MEASURING COMPLEXITY

a. Consistencia de la interfase del usuario. Incluye varios elementos como la ubicación y la presentación de la información desplegada comúnmente, así como los métodos de acceso.

b. Internacionalización. Cómo los datos son modificables de acuerdo a las necesidades regionales. Capacidad de satisfacer cualquier requerimiento legal y cultural específico del lugar donde se está utilizando la herramienta.

c. Facilidad de aprendizaje. Hablar de la Facilidad de aprendizaje es hablar del nivel de experiencia y/ó conocimiento que deben de tener los usuarios al momento de operar el programa.

d. Adaptabilidad a las necesidades. Posibilidad de “customizar”. Posibilidad de poder realizar alguna modificación al programa, para adaptarlo a las necesidades del proyecto.

e. Alcance a la documentación proporcionada por el proveedor. Claridad de manuales. La información que se este presentando acerca del producto debe ser lo suficientemente clara para que los usuarios no requieran un alto nivel académico para poder comprender el contenido y seguirlo en la práctica.

f. Disponibilidad de manuales de entrenamiento y tutoriales. Se debe contar con manuales que apoyen a los usuarios y que se establezcan como una guía para aprender a operar esta herramienta ó para que puedan mejorar en su desempeño al momento de operarlo. En el mismo sistema se debe mostrar alguna ventana de ayuda que sea de acceso rápido y a través de la cual se pueda tener acceso a preguntas frecuentes que otros usuarios han hecho.

g. Facilidad de operación para usuarios nuevos. Al momento que se incorpora un usuario nuevo, puede en un tiempo corto aprender el desarrollo del programa, mediante el uso de manuales, tutoriales, y de ayuda de los compañeros de trabajo ó en su defecto, es necesario tener una capacitación previa sobre el uso del programa por parte del

proveedor.

h. Compatibilidad con otros programas. Se pueden hacer uso de procesadores de palabras, hojas de cálculo (MS Office), programaciones de obra (MS Project) que puedan estar ligados a la información que se tiene en el programa para poder emitir reportes, estadísticas ó avances de obra en un formato estándar con otras compañías dependencias y/ó proveedores.

i. Soporte en línea. Cantidad y calidad de ayuda en línea suministrada por el software.

j. Claridad en el diagnóstico en caso de error. Entendimiento y utilidad de los mensajes de diagnóstico recibidos por el usuario.

k. Facilidad de instalación tanto inicial como de las actualizaciones siguientes.

l. Rapidez de procesamiento. El tiempo requerido de respuesta a una entrada de datos del usuario.

5.4.3 Eficiencia

a. Requerimientos de almacenamiento de datos. La capacidad de almacenamiento requerida (disco duro, memoria Ram).

b. Requerimientos de memoria. La cantidad de memoria direccionable de la unidad central de procesamiento, necesaria para operar el software en un nivel aceptable rendimiento.

c. Capacidad del procesador. Procesador (tipo y velocidad) requerido para operar en un nivel de rendimiento aceptable.

d. Facilidad de introducción de datos. La eficiencia de proveer al usuario servicios ó ayudas que le permitan introducir los datos con facilidad, así como de efectuar ciertas funciones sin requerir varios pasos ó clips.

e. Desempeño. El tiempo en que el software lleva a cabo tareas específicas (tiempo de respuesta de consulta, tiempo de análisis de determinada cantidad de registros, entre

5.4.4 Funcionalidad

La funcionalidad cuestiona sí realmente el ERP puede hacer lo el cliente necesita. Para ello se requiere analizar los siguientes componentes:

a. Administración de Proyectos. Es la capacidad del programa para operar distintos proyectos en un mismo tiempo. La evaluación se realiza con base a la facilidad y capacidad para procesar estimaciones, las cuales incluyen realización de presupuestos y calendarización de actividades. Asimismo, debe proporcionar herramientas para la administración de todas las actividades involucradas en el proyecto, así como herramientas de análisis de datos que permitan evaluar el progreso del mismo. Finalmente, el sistema debe proveer herramientas de diagnóstico, para poder tomar medidas correctivas en caso de ser necesarias.

