tecnologías en la Oficina Judicial. El régimen competencial de los distintos Cuerpos de funcionarios en este ámbito
Una de las novedades relevantes es que al Cuerpo Superior Jurídico de Secretarios Judiciales, contemplado en los arts. 440 a 469 LOPJ, se les sitúa en el mismo Libro V bajo la rúbrica “de los secretarios judiciales y de la oficina judicial”, básicamente por dos motivos:
Por un lado, porque se les considera un pilar básico de la nueva organización.
Y por otro, derivado del anterior, debido al reforzamiento de sus funciones procesales y de jefatura, al corresponderles la Dirección Técnico-Procesal sin
perjuicio de las funciones concretas que se expresarán y determinarán en las Relaciones de Puestos de Trabajo (RPTs).52
Se ha pretendido potenciar esta figura por su condición de expertos en Derecho procesal, muy infravalorada y oscurecida por la situación del Juez o Magistrado en el anterior régimen legal. Una vez clarificada esa separación entre Órgano judicial y la Administración que le da servicio y soporte, el Secretario Judicial ha pasado, no sólo a ejercer la jefatura directa del personal sino que, al propio tiempo, desarrolla unas funciones de dirección en toda su extensión. Pero este sistema requería de la aplicación de un nuevo principio, cual es el de jerarquía y que con anterioridad, en el ámbito judicial, solamente se predicaba del Ministerio Fiscal. Con éste se garantiza la cadena de jefaturas y de responsabilidad en la gestión.
El conjunto de competencias que corresponden a estos funcionarios lo agrupamos en tres grandes bloques (arts. 452 y ss):
a)Una función fedataria o garantista presencial, en el ejercicio de la fe pública que otorga en los actos procesales donde participa.
b)Una función nítida de carácter procesal, la cual se desarrollará con carácter principal en los Servicios Comunes Procesales con respecto a la tramitación de los procesos, la jurisdicción voluntaria y la ejecución. c) Y otras labores gerenciales y de personal, con el despliegue de las
facultades de dirección. En este caso cobran importancia, bajo la aplicación del principio de jerarquía, los Secretarios de Gobierno y los Secretarios Coordinadores Provinciales.
Dentro de las funciones concretas que va desgranando la LOPJ, vamos a reseñar las que merecen ser destacadas por su relación directa o indirecta con el desarrollo y utilización de las nuevas tecnologías en la Oficina Judicial y todo su entorno normativo (del cual podemos destacar la protección de datos personales), analizándolo desde la perspectiva de todos los funcionarios que desarrollan tareas en la misma, sin perjuicio de todas aquellas funciones que legal y reglamentariamente puedan establecerse. De esta forma:
En alusión a los Secretarios Judiciales:
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RODRÍGUEZ RIVERA, Francisco Enrique. Funciones de los Secretarios Judiciales y del resto
de cuerpos de funcionarios al servicio de la Administración de Justicia tras la entrada en vigor de la Ley Orgánica 19/2003, que modifica a la Ley Orgánica del Poder Judicial. Boletín de
Información del Ministerio de Justicia. Nº. 1963. Secretaría General Técnica (Centro de Publicaciones). Madrid. Pág. 7.
En el ejercicio de la fe pública, cuando se utilicen medios técnicos de grabación o reproducción, el Secretario Judicial garantizará la autenticidad e integridad de lo grabado o reproducido (art. 453.1).
Las funciones en cuanto a la documentación y formación de los autos y expedientes (art. 454.1).
Garantizarán que el reparto de asuntos se realice con las pautas establecidas, incumbiéndoles la responsabilidad del buen funcionamiento del registro de recepción de documentos (art. 454.3).
Facilitarán a las partes interesadas y a cuantos manifiesten y justifiquen un interés legítimo y directo, la información que soliciten sobre el estado de las actuaciones judiciales no declaradas secretas ni reservadas (art. 454.4).
Promoverán el empleo de los medios técnicos, audiovisuales e informáticos de documentación con que cuente la unidad donde prestan sus servicios (art. 454.5).
Son los responsables de la llevanza de los libros de registro a través de las aplicaciones informáticas correspondientes y, en su defecto, de forma manual, impartiendo las oportunas instrucciones al personal de él dependiente (art. 458, apdos. 3º y 4º).
Responderán del depósito de los bienes y objetos afectos a los expedientes judiciales, así como de las “piezas de convicción” en las causas criminales (art. 459.1).
Les corresponde la elaboración de la Estadística Judicial, en cumplimiento de los criterios uniformes establecidos en cuanto a su obtención, tratamiento informático, transmisión y explotación de los datos estadísticos. Sin perjuicio de que las Administraciones públicas con competencias en materias de Administración de Justicia puedan llevar a cabo las explotaciones de otros datos estadísticos que puedan ser recabados a través de los sistemas informáticos, siempre que se consideren necesarias o útiles para su gestión (art. 461).
