las responsabilidades asignadas a cada persona se comunicaron formalmente. La mejor manera de realizarlo fue de forma escalonada. Es decir, los jefes superiores se lo comunicaron a los responsables de implantar cada procedimiento, estos a los
responsables de las actividades, y estos al personal a su cargo. Estas comunicaciones comprendieron, por lo menos, los siguientes aspectos:
• Detalles de todas las tareas que conllevan las responsabilidades que se están
comunicando. Estas tareas pueden ser de distintos tipos, operativas, de control, de supervisión, de registro y de comunicación.
• Hacer entrega de la documentación que vaya a necesitar, ya se trate de procedimientos,
normas, formatos, etc.
• Fijar, según los casos, la necesidad de elaborar documentación complementaria que va a
ser de obligación, así como su elaboración, teniendo en cuenta la responsabilidad de la implantación.
• Planificar en detalle la implantación del procedimiento.
Las necesidades de formación, capacitación o entrenamiento, fueron identificadas a través de la evaluación de desempeño, reuniones con los jefes de área, requerimientos específicos del trabajador o el jefe, por cambios de funciones o responsabilidades. Las capacitaciones, formaciones o entrenamientos se desarrollaron de forma individual y grupal dependiendo del caso, de igual manera, esta capacitación fue dictada por personal interno y externo de la organización. Como metodología de sensibilización, se trabajó con los videos, charlas, folletos, artículos, talleres, carteles, entre otras, garantizando de esta manera que con las actividades se cumpliesen con los objetivos estipulados.
Para facilitar la formación en la medida de lo posible, fue preciso establecer un plan de formación con dos niveles. En el primer nivel (al que podamos llamar básico), estuvo dirigido a todo el personal, sobre el sistema en su conjunto, y otro nivel (al que podamos considerar avanzado), para los trabajadores con funciones y responsabilidades especificas en los procedimientos. Es fundamental que los cursos de nivel avanzado sean eminentemente prácticos, en los que se busque principalmente la participación del personal implicado. ¿Cuándo una organización requiere de capacitación en la gestión?:
• Al incorporar por primer vez un SIGE en la organización, todo el personal.
• Al incorporarse nuevos trabajadores.
• Cuando los trabajadores no siguen los procedimientos de gestión establecidos de sus
respectivas actividades, impidiendo el logro de los objetivos y las metas. - 67 -
• Cuando se realizan cambios de actividades o se incorporan otras nueva.
3.2.5. Comunicación.
La comunicación, tanto interna como externa, es una herramienta vital para el buen funcionamiento de cualquier tipo de organización. Esta permite que cualquier tipo de información, sin importar su procedencia, se procese y de ella puedan tomarse decisiones de valor.
La organización establecerá, aplicará y mantendrá medidas eficaces para, ININ (2007): a) La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización. b) Recibir, registrar y responder las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas.
La organización decidirá si se va a comunicar activamente con partes interesadas externas y documentará su decisión.
Si decide que habrá comunicación con partes interesadas externas, la organización establecerá y aplicará uno o más métodos para la comunicación.
La comunicación interna, entre todos los niveles de la organización, permitió que todo el personal conociese sobre el SIGE, junto con los aspectos que este conlleva, así como la política, objetivos y metas. El conocimiento de estos hizo que el trabajador comprendiese su papel dentro de la organización y desarrollará un mayor aporte al SIGE. A continuación se describe el procedimiento de comunicación interna concebido en el SIGE para la organización.
Procedimiento de comunicación interna del SIGE.
1. Aspectos generales:
Este procedimiento tiene como propósito asegurar la comunicación efectiva y oportuna de la información dentro de la organización.
Se describen los principales procesos de comunicación interna de los asuntos del SIGE. La efectividad de estos procesos se evaluará en el tiempo, mediante consultas a los trabajadores, los programas de capacitación, las auditorias del SIGE, así como en discusiones informales.
Los principales puntos de comunicación interna contempla:
• Política Integrada, objetivos y metas.
• Roles y responsabilidades dentro del SIGE.
• Comportamiento de la organización con relación a los objetivos y metas.
• Diversos procedimientos de curso normal del SIGE.
• Situaciones de emergencias.