b. Finanzas. Se refiere a las herramientas con que cuenta el sistema para llevar el estado financiero de los proyectos que se estén realizando, así como su capacidad para generar proyecciones a corto y largo plazo y la flexibilidad de realizar cambios durante el transcurso de cada proyecto.

c. Contabilidad. Se refiere a sí el sistema cuenta con herramientas para llevar la contabilidad de los proyectos que se estén realizando en un momento determinado.

d. Plataforma en línea. Es el modo en que opera el sistema, es decir, sí se trata de un programa instalado en un servidor central, ó sí se instala en cada equipo. De igual forma, se refiere a la posibilidad de acceder al sistema de manera remota.

e. Documentación de procesos. Se refiere a la capacidad del sistema de generar información gráfica ó textual concerniente al proyecto que se esté realizando. Se evalúa la presentación de dicha información, su compatibilidad con otros programas para su formato final, la posibilidad de ser editado, así como la capacidad de comparar distintos parámetros para generar información relevante.

5.4.5 Mantenimiento

a. Capacidad de respuesta. Es la rapidez con que el sistema responde a los datos introducidos por el usuario.

b. Compatibilidad de actualizaciones con versiones anteriores. Es la capacidad del programa de operar con datos generados en una versión anterior de si mismo. Se evalúa que los datos se transfieran íntegramente de una versión a otra. También se considera importante que los datos no pierdan severamente el formato de una versión a otra.

c. Servicio post venta. Se define como el tipo de servicio que ofrece el proveedor una vez el sistema ha sido instalado. Estos parámetros incluyen la disponibilidad del proveedor, su capacidad de respuesta, así como la calidad en la atención hacía el cliente. (El precio de este servicio no se consideró como un criterio de decisión).

5.4.6 Compatibilidad

a. Compatibilidad con sistema operativo. Capacidad del programa de operar en varias versiones del mismo sistema operativo. Se considera que cada programa requiere de ciertas condiciones de funcionamiento, de tal manera que la base sobre la cual se evaluó este criterio está en función de los requerimientos de operación dados por el proveedor y la flexibilidad de cambio que permitan dichas especificaciones.

b. Compatibilidad con distintos sistemas. Es la posibilidad de transferir los datos generados en el sistema a otros programas para su manipulación posterior, los cuales pueden operar en el mismo sistema operativo ó bien en uno completamente diferente.

5.4.7 General

a. Costo. El costo del ERP, debe de incluir la instalación, el mantenimiento inicial y la capacitación.

b. Afectación a la organización. La afectación en cuanto a productividad y calidad del trabajo del personal al implementar la herramienta.

c. Datos del proveedor. La capacidad del proveedor para brindar el servicio. Este perfil debe incluir el tamaño de la empresa, el número de años en el mercado, los productos complementarios que maneja.

d. Certificaciones. Certificaciones de evaluadores profesionales de ERP como ISO ó el Software Engineering Institute, en el cual se muestra que el proveedor cumple con los requerimientos mínimos establecidos por estos organismos.

e. Políticas de licencias. Las diversas opciones que manejan los proveedores, ya sea licencias corporativas, individuales ó especiales.

f. Perfil del producto. Información general del producto, como edad, número de instalaciones, programa de desarrollo del producto, aplicaciones y disponibilidad del producto.

g. Propiedad intelectual. Aquí se define quien es el poseedor de los derechos de la información que se produce por medio del ERP que se esta adquiriendo.

h. Capacitación. La manera como se provee la capacitación, las políticas de soporte técnico, (sí se cuenta con esté de manera local, virtual ó telefónica), la calidad y disponibilidad de la capacitación, y el lugar donde se capacita.

En la Tabla 10, se pueden visualizar los criterios descritos en la literatura, para ser tenidos en cuenta en la evaluación del ERP, y su respectiva ponderación asignada dentro del proceso de evaluación.

Tabla 10. Criterios para Evaluación del ERP