Se comprueba que la redefinición del ejercicio de la fe pública desarrollada en un entorno tecnológico, presenta nuevos retos y una complejidad añadida en comparación a la tradicional contenida en formato papel. Cuestiones sobre la seguridad y la firma electrónica adquieren una ineludible relevancia.
Otra cuestión recalcable es que, como se indica, el Secretario Judicial es el responsable en su actuación de la aplicación efectiva de la normativa vigente, pero también se establece que lo hará “impartiendo las oportunas instrucciones”, expresión equivalente a decir que el resto de funcionarios deben participar
activamente en este proceso, siendo necesaria, por consiguiente, no sólo la formación de los Secretarios en nuevas tecnologías, sino de todo el personal de la Oficina Judicial. También se plasma una realidad, que no todos los órganos judiciales están ni estarán informatizados con un nivel óptimo a medio plazo, disponiéndose la posibilidad de que se continúe con los libros encuadernados.
Retomando el aspecto referente a la formación tecnológica, el Pacto de Estado para la Reforma de la Justicia ya lo avanzó en el apdo. 2º del Punto IX, señalando que los Secretarios Judiciales “constituirán un Cuerpo Nacional de funcionarios técnicos superiores dependiente del Ministerio de Justicia. Se ingresa por oposición con un temario con especiales contenidos jurídicos, singularmente procesales y otros específicos de organización, gestión y ofimática, recibiendo formación continuada para su adaptación a las nuevas tecnologías y dirección de equipos y unidades. Todo ello exige una reforma profunda de su estatuto”. Con este contenido, dos líneas formativas se trazan:
- Una con la inclusión en el temario de las oposiciones por el turno libre, de contenidos referidos a la ofimática.53
- Y otra con la formación continua de los funcionarios de nuevo ingreso y de los que ya pertenecen al Cuerpo.
Respecto a los Gestores Procesales y Administrativos, que como colaboradores de la actividad procesal de nivel superior, incluso con capacidad para llevar a cabo tareas procesales propias y otras funciones que se concreten en el puesto de trabajo que desempeñen, debemos destacar:
Realizar las tareas de registro, recepción y distribución de escritos y documentos, relativos a asuntos que se estuvieren tramitando en Juzgados y Tribunales (art. 476, letra e).
Desde la perspectiva de los funcionarios del Cuerpo de Tramitación Procesal y Administrativa, cuya actividad principal es el apoyo a la gestión procesal, destacamos:
La tramitación general de los procedimientos, mediante el empleo de los medios mecánicos u ofimáticos que corresponda, para lo cual
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La ofimática es un término genérico utilizado para referirse al conjunto de técnicas, métodos y servicios de aplicación en el trabajo que son posibles gracias al uso de tecnología informática. De este modo, la ofimática, por ejemplo, se refiere tanto al uso de un procesador de textos como a la utilización de editores gráficos (autoedición), agendas, bases de datos,...etc. [DE ALARCÓN ÁLVAREZ, Enrique. Diccionario de Informática e Internet. Anaya multimedia. Madrid. 2000. (Cit.). Págs. 214 y 215].
confeccionarán cuantos documentos, actas, diligencias, notificaciones y otros que les sean encomendados, así como copias de documentos y unión de los mismos a los expedientes (art. 477, letra a).
En lo referente a los funcionarios del Cuerpo de Auxilio Judicial, que, tal como indica su denominación, realizan cuantas tareas tengan el carácter de auxilio a la actividad de los órganos judiciales, subrayamos:
Comprobar que los medios técnicos necesarios para el proceso judicial se encuentren en condiciones de utilización, requiriendo, en su caso, la presencia de los servicios técnicos que correspondan, para permitir el adecuado funcionamiento de dichos dispositivos, poniendo en conocimiento del Secretario Judicial las anomalías detectadas que pudieran impedir la celebración de actos procesales (art. 478, letra f).
Si relacionamos el contenido de cada una de las funciones que hemos destacado, enseguida identificaremos su nexo de unión con los proyectos, sistemas y herramientas que se han implantado o se están desarrollando en el ámbito de la Oficina Judicial.
Como elemento imprescindible para dotar de pleno contenido a esta nueva realidad, solamente cabe que el Gobierno encare de modo decidido la reforma de las leyes procesales y su adecuación a este nuevo régimen orgánico y funcional. Es una lástima, pero la convocatoria de las elecciones celebradas el pasado 9 de marzo y la consiguiente disolución de las Cortes Generales, detuvo su tramitación parlamentaria, que por otro lado se hallaba muy avanzada; aunque las últimas noticias son que se ha reimpulsado todo este proceso, cuya culminación se prevé para esta legislatura.
3. LA INFORMÁTICA JUDICIAL, DOCUMENTAL Y DE