2. Procedimiento. 2.1. General:
• El director de la organización es responsable de comunicar la política integrada
y los procedimientos requeridos por el SIGE.
• Los supervisores de cada sección o área de la organización son responsables de
comunicar las acciones a desarrollar, en relación con el desempeño en función de los objetivos y metas establecidos, a todos los trabajadores de las diferentes áreas, así como también al equipo de gestión. También ellos deberán comunicar los cambios en los procedimientos establecidos, y cualquier información de importancia para la gestión de la organización.
• La selección de la mayoría de los mecanismos usados para comunicaciones
internas se deja a criterio y discreción del encargado de la comunicación interna. Algunos mecanismos a considerar:
9 Reuniones convocadas a todo el personal.
9 Reuniones de comunicación por áreas de la organización.
9 Procedimientos de ciertas labores.
9 Mensajes en murales, afiches, etc.
9 Cartas a los empleados, boletines, etc.
2.2. Información de emergencia.
Todos los trabajadores son responsables de reportar temprana, oportuna y expeditamente las emergencias ambientales o riesgos laborales inmediatamente tras su descubrimiento.
Tales situaciones de emergencia serán reportadas al supervisor del área correspondiente. Si fuese necesario, también deben informarse a los contactos con entidades de emergencias, tales como hospitales, postas, cuerpo de bomberos, entre
otros.
Los supervisores deberán efectuar seguimientos de la documentación de todas las situaciones de emergencia reportadas, velando por su investigación y la mitigación de los efectos si fuese necesario.
Las comunicaciones de los resultados de los eventos de emergencia que se investiguen y corrijan son de responsabilidad de cada supervisor de área.
La comunicación externa consiste en recoger, documentar y responder a las comunicaciones recibidas tanto en forma verbal, como por escrito, que puedan realizar todas las partes involucradas e interesadas.
Es importante establecer una comunicación con la comunidad externa, respecto a las fuentes de impactos ambientales y los riesgos, donde los informes periódicos de estos temas juegan un papel fundamental, siendo la organización capaz de responder de la mejor forma posible a los intereses y demandas de la población ligadas a sus actividades, y de la comunidad en la cual se haya insertado.
Entre otros aspectos, la comunicación regular con la comunidad externa es vital para:
• Dar a conocer y explicar la política integrada, y cómo esta se relaciona con la estrategia
de la organización.
• Corroborar el compromiso de la gestión frente a la comunidad.
• Monitorear la impresión o visión que la comunidad tiene acerca de la organización y de
su desempeño. Conocer los diferentes puntos de vistas de la población y la comunidad, que ayuda a entender cómo esta percibe las actividades de la organización, y cual es su parecer frente a ciertas actividades específicas.
• Establecer las metas.
• Detectar posibles mejoras de la gestión.
• Mantener una imagen pública favorable.
• Alcanzar mayor parte del mercado.
• Atraer y retener los mejores empleados.
La comunidad externa incluye:
• Comunidad local ligada en alguna medida a las
actividades de la organización.
• La población en general.
• Legisladores. • Distribuidores.
• Autoridades. • Clientes.
• Proveedores. • Grupos ambientalistas.
• Inversionistas.
Para la organización resultó importante considerar los intereses de cada grupo en específico. Para ello convino iniciar un diálogo en el cual se consideró:
1. Determinar que se necesita comunicar, cuáles son los puntos que la organización precisa
difundir acerca de las actividades que realiza y su impacto al medio.
2. Definir vías de comunicación, mediante las cuales concretar la expresión de la organización
hacia la comunidad y viceversa.
3. Identificar personas capaces de responder consultas sobre temas que tengan que ver con la
organización y sus actividades.
4. Determinar un procedimiento de cómo afrontar las interrogantes externas, que integre una
fácil recepción y rápida respuesta a las dudas y consultas de parte de la comunidad externa.
¿Qué vías de comunicación pueden emplearse?
Entrevistas, encuestas o reuniones con grupos de la comunidad que incluyan los diferentes
actores sociales relacionados con la organización.
Avisos, boletines, actividades recreativas y de esparcimiento abiertas a la comunidad son de
gran utilidad.
Los informes pueden ser la manera formal y oficial de expresión de la organización.
Para responder a los intereses de la comunidad, se emplearon métodos sencillos, entendibles por todos y de fácil llegada.