Message Authentication Code (MAC) generation

Desde el comienzo de esta sección y en diferentes partes del libro me he venido refiriendo a la “tecnología”. Pero en concreto, qué significa esa tecnología cuando hablamos del trabajo en equipo. Para mí son tres cosas: los dispositivos que utilizáis para desarrollar vuestro trabajo, las aplicaciones de las que os valéis para hacer vuestras tareas y la información (archivos,

documentos, notas) con la que hacéis trabajo y tareas. Dispositivos, aplicaciones, información. Hace tan solo unos años, cuando el trabajo en equipo se limitaba casi en su totalidad a las cuatro paredes de una oficina, la influencia de la tecnología en nuestra productividad era mucho menor. Pero de un tiempo a esta parte el panorama ha cambiado diametralmente. Hasta el punto que, bien elegida y aprovechada, toda esa tecnología debe jugar un papel determinante para aumentar y multiplicar resultados. Los equipos productivos exprimen de verdad su tecnología. Fíjate en cómo el trabajo en grupo ha ido cambiando con los años…

❏ Antes el equipo trabajaba de forma conjunta en un mismo sitio. Ahora muchos miembros del equipo trabajan a distancia, bien porque teletrabajan desde sus casas o porque residen en otras ciudades o países.

❏ Antes algún miembro del equipo viajaba ocasionalmente lo que le impedía colaborar con los que se quedaban en la oficina. Ahora viajan a cualquier parte, se conectan desde cualquier lugar y colaboran con sus compañeros como si estuvieran allí.

❏ Antes prácticamente sólo teníamos un ordenador en la oficina. Ahora tenemos otro en casa y tal vez en más sitios.

❏ Antes había un sistema operativo que acaparaba casi todo el mercado. Ahora hay más diversidad y variedad.

❏ Antes nuestro teléfono móvil era un aparato para hacer llamadas. Ahora es un dispositivo que en ciertas actividades no tiene que envidiar nada a un ordenador convencional.

❏ Antes sólo había ordenadores portátiles. Ahora hay netbooks, ultrabooks y sobre todo tablets.

❏ Antes trabajábamos mayoritariamente con papel. Ahora se ha impuesto lo digital.

Pues bien, con este panorama actual bien presente, que sólo podemos presumir irá creciendo en un futuro, cabría preguntarnos: ¿cómo debería ser la “tecnología productiva” que utilizamos en nuestro equipo?

✔Movilidad ✔Sincronización ✔Compartición

Naturalmente hay más cosas pero estos tres requisitos son a mi modo de ver un punto de partida ineludible. Sin esto, ni hay eficacia ni aprovechamiento ni productividad en la tecnología que utilizáis. Vamos a recorrerlos uno a uno.

Movilidad

En una ocasión me reuní en el hotel Palace de Madrid con un alto directivo de una compañía para tratar un próximo curso que iba a impartir en su empresa. Ambos pedimos un café, él sacó de su maletín un tablet y yo mi portátil y nos pusimos a trabajar. Durante la conversación, él no paraba de referirse a un documento en que habían recogido algunas primeras ideas para tratar en el curso.

— ¿Podemos ver ahora ese documento?, pregunté yo señalando con una mano su tablet. — Es que eso no lo tengo aquí —repuso él—. Ese PDF lo tengo en el ordenador de la oficina. Aquello me dejó helado. Porque si algo nos ha traido la tecnología reciente es la capacidad de acceder a la información que necesitamos cuando lo necesitemos, sin importar si tengo tal o cual dispositivo conmigo… o incluso si no tengo a mano ninguno de ellos.

Fijad este principio básico en vuestro ADN productivo: «La información no vale para nada

cuando la guardas, vale cuando la necesitas». Si no podéis acceder a ella desde cualquier lugar- momento, vuestra tecnología es inútil.

Cada vez os movéis más, tenéis más reuniones y eventos fuera de vuestro centro de trabajo, también viajáis más tanto dentro como fuera del país; y en todas esas ocasiones, la tecnología (dispositivos, aplicaciones e información) tiene que acompañaros, y tiene que daros garantía de poder trabajar como si estuviérais frente a vuestra mesa de trabajo.

