La auditoría interna del SGE es un instrumento del propio sistema para realizar una medición y supervisión del grado de cumplimiento del mismo, y sus requisitos se encuentran recogidos en el punto 4.6.3. de la Norma.
Este proceso debe tener las siguientes características:
• Ser un proceso Sistemático: debe existir una metodología definida, que facilite su realización y permita la comparación de los resultados obtenidos en distintas auditorías.
• Ser un proceso Independiente: el equipo auditor seleccionado debe ser objetivo e imparcial, por lo que no debe presentar relación con las áreas auditadas.
• Ser un proceso Documentado: durante la auditoría se deben disponer de los registros asociados a los hallazgos y las áreas verificadas.
Las auditorías internas se deben llevar a cabo a intervalos planificados y se debe establecer un procedimiento para ello con el fin de determinar que todo el SGE funciona correctamente de acuerdo no solo a la Norma sino a las directrices y a la política de la organización.
Para garantizar la correcta ejecución de una auditoría interna existen una serie de aspectos a considerar:
Figura 12. Etapas del proceso de auditoría interna
El principal objetivo de esta etapa es, por un lado, comprobar que el Sistema auditado se ha implantado y mantenido correctamente, conforme a los criterios de la Norma y, por otro, definir e identificar las áreas y procesos en los que es posible introducir mejoras.
OBJETIVO
EJECUCIÓN
AUDITORÍA
PLANIFICACIÓN
AUDITORÍA
CIERRE
AUDITORÍA
•
Plan de Auditoría
Interna: determinación
del alcance,
responsables y fechas
de la auditoría
•
Selección del equipo
auditor
•
Documentación e
impresos a emplear
•
Detección de puntos
fuertes
•
Detección de
oportunidades de
mejora
•
Detección de No
Conformidades
•
Revisión de las evidencias
detectadas
•
Elaboración del Informe de
Auditoría
•
Distribución a la Dirección
Planificación de la auditoría: la auditoría interna debe garantizar que todos los procesos y aspectos importantes de la organización son auditados. Para ello, es conveniente la elaboración de un Plan de Auditoría Interna, en el que se establecerán las áreas y los procesos que serán revisados, así como la fecha y los responsables de dicha revisión. La frecuencia de realización y la magnitud de la auditoría se definen teniendo en cuenta factores como las dimensiones de la empresa y las actividades desarrolladas en la misma. No es necesario que cada auditoría cubra el SGE al completo, siempre que el programa garantice que el alcance completo del sistema se audita periódicamente.
Además de conocimientos relativos a la norma en base a la que se hará la auditoría, el equipo auditor debe tener una serie de conocimientos, habilidades y capacidades con el fin de que la auditoría se desarrolle correctamente.
Tabla 32. Ejemplo de habilidades y competencias mínimas del equipo auditor definidas por la organización
Habilidades y competencias mínimas de los auditores
Equipo auditor Auditor Jefe
• Conocimientos sobre los principios de una auditoría
• Procesos y técnicas a llevar a cabo para garantizar que las auditorías son coherentes y sistemáticas • Experiencia en auditorías anteriores
• Conocimientos de la documentación del sistema de gestión a auditar
• Habilidades de planificación y gestión de recursos • Capacidad de comunicación con el cliente de la
auditoría y, en caso de no ser el mismo, el auditado
• Capacidad de liderazgo de personas
• Conocimientos técnicos suficientes para conducir al equipo auditor y alcanzar conclusiones de auditoría. Para ello, se le puede exigir formación académica relativa al área a auditar
• Capacidad de previsión y resolución de conflictos • Experiencia en otras auditorías
La organización auditada deberá seleccionar un equipo auditor, pudiendo estar formado por personal propio o por personas externas. En cualquier caso, las personas implicadas en la realización de la auditoría deberían ser competentes y asegurar la imparcialidad y objetividad a lo largo del proceso. En organizaciones pequeñas, la independencia del auditor puede demostrarse al estar libre de responsabilidades en el área auditada.
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Ejecución de la auditoría: el objetivo final de la auditoría interna es conocer el grado de conformidad del SGE de una organización con los requisitos definidos tanto por la norma como por la propia organización y la eficacia del SGE. Así, a lo largo del proceso se detectarán los puntos fuertes del Sistema, las oportunidades de mejora del mismo y las no conformidades o incumplimientos de los requisitos.
Elaboración del Informe de Auditoría: el informe es el producto final de la auditoría; su elaboración refleja los resultados de la fase de ejecución.
El objetivo final del informe es plasmar, de manera lógica y ordenada, los resultados de la auditoría. - Debe estar escrito y formado, lo que facilita su difusión y seguimiento.
- Debe ser exacto en lo que a hechos, datos y problemas se refiere. - Debe ser claro y directo en cuanto a observaciones y conclusiones.
- Debe ser conciso, categorizando y ordenando las conclusiones en orden de importancia. - Las conclusiones y recomendaciones deben estar redactadas en tono constructivo.
Figura 13. Objetivos del Informe de Auditoría
Cómo la auditoría debe ser un proceso documentado, es conveniente definir previamente los impresos que serán empleados durante la misma. Es muy común el uso de “checklist” que permiten organizar el orden del proceso y evitan el posible olvido de algunos procesos o requisitos que podrían quedar sin auditar de forma sencilla y cómoda. Además, el propio cuestionario puede servir para anotar, a medida que se detecten, las oportunidades de mejora o las no conformidades y sirve de registro de la realización de la auditoría.
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