Así que, con vuestra tecnología…

✔ Tenéis que poder sacar un dispositivo de vuestro bolsillo o vuestra maleta y trabajar como si nada.

✔ Tenéis que poder utilizar una aplicación (o la misma) con la que en vuestro ordenador redactáis un texto o preparáis una presentación.

✔ Tenéis que poder acceder a un documento desde un taxi, aunque lo hubiérais creado desde casa o modificado desde un hotel.

o exigirá vuestro trabajo?

Sincronización

Recuerdo que, cuando en los años 90 empecé a utilizar ordenadores portátiles, nuestra mayor preocupación era asegurarnos si los archivos con los que íbamos a trabajar en movimiento se habían sincronizado bien con nuestro ordenador principal, el de sobremesa.

Lo más asombroso es que todavía hoy en día muchos profesionales siguen trabajando así. A menudo me encuentro con equipos de trabajo que intentan sobrevivir en una “jungla de versiones”, preocupados por si «tienen aquí la última versión» o «si esta es de verdad la última versión modificada» de tal o cual documento.

Contratos, memorandos, informes, presentaciones, especificaciones técnicas, dictámenes, diseños gráficos, páginas web… de todos los archivos con los que trabajáis vais haciendo numerosas versiones. Es del todo inevitable y forma parte del flujo normal de trabajo. Y naturalmente cada una de estas versiones incluye cambios, modificaciones, comentarios, añadidos o reformas enteras.

Así que, con vuestra tecnología…

✔ Tenéis que poder sacar un dispositivo de vuestro bolsillo o vuestra maleta y acceder a la última versión de cualquier archivo en el que se esté o se haya trabajado.

✔ Tenéis que poder utilizar una aplicación desde un hotel y abrir un fichero para seguir trabajando en el punto en el que yo u otro compañero lo dejó ayer en la oficina.

✔ Tenéis que poder acceder a un archivo desde un taxi y ver los últimos cambios que un compañero ha realizado desde otro país hace media hora.

Pregunto: la tecnología que utilizáis hoy en día en vuestro equipo, ¿os da la sincronización que exige o exigirá vuestro trabajo?

Compartición

Relee por favor justo la última pregunta que te formulaba en la Sincronización, justo unas lineas más arriba. Y es que si hay una palabra que debe ir ligada a la pareja equipo-tecnología esa es colaboración. Y colaborar hoy en día con tecnología implica compartir información. Compartir archivos, compartir notas, compartir apuntes, compartir enlaces, compartir lo que sea que necesitemos para trabajar.

Y compartir, no lo pierdas de vista, no es simplemente enviar. Significa crear, modificar, adjuntar, comentar, incluir, retocar, elaborar y terminar.

¿Y cómo compartimos información hoy en día? La gran mayoría de las empresas todavía utilizan el email para compartir. Y, además, ni se les ocurre plantearse otra alternativa. Y deberían. Porque utilizar una herramienta pensada para los años 90 para afrontar los retos del siglo XXI, plantea al equipo una serie de problemas:

❏ El email es un lugar donde archivos clave y esenciales conviven con mensajes de menor importancia e incluso spam.

❏ En el email un archivo no se puede modificar.

❏ En el email sólo se puede compartir un archivo reenviando un mensaje.

❏ En el email, si una persona quedó excluida (en copia) del mensaje original, no tendrá el archivo adjunto. Se perderá información.

❏ En el email el envío de archivos voluminosos es lento y engorroso.

❏ Guardar muchos archivos en el email termina por ralentizar la aplicación.

❏ Los archivos adjuntos que yo tenga en mi email personal son inaccesibles para el resto de mis compañeros.

Si en el siglo XXI nuestra forma de comunicación ha cambiado, si nuestro ocio ha cambiado, si la manera en la que leemos y nos informamo ha cambiado, y ahora todo lo hacemos en tiempo real y lo compartimos, ¿por qué en el trabajo para colaborar y compartir utilizamos una aplicación que fue pensada para los años 90?

Pregunto: la tecnología que utilizáis hoy en día en vuestro equipo, ¿os da la capacidad de compartir que exige o exigirá vuestro trabajo?